Comprender la situación financiera de tu empresa es fundamental para garantizar el éxito de la misma. Una herramienta que puede ayudarte son los informes financieros, que son una forma objetiva de evaluar la salud financiera de tu empresa. Los informes financieros dan como resultado un estado financiero, que puede indicar si tu empresa está obteniendo beneficios o está abocada a tener problemas.
En este artículo aprenderás a:
Los estados financieros son informes sobre el rendimiento financiero y la rentabilidad de una empresa durante un período de tiempo determinado. Hay tres estados financieros básicos: balances generales, cuentas de resultados (o cuentas de pérdidas y ganancias) y estados del flujo de efectivo.
Los estados financieros son importantes porque permiten a las partes interesadas, como los accionistas, los acreedores y los reguladores, comprender el rendimiento y la situación financiera general de una empresa. Las empresas públicas están obligadas a publicar sus estados financieros en un informe anual.
Por lo general, los estados financieros proporcionan información sobre una empresa:
Más importante aún, los estados financieros ayudan a los empresarios a comprender mejor sus resultados y a tomar decisiones empresariales más inteligentes.
Dado que los estados financieros son una fuente fundamental de información financiera, deberás aplicar principios básicos de contabilidad para garantizar la precisión y la coherencia.
Puedes preparar los estados financieros utilizando tres principios:
Un coste original o histórico de las cuentas puede ayudarte a preparar los estados financieros. Por lo general, registras los precios y los activos que compras en diferentes momentos al coste original.
El uso de convenciones contables permite que los estados financieros sean comparables y realistas. Por ejemplo, el principio de coherencia requiere que los contables apliquen las normas de forma coherente año tras año.
Tus estados financieros se basan en juicios yestimaciones personales para evitar exagerar los activos y pasivos.
Ahora que comprendes el concepto de estados financieros, veamos los distintos informes que los componen.
En el mundo de la elaboración de informes financieros, existen muchas herramientas que los empresarios pueden utilizar para realizar su trabajo, pero, por lo general, el cinturón de herramientas del empresario cuenta con tres herramientas importantes:
El balance general, o estado de situación financiera, es un estado financiero que enumera los activos, los pasivos y los saldos de fondos propios de una empresa. Muestra la situación financiera de una empresa en un momento determinado.
El balance general proporciona información para tres categorías:
La fórmula del balance general determina los tres componentes del balance general. La fórmula resta los pasivos de los activos para determinar el patrimonio neto.
La fórmula es la siguiente:
Activos – pasivos = fondos propios
El sistema de contabilidad de partida doble requiere que la ecuación contable se mantenga equilibrada a medida que se contabilizan las transacciones. Las cuentas de balance general calculan el capital circulante y otros índices importantes.
Revisa el balance general de Centerfield Sporting Goods a 31 de diciembre de 2021. Los activos totales (185 000 $) equivalen a la suma de los pasivos totales (150 000 $) más el capital contable (35 000 $).
¿Cómo se conecta un balance general con una cuenta de resultados?
La cuenta de resultados está conectada al balance general a través de la cuenta de ingresos netos. Una empresa puede generar su cuenta de resultados mediante la fórmula de la cuenta de resultados, que resta los ingresos de los gastos para determinar los ingresos netos.
La fórmula es la siguiente:
Ingresos – gastos = ingresos netos (beneficio neto)
Las cuentas de la cuenta de resultados se conocen como cuentas temporales porque los saldos de las cuentas se ajustan a cero al final de cada mes y año. Sin embargo, las cuentas de balance general son permanentes, lo que significa que los saldos finales se trasladan de un mes al siguiente.
Al final del mes, se cierran los libros y todas las cuentas de ingresos y gastos se ajustan a cero. El impacto neto de la actividad de la cuenta de resultados se contabiliza como ingresos netos en el balance general y aumenta el saldo de fondos propios.
La cuenta de resultados muestra los ingresos y los gastos de una empresa durante un período determinado. Proporciona información relacionada con el rendimiento de las inversiones, los riesgos, la flexibilidad financiera y las capacidades operativas. La fórmula de la cuenta de resultados genera una cuenta de resultados. La mayoría de las empresas elaboran una cuenta de resultados de varios pasos, que documenta cómo una empresa produce ingresos netos.
¿En qué se diferencia una cuenta de resultados de varios pasos?
En una cuenta de resultados de varios pasos, primero se encuentran los beneficios brutos y, a continuación, los ingresos de explotación durante un período determinado.
Supongamos, por ejemplo, que eres un pequeño fabricante de muebles y que vas a crear una cuenta de resultados de varios pasos para el mes de mayo. La mayor parte de tu actividad empresarial fluirá a través de los beneficios brutos.
Los costes de materiales, mano de obra y gastos generales se contabilizan en la cuenta de coste de los bienes vendidos. En mayo, vendiste $1 200 000 en muebles y el costo de los bienes vendidos (costos de materiales y mano de obra) ascendió a $900 000. Obtuviste una ganancia bruta de $300 000.
Pero también has incurrido en partidas de gastos (costes de publicidad, comisiones de ventas y costes de oficina en casa) para gestionar tu negocio en mayo. Supongamos que esos gastos ascienden a 170 000 $ en el mes. Puedes restar los 300 000 $ de beneficios de los 170 000 $ de gastos para calcular los 130 000 $ de ingresos de explotación de mayo.
Ingresos de explotación frente a ingresos no operativos
Puedes generar ingresos de explotación a partir de las actividades empresariales diarias. En mayo, las ventas de muebles generaron $130 000 en ingresos de explotación. Tu empresa también ha obtenido ingresos no operativos, incluidos 2000 $ de ingresos por intereses y 4000 $ de la venta de equipos. Tus ingresos netos de mayo ascienden ahora a 136 000 $.
Tu empresa debe generar la mayor parte de sus ingresos netos a partir de actividades relacionadas con los ingresos de explotación, ya que los ingresos de explotación son sostenibles. Los ingresos no operativos son incoherentes e impredecibles. Ninguna empresa puede depender de él para obtener beneficios anuales.
Revisa la cuenta de resultados de la empresa Centerfield para el período finalizado el 31 de diciembre de 2021. Las ventas totalizaron 520 000 $ y el coste de las ventas fue de 420 000 $. Por lo tanto, su beneficio bruto fue de 100 000 $. Y Centerfield tenía gastos de explotación de 90 000 $. Eso les proporcionó 10 000 $ de ingresos de explotación para el período. Dado que la empresa no generó ningún ingreso no operativo, sus ingresos operativos fueron su saldo de ingresos netos.
El estado del flujo de efectivo, también llamado estado de cambios en la situación financiera, documenta las entradas y salidas de efectivo de una empresa.
El flujo de efectivo se divide en tres categorías:
La mayor parte de la actividad de efectivo en una empresa tiene lugar en la categoría operativa. Cuando un contable genera el estado del flujo de efectivo, primero debe identificar las transacciones de inversión y financiación. Toda la actividad de efectivo restante se encuentra en la categoría de explotación.
Revisa el estado de flujos de efectivo de Centerfield para el período contable finalizado el 31 de diciembre de 2021. Ten en cuenta que el saldo de efectivo final (40 000 dólares) es igual al saldo de efectivo del balance general.
Conexión del estado de los flujos de efectivo con el balance general
El estado de flujos de efectivo suma todos los flujos de entrada y salida de efectivo para encontrar el cambio neto en efectivo durante un período. El saldo de efectivo final del estado del flujo de efectivo debe ser igual al saldo de efectivo final del balance general.
En última instancia, la mejor manera de aumentar la precisión y la fiabilidad de los estados financieros es automatizar el proceso siempre que sea posible.
El uso de software de contabilidad, por ejemplo, aprovecha la tecnología para gestionar todos los cálculos. Esto significa que ya no tendrás que pasarte toda la noche revisando montones de recibos y tecleando teclas en la calculadora de la máquina sumadora.
Otra forma de mantener los estados financieros precisos es elegir las convenciones contables y ceñirse a ellas. Puede ser extremadamente frustrante intentar comparar el rendimiento actual con el de años anteriores y perderse en medio de diferentes métodos de clasificación o contabilidad.
Por otro lado, hay algunas maneras de hacer que los estados financieros sean inexactos o ineficaces.
Los estados financieros son una parte importante del sistema de contabilidad financiera. Cometer uno de estos errores comunes puede afectar a la precisión de los estados financieros y las decisiones empresariales.
1. No estás incluyendo datos comparativos.
La inclusión de importes del año anterior, del mes anterior o presupuestados facilita ver si los importes reales cumplen las expectativas.
2. No estás reflejando la realidad.
Los estados financieros siempre deben reflejar la verdadera situación financiera de una empresa. Considera la posibilidad de que un tercero revise tus estados financieros para identificar imprecisiones.
3. No estás revisando los procedimientos para reducir las discrepancias.
Si detectas un error o una discrepancia en tus estados financieros, tómate el tiempo de revisar tus procedimientos contables.
4. No estás auditando tus estados financieros.
Los estados financieros solo son útiles si son precisos. No generes estados financieros solo por tenerlos. Lee el extracto, corrige las discrepancias y utilízalo para comprender mejor la situación financiera de tu empresa.
Los estados financieros te ayudan a evaluar la salud financiera de tu empresa y hay algunas señales de alerta que pueden indicar problemas. Aprender a detectar estas señales de alerta desde el principio puede ayudarte a tomar decisiones financieras más inteligentes para tu negocio.
Esto indica que la empresa está absorbiendo más deuda de la que puede manejar. Si la relación deuda/capital es superior al 100 %, puede ser motivo de preocupación.
Si los ingresos de una empresa disminuyen constantemente a lo largo de los años, no es una buena inversión. Las medidas de reducción de costes podrían ayudar a compensar la recesión.
Los “otros” gastos pequeños son normales en tu cuenta de resultados. Si un elemento "otro" tiene un importe elevado en dólares, averigua de qué se trata y si es probable que se repita.
Si has llegado hasta aquí, estás preparado para dar el siguiente paso e incorporar estados financieros en tu flujo de trabajo y tus procesos. Estas declaraciones no solo te ayudarán a gestionar mejor tu negocio, sino que también destacarán las áreas que necesitan mejoras y las oportunidades de crecimiento.
Adquirir el hábito de revisarinformesy estados financieros es esencial, y QuickBooks simplifica y agiliza este proceso para que tengas más tiempo para centrarte en la gestión de tu negocio.
