Hay muchos elementos del proceso de contabilidad de los que se debe realizar un seguimiento, además de los cálculos y la elaboración de presupuestos. El proceso de cuentas por pagar es uno de los más importantes. Las cuentas por pagar describen los distintos importes que tu empresa debe a proveedores externos por bienes y servicios que aún no has pagado, por ejemplo, compras con tarjeta de crédito, costes de producción, inventario y servicios de reparación.

En esta publicación, profundizaremos en el proceso de cuentas por pagar, su importancia, cómo funciona y cómo puedes ahorrar tiempo al optimizar tu flujo de trabajo. Usa los enlaces que aparecen a continuación para navegar por nuestra guía o lee detenidamente para obtener una descripción general detallada del sistema de cuentas por pagar.

• ¿Cuál es el proceso de cuentas por pagar?
• ¿Por qué es importante el proceso de cuentas por pagar?
• ¿Quién gestiona las cuentas por pagar?
• Ejemplos comunes de deudas de cuentas por pagar
• Diferencia entre cuentas por pagar y cuentas por cobrar
• Cómo gestionar tus cuentas por pagar en 5 pasos
• Automatiza el proceso de cuentas por pagar con QuickBooks

¿Cuál es el proceso de cuentas por pagar?

Las cuentas por pagar, también conocidas como cuentas por pagar, son las deudas totales que tienes con otras empresas por bienes o servicios que te han facturado. Uno podría preguntarse: ¿Dónde se pueden encontrar las cuentas por pagar? Las deudas de cuentas por pagar de tu empresa se encuentran en el pasivo corriente de tu balance general. Estos importes se tratan como deudas a corto plazo y no como deudas a largo plazo, como un préstamo comercial.

Las cuentas por pagar (AP) son la deuda total que tienes con otras empresas por la adquisición de sus productos o servicios.

Las cuentas por pagar solo se aplican a las empresas que utilizan el principio contable de devengo, no en la contabilidad de efectivo. Esto se debe a que el método contable de devengo registra los ingresos y gastos cuando se facturan y pagan. La contabilidad de devengo utiliza el procesamiento de facturas para adquirir y ofrecer servicios mediante tarjeta de crédito o débito, en lugar de exigir que el pago se realice en tiempo real. Normalmente, cuando un proveedor te facture por un producto o servicio, tendrás 30 días para pagar tu factura de proveedores.

Echemos un vistazo a un ejemplo del proceso de cuentas por pagar en acción. En este ejemplo, supongamos que tienes un restaurante y quieres pedir tomates frescos a un proveedor de alimentos local.

• Tu restaurante emite una orden de compra de 100 libras de tomates por un total de 100 $.
• El proveedor de alimentos te envía una factura por valor de 100 $ con una fecha de vencimiento y condiciones de pago.
• Añades el importe total adeudado (100 $) a tus cuentas por pagar.
• Tu restaurante envía el pago al proveedor, lo que elimina la deuda de tus cuentas por pagar y resta 100 $ de tu flujo de efectivo.

¿Por qué es importante el proceso de cuentas por pagar?

El proceso de cuentas por pagar desempeña un papel importante en las operaciones contables de tu empresa de varias formas.

• Flujo de efectivo: al describir exactamente cuáles son tus deudas ya quién se las debes, tendrás una mejor idea de cómo administrar las finanzas de tu empresa. De hecho, el 56 % de las empresas experimentan problemas de previsión del flujo de efectivo debido a problemas de cuentas por pagar (Fuente: Asociación de cuentas por pagar). Con una mayor información, no solo puedes evitar errores, sino también crear estrategias para tus gastos y ahorros, al tiempo que saldas tus deudas con facilidad.

Gestión de la deuda: El pago de las facturas, ya sea en el contexto de las finanzas personales o comerciales, es importante. Además, registrar y realizar los pagos a tiempo es una excelente manera de facilitar las relaciones positivas con los proveedores. Después de todo, a nadie le gustan las deudas a largo plazo.

Ahorros: algunos proveedores aplican recargos por pagos atrasados, mientras que otros ofrecen descuentos por pronto pago para liquidar antes de tiempo. Sea cual sea el caso, hacer un seguimiento de los importes a pagar puede ayudarte a ahorrar dinero y evitar molestias.

Registros históricos: el registro de los datos de las facturas a clientes a través de cuentas por pagar no solo proporciona tranquilidad a tu organización, sino que también ayuda a crear una visión clara del historial de transacciones.. Disponer de una base de datos detallada de los pagos salientes puede ayudarte a identificar y resolver problemas relacionados con los gastos de forma más eficaz. Además, un seguimiento de auditoría exhaustivo puede facilitar la realización de auditorías de agencias tributarias, internas y de terceros.

¿Quién gestiona las cuentas por pagar?

Hay varias maneras de abordar la gestión de las cuentas por pagar en función de la estructura del sistema de contabilidad de tu pequeña empresa. Es posible que tengas un departamento de cuentas por pagar designado que se encargue de las cuentas por pagar, que se encargue de las tareas generales de teneduría de libros y contabilidad, o que optes por la automatización de las cuentas por pagar.

Además, como propietario de una empresa, es posible que aparezcas como aprobador de facturas. Como alternativa, este trabajo podría convertirse en parte de las obligaciones del director financiero para las organizaciones más grandes.

Ejemplos comunes de deudas de cuentas por pagar

En este punto, conoces la definición de cuentas por pagar de anticipo: dinero que tu empresa debe a otras empresas. Pero, ¿qué tipo de gastos se incluyen en la categoría de cuentas por pagar?

Estos son algunos ejemplos comunes de deudas que puedes encontrar en la categoría de cuentas por pagar:

• Suministros
• Inventario
• Materias primas
• Servicios de reparación

Ten en cuenta que esta no es una lista exhaustiva de los elementos de línea que puedes encontrar en tus cuentas por pagar. Profundicemos un poco más en el contenido del proceso de cuentas por pagar.

Las cuentas por pagar se refieren exclusivamente a deudas a corto plazo que tu empresa debe. Esto significa que esperas pagar el importe en el plazo de un año, a diferencia de las deudas a largo plazo, como los préstamos, que pueden tardar años en saldarse. Técnicamente, el los importes son deudas, no gastos porque los fondos nunca llegan a tu cuenta de resultados. En cambio, las cuentas por pagar solo aparecen en el balance general como pasivos circulantes.

¿Qué sucede si no puedes pagar estas deudas a corto plazo? 

Es probable que recibas una llamada de tu proveedor, lo que podría poner en peligro tus relaciones con los proveedores si no tienes cuidado. De hecho, el 90 % de los trabajadores del departamento de cuentas por pagar dijeron que recibían regularmente llamadas de proveedores solicitando el pago.

Si no puedes pagar una factura antes de la fecha límite del proveedor, que suele ser de 30 días, es posible que pueda ampliar la fecha de vencimiento. En contabilidad, esta reclasificación se conoce como "pagaré a largo plazo", que es básicamente una deuda dispuesta. Si te encuentras en esta situación, es una buena idea ser transparente y comunicativo con los proveedores. Recuerda que tu pago no solo se aplica a tu propia gestión financiera, sino que también afecta a sus finanzas.

Diferencia entre cuentas por pagar y cuentas por cobrar

¿Recuerdas el ejemplo del restaurante que usamos anteriormente en esta publicación? Como propietario del restaurante, la factura de los tomates frescos se ha añadido a tus cuentas por pagar. Es dinero que debes pagar a tu proveedor de tomates. Sin embargo, por parte del proveedor, este agregó esa factura de 100 $ a sus cuentas por cobrar porque es dinero que planea (¡adivinamente!) recibir.

Este proceso funciona en ambos sentidos. Supongamos que tu chef prepara mermelada de tomate con los tomates frescos que has pedido. Un mercado cercano quiere abastecer sus estanterías con tu producto, por lo que hace un pedido a de diez tarros. A continuación, le facturas el importe del pedido y le envías sus diez tarros de mermelada de tomate. Dado que estás vendiendo el producto y esperas recibir dinero de ese pedido, agregarás el importe a tus cuentas por cobrar (AR) en lugar de a tus fondos de cuentas por pagar.

En pocas palabras, las cuentas por pagar describen los fondos que debes y las cuentas por cobrar son la cantidad que esperas ganar.

Cómo gestionar tus cuentas por pagar en 5 pasos

Entonces, ¿cómo implementas el proceso de cuentas por pagar? Básicamente, el flujo de trabajo de cuentas por pagar se puede resumir en 5 pasos:

Crea tu plan contable -> Asigna detalles de proveedores -> Aprobación de facturas -> Procesa pagos de facturas pendientes -> Registrar y repetir

Crea tu plan contable: un organigrama que resume dónde se registran las transacciones contables. Normalmente, el gráfico asociará un nombre de cuenta bancaria con un código, un estado financiero y una categoría, como pasivos circulantes.

Asignar detalles del proveedor: este paso te ayudará a realizar un seguimiento de la información de contacto, los pedidos y la fecha límite de pago. El uso de códigos como neto 10, 30 y 60 indicará cuándo vence el pago del proveedor. 10 netos significa que el pago vence en diez días, 30 netos en 30 días, etc.

Aprobación de la factura: antes de iniciar el pago, te recomendamos que revises la factura para comprobar que es correcta y te aseguras de que la solicitud del producto o servicio se ha completado.

Procesar pago de facturas pendientes: después de verificar la exactitud de tus facturas, puedes iniciar el pago de las facturas a los proveedores correspondientes. En función de las preferencias del proveedor y de tu método de pago, puede que tengas que notificarle que el pago está en camino.

Grabar y repetir: una vez que hayas completado los pasos 1 a 4, es el momento de actualizar los libros para reflejar la información más reciente. Puedes automatizar el proceso de conciliación con software de contabilidad. Una vez que se haya procesado el pago de un proveedor, puedes eliminarlo de tu lista de cuentas por pagar. Repite el proceso semanalmente.

Automatiza el proceso de cuentas por pagar con QuickBooks

Hay muchas cosas que contribuyen al éxito de tu pequeña empresa: reclutar talentos, hacer realidad las visiones creativas y generar clientes potenciales, entre otras. Agregar el proceso de cuentas por pagar es un paso necesario para una contabilidad empresarial eficaz, pero con solo 24 horas al día, hacerlo puede convertirse en un gran obstáculo.

Con QuickBooks, puedes automatizar la gestión de gastos y vuelve a hacer lo que más te gusta de dirigir tu negocio. Ya sea para ensuciarte las manos en un lugar de trabajo o deslumbrar a clientes y asegurar contratos, más tiempo significa más control sobre tu propia trayectoria.

Con QuickBooks, puedes organizar y gestionar tus facturas de proveedores en línea con confianza:

• Todas las facturas de proveedores están organizadas en un solo lugar para que las pagues a tiempo siempre.
• Las facturas de proveedores pagadas mediante cheque o depósito directo se registran automáticamente y se les realiza seguimiento en QuickBooks, lo que ayuda a minimizar los errores.
• Paga tus facturas de proveedores con los mejores métodos para ti y tus proveedores, incluidas transferencias bancarias gratuitas o una tarjeta de débito, mientras que tu proveedor puede recibir pagos mediante depósito directo o cheque en papel.
• Tienes la opción de aplazar las facturas de proveedores para conservar el efectivo durante más tiempo con una tarjeta de crédito o realizar pagos parciales de facturas de proveedores.
• Los procesos automatizados y escalables te preparan para el crecimiento y se traducen en ahorro de tiempo. La automatización de procesos en línea reduce la necesidad de facturar en papel.
• Una mayor perspectiva de los gastos de tu empresa optimiza la eficiencia del gasto.

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