Si tu empresa tiene empleados, realizar un seguimiento de las deducciones que les das es una parte importante de la actualización de tus registros contables.
Pero, ¿qué son exactamente las asignaciones y cómo funcionan?
¿Qué es una asignación?
Una asignación es un pago que se hace a un empleado para cubrir gastos o como compensación por condiciones de trabajo específicas. Por ejemplo, algunos empleados reciben una asignación para pagar los gastos de viaje o entretenimiento.
En algunos casos, también puede ser obligatorio dar prestaciones a los empleados. Por ejemplo, a los empleados que trabajan horas extras se les otorga a veces una asignación para compensar las horas adicionales trabajadas.
Las normas sobre las asignaciones dependerán de la empresa y del país en el que opere. Te recomendamos que consultes la legislación laboral local si tienes empleados y crees que es posible que deban recibir una asignación.
Tipos de desgravaciones
Las concesiones pueden variar según el país y la empresa. Sin embargo, existen algunas concesiones universales, como las siguientes:
Franquicia de transporte
Esto incluye las desgravaciones para gastos pagadas a los empleados para compensar elcoste de los viajespor negocios, ya sea utilizando su propio vehículo o por otros medios, como el transporte público. La asignación de transporte se puede calcular como un importe fijo en dólares por unidad de tiempo o por la distancia recorrida.
Asignación de viaje
Los empleados que viajan por trabajo pueden recibir una asignación para cubrir cosas como comidas, alojamiento y otros gastos relacionados con los viajes. UnLa asignación para viajesno es un reembolso de los gastos exactos, sino una estimación razonable de los costes basada en la frecuencia con la que el empleado viaja como parte de su trabajo.
Asignación de entretenimiento
Si un empleado tiene que pagar comidas o entretenimiento como parte de su trabajo, es posible que reciba una asignación por entretenimiento. Este tipo de asignación es más común para los empleados que atienden regularmente a clientes o clientes.
Subsidio de vivienda
En algunos casos, cuando un empleado tiene que vivir en una ubicación específica o trasladarse debido a su trabajo, es posible que reciba un subsidio de vivienda para cubrir gastos como la mudanza y el transporte.
Prestación para herramientas y equipos
Los empleados que tengan que proporcionar sus propias herramientas o equipos para fines comerciales pueden recibir una asignación como compensación.
Asignación uniforme
Si un empleado tiene que llevar uniforme o ropa especial, como equipo de protección para el trabajo, su empleador puede proporcionarle una asignación para reembolsarle el coste estimado de compra, lavado, secado y planchado de la ropa de trabajo.
Prestación médica/de salud
En ocasiones, los empleadores pueden proporcionar una desgravación para cubrir el coste de la atención médica, la asistencia sanitaria privada y otros gastos médicos y relacionados con la salud.
Deducciones tributables comunes
Las desgravaciones sujetas a impuestos hacen referencia a cualquier desgravación que se grava de la misma manera que el salario habitual de un empleado.
Como regla general, la mayoría de las asignaciones a empleados están sujetas a impuestos, lo que significa que habrá que retener el impuesto cuando se pague a un empleado.
Las reglas variarán según el país, pero algunas de las desgravaciones imponibles más comunes incluyen:
- Franquicia de transporte
- Asignación de viaje
- Asignación de entretenimiento
- Asignación uniforme
- Subsidio de vivienda
- Prestación para herramientas y equipos
- Prestación médica
Desgravaciones no sujetas a impuestos
La mayoría de las desgravaciones están sujetas a impuestos; sin embargo, puede haber algunas excepciones. Por ejemplo, en algunos países, las asignaciones de transporte se consideran no sujetas a impuestos hasta cierto límite.
Las normas relativas a las desgravaciones no sujetas a impuestos varían en función del país, por lo que siempre es mejor consultar la legislación local o consultar a un especialista fiscal para averiguar qué se aplica en tu situación.
Configurar desgravaciones con software de contabilidad
Tanto si necesitas configurar una prestación para un empleado de forma continua como puntual, utilizar un software de contabilidad es la forma más rápida y sencilla de hacerlo.
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