Cada vez que añadas o elimines una cuenta de tu negocio, es importante registrarla en los libros, y tu plan contable (COA) te ayudará a hacerlo.
En este artículo, aprenderás sobre la importancia de un plan contable y sobre cómo crear uno para realizar el seguimiento de las cuentas de tu empresa.
Un plan contable, o COA, es una lista completa de todas las cuentas implicadas en las operaciones diarias de tu empresa. La mayoría de las veces, se hará referencia a tu COA al registrar transacciones en tu libro mayor.
Normalmente, un plan contable tiene cuatro categorías de cuentas:
Cada categoría incluirá cuentas específicas para tu negocio, como un vehículo comercial de tu propiedad que se registraría como una cuenta de activos.
Tus cuentas de activos pueden incluir cualquier objeto de valor que poseas, como:
Los elementos registrados en las cuentas de pasivos incluyen:
Los pasivos corrientes se clasifican como cualquier pago pendiente que vence dentro del año, mientras que los pasivos no corrientes o a largo plazo son los pagos que vencen hace más de un año desde la fecha del informe.
Al introducir un préstamo en el cuadro de tu empresa, sigue estos consejos:
Los ingresos suelen ser la categoría que más se infrautilizan los empresarios.
Los tipos más comunes de ingresos o cuentas de ingresos incluyen:
La mayoría de los nuevos propietarios empiezan con una o dos categorías amplias, como ventas y servicios. Puede que tenga sentido crear artículos de línea independientes en el plan contable para los distintos tipos de ingresos. Esto se debe a que, si bien algunos tipos de ingresos son fáciles y económicos de generar, otros requieren un esfuerzo, tiempo y gastos considerables.
Las cuentas de gastos te permiten realizar un seguimiento del dinero que ya no tienes y representan el dinero que has gastado. Por ejemplo, si alquilas, el dinero pasará de tu cuenta de efectivo a una cuenta de gastos de alquiler.
A continuación, se incluyen más ejemplos de cuentas de gastos que tu empresa puede utilizar:
También es una buena idea dividir los gastos en cuentas separadas, por ejemplo, si envías muchos productos, puedes realizar el seguimiento de los costes de las diferentes empresas de envío por separado. Dentro de cada cuenta de línea, también puedes crear subcategorías para los distintos gastos asociados con cada transportista.
El nombre de la cuenta es el título de la cuenta de empresa sobre la que estás informando, como comisiones bancarias, efectivo, impuestos, etc.
Los números de cuenta son los números asignados a cada nombre de cuenta.
Las secuencias numéricas más comunes para cada cuenta son:
Cada nombre de cuenta debe tener asignado un tipo de cuenta o libro mayor. Puedes elegir entre cuatro tipos de cuentas principales: activos, pasivos, ingresos y gastos.
A continuación se muestra un ejemplo de un plan contable con los componentes necesarios. Una vez que hayas configurado el gráfico, puedes comenzar a agregar nombres de cuentas específicos y la categoría de cuenta a la que están asociados.
Cuando configures tus artículos de línea por primera vez, hazlo sencillo. Asegúrate de que los artículos de línea tengan títulos que sean comprensibles para ti y para tu contable, así que utiliza títulos sencillos como "comisiones bancarias" o "equipo de embotellado".
Con el paso del tiempo, es posible que desees crear un nuevo elemento de línea para cada transacción, pero hacerlo podría ensuciar el gráfico de tu empresa y dificultar la navegación.
En su lugar, aprovecha las ventajas de las cuentas secundarias de tu software de contabilidad. Por ejemplo, si necesitas crear una cuenta nueva para "Comisiones de PayPal", en lugar de crear una nueva línea en el plan contable, puedes crear una cuenta secundaria en "Comisiones bancarias". Del mismo modo, si pagas el alquiler de un edificio o equipo, puedes configurar una cuenta de "gasto de alquiler" con cuentas secundarias para "alquiler del edificio" y "alquiler del equipo".
Añade una columna de extracto de cuenta a tu COA para registrar qué extracto usarás para cada cuenta, como el flujo de efectivo, el balance generalo la cuenta de ingresos. Por ejemplo, los balances generales se utilizan normalmente para las cuentas de activos y pasivos, mientras que las cuentas de ingresos se utilizan para las cuentas de gastos.
El plan contable es un documento dinámico para tu negocio, lo que significa que, con el tiempo, inevitablemente tendrás que añadir o eliminar cuentas. La regla general para añadir o eliminar cuentas es añadirlas a medida que vayan apareciendo, pero esperar hasta el final del año o trimestre para eliminar las cuentas antiguas.
QuickBooks Online configura automáticamente un plan contable para ti en función de tu negocio, con la opción de personalizarlo según sea necesario.
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