Toma de Decisiones en una Empresa

La toma de decisiones en una empresa es un aspecto primordial, del que muchos hablan teóricamente, pero pocos asumen de forma precisa en la práctica.

En esta entrada profundizaremos al respecto, y haremos un recorrido por los siguientes puntos:

1: ¿Qué es la toma de decisiones en una empresa?

2: ¿Cómo es el proceso de toma de decisiones de una empresa?

• Conoce el reto
• Identifica tus limitaciones
• Valora la relación de costo-beneficio
• Conoce la estructura jerárquica de tu negocio
• Identifica tu contexto
• Pon manos a la obra

3: Ejemplo de toma de decisiones de una empresa

4: ¿A qué tipo de decisiones nos enfrentamos día a día?

• Decisiones operativas
• Decisiones de dirección
• Decisiones creativas
• Decisiones individuales
• Decisiones de riesgo

Nos dicen que, para vivir mejor, hay que aprender a tomar mejores decisiones, y para lograrlo, es necesario desarrollar distintas habilidades: ser críticos, saber proyectar las posibilidades para tantear los terrenos del what if, tener la capacidad de reacción y resolución ante problemas, entre otros superpoderes que nada tienen que ver con los trillados dichos de “tuve una corazonada” o “ un golpe de intuición, y que, más bien, dependen de un pensamiento sistemático y racional.

En esta ocasión, abordaremos el proceso hacia la toma de decisiones en una empresa, desentrañaremos qué tipo de elecciones existen y cómo aplicar los criterios adecuados, que nos lleven por el buen camino de los negocios.

¿Qué es la toma de decisiones en una empresa?

Tal como sucede en The Matrix, cuando Neo se somete a la elección de tomar una píldora roja o una azul para determinar su curso dentro o fuera de la realidad virtual, en nuestro mundo cotidiano disponemos de farmacias enteras, repletas de esas pastillas diminutas pero tan cruciales para nuestra vida.

Todo el tiempo nos enfrentamos a una serie de opciones, acciones y preferencias, unas más o menos notorias, de mayor jerarquía que otras, pero decisiones al fin y al cabo.

Cuestionarnos cómo afecta el modo en que tomamos decisiones en nuestras vidas personales, incluso a nivel de negocios, es una cuestión que podría escalar al terreno de la filosofía.

Tal vez no veamos de manera inmediata las consecuencias de cada elección, pero sus efectos repercuten a corto, mediano y largo plazo, y lo que hoy vivimos es resultado de una serie de decisiones tomadas en algún punto, entre otras cuestiones de azar que superan, evidentemente, nuestro poder de decisión y libertad de albedrío.

En realidad, decidir para resolver es un pleonasmo. Decidir viene de latín decidĕre, que significa cortar y resolver. De modo que, al decidir ya estamos resolviendo.

Entonces, el punto focal al tomar decisiones en tu negocio no consiste en resolver tal o cual problema, sino en conocer las etapas previas que te llevarán a la elección más idónea.

En una empresa, la toma de decisiones no es una acción aislada ni solitaria, sino un proceso colectivo, flexible y mucho más usual de lo que se cree. Pero, elegir entre distintas posibles alternativas para solucionar un problema, requiere paciencia, conocimiento de la empresa, de sus números y colaboradores, de las limitantes que obstruyen y del contexto en el que se sitúa, entre otros factores.

¿Cómo es el proceso de toma de decisiones de una empresa?

Ante todas las piezas sueltas en el rompecabezas, la pregunta es, ¿cómo armar una metodología clara para satisfacer este procedimiento empresarial?

Veamos a continuación los 6 pasos principales:

1.   Conoce el reto

Para empezar, hay que conocer el problema o reto al que se enfrenta tu negocio. Sería alarmante darse cuenta del meollo cuando éste ya se nos ha ido encima, y todavía más desastroso pensar “¿Cuándo pasó esto?”

Conforme nos vamos enfrentando a más y más retos, desarrollamos experiencia, y ésta nos va marcando su pauta de cómo aventajar problemas en futuras ocasiones. De este modo, podemos prever desde un poco antes los estragos y desarrollar estrategias que nos ayuden a enfrentar con más armas el problema.

2.   Identifica tus limitaciones

Al no tener una bola mágica frente a nosotros con la que podamos predecir el futuro, suele ser complicado decidir en el aire, especular y mover fichas hipotéticas para adelantarnos a los efectos del problema y contrarrestarlo.

Sabemos que en una empresa, tomar una sola decisión puede determinar el éxito o el fracaso del proyecto, en especial cuando se encuentra en un escenario de crisis.

En esta fase, es necesario ser realistas en cuanto a las limitaciones que tenemos enfrente y no obnubilarse ante la urgencia, pues el proceso para tomar decisiones, en particular en un negocio, suele exigir mucha claridad.

Supongamos lo siguiente:

Es posible que en un negocio esté en juego, en consecuencia de la pandemia actual por el COVID-19.

Hemos escuchado hasta el cansancio la importancia de “reinventarse”, y con ello atender nuevas oportunidades y necesidades en el mercado. Y es probable que, si se considera dar un giro al negocio, este sobreviva, pero, ¿qué implicaciones tendría cambiar de giro? ¿Existe la libertad financiera para hacerlo? En este punto es cuando comienza la identificación de posibles obstáculos. ¿Es factible, de acuerdo a las limitantes que se te interponen? La respuesta nos dirige automáticamente a la siguiente etapa.

3. Valora la relación de costo-beneficio

Y no sólo en términos económicos. A veces, una opción puede representar mucho más tiempo o esfuerzo del posible. Evalúa si tus alternativas son factibles en este sentido: compara pros y contras, y analiza hacia qué lado se inclina la balanza.

4. Conoce la estructura jerárquica de tu negocio

Como verás más adelante, en los ejemplos de toma de decisiones, hay distintas clasificaciones para éstas, y varias dependen de la jerarquía que posean en una empresa. Conocer esta estructura jerárquica te ayudará a tomar acción desde una posición acertada, y te ayudará a comprender en dónde se encuentran los demás. Así, puedes tomar perspectiva y afrontar el proceso de toma de decisiones con las personas indicadas.

5. Identifica tu contexto

Esta etapa exige mucha observación y realismo. De acuerdo a la situación que se te presente, verás que no siempre puedes tomar decisiones aisladas, pues somos inherentes a nuestro contexto económico, social, cultural, etcétera. Identifícalo y analiza cómo puede repercutir en él tal o cual decisión de trabajo.

6. Pon manos a la obra

Verás que, además de estos 6 pasos esenciales, es posible que encuentres más etapas al tomar decisiones en tu empresa, y que te veas en la necesidad de analizar la ecuación, recopilar información, determinar parámetros, especular esos distintos escenarios de los que hablamos, planificar la elección, entre otras.

Como puedes notar, desde un inicio advertimos que este proceso requiere de sistematización, así que entre estas fases no pueden faltar herramientas que te faciliten el camino hacia la toma de decisiones.

QuickBooks Online es un software de contabilidad electrónica, capaz de facilitar gran parte del trabajo de recopilación de información y determinación de parámetros, gracias a sus funciones como el control de egresos e ingresos, la creación de variados reportes, el manejo de inventarios, entre muchas otras. Además, al usar alguno de sus 3 planes de renta mensual, de acuerdo a las necesidades de tu empresa, podrás ahorrar tiempo administrativo que nadie más te da.

Conoce en este video tutorial cómo configurar el plan de cuentas de QuickBooks para realizar un mejor seguimiento de tu dinero.

Ejemplo de toma de decisiones de una empresa

Para ejemplificar algunos casos prácticos durante el proceso de toma de decisiones a nivel empresarial, decidimos hacer una clasificación de 5 categorías principales.

¿A qué tipo de decisiones nos enfrentamos día a día?

Además de esas decisiones que tomamos todos los días, y que son parte de nuestra rutina, podríamos hablar de una clasificación útil. En un entorno laboral, estas serían equiparables a las decisiones operativas, pero veamos qué otros la naturaleza de otras:

1.   Decisiones operativas

Responden a objetivos de corto y mediano plazo, y dada su habitualidad, el proceso de toma de decisiones de una empresa puede ser llevado por los trabajadores, de acuerdo a su criterio individual, basado en las normas laborales establecidas, o bien, por un departamento específicamente operativo, en caso de haberlo. Algunos ejemplos son el manejo y control de pagos y cobros, o las derivadas de la relación con proveedores.

2.   Decisiones de dirección

Su toma suele estar al mando de los directivos, y a veces de los gerentes. Por lo común, se toman con mucha antelación, para contemplar el mediano y largo plazo. En este punto, un ejemplo de toma de decisiones de una empresa consiste en determinar cuándo es el momento adecuado para invertir, o si es factible abrir nuevas sucursales, tramitar un financiamiento en alguna institución privada o pública, en caso de que se tenga en mente algún proyecto, o vender franquicias, entre otras más.

3.   Decisiones creativas

Estas tienen mucho que ver con el ejemplo del cambio de giro que una empresa puede tomar. La diferencia es que no siempre se toman ante amenazas de crisis, sino que pueden venir bien al negocio en casi todo momento.

También es un rasgo común en las startups. Podría decirse que el lema de este tipo de compañías es: reinventarse o morir, pues son aquellas que suelen abrir bajo una fase beta o de experimentación, que son altamente innovadoras y eso es justo lo que las dispara potencialmente al éxito (y es ahí, en la cúspide, cuando dejan de llamarse startups, por cierto).

4.   Decisiones individuales

Estas son las que toma un empleado en su día a día. Por ejemplo, cerrar unos minutos más tarde el negocio, en caso de que haya un cliente, o advertirle amablemente la hora del cierre; realizar una oferta especial. La mayoría se toman bajo el criterio y las normas implícitas y explícitas de la empresa, pero hay que recordar lo que dicen acerca del sentido “común” y no arriesgarse a que una decisión errónea o negativa sea, además, repetida varias veces por una o más personas de la plantilla.

Algo a considerar, para aventajar este tipo de toma de decisiones por parte de los empleados, es la capacitación previa y constante que, además de un derecho para el personal, es una obligación para empleados y jefes.

5.   Decisiones de riesgo

Como lo advierte su nombre, enfrentarnos a este tipo de decisiones puede ser incluso una cuestión de vida o muerte para tu negocio. Por lo común, se contraponen en tiempos de crisis y exigen una acción inmediata y certera, como el tiro al blanco. Un ejemplo puntual y claro es si cerrar el negocio o apostarlo todo por su supervivencia.

Desde luego, la anterior no es la única metodología existente para llevar a cabo el proceso de toma de decisiones de una empresa, y aún queda mucho que aprender en torno a cómo tomar las mejores alternativas. Por ello, queremos animarte a que sigas pendiente de más artículos como éste, en nuestro centro de recursos de QuickBooks en Español.

Esperamos que esta información te sea valiosa, sin embargo, en esta ocasión específica, no olvides que para saber qué es la toma de decisiones en una empresa, la teoría no bastará; hay que vivirla, someterse a diferentes posibilidades y escenarios, adelantarse a los hechos, especular y quizá equivocarse (en la idea o en la realidad).

La buena noticia: sí aplicas el conocimiento adquirido y los criterios clave para la toma de decisiones en una empresa, y además te soportas en herramientas que te ahorren tiempo y te ayuden a ser más eficiente como QuickBooks, es altamente probable que los resultados sean provechosos para ti y tus colaboradores.