Así es como puedes facturar en parcialidades

Para qué fingir, sabemos que emitir facturas no es precisamente la actividad más encantadora, y menos si vas comenzando en el mundo de la contabilidad y tienes miles de dudas al respecto. Una de las preguntas más comunes que se hacen los contribuyentes con la actualización del Certificado Fiscal Digital por Internet (CFDI), en la versión 3.3, es cómo facturar en parcialidades.

De acuerdo a la normativa vigente del Servicio de Administración Tributaria (SAT), los CFDI emitidos por pagos en parcialidades o a crédito, así como las operaciones donde el pago ocurre después de la transacción (también conocido como pago diferido), tienen un proceso específico para facturar, en el cual se debe de generar una factura electrónica con el método de pago en parcialidades o diferido (PPD).

Asimismo, para facturar en parcialidades se debe emitir más de un comprobante fiscal, que depende del número de pagos abonados para liquidar el total de la venta o el pago de servicio. Entonces, al realizar la transacción se genera una factura electrónica con los detalles de la venta en pagos diferidos o a crédito. Es importante remarcar que se puede emitir el CDFI, aunque todavía tu negocio no haya recibido el dinero por dicha venta, ya que después, por cada pago abonado o la liquidación total de la venta, se emite otro comprobante fiscal que se vincula con la factura electrónica inicial.

En este último CFDI se especifica el número de pago abonado, el monto, la factura original de la operación, además de otros datos que son requeridos por las autoridades tributarias. Existen dos esquemas para facturar en parcialidades:

1. A crédito , el cual se realiza a clientes que liquidarán a plazos mediante varios pagos. Esto también puede ocurrir en transacciones efectuadas con tarjetas de crédito, donde, por lo general, los pagos ocurren en mensualidades.
2. Con pago diferido , en el cual se genera una factura en parcialidades que será pagada en una sola exhibición a futuro. Es decir, se genera el CFDI antes de recibir el dinero. Este proceso también es conocido como pre-factura y es muy frecuente que ocurra en varias organizaciones con el fin de comprometerse con alguna adquisición.

Si aún no sabes cómo facturar en parcialidades o pagos diferidos, no te preocupes, nosotros te contamos cómo lograrlo.

Cómo facturar en parcialidades o pagos diferidos

Lo primero que debes saber es que existe una adición, en la versión 3.3 del CFDI, llamada “Complemento de recepción de pagos”, que no es más que una factura de tipo “Pago”, en la cual se vierte información acerca de los pagos recibidos. Su uso es aplicable exclusivamente a pagos parciales o diferidos, como lo dice su nombre, y exige las siguientes consideraciones:

• El complemento de recepción de pagos se vincula a una factura de ingreso por el producto o servicio vendido. Es indispensable plasmar en estos comprobantes la forma y el método de pago.
• Nunca se podrá usar este complemento cuando el pago se haya realizado en una sola exhibición, incluso si se trata de honorarios o salarios. Se considera “Pago en una sola exhibición” (PUE) cuando se conoce la forma de pago, y cuando éste se efectúa antes de la declaración mensual.
• Si no emites el complemento de recepción de pagos en las ocasiones que lo ameriten, puedes ser acreedor a las mismas sanciones que se generan cuando no emites un CFDI.
• En el caso de que emitas una factura cuyo pago se liquide, a más tardar, el día 17 del mes posterior a su emisión, no será preciso emitir el comprobante de pago, siempre y cuando se haya acordado el plazo concreto de pago y éste se realice en tiempo y forma.
• Es posible expedir, ya sea un complemento de pago por cada pago parcial, o bien, un solo complemento de pago que abarque todos los que hayas recibido en el mes, siempre y cuando correspondan al mismo receptor.
• Para poder realizar complementos de pago de forma correcta, siempre deberás elegir el uso “P01” (Por definir).

Es importante detenernos un poco para diferenciar que, aunque el término PPD se refiere a “Pago en Parcialidades o Diferido” y se engloba en una misma clave, los complementos de pago se emitirán de acuerdo a cada caso (pago en parcialidades o pago diferido), tal como te lo explicamos a continuación:

Facturar en parcialidades

Debe ocurrir cuando el pago se realiza en parcialidades, es decir, en varios pagos. Para ello, vas a emitir el CFDI por el gran total de la operación con la forma de pago “99” (Por definir) y en el método de pago siempre deberás señalar “PPD”. Además, deberás emitir un complemento de pago por cada abono realizado.

Facturar pago diferido

Cuando el pago es diferido se refiere a que, al entregar una mercancía o realizar algún servicio, el pago acordado se hará en un plazo específico pactado entre ambas partes. En ese caso, lo correcto es emitir un CFDI por el gran total de la operación, especificando la forma de pago “99” (Por definir), lo cual indica al fisco que no tienes el dinero aún. En el método de pago deberás señalar “PPD”. Además, deberás emitir un complemento de pago por el pago final, cuando éste sea liquidado.

¿Qué datos se deben incluir al facturar en parcialidades?

Muy sencillo. Los datos a incluir en este caso son:

La información del pago, es decir: fecha, forma de pago, moneda y monto pagado.

La información del documento relacionado, que incluye datos como:

• Folio fiscal del comprobante relacionado, es decir, el folio de la factura original de ingreso.
• Moneda y método de pago (moneda nacional y PPD).
• Número de la parcialidad (en el caso de que vayan a ser varios pagos).
• Importe pagado y saldo anterior.
• Importe del saldo insoluto (en caso de haberlo).

Cuando se trata de pagos vía transferencia electrónica de fondos, incluido Sistema de Pagos Electrónicos Interbancarios (SPEI), no es necesario incorporar la información bancaria (es decir, número de operación, cuenta ordenante, cuenta beneficiaria, nombre del banco, tipo cadena de pago, sello pago, etcétera).

Un ejemplo específico

Ahora que ya tienes una perspectiva general de la función del complemento de recepción de pagos, cuyo uso es específico para facturar en parcialidades, te brindamos un ejemplo:

Pensemos que emites una factura cuya forma de pago fue la 03 (de transferencia de fondos) y el método de pago se hizo en una sola exhibición (PUE), sin embargo, recibes solo una parte del pago acordado, o bien, recibiste el pago después del último día del mes de emisión de la factura. En casos así deberás cancelar el comprobante emitido con PUE como método de pago y, a continuación, emitir un CFDI para relacionarlo con el que cancelas, indicando la forma de pago 99 (Por definir) y detallando en el método de pago que será en un pago en parcialidades o diferido.

Desde luego, hay otros escenarios en los cuáles aplicar el comprobante de complemento de pagos. Si quieres mayor información, te recomendamos checar este artículo relacionado, con el que puedes realizar un complemento de pago en 6 pasos sencillos. También puedes consultar directo en la página oficial delSAT.

Cuando no se emite complementos de pagos

Como señalamos antes, el proceso de facturar en parcialidades o pagos diferidos fue establecido para vincular las facturas electrónicas que no se liquidan al momento de una venta o que son pagadas en abonos. Sin embargo, recientemente la autoridad tributaria facilitó que los contribuyentes no emitan complementos de pago en los CFDI que son liquidados días después o en pagos parciales.

De acuerdo a la Regla 2.7.1.44 del Código Fiscal de la Federación (CCF) , los contribuyentes que no reciban el pago con la cantidad total de la factura electrónica en el momento en que se expide, pueden considerarlo como pagado en una sola exhibición. Esto les permite señalar como método de Pago el PUE, sólo en los casos donde sea liquidada la totalidad del CDFI durante el mes que se emitió, más los primeros 17 días del mes siguiente. Es decir, se dan hasta 47 días para completar el pago correspondiente.

¿Y si no se pagan las facturas en parcialidades en tiempo y forma?

Si tu cliente no cumple con el pago hasta el último día del mes en que se emitió la factura, o en la transacción utiliza una forma de pago diferente a la señalada en el CFDI que se acordó originalmente, deberás cancelar la factura. Recuerda: cuando solicites la cancelación de un CFDI, se le preguntará al receptor de la factura, mediante el Buzón Tributario, si acepta la anulación.

Cancelar facturas emitidas, derivadas de estas situaciones, puede afectar en la administración de tus CFDI de tu contabilidad. Esto se debe a que cancelar solicitudes o aceptarlas y vincularlas con las nuevas facturas implica trabajo extra para quien las emite y para su contador.

Por ello, te recomendamos usar QuickBooks, que de manera automatizada puede ayudarte a enviar recordatorios de pagos a tus clientes antes de que venza el plazo, además de facilitarte la conciliación de los pagos con tus cuentas bancarias.

¿Para qué sirve realizar complementos de pagos?

Por si te lo preguntabas, enumeramos algunas de las ventajas de emitir complementos de pago al facturar en parcialidades:

• Simplifica la conciliación de los CFDI emitidos contra los pagos correspondientes.
• Especifica la cantidad que se está pagando, identificando la factura que se va a liquidar.
• Cumple la normatividad de registro de forma de pago al emitir una factura.
• Evita la cancelación de facturas que ya fueron liquidadas.
• Identifica los receptores y emisores de los CFDI, qué facturas han sido pagadas de manera parcial, así como el momento de aplicación del Impuesto al Valor Agregado (IVA) y relaciona un mismo pago con diversas facturas o un pago con una factura.

Esperamos que con esta información tengas claro cómo puedes facturar en parcialidades o pagos diferidos de forma correcta y, de este modo, te vayas familiarizando más con la facturación electrónica.

Si realizar este tipo de operaciones a través del portal del SAT te parece muy complicado y lento, recuerda que siempre puedes optar por un sistema privado de contabilidad electrónica como QuickBooks. A través de este sistema que opera en la nube también puedes realizar complementos de pago. Conoce QuickBooks y verás que llevar tu contabilidad electrónica es mucho más fácil de lo que parece.