Informe de pérdidas y ganancias: qué es y cómo se crea

En una empresa, es fundamental realizar el seguimiento de la actividad comercial, y el informe de pérdidas y ganancias es una de las formas más prácticas de estar al corriente de tus finanzas.

El informe de pérdidas y ganancias te permite analizar el rendimiento de la empresa durante un mes, un trimestre o un año. Asimismo, es una herramienta eficaz para conocer el flujo de efectivo actual, así como el rendimiento comercial futuro.

En esta guía, aprenderemos cómo funciona un informe de pérdidas y ganancias, qué información proporciona y cómo crear uno de forma sencilla.

Qué es un informe de pérdidas y ganancias

Un informe de pérdidas y ganancias, también llamado estado de pérdidas y ganancias, estado de beneficios y pérdidas, estado de operaciones o estado de ganancias, es un resumen de los ingresos, gastos y ganancias o pérdidas de una empresa durante un periodo determinado. 

El informe de pérdidas y ganancias te indica la cantidad de dinero que gana y pierde tu empresa. Si bien el informe de pérdidas y ganancias permite ver las ganancias y pérdidas a lo largo de cualquier periodo que quieras, por lo general, se crea por el plazo de un mes, un trimestre o un año.

Para qué sirve un informe de pérdidas y ganancias

Además de exhibir el rendimiento financiero de tu empresa, el informe de pérdidas y ganancias permite lo siguiente: 

• establecer objetivos de ventas razonables;
• fijar los precios de tus productos o servicios (con el fin de mantener un margen de ganancia rentable);
• determinar cómo los gastos afectan la rentabilidad neta;
• comprender si estás obteniendo ganancias suficientes para expandir la empresa.

Asimismo, necesitas un informe de pérdidas y ganancias actualizado para solicitar un préstamo comercial o buscar el financiamiento de inversionistas. Los prestamistas e inversionistas compararán los ingresos netos con los gastos para asegurarse de que la empresa sea sólida desde el punto de vista financiero, antes de prestar el dinero o realizar la inversión.

Comparación entre el informe de pérdidas y ganancias, el balance general y el resumen de flujo de efectivo

El informe de pérdidas y ganancias, el balance general y el estado de flujo de efectivo son tres de los informes financieros más comunes que se suelen usar en una empresa. 

Cuáles son las diferencias entre estos informes 

Como vimos anteriormente, el informe de pérdidas y ganancias te proporciona información general sobre las ganancias y pérdidas durante un periodo específico (por ejemplo, un mes, un trimestre o un año).

Por otra parte, el balance general te permite conocer los activos y pasivos de la empresa en un momento determinado, en lugar de durante un periodo específico. Incluye los bienes que posee tu empresa, la cantidad que dinero que adeuda y la cantidad que invierten los accionistas.

El resumen de flujo de efectivo te permite conocer cuánto dinero en efectivo entra en la empresa y cuánto sale de ella. Además, permite saber qué porción de las ganancias se destina a la cuenta bancaria en concepto de efectivo durante un periodo determinado.

Los tres informes son fundamentales para comprender las finanzas de la empresa, y los prestamistas e inversionistas suelen consultarlos para conocer el estado financiero de esta.

Veamos un ejemplo:

Supongamos que tienes una empresa que fabrica velas. El mes pasado, se obtuvieron USD 1000 por la venta de velas y se invirtieron USD 400 en materiales para fabricarlas. En el informe de pérdidas y ganancias, se reflejan estas ganancias y pérdidas, y se registra que los ingresos netos de dicho mes son de USD 600.

Además, tienes USD 200 en efectivo disponible y un inventario por un valor de USD 200, así como una deuda de USD 100 con un proveedor. El balance general indica que tienes un patrimonio neto de USD 300.

El resumen de flujo de efectivo muestra que tu posición de efectivo es de USD 900 (USD 1000 por ventas en efectivo + USD 200 de efectivo disponible - USD 100 de deudas pagadas).

Formato del informe de pérdidas y ganancias

El informe de pérdidas y ganancias contiene tres elementos principales:

1. Ingresos

Los ingresos, que también suelen llamarse ventas o ganancias, incluyen toda suma de dinero recibida por la venta de productos o servicios.

2. Gastos 

Los gastos incluyen todas las salidas de dinero, como por ejemplo, las siguientes:

• costo de los bienes vendidos
• gastos generales, como alquileres y salarios
• deudas
• gastos de marketing y publicidad

3. Ganancias netas 

Para calcular las ganancias netas, se deben restar todos los gastos de los ingresos obtenidos.

Ejemplo de informe de pérdidas y ganancias

Veamos el ejemplo de un informe de pérdidas y ganancias:

Cómo crear un informe de pérdidas y ganancias con QuickBooks

El informe de pérdidas y ganancias es fundamental para realizar el seguimiento de las finanzas de una empresa, pero crear uno de forma manual cada mes, trimestre o año requiere mucho tiempo y esfuerzo. Por ello, QuickBooks Online incluye una práctica plantilla que te permite crear tu propio informe de pérdidas y ganancias personalizado de forma sencilla, con solo un par de clics. QuickBooks registra y organiza automáticamente toda tu información financiera, así puedes acceder a ella al instante y crear estados financieros actualizados cuando los necesites.

Cómo funciona

QuickBooks Online usa los subtotales de cada cuenta de gastos e ingresos que figura en el plan de cuentas y te permite obtener la siguiente información:

• total de ingresos
• ganancia bruta
• gastos 
• ingresos o pérdidas netos

Puedes hacer clic en cualquier cifra que aparezca en la columna de totales para obtener una lista detallada de las transacciones de ese artículo e, incluso, puedes calcular automáticamente cada gasto como un porcentaje de tus ingresos para realizar el seguimiento de los gastos de más o de menos.

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