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Facturaci贸n

D贸nde puedes ver tus facturas electr贸nicas emitidas y recibidas

Como contribuyentes, es com煤n que necesitemos聽consultar facturas emitidas o recibidas聽con anterioridad, ya sea para calcular los impuestos que debemos pagar, o simplemente para mantener en orden la contabilidad de nuestros ingresos y gastos. Pero, 驴qu茅 hacer si extraviamos alg煤n comprobante fiscal, o si lo borramos por descuido? 驴O qu茅 tal si s贸lo contamos con la聽versi贸n impresa del CFDI聽, pero necesitamos acceder a la聽versi贸n XML聽del mismo?

Por muy cuidadosos que seamos en nuestra contabilidad, no estamos exentos del extrav铆o de alg煤n documento o de alguna distracci贸n que nos haga olvidar su ubicaci贸n. Por ello, si necesitas consultar facturas emitidas o recibidas pero no tienes en claro el procedimiento para hacerlo, en este art铆culo te guiamos, paso a paso, para que sepas c贸mo acceder a tus archivos dentro del portal oficial del聽Servicio de Administraci贸n Tributaria (SAT). Es muy f谩cil.

驴Para qu茅 consultar facturas emitidas y recibidas en formato XML?

En ocasiones, es posible que cuentes con la representaci贸n impresa en formato PDF de alguna factura electr贸nica. Sin embargo, tambi茅n es necesario tener la versi贸n XML del comprobante fiscal digital, ya que es dicho formato el que el SAT toma en cuenta para las聽declaraciones fiscales聽.

Si tienes la representaci贸n impresa de tu comprobante, pero no el formato XML, la herramienta del SAT para consultar facturas emitidas y recibidas puede sacarte de apuros.聽Adem谩s, esta herramienta tambi茅n es de utilidad para cumplir a cabalidad con tus obligaciones fiscales.

De acuerdo con las Reglas 2.7.1.1. y 2.8.1.5. de la聽Resoluci贸n Miscel谩nea Fiscal聽vigente , 鈥渓os contribuyentes que expidan y reciban CFDI, deber谩n almacenarlos en medios magn茅ticos, 贸pticos o de cualquier otra tecnolog铆a, en su formato electr贸nico XML鈥. Es decir que, por ley, tenemos la obligaci贸n de almacenar nuestras facturas electr贸nicas emitidas para ponerlas a disposici贸n del SAT en caso de que requiera una revisi贸n.

La gran ventaja es que si generas tus comprobantes a trav茅s de la聽aplicaci贸n 鈥淢is cuentas鈥 del SAT, todos los ingresos y gastos que hayas registrado a trav茅s de la misma quedan autom谩ticamente guardados, por lo que puedes consultar facturas emitidas y recibidas en el propio portal.

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驴C贸mo consultar facturas emitidas recibidas en el portal del SAT?

Si no cuentas con la versi贸n XML de uno de tus comprobantes fiscales, o si extraviaste los archivos que ten铆as guardados, hay una buena noticia: todas las facturas certificadas que generas quedan almacenadas y es posible localizarlas. Solo es cuesti贸n de saber c贸mo encontrarlas.

A continuaci贸n te presentamos, paso a paso, el聽procedimiento para consultar facturas emitidas o recibidas a trav茅s del portal del SAT聽:

  • Paso #1:聽Para corroborar los comprobantes fiscales que expediste con anterioridad o los que otros contribuyentes expidieron a tu nombre, primero que nada tienes que acceder a la聽p谩gina oficial del SAT.
  • Paso #2:聽Una vez ah铆, deber谩s dar clic en la pesta帽a de聽鈥淔actura electr贸nica鈥. La encontrar谩s en la parte superior, casi en la esquina derecha de la p谩gina, ilustrada por un 铆cono de una hoja y un signo de arroba. El portal te desplegar谩 varias opciones a elegir como:聽鈥淢inisitio de Factura鈥澛,聽鈥淕enera tu factura鈥澛,聽鈥淰erifica tus facturas鈥澛,聽鈥淔actura electr贸nica en Mis cuentas鈥澛爋聽鈥淐ancela y recupera tus facturas鈥.
  • Justo deber谩s hacer clic en esta 煤ltima opci贸n. Inmediatamente te llevar谩 al acceso por contrase帽a, en donde deber谩s teclear聽tu contrase帽a y RFC a 13 d铆gitos, o bien, ingresar mediante la opci贸n de e.firma.聽En caso de que ingreses con tu firma electr贸nica, es necesario que cuentes con JAVA para poder abrir los archivos CER y KEY que el sistema te solicita.

驴C贸mo consultar facturas emitidas y recibidas?

  • Paso #3:聽Una vez que te encuentres dentro del sistema, solo debes elegir cualquier de estas tres opciones, que te desglosamos a continuaci贸n:

Consultar Facturas Emitidas

Aqu铆, podr谩s acceder a todos los comprobantes que hayas emitido, ya sea a tus clientes y proveedores, as铆 como comprobantes de honorarios, recibos de n贸mina, notas de cr茅dito y comprobantes de arrendamiento.

Consultar Facturas Recibidas

En esta opci贸n, podr谩s consultar todos los comprobantes que hayan sido expedidos a tu nombre. Encontrar谩s, por ejemplo, las facturas de las compras que realizaste o los servicios que contrataste. Se trata, en suma, de tus gastos o erogaciones.

Recuperar descargas de CFDI

En esta 煤ltima opci贸n podr谩s descargar todos los comprobantes que requieras a trav茅s del 铆cono 鈥淒escargar paquete鈥. Si decides hacer esta descarga masiva, el sistema autom谩ticamente los descargar谩 en un archivo comprimido .ZIP.

  • Paso #4:聽Para consultar facturas emitidas o recibidas, tienes dos opciones: La primera, en caso de que cuentes con tu factura impresa, es buscar mediante el聽N煤mero de Folio Fiscal (UUID), que consta de 32 d铆gitos alfanum茅ricos. Por lo general, podr谩s ubicar este dato en la parte superior derecha de tu factura.
  • En caso de no contar con la representaci贸n impresa, la segunda opci贸n consiste en acceder a tus facturas mediante la聽fecha en que hayan sido emitidas o recibidas. Puedes buscarlas con una fecha determinada o mediante un periodo espec铆fico. Si eliges colocar un rango de fechas, el sistema te mostrar谩 los 500 registros m谩s recientes que tenga, organizados en orden descendiente y agrupados en p谩ginas de 20 registros cada una. Cualquiera que sea la opci贸n que utilices como m茅todo de b煤squeda, una vez que des clic en 鈥淏uscar CFDI鈥, la p谩gina te desplegar谩 los resultados que deseas, acompa帽ados del 铆cono de descarga (un planeta con una flecha verde hacia abajo).

隆Lo lograste! Ya recuperaste tus facturas

Si has seguido todos estos pasos, te dar谩s cuenta de lo sencillo que es consultar facturas emitidas o recibidas que por cualquier raz贸n necesitas. Adem谩s, al localizarlas el sistema no solo te da la opci贸n de verlas a detalle para consultar datos como el RFC de la persona f铆sica o moral con la que realizaste la operaci贸n, el lugar y fecha de expedici贸n de la factura y el importe de la transacci贸n. Tambi茅n puedes elegir si deseas descargar el archivo en PDF, adicional al formato XML que es el que, por ley, te solicita el SAT a la hora de tu declaraciones anuales y mensuales.

De hecho, la herramienta del SAT para consultar facturas emitidas o recibidas tambi茅n te da la oportunidad de cancelarlas cuando as铆 lo requieras, ya sea porque se produjo alg煤n error durante la captura de los datos o porque la operaci贸n finalmente no se concret贸.

Para聽cancelar una factura聽es suficiente con seleccionarla, hacer clic en el bot贸n de聽鈥淎cciones鈥澛, y finalmente en聽鈥淐ancelar seleccionados鈥. En caso de que t煤 seas el emisor, se enviar谩 la solicitud de cancelaci贸n al receptor de tu factura. Cuando el proceso se haya completado, el sistema emitir谩 un certificado de la cancelaci贸n del folio fiscal.

Si alguno de estos pasos no te ha funcionado, es probable que necesites actualizar la p谩gina del SAT a fin de poder consultar facturas emitidas y recibidas. Tambi茅n cerci贸rate de tener actualizada tu聽m谩s reciente versi贸n de JAVA.聽En caso de no contar con ella, el portal del SAT te ofrece la posibilidad de descargarla, por lo que este proceso es verdaderamente intuitivo y f谩cil de seguir.

Guarda tus facturas emitidas y recibidas

Despu茅s de consultar facturas emitidas o recibidas, es recomendable que procedas a guardarlas, ya sea en tu equipo de c贸mputo, en una memoria USB, un CD o cualquier otro tipo de dispositivo, pues eventualmente podr铆as necesitarla para cualquier aclaraci贸n ante el SAT.

De hecho, el C贸digo Fiscal de la Federaci贸n estipula en su art铆culo 30 que los contribuyentes deber谩n聽conservar toda la documentaci贸n relacionada con la contabilidad al menos 鈥渄urante un plazo de cinco a帽os, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas鈥. Incluso debes conservar aquellas facturas que hayas cancelado, pues estas seguir谩n formando parte de tu contabilidad.

Ten en cuenta que en caso de presentar una declaraci贸n de forma extempor谩nea, el tiempo que es necesario conservar los documentos corre a partir de la fecha en que lo hayas hecho. La raz贸n para ello es muy sencilla: legalmente, el SAT cuenta con un periodo de cinco a帽os para investigar cualquier irregularidad en las declaraciones que hayas presentado.

Usa un sistema de contabilidad electr贸nica

Dada la importancia de almacenar todas tus facturas, tambi茅n puedes recurrir a alg煤n聽sistema de contabilidad electr贸nica聽que te facilite estas labores. Tal es el caso de聽Quickbooks, un software con el que puedes facturar de forma sencilla y controlar tu negocio desde cualquier dispositivo m贸vil.

Con聽QuickBooks聽puedes mantener toda tu documentaci贸n guardada en la nube, de manera segura, y al alcance de los usuarios que necesites. Adem谩s, te permite generar de manera sencilla facturas que cumplen con todos los requisitos estipulados por el SAT. Y tambi茅n puedes enviar a tus clientes archivos en formato PDF o XML, as铆 como hacer un seguimiento puntual de las facturas que has enviado y del estatus de cada una de las transacciones. Incluso te permite cancelar facturas en un solo clic.

QuickBooks es recomendable sobre todo para las peque帽as y medianas empresas que necesitan tener acceso a su contabilidad electr贸nica de manera mucho m谩s r谩pida y organizada. De hecho, con esta herramienta puedes visualizar de forma m谩s sencilla la rentabilidad de tu empresa, ya que el sistema organiza la informaci贸n de tus gastos y tus proveedores en un solo espacio para que puedas consultarlo r谩pidamente.

Adem谩s de聽rastrear tus聽facturas聽, este sistema te permite crear reportes personalizados, de acuerdo a las necesidades que tu empresa requiera analizar. Si todav铆a no lo has probado, te recomendamos que revises cu谩l es el plan que se ajusta m谩s a tu medida.