Condiciones de pago: qué son y cómo pueden proteger su negocio

Saber cómo emitir una factura de manera adecuada resulta esencial tanto para los dueños de empresas como para trabajadores independientes, así como para cualquier persona que administre las finanzas de una entidad comercial. Los pagos puntuales mantienen el flujo de caja y garantizan que pueda pagar las facturas para que el negocio funcione sin complicaciones.

Cuando se inicia un negocio, los retrasos en los pagos y los ingresos pendientes pueden representar un desafío significativo, ya que las facturas propias se acercan rápidamente y deben ser saldadas. Para asegurarse de que los clientes realicen los pagos de manera adecuada, es fundamental comprender las condiciones de pago comunes y saber cómo utilizarlas.

• ¿Qué son las condiciones de Pago?
• Condiciones de pago habituales
• Ejemplos de condiciones de pago
• Cómo utilizar las condiciones de pago
• Cómo elegir las mejores condiciones de facturación
• Cómo controlar las formas de pago con las condiciones de pago 
• Consejos sobre las condiciones de pago

Elementos de las condiciones de pago

Los elementos típicos de las condiciones de pago en las facturas suelen incluir:

• Fecha de la factura
• Monto total de la factura a pagar
• Fecha de pago 
• Plazo de pago aceptable
• Política de morosidad
• Estipulaciones para un anticipo o depósito
• Detalles del plan de pago
• Métodos de pago aceptados

Asimismo, existen otros factores adicionales que deben incluirse en las facturas, como:

• Número de factura: esto le permitirá a usted y al cliente realizar un seguimiento cronológico de las facturas. 
• Contacto para disputas: también deberá proporcionar su información de contacto para que el cliente sepa a quién dirigirse en caso de que surja algún inconveniente.

¿Cuándo se crean y actualizan las condiciones de pago?

Las condiciones de pago se crean antes de enviar una factura y se actualizan cuando cambia la estructura de pagos. Por ejemplo, si se cambia de un plazo de pago de 30 días neto a uno de 15 días neto, hay que notificar este cambio a los clientes y actualizar las condiciones de pago antes de emitir la próxima factura.

¿Por qué son importantes las condiciones de pago? 

Las condiciones de pago son importantes para conocer la cantidad de dinero que va a llegar a su cuenta y cuándo va a hacerlo, lo que resulta muy útil para realizar proyecciones precisas del flujo de caja.

Las proyecciones precisas del flujo de caja le ayudan a:

• Planificar los impuestos
• Mantener su negocio funcionando sin problemas
• Gestionar el crecimiento del negocio
• Recibir los pagos a tiempo

Una factura que sea clara y profesional puede ser fundamental para garantizar que usted y sus clientes estén alineados una vez finalizado el trabajo.

Retos frecuentes de la facturación

La facturación no es tan sencilla como algunos creen. Pueden surgir problemas relacionados con el pago y la gestión Entre los problemas más frecuentes en la facturación se encuentran:

• Enfrentarse a disputas sobre las condiciones de pago 
• Intentar cobrar pagos atrasados o morosos
• Gestionar los pagos y hacer un seguimiento de las facturas
• Mantener la seguridad de los pagos

Las condiciones de pago claras y legalmente vinculantes, así como las integraciones de facturación online, son algunas de las formas de ayudar a mitigar estos problemas.

Condiciones de pago habituales

Repasemos algunas de las palabras y acrónimos más frecuentes que los propietarios de pequeñas empresas deben conocer al elaborar facturas:

1. PIA: pago por adelantado
2. Neto 7, 10, 15, 30, 60 o 90: Pago previsto en un plazo de 7, 10, 15, 30, 60 o 90 días después de la fecha de la factura
3. EOM: fin de mes
4. 21 IMF: 21 del mes siguiente a la fecha de la factura
5. COD: Contra reembolso
6. CND: efectivo a la entrega siguiente
7. CBS: efectivo antes del envío
8. CIA: efectivo por adelantado
9. CWO: efectivo con pedido
10. 1MD, 2MD: pago mensual a crédito de un mes completo (o dos meses) de suministro
11. Pagos por etapas: pagos fijos a lo largo de un periodo de tiempo, acordado entre el cliente y el vendedor
12. Facturación a plazo: realizar la facturación para que el pago se realice después de que el cliente reciba el pedido
13. Descuentos por acumulación: descuentos aplicados a grandes pedidos
14. Descuento por pago parcial: el vendedor ofrece un descuento parcial por falta de liquidez
15. Reembolso: devolución de dinero al comprador después de una compra.
16. Pago compensado (Contra): pago del cliente que se compensa con el costo de los suministros adquiridos

Ejemplos de condiciones de pago

Con el propósito de comprender mejor la importancia de las condiciones de pago para la salud financiera de una empresa, consideremos un ejemplo concreto y un conjunto de condiciones de pago ilustrativas.

Ejemplo de una factura con etiquetas

Tal como se aprecia en la imagen que se presenta a continuación, este ejemplo exhibe diversos aspectos relacionados con las condiciones de pago, como el nombre de la empresa, el monto de la factura y los métodos de pago que se aceptan. Además, se brinda espacio para personalizarlo, lo que permite agregar un logotipo y un mensaje personalizado.

Ejemplo de situación

Imagina que está a punto de abrir una nueva tienda y necesita comprar $5.000 en equipos. Recientemente, ha recibido un gran pedido de un cliente y ha presentado una factura por valor de $7.000 Se estima que el cliente pagará la factura a finales de mes.

Sin embargo, el cliente no cumple con el pago en el plazo previsto. Como consecuencia, no es posible adquirir el equipo necesario, lo que resulta en el gasto continuo de alquiler de la tienda, a pesar de que no se lleva a cabo ninguna actividad comercial en el local. Esto ocasiona pérdidas financieras debido a la falta de puntualidad en los pagos.

Preparar una factura concisa y fácil de entender contribuirá en gran medida a garantizar que reciba los pagos a tiempo. De este modo, podrá permitirse mantener las operaciones comerciales y cumplir sus objetivos de crecimiento.

Cómo utilizar las condiciones de pago

Las condiciones de pago desempeñan un papel fundamental al negociar un contrato, y un conjunto eficiente de estas condiciones debe ser beneficioso para ambas partes involucradas. Su objetivo debe ser agilizar el proceso de cobro por parte de sus clientes y minimizar cualquier inconveniente que puedan experimentar.

Para mantener una gestión financiera saludable en su empresa, es importante que sus condiciones de pago estén alineadas con sus planes de negocio. Ajuste las condiciones de pago netas en función de su ciclo de ventas típico. Discútalas previamente con sus clientes, además de incluirlas siempre en las facturas.

Pago por adelantado 

Es posible solicitar a los clientes que realicen un pago por adelantado por los servicios prestados. La facturación por adelantado puede mejorar su flujo de caja y reducir el riesgo de perder dinero. Cobrar por adelantado puede ser una gran ventaja para las empresas; muchas de ellas hacen más atractivo el trato ofreciendo descuentos a los clientes que pagan todo por adelantado. 

Por ejemplo, si dirige un negocio de fotografía de eventos, podría considerar requerir el pago completo o un depósito antes de la celebración del evento, especialmente para mitigar el riesgo de cancelación.

50% por adelantado

Una alternativa es solicitar un pago parcial equivalente al 50 % del costo total de la compra por parte del cliente. Los pagos parciales pueden proporcionar el capital circulante necesario para concluir un proyecto para el cliente. Al mismo tiempo, pueden ser beneficiosos para los clientes al permitirles dividir los costos en pagos más manejables. Los pagos más pequeños para sus clientes también pueden beneficiar a su empresa, en forma de un aumento de las ventas y un mayor valor de los pedidos.

Por ejemplo, si administra un lugar para bodas, un depósito del 50% puede ser una opción viable si un cliente no puede o no desea efectuar el pago completo por adelantado. Si opta por estas condiciones, es importante definir claramente cuándo se espera recibir el 50 % restante.

Acuerdos de pago a plazos

También es posible considerar la opción de aceptar pagos parciales o a plazos mediante acuerdos de pago que se basan en hitos del proyecto o en el transcurso del tiempo. En ocasiones, las empresas subdividen proyectos extensos en hitos y permiten que los clientes realicen pagos en función de cada hito alcanzado. Puede basar los acuerdos de pago a plazos en el tiempo (por ejemplo, cada tres meses) o en la entrega de una parte específica del proyecto.

Estos acuerdos a plazos se asemejan a las condiciones de pago en cuotas de líneas de crédito, pero se basan en el pago en efectivo.

Por ejemplo: podría optar por dividir el costo total para el cliente en una serie de pagos mensuales más pequeños. Servicios como Afterpay ahora hacen que esta opción sea viable para vendedores, como Sunglass Hut, permitiendo a los clientes adquirir productos y pagarlos a lo largo de varios meses.

Líneas de crédito 

Las líneas de crédito ofrecen a los compradores crédito para productos y servicios. Los clientes pueden entonces pagar el resto según el calendario de pagos acordado. No obstante, ofrecer crédito a través de su empresa conlleva algunos riesgos, ya que el cliente podría no cumplir con el pago. Esta forma de financiamiento al cliente normalmente es utilizada por organizaciones de mayor envergadura en lugar de las pequeñas empresas.

Ejemplo: Una empresa de construcción que ha obtenido un contrato sustancial podría no contar con los recursos financieros necesarios para comenzar el proyecto hasta que se reciba el pago con anterioridad. En cambio, al recibir una línea de crédito de su acreedor (un banco), puede utilizar este crédito para completar el proyecto y reembolsarlo a medida que recibe el pago del cliente. 

Pago inmediato

El pago inmediato, también conocido como pago a la entrega, implica que la transacción debe ser saldada inmediatamente después de la entrega de los bienes o la prestación de los servicios. Ejemplos de condiciones de pago inmediato incluyen el pago contra reembolso o el pago en el momento de la recepción. Es posible incluir en el contrato una cláusula que le otorgue el derecho a recuperar los bienes si el cliente no realiza el pago de manera inmediata.

Ejemplo: una empresa de entrega de pizzas suele solicitar el pago contra reembolso tan pronto como el cliente recibe el producto. 

Neto 7, 10, 15, 30, 60 o 90

Estos términos hacen referencia al número de días en los cuales debe realizarse el pago. Por ejemplo, "neto 30" (o "n30") significa que el comprador debe liquidar su cuenta en un plazo de 30 días a partir de la fecha indicada en la factura. Utilizando términos "netos 30", si la factura se emite el 9 de marzo, los clientes deben efectuar el pago antes del 8 de abril.

Elegir condiciones de pago netas puede ser un inconveniente para usted como empresario, ya que habrá terminado el proyecto o entregado el producto sin recibir ingresos. Sin embargo, los clientes pueden preferir estos plazos. Trate de encontrar un plazo que funcione tanto para usted como para su cliente.

Ejemplo: Muchos freelancers trabajan a 30 días netos. En este caso, sus clientes solo pagan las nóminas una vez al mes, por lo que todo lo que se haya completado en el último mes se pagará en los próximos 30 días.

Suscripciones y anticipos

Las condiciones de pago de las suscripciones y los retenedores requieren que los clientes paguen periódicamente, por ejemplo, mensual o anualmente. Normalmente, las empresas con acuerdos de retención emiten facturas a los clientes de forma recurrente. La automatización de la facturación de los pagos periódicos puede ser de gran ayuda.

Ejemplo: los contratos de retención son habituales, por ejemplo, en el caso de los abogados, que exigen un anticipo antes de empezar a trabajar y facturan automáticamente una cantidad fija cada mes.

Pago anticipado 

También puede incentivar a sus clientes para que paguen por adelantado. Por ejemplo, ofrezca un descuento del 5% si el cliente paga el saldo total antes de la fecha de vencimiento. Con los primeros pagos todos ganamos: los clientes reciben un descuento en sus productos o servicios, y usted dispondrá de capital suficiente para completar el proyecto.

Ejemplo: las ventajas de los pagos por adelantado pueden ser particularmente atractivas para mayoristas que desean (y pueden permitirse) aceptar un pequeño recorte en los ingresos a cambio de recibir un flujo de caja de una sola vez.

Cómo elegir las mejores condiciones de facturación

La elección de las condiciones de facturación de su empresa puede ser la base de su estabilidad o una fuente de desafíos. Hay algunas consideraciones que conviene tener en cuenta antes de fijar los plazos.

Tenga en cuenta el flujo de caja 

¿Siempre se queda sin dinero a final de mes? ¿O le cuesta arrancar a principios de mes por falta de dinero? Este es el resultado de tener un problema de flujo de caja. La mejor opción en cuanto a condiciones de facturación es la que le permite disponer de dinero en el bolsillo lo antes posible. 

Las siguientes opciones podrían ser una buena opción:

• Pagar la totalidad por adelantado
• Pagar el 50 % por adelantado
• Establecer pagos a plazos, con el primer pago venciendo al momento de realizar el pedido

Tenga en cuenta las normas del sector 

Cada industria tiene sus propias normas y expectativas en cuanto a los plazos de pago. Una investigación rápida puede darle una idea más clara de las normas de su sector. 

Por ejemplo, un proveedor de bodas y un salón de belleza. Es normal que los proveedores de bodas soliciten pagos a plazos durante todo el proceso de reserva porque:

• Sería arriesgado cobrar un gran pago al final 
• Se requiere mucho trabajo por parte del proveedor por adelantado
• Suele ser caro de planificar y coordinar

Por otro lado, una peluquería suele ofrecer pago contra reembolso porque:

• Es un riesgo menor: que no paguen una vez no quebrará el negocio
• Es un trabajo de pocas horas, no de meses
• Puede ser relativamente barato, dependiendo del servicio

Revisar el historial del cliente 

¿Se encuentra usted persiguiendo al mismo cliente mes tras mes para que le pague? Puede que haya llegado el momento de reevaluar su relación y sus condiciones de pago.

Los clientes notoriamente retrasados o morosos pueden necesitar un ajuste a una política más estricta que incorpore cualquiera de las siguientes condiciones: pago por adelantado, contra reembolso o al menos el 50 % por adelantado.

Por otro lado, si trabaja usted con un cliente que tiene un historial perfecto, puede considerar recompensar su puntualidad con una opción de pago anticipado y un descuento, con el fin de fortalecer la relación y fomentar la lealtad.

Considerar la posibilidad de añadir recargos por demora y condiciones de interés

Como mencionamos previamente, los incentivos (en diversas formas) pueden ser un fuerte motivador para cumplir con los pagos a tiempo. La aplicación de recargos por demora e intereses puede servir como un fuerte incentivo para garantizar que las facturas sean abonadas puntualmente. Antes de implementar nuevas condiciones de pago, es fundamental comunicarlas a los clientes Aquí le ofrecemos algunos consejos para hacerlo de manera respetuosa:

• Envíe un correo electrónico de actualización a su lista de clientes, asegurándose de que las fechas y detalles relevantes estén claramente indicados. 
• Agregue la nueva política a todas sus próximas facturas de forma bien visible (salvo acuerdos contractuales en torno al pago).
• Realice una llamada de cortesía a los clientes con retrasos en los pagos para recordarles su saldo pendiente y cómo se verán afectados por las nuevas condiciones.

Determinar el tamaño de la factura

Las pequeñas empresas, como las de construcción de sitios y diseño web, pueden asumir una factura elevada por un proyecto de gran envergadura. Para remediar el riesgo, es probable que pidan un depósito antes de empezar. 

Como empresario en esta situación, debe:

• Evaluar el tamaño de la factura: Preguntarse si se siente cómodo asumiendo dicho riesgo.
• Examinar el flujo de caja: Asegúrese de que puede permitírselo si el proyecto fracasa.
• Tomar una decisión basada en hechos: algunos clientes antiguos pueden sentirse seguros si le piden que asuma ese riesgo, tome su decisión basándose en su historial de pagos y en los hechos, no solo en la confianza.

Las soluciones para facturas de gran envergadura, (pero arriesgadas) incluyen plazos y depósitos.

Las condiciones de pago más habituales para las facturas más pequeñas (menos arriesgadas) son los planes de 30 netos o el pago contra reembolso.

Cómo controlar las formas de pago con las condiciones de pago 

Además de controlar los plazos de pago, también puede decidir cómo le pagan los clientes. Incluya sus opciones de pago en las condiciones de su factura. Establecer las expectativas de sus métodos de pago preferidos no solo facilita el proceso de pago, sino que también previene confusiones en el futuro.

Una forma efectiva de definir sus políticas de pago es hacer que el proceso sea lo más cómodo posible para el cliente. Por ejemplo, es posible que esté acostumbrado a recibir cheques físicos o pagos en efectivo. Sin embargo, ampliar los métodos de pago aceptados aumentará la probabilidad de que los pagos se realicen puntualmente. Dos de los métodos de pago más modernos que puede considerar son las facturas electrónicas y el pago con tarjeta de crédito.

Facturas inteligentes

Programas como QuickBooks permiten a los clientes realizar pagos en línea en cualquier momento utilizando facturas inteligentes habilitadas para el pago. Con las facturas inteligentes, los clientes pueden efectuar pagos mediante tarjetas de crédito, tarjetas de débito y transferencias bancarias automatizadas (ACH).

También es posible configurar facturas automáticas y recurrentes, lo que elimina la incertidumbre relacionada con la facturación. Si no opta por facturas periódicas, puede enviarlas directamente al cliente por correo electrónico, proporcionando un enlace para el pago. Estas funciones resultan especialmente útiles si mantiene contratos continuos.

Pagos con tarjeta de crédito

También puede aceptar pagos con tarjeta de crédito. Puede solicitar que el cliente le proporcione un número de tarjeta de crédito, o puede aceptar pagos móviles con la aplicación QuickBooks GoPayment, que viene con el hardware necesario para aceptar las principales tarjetas de crédito y débito utilizando solo su dispositivo móvil.

Tenga en cuenta, sin embargo, que hay comisiones asociadas a los pagos con tarjeta de crédito. Algunos empresarios deciden pagarlas ellos mismos, mientras que otros optan por trasladarlas a los clientes. Si decide esta última opción, debe especificarlo claramente en el contrato. El contrato debe explicar claramente que cobrará al cliente una comisión por tarjeta de crédito si elige este método de pago.

Consejos sobre las condiciones de pago 

Aunque no existe una estrategia única para todos los casos, hay consejos sobre las condiciones de pago que pueden ayudarle a hacer el trabajo de forma más eficaz Estos son algunos de ellos:

• Definir sus condiciones en un contrato
• Facturar con prontitud para obtener pagos puntuales
• Implementar la facturación en línea

1. Definir sus términos en un contrato 

Ayuda con: Evitar disputas sobre pagos y plazos de pago

En algunos sectores, es esencial negociar los términos de pago con el cliente antes de comenzar a trabajar juntos. Colaboren para determinar el enfoque adecuado para ambas partes. Cuando lleguen a un consenso, incluya las condiciones en el contrato.

Documentar las condiciones en un contrato le brinda una posición legal en caso de que el cliente no realice pagos a tiempo. Si el cliente no cumple con los pagos y no responde a las facturas vencidas, es posible que deba tomar acciones legales para recuperar los fondos. Una factura no es un documento legal en sí mismo, así que, si no dispone de un contrato, no tendrá ninguna base legal.

Un contrato es también el lugar perfecto para indicar las comisiones por demora que piensa imponer. ¿Habrá recargos por demora? ¿Existirán penalizaciones por falta de pago? Un contrato de acuerdo de pago sirve para proteger a ambas partes, por lo que es conveniente ser meticuloso.

2. Realice facturas a tiempo para obtener pagos puntuales

Ayuda a: reducir la frecuencia de los retrasos en los pagos

Una práctica útil es crear y enviar una factura tan pronto como finalice un pedido o servicio. Los retrasos pueden provocar pagos tardíos o interrupciones del flujo de caja. El flujo de caja representa la base financiera subyacente de las operaciones empresariales. Recibir pagos a tiempo le permite concentrarse en las actividades diarias y el crecimiento de su empresa.

Nuestro generador de facturas gratuito le facilita la tarea de crear facturas profesionales para sus clientes. QuickBooks puede ayudarlo a agilizar su proceso de facturación, garantizando así pagos puntuales.

3. Implemente la Facturación en Línea

Ayuda con: facilita la gestión de pagos y el seguimiento de las facturas

A medida que el correo postal va quedando en el pasado, la facturación en línea se ha convertido en la principal forma de enviar y dar seguimiento a las facturas de manera eficiente. Por ejemplo, el software de facturación de QuickBooks:

• Permite cobrar online el doble de rápido que con las facturas en papel
• Permite personalizar la forma de pago de los clientes permitiendo transferencias bancarias de débito, crédito o ACH.
• Emite alertas cada vez que el cliente ve y paga las facturas
• Permite configurar cuándo quiere que se envíe una factura, así como cuándo quiere que se pague

El software de facturación puede ayudar a simplificar el proceso de pago. todo mientras se integra con su contabilidad.

4. Priorice la seguridad en los pagos

Ayuda a: garantizar la seguridad de los pagos

Asegurar la integridad de los pagos de facturas es una preocupación fundamental. Es perfectamente posible que se envíen facturas en su nombre, lo que podría resultar en pérdidas económicas significativas tanto para usted como para su cliente. Aquí hay algunas medidas para evitar este problema:

• Envíe correos electrónicos cifrados para enviar facturas: esto codifica el texto de la factura en un formato cifrado que solo puede descifrarse con una clave específica.
• Implemente la autenticación de dos factores: esto requiere varios pasos para acceder y autorizar el pago de una factura.
• Considere la automatización de facturas: con facturación automatizada, los pagos ACH se procesan automáticamente, minimizando el riesgo de realizar pagos incorrectos o a la persona equivocada.

Pago profesional con prioridad 

Establecer un proceso de facturación con condiciones de pago detalladas es una parte esencial de la contabilidad empresarial. Las condiciones de pago dan prioridad a sus pagos y establecen expectativas para sus clientes, haciendo que las relaciones con ellos sean más profesionales y productivas.

Una vez que tenga definidas las condiciones de pago, el siguiente paso es considerar cómo puede aceptar diferentes tipos de pago, como pagos parciales o anticipados.

Con QuickBooks Online, puede conectarse fácilmente con los clientes, establecer las condiciones de pago y cobrar las cuentas por cobrar.