Te guste o no, la facturación es una parte esencial de la gestión de un negocio, y una factura proforma es una factura de venta preliminar que se envía a los compradores antes de la entrega de los bienes.
Emitirpuntualmente las facturas a los clientes y pagar las facturas de los proveedores a tiempo mantiene el flujo de efectivo en tu negocio y las buenas relaciones con la cadena de suministro.
Una factura proforma es una factura de venta que envías a un cliente antes de que tu empresa entregue los bienes y servicios. Por lo general, contiene detalles como una descripción de los artículos que se venden, su precio y el importe total pagadero, además de los impuestos y las tasas en que se ha incurrido. Esta información proporciona al cliente una estimación lo más precisa posible del coste previsto de su pedido.
La principal diferencia entre una factura proforma y una factura comercial estándar es que una factura proforma es preliminar o provisional, lo que significa que sus detalles están sujetos a cambios. Una factura proforma no requiere un número de factura y debe estar claramente etiquetada con el término "proforma".
Una factura proforma puede ser un complemento útil para el proceso de ventas de cualquier empresa. Ofrece a los clientes una estimación de buena fe del coste de una venta y reduce la probabilidad de que se vean expuestos a cargos imprevistos, lo que reduce el riesgo de reclamaciones por pagos cuando se emiten facturas comerciales.
Algunos escenarios en los que las facturas proforma se utilizan habitualmente son:
Existen varias diferencias clave entre las facturas comerciales estándar y las facturas proforma:
| Key difference | Commercial invoice | Proforma invoice |
| Time of issue | Issued to customers after goods or services have been received. | Issued to customers before an order has been placed. |
| Objective | To inform the buyer of the amount due and how to make payment. | To help your customer decide whether or not to place an order. |
| Details included | An invoice number, contact information, issue date, amount payable, means of payment, a billing address, and terms and conditions. | Contact details, date of issue, a description of the goods and services, and the amount due. It requires an invoice number and should be clearly labeled as ‘proforma’. |
| Accounting | A commercial invoice should be recorded as accounts payable and filed for reference. | Proforma invoices are not used for accounting purposes. |
En muchos sentidos, una factura proforma se parece más a una cotización que a una factura comercial. Las cotizaciones y las facturas proforma se usan en puntos similares del proceso de ventas y proporcionan al cliente información sobre la transacción. Sin embargo, también existen diferencias cruciales entre una factura proforma y una cotización.
Una cotización proporciona información sobre lo que el cliente puede esperar de la transacción antes de que se haya acordado.
Una factura proforma suele proporcionar los detalles completos y finales una vez que el cliente se ha comprometido con una transacción.
Existen dos motivos principales por los que las empresas pueden enviar una factura proforma antes de completar una venta:
Las facturas proforma son un documento comercial crucial, pero no son legalmente vinculantes. Una factura proforma suele proporcionar una cotización del precio de un producto o servicio de una empresa, pero no es un registro legal de venta y, por lo tanto, no se puede usar como prueba de una transacción completada.
Una factura proforma suele incluir los siguientes detalles:
¿Te preguntas cómo hacer una factura proforma? Esta sección lo tiene cubierto. Se puede crear una factura proforma mediante plantillas con Microsoft Word y Excel, aunque se tarda un tiempo en editarlas y completarlas con precisión.
Como alternativa,el software de facturaciónde QuickBookscontiene plantillas que puedes usar para crear facturas proforma con solo unos clics. El software de QuickBooks es una forma sencilla de enviar facturas sin errores de forma rápida y sencilla.
Una factura proforma no es un documento legal, lo que significa que tu cliente no está legalmente obligado a pagar el importe que indica. En su lugar, debes emitir una factura comercial con un número de factura para solicitar el pago. Las facturas proforma tampoco se pueden usar para reclamar el impuesto sobre las ventas.
Las facturas proforma se pueden enviar igual que los demás documentos de facturación. Normalmente, estas facturas se pueden enviar electrónicamente por correo electrónico o se pueden imprimir y enviar por correo.
Una factura proforma es una estimación de la venta y no una transacción precisa real, lo que significa que no puedes realizar pagos con ella. Debes obtener un orden de compra o factura de venta para comenzar el proceso de pago.
La facturación proforma se usa para calcular el precio de una transacción de bienes o servicios y, dado que no es una factura de ventas, no es necesario que la canceles. Mientras no continúes con una venta y no recibas una orden de compra o una factura de venta, no tienes que preocuparte por la cancelación del pedido.
Aunque las facturas proforma no son esenciales para todas las empresas, pueden desempeñar un papel importante en el proceso de ventas.
Aunque es similar a las cotizaciones y a las facturas comerciales, una factura proforma tiene un propósito único y puede ayudarte a sacar el máximo partido de tu software de facturación.
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