Casi todos los propietarios de pequeñas empresas conocen la frustración que conlleva una factura a clientes vencida. QuickBooks descubrió que más de una cuarta parte de las pequeñas empresas afirman que les lleva más de 30 días recibir un pago, y más de la mitad de los propietarios de pequeñas empresas afirman que los pagos atrasados de los clientes son el origen de sus problemas de flujo de efectivo.
Facturación
Cómo hacer el seguimiento de facturas vencidas: guía y plantillas de cartas de recordatorio de pago
En este artículo, aprenderás a:
¿Qué es una factura a clientes vencida?
Una factura a clientes vencida es un pago que un cliente no ha realizado en la fecha de vencimiento acordada en las condiciones de pago de la factura.
Los retrasos en los pagos suponen un riesgo para tu negocio. Al fin y al cabo, no puedes pagar tus facturas si tu cliente no paga las suyas. Cuando se trata de pagos atrasados, lo importante es no entrar en pánico y mantener una actitud positiva, incluso si tienes que esforzarte un poco más para cobrar lo que te deben.
Cómo hacer el seguimiento de los pagos vencidos
1. Acepte un método de pago de facturas preferido por adelantado
Para agilizar los pagos, mantén una conversación sobre las facturas al inicio de un proyecto antes de empezar a trabajar. Si es demasiado tarde para eso, no te culpes, siempre habrá una próxima vez.
Pero puede ser más fácil recibir el pago si has determinado estas dos logísticas específicas de lo que tu cliente quiere y necesita en una factura:
- Quién recibe la factura: A veces es el propio cliente, a veces es el departamento de contabilidad y, a veces, ambos. Asegúrate de conocer el procedimiento para agilizar los pagos de forma más fluida y rápida.
- Cómo les gusta pagar: al ofrecer a tus clientes más opciones de pago, como tarjeta de crédito,chequeelectrónicoo transferencias bancarias CCE directas, te aseguras de que no haya retrasos por un motivo fácilmente evitable.
Es una situación muy habitual en la que un cliente se acostumbra a pagar casi todo de una sola manera y acaba experimentando molestias cuando ese método de pago ya no está disponible. Si pagan todo con tarjeta de crédito y de repente te piden, es posible que nunca encuentre tiempo para localizar su talonario de cheques, sellarla y enviar el chequeporcorreo .
Si el cliente no te ha pagado a tiempo, puedes preguntarle "¿Prefieres pagar de otra manera?" puede ser todo lo necesario para que las facturas se paguen a tiempo en el futuro.
2. Deja claro en la factura qué paga el cliente
Es más probable que los clientes paguen a tiempo cuando en la factura se especifica claramente lo que están pagando. Por eso, debes asegurarte de haber incluido toda la información que el cliente necesita en la factura.
Esto podría incluir:
- Hora de la consulta
- Horas dedicadas a tareas específicas
- Tiempo de investigación
- Números de proyectos distintos para entregables predefinidos
- Costo de materiales
Si aún no has catalogadotus productos o servicios, merece la pena hacerlo para asegurarte de que todo, desde el marketing de tu negocio hasta el envío de facturas, sea más eficiente en el futuro.
También debes comprobar que las condiciones de pago y las fechas de vencimiento se muestren en un lugar destacado del diseño de la factura. Sin condiciones de pago claras, es tu palabra contra la de ellos cuando una factura esté realmente "retrasada".
Puedes tener la tentación de incluir "pago inmediato" en tu factura, pero esto puede resultar confuso para algunos clientes. Al añadir una fecha, los clientes tienen un objetivo concreto que cumplir. La condición de pago más habitual es "30 neto", lo que significa que el destinatario debe pagar la factura en un plazo de 30 días a partir de la fecha de la factura.
Sé proactivo y recuerda a los clientes los pagos pendientes. Si envías un recordatorio de que el pago vence la próxima semana, recibirás un aviso y es posible que recibas el dinero que te deben más rápidamente.
3. Establece un proceso para hacer el seguimiento de las facturas vencidas
Tener una conversación con tus clientes sobre los pagos vencidos puede ser una gran fuente de ansiedad, especialmente cuando el pago de tus propias facturas a tiempo depende del flujo de efectivo que representa una factura atrasada.
Sin embargo, contar con un sistema para hacer el seguimiento de los pagos atrasados puede ayudarte a mantener la calma y dedicarte al resto del trabajo.
El software de contabilidad facilita el seguimiento de los pagos atrasados porque, a diferencia de los sistemas manuales como Word o Excel, puedes ordenar las facturas por nombre de cliente o fecha de vencimiento, y configurar recordatorios automáticos de facturas para los pagos vencidos.
Cómo escribir una carta de recordatorio de pago
Al escribir una carta de factura a clientes vencida, incluye los siguientes detalles:
- El número de factura
- La fecha de emisión de la factura
- La fecha de vencimiento de la factura
- Las condiciones de pago de la transacción
- El importe adeudado, incluidos los recargos por retraso
- Instrucciones de pago
- Tu número de teléfono e información de contacto
De este modo, te asegurarás de que tu cliente dispone de toda la información necesaria para pagar las facturas vencidas.
Para facilitar el envío de estos recordatorios educados, QuickBooks te permite crear mensajes automáticos que puedes enviar a tus clientes. Si no estás automatizando los recordatorios con QuickBooks, empezar con una plantilla de recordatorio de pago puede ayudarte a escribir un correo electrónico de recordatorio de pago profesional y sencillo.
Plantillas de correo electrónico de facturas vencidas
Día 1: la fecha de vencimiento del pago
Si no has recibido el pago antes de la fecha de vencimiento, comprueba para comprobar si ha recibido la factura. El uso de QuickBooks te permite ver si tu cliente ha visto la factura, lo que puede indicarte que es posible que se haya pasado por alto el correo electrónico.
De cualquier manera, envía a tu cliente un recordatorio cortés por correo electrónico mencionando que quizás la factura se ha perdido en la confusión. Eso podría ser suficiente para que se acuerden de enviarlo. O bien, pueden decir que el el cheque está en el correo, en cuyo caso sabrás que el importe adeudado llegará pronto.
Para tu comodidad, aquí tienes algunas plantillas de correo electrónico de recordatorio de facturas que puedes usar en tu primer recordatorio por correo electrónico para tus clientes. Recuerda personalizarlas para tu negocio específico y adecuarlas al tono de tu relación con ellas, ya que estas son guías que te ayudarán a empezar.
Plantilla de correo electrónico de recordatorio de pago
Línea de asunto: [Nombre de tu empresa]: Seguimiento de la factura n.º XXXXX de [Producto/servicio]
Cuerpo:
Hola, [Nombre del cliente]:
Espero que todo esté bien. Te enviamos este correo electrónico para recordarte que el pago de la factura n.º XXXXX, que se envió el [fecha de envío], vence el [fecha de vencimiento].
Queríamos aprovechar esta oportunidad para ver si has tenido la oportunidad de revisar la factura y confirmar que todo está bien y que el pago está en curso antes del [fecha de vencimiento]. Adjuntamos la factura para que la revises.
Si tienes alguna pregunta o duda, comunícate con nosotros.
Gracias.
[Tu nombre]
[Nombre de tu empresa]
Plantilla de correo electrónico de factura pendiente
Asunto: [Nombre de tu empresa]: La factura n.º XXXXX de [Producto/servicio] vence hoy
Cuerpo:
Hola, [Nombre del cliente]:
Espero que te encuentres bien con este correo electrónico.
Te enviamos este correo electrónico para notificarte que el pago de la factura n.º XXXXX por el importe de [importe de la factura], que se envió el [fecha de envío], vence hoy.
Aún no hemos recibido el pago de esta factura y te pedimos que confirmes una hora estimada de llegada para el pago. Remite el pago antes del [fecha de penalización por recargo por retraso]; de lo contrario, se te cobrará un recargo por retraso.
Esperamos evitar una multa por pago atrasado, por lo que si tienes alguna pregunta sobre esta factura, háznoslo saber y estaremos encantados de aclararla.
Gracias.
[Tu nombre]
[Nombre de tu empresa]
Día 15: dos semanas de retraso
Si el pago se retrasa dos semanas, puede que empieces a sentir pánico.
Si no has recibido el pago después del primer recordatorio, es un buen momento para que hagas una llamada telefónica educada para volver a confirmar que tienen la factura y ver si tienen alguna pregunta. A veces se olvidan de decirte que necesitan cierta información específica para su propio sistema, como un número de orden de compra.
O puede que tu factura se haya pasado por alto porque uno de los empleados de tu cliente está fuera de la oficina. Casi siempre hay un buen motivo por el que tu factura no se ha pagado, así que no dudes en preguntar.
Y aquí tienes una plantilla de correo electrónico de factura vencida que puedes copiar, pegar, editar y enviar a tu cliente:
Correo electrónico de factura vencida hace 15 días
Asunto: [Nombre de tu empresa]: La factura n.º XXXXX de [Producto/servicio] VENCIÓ hace 15 días
Cuerpo:
Hola, [Nombre del cliente]:
Te enviamos este correo electrónico para recordarte que tu factura a clientes tiene un retraso de 15 días y que requerimos tu atención inmediata.
Según nuestros registros, aún no hemos recibido el pago de la factura n.º XXXXX por un importe de [importe de la factura], que vencía el [fecha de vencimiento].
[Opcional, si procede] Dado que tu factura ha vencido, se ha aplicado un recargo por retraso de [importe].
El importe de la factura pendiente es de [importe de la factura más los recargos por retraso, si corresponde] y está vencida desde [número de días]. Se adjunta una copia de la factura. Puedes realizar un pago aquí: [enlace a pago en línea u otros métodos de pago].
Indícame el estado del pago.
Si el pago ya se ha enviado, ignora este aviso de vencimiento. Si tienes alguna pregunta o duda, o si deseas analizar las opciones de planes de pago, ponte en contacto conmigo en [número de contacto].
Te agradecemos que abordes este asunto lo antes posible para que podamos resolver este asunto.
Gracias.
[Tu nombre]
[Nombre de tu empresa]
Día 30: un mes de retraso
Un pago tan atrasado puede parecer grosero, pero eso no significa que debas serlo. Mantén la calma y sé profesional en el seguimiento.
Si ya hablaste con el cliente, vuelve a enviar la factura, junto con los nuevos cargos de la factura original, y haz referencia a la conversación que mantuviste y a los planes concretos que tenía para enviar el pago. Además del correo electrónico, puedes enviarlo por correo postal, lo que podría llamar su atención.
También puedes empezar a cobrar comisiones por pagos atrasados, pero solo si lo explicaste previamente en la incorporación de nuevos clientes.
Llamar a un cliente con un recargo por retraso inesperado podría causar más animosidad de lo que merece. Sin embargo, no hay ningún problema en establecer las condiciones para los pagos atrasados desde el principio y luego detallarlas en la próxima factura de proveedores.
En este punto, te recomendamos que aumentes tu persistencia. Deja claro que necesitas que te paguen y asegúrate de que estás hablando con la persona adecuada. Si estás tratando con el departamento de contabilidad, puede que sea hora de volver a involucrar a tu cliente, ya que tiene un gran interés en que te paguen a tiempo para que el trabajo pueda continuar.
Y eso se debe a que este es un período de tiempo ideal para finalizar el trabajo actual y futuro. Informa educadamente a tu cliente por correo electrónico de que tendrás que dejar de trabajar en los proyectos actuales hasta que las facturas estén al día.
Aquí tienes una plantilla de correo electrónico de factura vencida hace 30 días que puedes copiar, pegar, editar y enviar al cliente:
Correo electrónico de factura vencida hace 30 días
Asunto: [Nombre de tu empresa]: La factura n.º XXXXX de [Producto/servicio] VENCIÓ hace 30 días
Cuerpo:
Hola, [Nombre del cliente]:
Te enviamos este correo electrónico para recordarte que tu factura a clientes tiene un retraso de 30 días y solicito tu atención inmediata.
Según nuestros registros, aún no hemos recibido el pago de la factura n.º XXXXX por un importe de [importe de la factura], que vencía el [fecha de vencimiento].
[Opcional, si procede] Dado que tu factura ha vencido, se ha aplicado un recargo por retraso de [importe].
El importe de la factura pendiente es de [importe de la factura más los recargos por retraso, si corresponde] y está vencida desde [número de días]. Se adjunta una copia de la factura. Puedes realizar un pago aquí: [enlace a pago en línea u otros métodos de pago].
Indícame el estado del pago.
Si el pago ya se ha enviado, ignora este aviso de vencimiento. Si tienes alguna pregunta o duda, o si deseas analizar las opciones de planes de pago, ponte en contacto conmigo en [número de contacto].
Te agradecemos que abordes este asunto lo antes posible para que podamos resolver este asunto.
Gracias.
[Tu nombre]
[Nombre de tu empresa]
Día 60: dos meses de retraso
Si los 60 días han pasado considerablemente de tus condiciones de facturación, te recomendamos que consideres lo siguiente:
- Usar una agencia de factoring de facturas
- Enviar la factura a una agencia de cobros
- Cancelar la factura como deuda incobrable y continuar
Aquí tienes una plantilla de correo electrónico de factura vencida hace 60 días que puedes copiar, pegar, editar y enviar al cliente:
Correo electrónico de factura vencida hace 60 días
Asunto: [Nombre de tu empresa]: la factura n.º XXXXX de [producto/servicio] tiene 60 días DE VENCIMIENTO. Envía el pago lo antes posible.
Cuerpo:
Hola, [Nombre del cliente]:
Este importante mensaje requiere tu atención inmediata. Me he puesto en contacto contigo en varias ocasiones en relación con un pago vencido hace 60 días.
Todavía no he recibido el pago de la factura adjunta n.º XXXXX por un importe de [importe], que vencía el [fecha de vencimiento]. Ten en cuenta que, de acuerdo con mis condiciones de pago, es posible que se te cobren [tasas o intereses por demora] adicionales en los pagos recibidos con más de [días] de retraso con respecto a la fecha de vencimiento.
Si el pago sigue sin recibirse antes del [fecha final], tu cuenta se derivará a una agencia de cobros. Esto se puede evitar enviando el pago lo antes posible.
De nuevo, si tienes alguna pregunta o duda sobre este pago, ponte en contacto conmigo en [número de contacto]. Espero que podamos resolver este asunto lo antes posible.
Saludos cordiales,
[Tu nombre]
[Nombre de tu empresa]
Conclusiones: Los recordatorios pueden ayudarte a recibir pagos
Los empresarios no quieren lidiar con facturas sin pagar, pero es probable que la mayoría se retrase en algún momento. Al configurar de forma proactiva sistemas y procesos que brinden claridad en torno a tus cuentas por cobrar y te mantengan protegido, podrás centrarte más en hacer tu trabajo y hacer crecer tu negocio, y menos en los quebraderos de cabeza administrativos que supone recibir pagos.
Por supuesto, el cronograma descrito en esta guía representa el peor de los casos; En la mayoría de los casos, todo lo que tendrás que hacer es enviar un recordatorio de seguimiento por correo electrónico, proporcionar más opciones de pago y el pago estará en camino.
