Cómo usar números de factura: un ejemplo paso a paso
Supongamos que tienes una empresa que otras empresas contratan para tercerizar trabajo. Un cliente te contrata para un nuevo proyecto que se prolongará durante tres meses.
Dado que este proyecto tendrá esa duración, terminas enviando al cliente tres facturas separadas para el pago. Para que tus registros personales se mantengan claros y comprensibles, creas un sistema de numeración para tus facturas que te permite buscarlas rápidamente si más adelante surge alguna consulta.
Este es un ejemplo de número de factura de cómo podrías etiquetar cada factura para cada mes de facturación:
- primera factura: SA0001;
- segunda factura: SA0002;
- tercera factura: SA0003.
Ahora, imaginemos que alrededor de seis meses después de que completaste estos proyectos, el cliente te contacta para solicitar trabajos adicionales. La última vez, le cobraste USD 2000 por el proyecto. Sin embargo, esta vez, el cliente insiste en que pagó solamente USD 1500.
Gracias a que tu sistema de facturación está bien organizado, puedes buscar rápidamente en tus registros las facturas específicas anteriores de este cliente. Al encontrar de inmediato su última factura, SA0003, puedes proporcionar una prueba concreta del pago que recibiste por el proyecto anterior.