¿Qué es un número de factura? Definición y ejemplos

¿Qué son los números de factura?

Comencemos este artículo por preguntarnos lo siguiente: "¿qué es un número de factura?". Básicamente, un número de factura es un identificador único que se asigna a las facturas para organizarlas. En la parte superior de un documento de factura, generalmente, notarás un número de factura, y esto significa que tanto el destinatario de la factura como la empresa que la emite pueden verlo fácilmente. Los números de factura les permiten a los propietarios de empresas organizar, clasificar y sistematizar el procesamiento de pagos de una manera clara e intuitiva.

Cuando diriges una pequeña empresa y trabajas regularmente con otras empresas, es probable que tengas muchos gastos de los cuales realizar un seguimiento. Allí es donde las facturas y los números de factura pueden ayudar. Cuando el sistema de facturación sigue prácticas recomendadas para el formato de números de factura, que analizaremos en detalle a continuación, este puede convertirse en uno de los activos más valiosos para administrar el dinero entrante.

Las empresas usan facturas para informar a los clientes sobre los diversos gastos en los que han incurrido y para solicitar pagos. Además de un identificador único, cada factura debería incluir lo siguiente:

• los bienes y servicios proporcionados;
• el costo de cada artículo;
• el importe total adeudado, además de la fecha de vencimiento;
• los términos y condiciones del pago;
• el nombre de tu empresa y la información de contacto, incluidos el número de teléfono y la dirección de correo electrónico.

Parte de tener un control sobre el dinero involucra utilizar un sistema inteligente para realizar el seguimiento de las facturas. Al crear un sistema inteligente, intuitivo y escalable para las facturas, te aseguras de recibir pagos de todos los clientes que te deben dinero y de saldar todos tus gastos entrantes.

¿Por qué son importantes los números de factura?

Los números de factura únicos son importantes porque te ayudan a realizar el seguimiento de una variedad de factores que resultan esenciales para mantener la rentabilidad y el funcionamiento sin complicaciones de la empresa.

Realiza el seguimiento de cuánto dinero te deben en la actualidad

Al identificar rápidamente las facturas que aún no se han pagado, puedes ver cuánto dinero falta recibir. Esto puede ayudarte a planificar tu presupuesto mensual, a pronosticar cuánto efectivo puedes esperar en el futuro cercano y a evaluar qué tan rápida será la recuperación del procesamiento de facturación y pagos.

Ve los clientes que te han pagado

Puedes usar los números de factura para realizar el seguimiento de las facturas que enviaste y observar con detenimiento cuáles se pagaron y cuáles quedan pendientes. Si notas que un cliente en particular actualmente tiene una o más facturas impagas y vencidas, sabrás a quién contactar.

Revisa el historial de pagos de un cliente

A veces, un cliente podrá solicitar información sobre transacciones pasadas contigo. También puede que seas tú quien tenga la curiosidad de revisar transacciones pasadas. Al tener bien organizados los registros financieros y las facturas, que puedes clasificar al detalle mediante tu sistema de numeración de facturas, puedes buscar de manera rápida y eficiente cualquier pago anterior.

Un sistema de facturación le permite a la empresa mantener un registro de todas sus transacciones. Por lo tanto, si en el futuro surge algún inconveniente, resulta sencillo buscar entre las facturas anteriores para dar con el origen del problema. Sin embargo, ningún sistema de organización está completo sin una manera detallada de clasificar artículos. De ahí lo fundamental de los sistemas de numeración de facturas para mantener la productividad de la empresa.

Ahora que ya comprendes por qué la facturación y los números de factura son importantes, es probable que quieras indagar sobre las mejores maneras de asignarlos. En la próxima sección, explicaremos cómo asignar números de factura, cuáles son las prácticas recomendadas para asignarlos y cómo un software de facturación, como QuickBooks, puede ayudar a administrar las facturas.

Cómo asignar números de factura alfanuméricos

Las facturas ayudan a las empresas a realizar el seguimiento de los pagos que pueden esperar de sus clientes, a la vez que también informan a los clientes sobre cuánto adeudan. Sin embargo, para organizar esta información de una manera que resulte sencilla para el usuario y que sea efectiva y productiva, hay algunas prácticas recomendadas para el formato de números de factura que deberías tener presentes.

QuickBooks asigna automáticamente números de factura nuevos a partir del número 1001. Sin embargo, puedes cambiar el número de factura para que se adapte mejor a las prácticas de facturación de tu empresa. En definitiva, siempre es sensato hacer lo que resulte mejor para tu empresa. Por eso, desarrollamos el software de facturación QuickBooks para que sea intuitivo y personalizable.

Si recién estás comenzando a usar facturas para los clientes, estos son algunos trucos sencillos que puedes poner en práctica para asegurarte de que tus facturas estén bien organizadas y se puedan encontrar fácilmente.

1. Comienza con números de varios dígitos

Ordenar simplemente las facturas desde el número 1 puede resultar confuso a medida que escale la operación. Para tu primera factura, comienza con un número más largo, como 1001. El número de factura siguiente debería ser un número secuencial y de fácil seguimiento.

2. Usa números de identificación

A medida que incorpores nuevos clientes, asígnales un número de cliente en tu base de datos interna. Luego, en cada factura enviada a ese cliente, anexa números de factura secuenciales. Por ejemplo, la tercera factura de tu primer cliente podría tener el número 1003, y la primera factura de tu quinto cliente podría tener el número 5001.

3. Agrega letras

También puedes usar letras como identificadores para los números de factura. Prueba a asignar una abreviatura a cada cliente. Supongamos que tienes un cliente que se llama "Smith Air Conditioning". La primera factura podría ser SA0001, y las facturas futuras con números alfanuméricos continuarían a partir de allí. También puedes adjudicarles sus propias abreviaturas a los clientes y empresas nuevos con los que trabajas.

¿Tienes dudas acerca de cómo funciona esto en la práctica? No te preocupes, aquí te mostramos un ejemplo sencillo.

Cómo usar números de factura: un ejemplo paso a paso

Supongamos que tienes una empresa que otras empresas contratan para tercerizar trabajo. Un cliente te contrata para un nuevo proyecto que se prolongará durante tres meses.

Dado que este proyecto tendrá esa duración, terminas enviando al cliente tres facturas separadas para el pago. Para que tus registros personales se mantengan claros y comprensibles, creas un sistema de numeración para tus facturas que te permite buscarlas rápidamente si más adelante surge alguna consulta.

Este es un ejemplo de número de factura de cómo podrías etiquetar cada factura para cada mes de facturación:

• primera factura: SA0001;
• segunda factura: SA0002;
• tercera factura: SA0003.

Ahora, imaginemos que alrededor de seis meses después de que completaste estos proyectos, el cliente te contacta para solicitar trabajos adicionales. La última vez, le cobraste USD 2000 por el proyecto. Sin embargo, esta vez, el cliente insiste en que pagó solamente USD 1500.

Gracias a que tu sistema de facturación está bien organizado, puedes buscar rápidamente en tus registros las facturas específicas anteriores de este cliente. Al encontrar de inmediato su última factura, SA0003, puedes proporcionar una prueba concreta del pago que recibiste por el proyecto anterior.

Facturación con QuickBooks Payments

QuickBooks Payments facilita la facturación para que puedas tener control sobre el dinero entrante y saliente sin ningún tipo de complicación. Si bien podrías usar un programa simple, como Microsoft Excel, para realizar el seguimiento de los números de factura, con un software de contabilidad avanzado, tu empresa puede ser mucho más productiva.

Gracias a que QuickBooks asigna automáticamente números de factura sencillos e intuitivos, realizar búsquedas en tu historial de pagos es más fácil. Si ya tienes implementado un sistema que no quieres dejar de utilizar, no te preocupes. Puedes personalizar tus facturas por completo, incluidos los números de factura, para que se adapten a tus propias prácticas en la empresa.

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Sin embargo, el sistema de numeración de facturas indicado es apenas el comienzo. Con un conjunto completo de soluciones empresariales orientadas hacia propietarios de empresas atareados y productivos, QuickBooks también puede contribuir a la prosperidad de la empresa con soluciones de facturación en línea, registro contable, contabilidad y nómina.

Puntos clave que se pueden poner en práctica

Sabemos que, hasta aquí, compartimos mucha información para procesar. Sin embargo, antes de dejar este artículo y para ayudar a que el sistema de facturación de tu empresa opere de manera más fluida, efectiva y productiva, asegúrate de recordar estos puntos clave que se pueden poner en práctica:

• Un número de factura es un número que aparece en una factura y que la identifica de manera única para una organización sencilla y su posterior identificación.
• Los números de factura les permiten a los propietarios de pequeñas empresas realizar el seguimiento de la secuencia de sus facturas y de los pagos completados, así como de los pagos que aún pueden estar pendientes.
• Usar formatos inteligentes de números de factura puede facilitar la búsqueda de facturas anteriores. Prueba a usar la numeración secuencial, los números de factura alfanuméricos o software de facturación profesional para organizar mejor tu historial de pagos.
• Los números de factura te ayudan a evaluar rápidamente cuánto dinero te deben, qué clientes te han pagado y el historial de pagos completo de un cliente determinado.

Llegado el momento de crear una factura, puedes usar una plantilla de factura gratuita o un generador de facturas. También puedes usar un software de contabilidad que te permita realizar el seguimiento de las facturas, además de crearlas.

La facturación de QuickBooks te permite crear facturas profesionales e intuitivas de manera rápida y facilita que los clientes puedan completar los pagos con puntualidad gracias a las diversas opciones de pago, entre ellas, tarjeta de crédito y débito, y transferencias bancarias ACH.

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