Los números de factura son identificadores únicos que se asignan a las facturas para organizarlas. En un documento de factura, normalmente verás un número de factura, lo que significa que tanto el destinatario de la factura como la empresa que la proporciona pueden identificarlo fácilmente. Los números de facturas a clientes también permiten a los empresarios organizar, clasificar y sistematizar el procesamiento de pagos de forma clara e intuitiva.
Si diriges una pequeña empresa y trabajas habitualmente con otras empresas, es probable que tengas que realizar un seguimiento de muchos gastos. Ahí es donde las facturas y los números de factura pueden ser de utilidad.
Si tu sistema de facturación sigue las prácticas recomendadas de formato de número de factura, puede convertirse en uno de tus activos más valiosos para gestionar el dinero que recibes. Las empresas utilizan las facturas para informar a los clientes de los distintos gastos en los que han incurrido y para solicitar pagos.
Además de un identificador único, cada factura debe incluir:
Controlar tu dinero implica emplear un sistema inteligente para realizar el seguimiento de las facturas. Al crear un sistema inteligente, intuitivo y escalable para tus facturas, puedes asegurarte de que todos los clientes que te deben dinero te pagan y de que has pagado todos los gastos entrantes.
Los números de factura únicos son importantes porque te ayudan a realizar el seguimiento de una variedad de factores que son fundamentales para mantener tu negocio funcionando sin problemas y de manera rentable.
Al identificar rápidamente las facturas que aún no se han pagado, puedes ver cuánto dinero te queda pendiente. Esto puede ayudarte a planificar tu presupuesto mensual, prever la cantidad de efectivo que recibirás en un futuro próximo y evaluar la rapidez con la que tardarás en procesar la facturación y los pagos.
Puedes usar los números de factura para realizar el seguimiento de las facturas que has enviado y anotar detenidamente cuáles se han pagado y cuáles no. Si notas que un cliente en particular tiene una o varias facturas sin pagar o vencidas, ya sabes con quién contactar.
En ocasiones, un cliente puede solicitar información sobre transacciones pasadas que realizó contigo, o es posible que tú mismo sientas curiosidad por conocer transacciones pasadas. Al tener bien organizados los registros financieros y las facturas, que puedes deforma exhaustiva mediante el sistema de numeración de facturas a clientes, puedes encontrar de forma rápida y eficaz cualquier pago anterior en el sistema.
Un sistema de facturación permite a tu empresa llevar un registro de todas sus transacciones. Por lo tanto, si surge algún problema en el futuro, es fácil revisar las facturas antiguas para encontrar el origen del problema. Ningún sistema organizativo está completo sin una forma exhaustiva de artículos delcatálogo , por lo que los sistemas de numeración de facturas son fundamentales para mantener la productividad de tu negocio.
Las facturas ayudan a las empresas a realizar el seguimiento de los pagos que pueden esperar de sus clientes, al tiempo que les informan de cuánto deben. Sin embargo, para organizar esta información de una manera fácil de usar, eficaz y productiva, debes tener en cuenta algunas prácticas recomendadas para el formato del número de factura.
QuickBooks asigna automáticamente nuevos números de factura a tus facturas, a partir de 1001. Sin embargo, puedes cambiar el número de factura para adaptarse mejor a las prácticas de facturación de tu empresa. En última instancia, siempre es inteligente hacer lo mejor para tu negocio, por eso hemos creado QuickBooks software de facturación intuitivo y personalizable.
Si acabas de empezar a usar facturas a clientes para facturar a clientes, aquí tienes algunos trucos sencillos que puedes usar para asegurarte de que tus facturas estén bien organizadas y que se puedan buscar fácilmente.
Solicitar facturas a partir del 1 puede resultar confuso a medida que amplías tu negocio. Para empezar, usa un número más largo, como 1001, para tu primera factura. El siguiente número de factura debe ser un número correlativo que sea fácil de seguir.
Cuando firmes nuevos clientes, asígnales un número de cliente en tu base de datos interna y, a continuación, en cada factura enviada a ese cliente, adjunta números de factura secuenciales. Por ejemplo, la tercera factura de tu primer cliente podría ser 1003 y la primera factura de tu quinto cliente podría ser 5001.
También puedes usar letras como identificadores para los números de factura. Prueba a asignar una abreviatura a cada cliente. Supongamos que tienes un cliente llamado Smith Air Conditioning, su primera factura podría ser SA0001 y las futuras facturas con números de factura alfanuméricos continuarán a partir de ahí. También puedes asignar a los nuevos negocios y clientes tus propias abreviaturas.
¿No estás seguro de cómo funciona esto en la práctica? No te preocupes, aquí tienes un ejemplo sencillo.
Supongamos que tienes un negocio que contrata trabajos para otras empresas. Un cliente te contrata para un nuevo proyecto que durará tres meses.
Como este proyecto dura tres meses, acabas enviando al cliente tres facturas independientes para su pago. Para mantener tus registros personales claros y comprensibles, creas un sistema de numeración para tus facturas que te permite buscar rápidamente entre ellas si surgen dudas más adelante.
Este es un ejemplo de número de factura de cómo podrías etiquetar cada factura para cada mes de facturación:
Ahora, imaginemos que, aproximadamente seis meses después de haber completado estos proyectos, el cliente se pone en contacto contigo para solicitar trabajo adicional. La última vez, les cobraste 2000 $ por el proyecto. Sin embargo, esta vez tu cliente insiste en que solo pagó 1500 $.
Gracias a tu sistema de facturación bien organizado, puedes comprobarrápidamente tus registros para las facturas concretas facturadas anteriormente a tu cliente. Al buscar rápidamente la última factura, SA0003, puedes proporcionar un comprobante concreto del pago que recibiste para el proyecto anterior.
QuickBooks Payments simplifica la facturación, por lo que puedes controlar el dinero que sale y el que entra sin problemas. Aunque podrías usar un programa sencillo como Microsoft Excel para realizar el seguimiento de los números de las facturas, con un software de contabilidad avanzado tu negocio puede ser mucho más productivo.
QuickBooks asigna automáticamente números de factura de forma sencilla e intuitiva, lo que facilita la búsqueda en el historial de pagos. Si ya tienes un sistema del que no quieres desprenderte, no te preocupes, puedes personalizar completamente tus facturas, incluido el número de factura, para adaptarlo mejor a tus prácticas comerciales.
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Sin embargo, el sistema correcto de numeración de facturas es solo el principio. Con un conjunto completo de soluciones empresariales orientadas a empresarios ocupados y productivos, QuickBooks también puede ayudar a que tu negocio prospere con soluciones de facturación, teneduría de libros, contabilidad y nóminas en línea.
Sabemos que ha habido mucho que procesar hasta ahora. Pero antes de irte, asegúrate de recordar estos puntos prácticos para ayudar a que el sistema de facturación de tu empresa funcione de forma más fluida, eficaz y productiva:
Cuando llegue el momento de crear una factura, puedes usar una plantilla de factura gratuita o un generador de facturas, o puedes usar un software de contabilidad para crear y realizar el seguimiento de tus facturas.
La facturación de QuickBooks te permite crear facturas profesionales e intuitivas rápidamente y facilita a los clientes completar los pagos de manera oportuna gracias a las múltiples opciones de pago, como tarjeta de crédito, tarjeta de débito y transferencias bancarias CCE.
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