Plantilla de factura comercial: significado, componentes y formato

Las facturas comerciales son uno de los documentos más importantes que tu empresa necesita para realizar envíos internacionales de mercancías. Cuando se trata de vender bienes fuera del país, se necesita un determinado conjunto de documentos para realizar dicho envío internacional.

Las facturas comerciales son importantes para el despacho de aduana, ya que se utilizan para determinar los derechos e impuestos pagaderos. Por lo tanto, si deseas una tramitación aduanera ininterrumpida de los bienes que se envían, es importante que rellenes la factura comercial de forma completa y correcta.

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En este artículo, aprenderás a:

¿Qué es una factura comercial?

Una factura comercial es un documento aduanero que se utiliza para el envío internacional de mercancías y es importante para el despacho de aduana, ya que ayuda a los funcionarios de aduanas a calcular los derechos y los impuestos pagaderos.

Notifica un acuerdo legal entre el exportador y el importador que especifica, en detalle, los bienes vendidos y el importe obligatorio que el cliente debe pagar.

La factura comercial, que el vendedor entrega al comprador, es uno de los principales documentos que se utilizan para determinar los derechos a pagar, el valor de los bienes vendidos y el control de las importaciones.

Los gobiernos utilizan estos documentos para determinar el valor real de los bienes al determinar los derechos de aduana y para el control de las importaciones. Es decir, una factura comercial actúa como prueba de la venta de bienes del vendedor al comprador y de los términos y condiciones en los que se basa dicha venta.

¿Qué debe contener una factura comercial?

No existe un formato estándar para una factura comercial, pero debe incluir información específica. Esta información incluye las partes implicadas en la transacción, los bienes que se transportan, el país de fabricación y los códigos del Sistema Armonizado de los bienes implicados.

Los siguientes artículos también deben incluirse en la factura comercial:

Nombre completo y dirección tanto del remitente como del consignatario

Esta sección de la factura comercial incluye todos los detalles del remitente (vendedor) y del destinatario (comprador). Incluye el nombre de contacto, la dirección con código postal y país, y el número de identificación fiscal del remitente y del destinatario.

Número de contacto del remitente y del destinatario

Deberás especificar el número de contacto del remitente y del destinatario en la factura comercial.

Condiciones de venta (Incoterms)

Las condiciones de venta, o Incoterms, son las condiciones de facturación especificadas en la factura comercial. Estos especifican qué parte, ya sea el vendedor o el comprador, es responsable de pagar diversos costes, como el envío, el seguro, los impuestos de importación y los derechos de aduana.

Los Incoterms son las condiciones de venta más utilizadas y son un conjunto de once reglas individuales reconocidas internacionalmente.

Estas reglas especifican las responsabilidades tanto de los compradores como de los vendedores con respecto al seguro, el envío, el despacho de aduana, la documentación y otras actividades logísticas.

Motivo de la exportación

En esta sección, el remitente (exportador) especifica el motivo por el que realiza dicha exportación. Por ejemplo, especificaría si el envío es un regalo, una venta, un artículo para reparación, etc.

Una descripción completa de los artículos

En esta sección, el remitente debe proporcionar una descripción completa de los artículos que forman parte de la transacción de envío.

Los detalles de los artículos de envío pueden incluir:

• ¿Qué artículo es?
• ¿De qué material está hecho el artículo?
• ¿Para qué se utiliza el artículo?
• Número de serie o de referencia del artículo, si corresponde

El departamento de corretaje del país importador utiliza estos datos proporcionados por el remitente para determinar los derechos de importación y los impuestos sobre los bienes que forman parte de la transacción de envío.

Códigos arancelarios armonizados (si se conocen)

Los códigos arancelarios armonizados se utilizan para clasificar y definir los bienes objeto de comercio internacional. El remitente debe proporcionar esta información para ayudar al departamento de aduanas en el despacho de las mercancías.

Las autoridades aduaneras de todo el mundo utilizan este sistema para identificar el producto y determinar los derechos e impuestos. Proporcionar estos detalles ayuda a evitar retrasos y cargos adicionales.

País o territorio de origen de la materia prima

El país de origen es el país donde se fabrican, producen o cultivan los artículos en cuestión.

Esto significa que es el país de fabricación de los bienes importados y no el país desde donde se envían los artículos.

Por ejemplo, si los bienes fabricados en Francia se envían desde Alemania, el país de origen aparecerá como Francia, no como Alemania.

Si se ha realizado algún trabajo en los artículos de una transacción en otro país antes de la importación de dichos bienes, dicho trabajo debe cambiar significativamente los artículos para que ese país se considere el país de origen.

Número de unidades, valor unitario y valor total de cada artículo

La unidad del artículo se ocupa de la cantidad del artículo, es decir, el número de artículos individuales que se van a enviar. El número de unidades de un artículo se puede especificar en varias unidades de medida en función de la naturaleza del artículo que se va a enviar, por ejemplo, kilogramos (kg).

El valor unitario, por otro lado, es el coste o el precio de compra de un artículo unitario, por ejemplo, 20 libretas a 5 $ cada una.

Del mismo modo, el valor unitario total es el valor combinado de todos los artículos incluidos en la transacción de envío; por lo tanto, 20 blocs de notas a 5 $ cada uno tienen un valor unitario total de 100 $.

Número de paquetes y peso total

El número total de paquetes es el número de paquetes que forman parte de la transacción de envío y el peso total en kg (kilogramos) o lbs (libras) es el peso del envío, incluido el embalaje.

Firma y fecha del remitente

Esta sección incluye la firma del remitente, que certifica que la información proporcionada en la factura comercial es correcta. Además, el remitente debe especificar la fecha en la que se realizó la venta según los registros que lleve.

Recuerda que proporcionar la fecha correcta de la venta o de la transacción es aún más importante cuando los bienes se compran con una carta de crédito.

Formato de factura comercial

Cuando se trate de una factura comercial, deberás mencionar detalles específicos.

Si bien no existe un formato estándar, debe incluir ciertos detalles, una declaración que certifique que la información proporcionada en el documento de factura es precisa y la firma del remitente.

Los siguientes son los elementos que deben incluirse en el formato de factura comercial:

• Detalles del remitente o del exportador, como el nombre, la dirección, el número de identificación fiscal y el número de contacto
• Detalles del destinatario o del comprador, como el nombre, la dirección y el número de contacto
• Detalles del comprador, es decir, el tercero si no es el destinatario
• Modo de envío, ya sea marítimo, aéreo, ferroviario o por carretera
• Tipo de envío, es decir, FCL (contenedor completo/carga de vagón), LCL (carga fraccionada), etc.
• Nombre del barco y número de viaje
• Puerto de carga
• Puerto de descarga
• Destino final
• Fecha y número de factura
• Detalles de los bienes que se van a enviar, como:
• Cantidad
• Descripción de los bienes
• País de origen
• Código armonizado
• Peso unitario
• Valor unitario
• Peso neto total
• Peso bruto total
• Total de piezas del envío
• Código de divisa
• Valor total declarado
• Cargos de flete y seguro
• Otros cargos
• Importe total de la factura
• Motivo de la exportación
• Tipo de exportación
• Condiciones comerciales: Incoterms
• Número de conocimiento de embarque, número de póliza de cobertura marítima, número de carta de crédito bancario (campos opcionales)
• Declaración
• Nombre, cargo del remitente, sello de la empresa y firma del remitente

Documentación de factura comercial

Si realizas envíos internacionales de mercancías con regularidad, crear una plantilla de factura comercial facilitaría las cosas.

No solo te ayudaría a ahorrar tiempo para las actividades comerciales principales, sino que también te permitiría realizar fácilmente los cambios necesarios en la plantilla de factura comercial cada vez que realices envíos internacionales de mercancías.

Una forma de crear una facturacomercial es buscar plantillas de facturas comerciales gratuitas en línea en sitios web de confianza, como la agencia de comercio internacional nodal de tu país.

Por ejemplo, la Agencia de Servicios Fronterizos de Canadá es una agencia nodal para los servicios de control fronterizo, inmigración y aduanas en Canadá. Puedes descargar la factura aduanera de Canadá, que está disponible en su sitio web para que los remitentes puedan acceder a ella.

También puedes descargar la plantilla de factura comercial proporcionada por reconocidas empresas multinacionales de servicios de entrega, como FedEx.

Además, los transportistas suelen utilizar las herramientas de Microsoft Word o Excel para crear una plantilla de factura comercial.

Sin embargo, una advertencia es que estas plantillas pueden pasar por alto algunas especificaciones importantes. Esto puede resultar costoso, ya que puede provocar retrasos en el despacho de aduana en el país importador.

Además, puede dar lugar a malentendidos entre los compradores y los agentes de transporte, lo que provocará un retraso en el despacho de aduana. Dicho retraso supondría una multa que se cargaría a la entidad responsable del retraso.

También puedes usar QuickBooks Online para agilizar el proceso de facturación y crear una factura comercial personalizada.

Con QuickBooks, puedes crear y enviar fácilmente facturas comerciales a tus clientes de forma electrónica. Una vez que hayas generado una factura comercial en línea, podrás enviar sus copias impresas y firmadas físicamente junto con el envío.

Además, QuickBooks Online te permite automatizar el proceso de facturación. Al crear tus facturas comerciales en QuickBooks Online, tu los datosde contabilidad se actualizan automáticamente.

Además, también puedes establecer recordatorios y saber cuándo tus clientes han realizado sus pagos. Esto significa que, con las plantillas de facturas comerciales personalizadas y un proceso de facturación automatizado, puedes cobrar más rápido.

Usos de la factura comercial

Hay una serie de circunstancias en las que se utiliza una factura comercial durante el envío internacional de mercancías.

• Tanto el remitente como el destinatario utilizan la factura comercial para describir en detalle los artículos que se compran y se venden.
• El comprador utiliza una factura comercial para realizar el pago al vendedor a través de un banco
• Una factura comercial resulta ser un documento importante, ya que actúa como prueba de la venta de bienes en caso de que los bienes de la transacción de envío estén asegurados y el comprador presente una reclamación contra dichos bienes.
• La autoridad aduanera del país de importación o del país de compra requiere una factura comercial para calcular los derechos e impuestos pagaderos antes de que dichas mercancías se despachen en la aduana.
• Los gobiernos también exigen las facturas comerciales para determinar el valor real de los bienes en concepto de derechos de aduana y aranceles.

Diferencia entre factura comercial y factura normal

Una factura normal es un documento emitido por el vendedor al comprador como prueba de la venta de bienes y servicios. Esta es la forma más común de una factura creada por las entidades comerciales.

El formato de una factura normal o una factura estándar es flexible, ya que se puede ajustar según los distintos ciclos de facturación y los tipos de sectores.

Normalmente, un formato de factura normal incluye:

• Nombre comercial e información de contacto del vendedor
• Nombre comercial e información de contacto del comprador
• Número de factura
• Fecha de facturación
• Detalles de bienes y servicios, como la descripción del producto o servicio, el precio unitario, la cantidad, el importe total a pagar, etc.

Por otro lado, una factura comercial es un documento que se utiliza cuando los bienes se envían internacionalmente. Incluye información detallada sobre los artículos vendidos por el vendedor (exportador) al comprador (importador o destinatario).

Este documento se denomina documento aduanero, ya que es necesario para el despacho de aduana, por lo que las autoridades aduaneras del país de importación utilizan una factura comercial para calcular los derechos e impuestos.

Un formato de factura comercial incluye los siguientes componentes:

• Detalles del remitente, como el nombre, la dirección y la información de contacto
• Detalles del comprador (consignatario), como el nombre, la dirección y la información de contacto
• Motivo de la exportación
• Fecha y número de factura a clientes
• Detalles de los artículos que se van a enviar, como el precio unitario, la cantidad, el código armonizado, etc.
• País de origen
• Incoterms, es decir, términos de intercambio

Diferencia entre factura comercial y factura proforma

Una factura proforma es uno de los distintos tipos de factura comercial que es un documento de factura preliminar que el vendedor envía al comprador antes del envío de las mercancías.

A diferencia de la factura normal, que actúa como prueba de venta y es una solicitud de pago, una factura proforma es simplemente una cotización que el vendedor envía al comprador antes del envío.

Una factura proforma es un documento que se envía al comprador para ayudarle a entender qué esperar de la transacción de envío en cuanto al precio, la cantidad, la calidad, el pago y las condiciones de entrega, etc.

Este documento no confirma una venta ni constituye un requerimiento de pago, sino que proporciona al comprador una idea general del importe que deberá pagar, los artículos que recibirá, las condiciones de pago en las que se venderse, etc.

Por lo tanto, el vendedor emite una factura proforma antes de que el comprador emita una carta de crédito documentario para el vendedor. Una vez que el comprador recibe la factura proforma, emite la orden de compra al vendedor, quien envía los bienes al comprador junto con la factura comercial.

Los detalles incluidos en una factura proforma son prácticamente los mismos que los de la factura comercial. Sin embargo, el importe final a pagar especificado en la factura comercial puede variar, ya que la factura proforma se emite antes de la venta real y es solo una estimación de lo que cabe esperar de la transacción.

Mientras que una factura comercial es un documento necesario durante la etapa posterior al envío, los funcionarios de aduanas del país importador necesitan un documento de aduanas para identificar las mercancías en la transacción de envío y calcular los derechos e impuestos pagaderos.

Esto significa que una factura comercial incluye el importe real que debe pagar el comprador, información sobre el comprador y el vendedor, país de origen, Incoterms, etc.

Factura comercial frente a factura fiscal

Una factura fiscal es un documento que expide un comerciante registrado al comprador de bienes o servicios y muestra el importe cobrado, así como los bienes y servicios por los que el comprador debe pagar impuestos.

Cada vez que un proveedor vende bienes o servicios sujetos a impuestos, debe emitir una factura fiscal en la que se especifiquen no solo los detalles de los bienes o servicios vendidos, sino también el importe total sobre el que se cargan los distintos impuestos al comprador.

Una factura fiscal también sirve como un documento importante para reclamar el crédito fiscal soportado.

En consecuencia, una factura fiscal emitida por un concesionario registrado a otro incluye:

• El encabezado "Factura fiscal"
• Nombre, dirección y datos de contacto del vendedor
• Nombre, dirección y datos de contacto del comprador
• Número de factura
• Fecha de emisión de la factura
• Registro de impuesto sobre las ventas
• Detalles de bienes o servicios, como el precio unitario, la cantidad, la descripción, etc.
• Impuesto cobrado en cada artículo
• Importe total por pagar, impuestos incluidos
• Condiciones de pago de Intuit

Por otro lado, el transportista utiliza una factura comercial cuando los bienes se venden internacionalmente. Es un documento legal emitido por el remitente al comprador que describe en detalle los artículos que forman parte de la transacción de envío.

Una factura comercial es un documento aduanero que utilizan las autoridades aduaneras del país importador para identificar las mercancías y calcular los derechos e impuestos pagaderos.

Plantilla de factura comercial

Dado que una factura comercial es un documento principal en el envío internacional de mercancías, debe incluir todos los detalles esenciales para evitar retrasos innecesarios en el despacho de aduana.

Dado que el remitente prepara una factura comercial, debe asegurarse de introducir la información correcta al crear dicho documento.

¿Cómo crear una plantilla de factura comercial?

Descargar unaplantilla de factura comercial

Crear una factura comercial se vuelve más fácil si ya tienes una plantilla de factura comercial que incluya todos los detalles específicos y que solo debas modificarla según tus necesidades.

Puedes usar plantillas de facturas de Microsoft Word o Excel, o descargar plantillas de facturas comerciales gratuitas de sitios de renombre como la autoridad gubernamental responsable del comercio internacional o empresas de servicios de entrega internacional como FedEx y UPS.

Actualizar detalles del vendedor

Una vez que tengas la plantilla de factura comercial prefabricada, rellena la información del vendedor, incluidos el nombre, la dirección, el id. fiscal y el número de contacto.

Actualizar información del destinatario y del comprador (si no es el destinatario)

Ahora, completa los detalles del comprador necesarios, como el nombre, la dirección y la información de contacto del comprador.

Actualizar detalles de envío

Una vez que hayas actualizado la información del comprador y del vendedor, el siguiente paso será rellenar la información importante de envío y logística.

Esta información es útil para el consignatario, la empresa de logística y los agentes de aduanas, ya que les permite organizar correctamente el transporte, el despacho de aduana y la entrega final de los artículos.

Los detalles de envío que se especificarán incluyen:

• País de origen
• País de destino final
• Método de envío, como transporte por carretera, ferroviario, aéreo o marítimo
• Tipo de envío
• Puerto de carga (POL)
• Puerto de descarga (POD)
• Nombre de la embarcación o aeronave
• Número de viaje
• Número de póliza de cobertura marítima
• Número de carta de crédito: en caso de que los bienes se vendan con una carta de crédito

Especificar detalles del artículo

Ahora debes rellenar todos los detalles de los artículos vendidos al comprador.

Esto incluye:

• Una descripción detallada de los artículos
• Código del SA
• Código de artículo
• Cantidad unitaria
• Precio unitario
• Tipo de unidad
• Tasas o cargos adicionales, como costes de transporte, costes de configuración, etc.
• Divisa de la transacción
• Incoterms

Números de factura y otra información

Esta parte de la factura comercial incluye números de factura y otra información, como:

• Número de factura del remitente
• Fecha de emisión de la factura
• Número de conocimiento de embarque
• Número de referencia del comprador, que suele ser el número de orden de compra del comprador.
• Cualquier referencia adicional si es necesario
• Condiciones y método de pago
• Información adicional, como el embalaje y los albaranes

Detalles bancarios

Esta sección de la factura comercial incluye información detallada sobre los datos bancarios del vendedor.

Estos incluyen:

• Nombre de la empresa beneficiaria
• Código SWIFT/BIC del banco
• Ubicación del banco: país
• Ubicación del banco: ciudad
• Nombre del banco
• Datos del banco intermediario en caso de que el remitente utilice un banco intermediario para la aceptación de pagos
• Número de cuenta bancaria internacional (IBAN)

Actualizando las firmas autorizadas

Para completar la factura comercial, el vendedor debe introducir los datos del firmante:

• Firma digital
• Sello digital de la empresa
• Lugar de emisión
• Fecha de emisión
• Empresa firmante

¿Cómo rellenar una factura comercial?

Rellenar correctamente la factura comercial es muy importante, ya que la información incorrecta puede provocar retrasos en el despacho de aduana.

Aunque no existe un formato de factura comercial específico, hay detalles específicos que debes mencionar correctamente. Normalmente, una factura comercial se imprime en un papel con el membrete de la empresa.

Al rellenar la factura comercial, asegúrate de incluir:

• Detalles del vendedor, como el nombre, la dirección, el id. fiscal y los datos de contacto
• Detalles del comprador, como el nombre, la dirección y la información de contacto
• Motivo de la exportación, es decir, si se envía como regalo o para intercambiar
• Fecha y número de envío, es decir, especificando el número del transportista, que en ocasiones también se conoce como número de guía aérea
• Incoterms
• Descripción detallada de los bienes
• Cantidad de bienes, código del SA, declarada o valor real del envío
• Coste de flete y seguro
• País de origen, es decir, el país en el que se fabricaron originalmente los productos
• Peso bruto y neto

¿Cómo puedo agregar una factura comercial a tu envío?

Factura comercial para exportación

Cuando envías mercancías al extranjero, necesitas una factura comercial para la exportación de dichas mercancías. Una factura comercial de exportación es uno de los distintos tipos de facturas comerciales que actúa como documento de exportación principal y es un acuerdo entre el exportador (vendedor) y el importador (comprador de bienes).

Comprende los detalles completos de los bienes de la transacción de envío, el importe, etc., y se confirman entre el comprador y el vendedor.

Una factura comercial de exportación también proporciona información sobre el país de origen, la descripción del producto, el tipo de productos que se envían y el valor de los bienes.

Es necesario para evitar cualquier impugnación mientras tus bienes están en tránsito y se autentica que pagas los impuestos y aranceles correctos.

Por ejemplo, un nombre o una dirección de destinatario no válidos provocaría un envío fallido. Del mismo modo, si no proporcionaste una descripción detallada de los productos y su propósito, es probable que te enfrentes a retrasos por parte de la aduana.

Glosario de facturas comerciales

A continuación, se describen las condiciones con las que te encontrarás durante el proceso de envío internacional, despacho de aduanas y otras normativas.

Peso bruto real

Este es el peso total de un envío, incluidas las mercancías y el embalaje.

Conocimiento de embarque aéreo (AWB)

Esto hace referencia a un acuerdo entre el remitente y la compañía aérea y establece las condiciones en las que la compañía aérea acepta transportar las mercancías, e incluye limitaciones de responsabilidad.

Número de guía aérea

Número asignado a un envío por una empresa multinacional de servicios de entrega que se utiliza para realizar el seguimiento del paquete.

Liquidación de derechos e impuestos

Se utiliza para determinar el importe de los impuestos y derechos que se deben pagar.

Conocimiento de embarque

El conocimiento de embarque es un acuerdo entre el transportista y el propietario de las mercancías. El conocimiento de embarque directo no es negociable. Sin embargo, un conocimiento de embarque negociable u orden del remitente se puede comprar, vender o intercambiar mientras las mercancías aún están en tránsito.

Certificado de origen

Este es un documento que verifica o confirma el país de origen, que es el país donde se fabricaron los artículos.

Factura comercial

Una factura comercial es un documento aduanero que se utiliza cuando las mercancías se envían internacionalmente. Es un documento legal entre el exportador y el importador en el que se especifican los bienes vendidos y el importe que debe pagar el comprador.

Una factura comercial es importante para el despacho de aduana, ya que ayuda a las autoridades aduaneras a determinar los derechos e impuestos pagaderos sobre los bienes y servicios.

Destinatario

Un consignatario es una persona física o jurídica mencionada en el conocimiento de embarque a la que se envían los artículos.

País o territorio de origen de los bienes

Hace referencia al país o territorio en el que se fabrican o producen los bienes.

Impuesto

El derecho es el impuesto que las autoridades aduaneras aplican a la importación.

Licencia de exportación

Una licencia de exportación es un documento gubernamental que permite a un remitente participar en la exportación de determinados bienes a determinados destinos.

Código del Sistema Armonizado (HSN)

Este es un sistema aceptado mundialmente para clasificar los bienes comerciales y se utiliza para clasificar los bienes y sus correspondientes aranceles.

Licencia de importación

Algunos gobiernos nacionales de todo el mundo emiten y necesitan este documento para permitir las importaciones en su país.

Factura proforma

Una factura proforma es una factura que el exportador genera y entrega al comprador antes de que se realice el envío de las mercancías. Esta factura simplemente da una idea al comprador de lo que puede esperar en cuanto a los bienes que se enviarán, el importe y otros detalles específicos.

Crear facturas comerciales en QB

QuickBooks Online tiene su propia plantilla de factura estándar. Para crear una factura comercial en QuickBooks, solo tienes que importar tu propia plantilla de factura comercial personalizada o añadir esta plantilla con un nuevo estilo.

Esto se puede hacer siguiendo los siguientes pasos:

• Inicia sesión en tu cuenta de QuickBooks Online con tus credenciales de nombre de usuario y contraseña.
• En el icono de engranaje, selecciona "Personalizar estilos de formulario".
• Ahora, en la esquina superior derecha, haz clic en la flecha desplegable "Nuevo estilo" y selecciona "Factura".
• Una vez que hayas seleccionado "Factura a clientes", podrás cambiar el diseño, el contenido, el correo electrónico y los pagos.
• Al cambiar el nuevo estilo, simplemente haz clic en "Listo".

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