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Facturación

Definición y características del timbrado de facturas

El timbrado de comprobantes fiscales es fundamental para el control hacendario. Descubre qué es el timbrado de facturas electrónicas, en qué consiste el proceso y cuál su importancia para brindar seguridad, certeza, validez y visibilidad tanto para el  SAT como para los contribuyentes.

Con el paso a la facturación digital, la autoridad incrementó la seguridad en el proceso para emitir algún comprobante o CFDI, a la vez los usuarios ganaron en orden y control. Uno de los pilares de seguridad es el timbrado de facturas.

Para conocer a fondo qué es timbrar una factura, hay que saber que el timbrado se da cuando se coloca un folio al Comprobante Fiscal Digital, el cual le da validez ante la autoridad, por lo que es importante que se lleve a cabo y se verifique.

Para que éste se pueda realizar, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) señala que se requieren tres elementos básicos: para empezar, estar dado de alta ante Hacienda como persona física o moral y contar con un RFC; también se debe tener una Firma Electrónica Avanzada (FIEL) y, en el caso de personas morales, poseer un Certificado de Sello Digital (CSD).

Todo CFDI, cuando se genera, pasa por un proceso de timbrado mediante un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), entidad que certifica su valor fiscal antes de que se le envíe la factura al destinatario.

Pero, ¿qué es timbrar una factura y cómo funciona? En este artículo queremos aclarar algunos aspectos y ayudarte a entender este proceso que es fundamental en la facturación electrónica.

¿Cómo saber si tengo una factura timbrada?

Este timbrado es muy visual en tus facturas, precisamente para que sepas que se ha realizado el timbrado, además de que lo puedes verificar ante Hacienda para corroborar que todo está en orden. Recuerda que es un número de referencia único, así que esta cadena digital no se puede modificar o duplicar.

Un sello digital es la información codificada que asocia al emisor, al receptor y la transacción objeto de la operación. Cualquier tipo de CFDI debe de contar con su sello digital para asegurar su autenticidad.

En tu documento podrás ver un código QR y los sellos en cadena, como en este ejemplo:

En el portal del SAT puedes verificar cualquier timbrado de facturas. Así podrás corroborar tus facturas y tener la certeza de que se encuentran registradas en los controles del SAT. Es importante mencionar que no necesitas autenticarte para utilizar la herramienta de validación.

Cualquier contribuyente puede verificar facturas recibidas y emitidas. Solamente tienes que capturar el Folio Fiscal, el RFC de la persona o entidad que generó la factura, el RFC de quien la está recibiendo, los dígitos de la imagen y, por último, dar clic en el botón “Verificar CFDI”.

Visualiza el resultado de la validación. Si es positivo, tienes la posibilidad de imprimirlo; de no encontrarse, se indicará mediante el mensaje: “El comprobante no se encuentra registrado en los controles del Servicio de Administración Tributaria”.

¿Cómo ocurre el timbrado?

Una vez que el contribuyente genera su CFDI, en ese momento se manda la información al PAC, la cual se concentra en el archivo en formato XML. Finalmente, cuando se ha validado el CFDI se integra el timbre fiscal.

El timbrado de facturas electrónicas debe cumplir con diferentes estándares para que el intercambio de información sea completo y tenga todas las especificaciones necesarias, de modo que los comprobantes sean válidos.

El proceso es el siguiente:

  • Validación del CFDI (XML)
  • Validación de la vigencia del sello digital del emisor de la factura
  • Con el timbrado se corrobora la identidad del emisor
  • En el proceso debe haber un regreso del timbrado al contribuyente
  • Se envían inmediatamente al SAT cada una de las facturas emitidas

Timbrar facturas es un proceso que se lleva a cabo mediante un Web Service, con lo cual se general el sello digital de forma rápida y segura (con esto se está solicitando validar ante el SAT). Más tarde, esa validación y autenticidad regresa en la factura timbrada al Web Service y éste, a su vez, al cliente final.

El proceso en simples pasos sería el siguiente:

  1. El contribuyente genera una factura
  2. PAC valida la factura y la timbra
  3. SAT recibe y guarda el registro de las facturas emitidas
  4. SAT regresa la información validada al PAC
  5. PAC envía XML timbrado al contribuyente
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¿Qué comprobantes pueden ser timbrados?

De acuerdo con la autoridad, todo comprobante fiscal que tiene que ver con una transacción u operación económica debe ser timbrado para que su información tenga validez ante Hacienda. De esta forma, los comprobantes digitales que pueden ser timbrados son:

  • Facturas electrónicas
  • Recibos de nómina
  • Recibos de honorarios
  • Recibos de arrendamiento
  • Donativos
  • Carta porte
  • Recibos de pago
  • Notas de crédito
  • Notas de pago

¿Cómo saber quién es un Proveedor Autorizado de Certificación?

Como lo hemos mencionado antes, los PAC son empresas que se han registrado ante el SAT, que han cumplido con los requisitos que la autoridad marca y que han sido autorizadas para llevar a cabo esa actividad. En el portal del SAT hay una  lista de proveedores autorizados , aunque hay empresas que trabajan con dichos proveedores, así que siempre puedes preguntar a tu facturador de confianza con qué PAC ha hecho alianza.

El SAT otorga al PAC una certificación que le hace acreedor de un permiso con el que puede otorgar folios digitales 3.3 y sellos digitales a los contribuyentes que contratan sus servicios.

Este proveedor emitirá un aviso al SAT  cada vez que el contribuyente realice una factura electrónica, de esta manera no habrá retrasos y se generará un mayor control de las actividades fiscales al momento de presentar la contabilidad electrónica.

¿Cómo saber quién es un Proveedor Autorizado de Certificación?

Como lo hemos mencionado antes, los PAC son empresas que se han registrado ante el SAT, que han cumplido con los requisitos que la autoridad marca y que han sido autorizadas para llevar a cabo esa actividad. En el portal del SAT hay una  lista de proveedores autorizados , aunque hay empresas que trabajan con dichos proveedores, así que siempre puedes preguntar a tu facturador de confianza con qué PAC ha hecho alianza.

El SAT otorga al PAC una certificación que le hace acreedor de un permiso con el que puede otorgar folios digitales 3.3 y sellos digitales a los contribuyentes que contratan sus servicios.

Este proveedor emitirá un aviso al SAT  cada vez que el contribuyente realice una factura electrónica, de esta manera no habrá retrasos y se generará un mayor control de las actividades fiscales al momento de presentar la contabilidad electrónica.

¿Puedo generar mi timbrado de facturas sin un PAC?

Si no tienes un PAC solamente podrías generar tus facturas electrónicas a través del portal del SAT, de otra forma no hay cómo generar un timbrado de forma independiente. Toda persona física o moral puede ingresar al portal del SAT  y seguir estos pasos para generar una factura electrónica:

  • Captura tu RFC, la contraseña y captura el captcha
  • Da clic en el botón “Enviar”
  • Acepta los términos y condiciones
  • Configura el formulario de la administración de catálogos
  • Configura los datos del emisor
  • Registra tus clientes frecuentes
  • Genera la factura
  • Sella la factura
  • Guarda el archivo XML
  • Descarga la representación impresa

Conclusión

Ahora ya sabes qué es timbrar una factura, en qué consiste el timbrado y su importancia, así que siempre trata de trabajar con proveedores y sistemas que contribuyan al éxito de tu negocio. Además, piensa que llevar tu contabilidad en orden es la mejor forma de crear un camino para que tu emprendimiento o empresa marche bien, sin obstáculos y con grandes oportunidades a la vista.

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Además, con respecto al timbrado de facturas, con QuickBooks Online lo haces de forma segura y fácil, pero crear y timbrar facturas no es la única función, ya que podrás guardar la información de los proveedores o clientes frecuentes y enviarles los PDF y archivos XML directamente al correo electrónico desde la aplicación. A Conoce más sobre esta plataforma y únete para que lleves tu negocio a otro nivel.