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Emprendedor creando su factura desde su sistema de facturación
Facturación

Sistema de facturación electrónica: qué es y cuáles son sus beneficios

¿Sabías que un sistema de facturación posibilita un mayor control de tu empresa? Esto se debe a que te permite tener los datos de tus facturas de manera organizada y segura. 

Conoce en este artículo qué es un sistema de facturación, sus características y beneficios. Así, tendrás los conocimientos necesarios para poder elegir el sistema de facturación que más se adapte a tu empresa o emprendimiento. 

¿Qué es un sistema de facturación?

Un sistema de facturación es un programa que simplifica el proceso de facturación a clientes y proveedores. Según el Centro Iberoamericano de Administraciones Tributarias, es un programa diseñado para gestionar y controlar procesos de facturación electrónica, tales como el envío y recepción de facturas. 

Existen diversos software de facturación electrónica para pequeñas y medianas empresas conectados con la nube, que te brindan la oportunidad de visibilizar los indicadores más importantes para tu empresa. 

Algunos de estos tienen versiones gratuitas durante 30 días y te ofrecen la instalación de un software directamente en tu computador u otros que permiten generar una facturación electrónica, almacenando tu información en una nube.

Características de los sistemas de facturación 

Los proveedores de los sistemas de facturación deben estar certificados y cumplir con lo que la ley dictamina, dependiendo del país de América Latina en el que te encuentres. Los sistemas de facturación se caracterizan por:

  • Funcionar online: son programas que operan en línea y requieren de una plataforma en internet o aplicaciones para simplificar el uso. 
  • Ser seguros: deben cumplir con ciertos factores de seguridad para salvaguardar la información privada de los clientes, proveedores y los datos de tu empresa.
  • Ser intuitivos: son fáciles de usar por usuarios y contadores.
  • Fácil acceso: garantizan la accesibilidad a la información y la transmisión de datos, lo que posibilita la toma de decisiones en materia financiera. 
  • La automatización de tareas: sus acciones están automatizadas, con el fin de garantizar la efectividad de la operación. 
  • Integrar herramientas: posibilitan la vinculación con otras herramientas útiles, por ejemplo el manejo de facturación e inventario de forma simultánea. 
  • Ser multidispositivo: pueden ser usados en diferentes dispositivos electrónicos.
  • Brindar información: entregan información inmediata a los usuarios, asegurando su orientación y enseñándoles al manejo adecuado de esta herramienta. 
  • Dar asesoría: deben contar con un área de soporte especializada para atender cualquier duda o inconveniente. 
  • Fácil actualización: sus nuevas versiones son cada vez más óptimas y fáciles de instalar.
Descubre las herramientas de facturación gratuitas de QuickBooks

Beneficios de contar con un sistema de facturación en tu negocio

Tener un sistema de facturación trae varios beneficios para tu negocio. Te contamos cuáles son y cómo puede ayudar a crecer tu negocio: 

  • Te permite crear una serie de factura correlativa y automática, evitando que tengas que estar pendiente del último número de factura que tu empresa emitió. 
  • Facilita la localización y búsqueda de tus facturas, así las tendrás en un mismo lugar y podrás ubicarlas a partir de los criterios de búsqueda que ofrecen los programas de facturación.
  • Automatiza tus tareas, porque los software de facturación tienen diversas funcionalidades que simplifican el envío de correos de forma automática a tus diversos clientes, generando facturas periódicas. Esto se traduce en un ahorro de tiempo en el proceso de gestión en la facturación.
  • Podrás tener control de cobros y pagos, teniendo siempre presente las fechas de vencimiento de los cobros y prever tus pagos.
  • Genera gráficos de facturación, ya que un buen software te brinda recursos visuales para que observes la evolución mensual de tu facturación, de clientes y proveedores. 

Por lo anterior, es posible afirmar que los beneficios consisten en la simplificación de procesos de facturación y te brindan una visión global de tu negocio o emprendimiento.

¿Cómo elegir un software de facturación electrónica? 

Indudablemente elegir un software de facturación es una decisión importante, porque es la herramienta que utilizarás a largo plazo y te facilitará la automatización de una gran cantidad de ideas. 

Un paso previo es conocer las necesidades de tu empresa, tu programa de gestión y probar un demo ¡Ahora sí! traemos para ti 8 claves para que puedas elegir el mejor software de facturación:

  1. Debe ser funcional, evita enfocarte en la estética del programa y enfócate en sus funcionalidades, como también en el acceso a un excelente servicio al cliente.
  2. Debe ayudar a cumplir con la legislación de tu país y adecuarse fácilmente a los cambios de leyes que se puedan presentar. También, debe posibilitar la personalización de datos como el tipo de IVA, dependiendo de las características de tu negocio o emprendimiento. 
  3. Brinda otras operaciones aparte de facturar, por ejemplo, te posibilita hacer presupuestos o albaranes (documento mercantil que acredita la entrega de los pedidos). Recuerda, el software de facturación te debe facilitar la gestión de facturas y extraer datos. 
  4. Permite automatizar las tareas, especialmente en los precios de los productos, datos fiscales de los clientes y los datos de tu empresa. Un ejemplo de ello es el envío periódico de facturas a un determinado cliente. 
  5. Permite conectar con otros programas, lo cual es una ventaja si tienes un software de facturación en la nube, pues te posibilita la combinación con ERP, CRM y software de control de gastos como el que QuickBooks tiene para ti. Una mayor integración se traduce en disminución de costos y optimización de procesos de trabajo. 
  6. Cuenta con gráficos de ingresos y gastos, para que puedas compararlos con años anteriores y acumular datos para conocer a nivel global tu negocio. 
  7. Es sencillo de usar y entender, ya que ello te ahorrará tiempo para poder gestionar tu empresa o emprendimiento. 
  8. Tiene un buen soporte técnico para resolver tus dudas y adquirir asesoría técnica en el momento que lo requieras. 

QuickBooks Online simplifica tu facturación 

Ahora que sabes qué es un sistema de facturación y cómo elegirlo de forma adecuada, te hablaremos del software de facturación de QuickBooks el cuál te brinda las siguientes ventajas a tu negocio:

  • Puedes hacer facturas a clientes personalizadas y que estas representen tu marca. Además, te permitirá convertir cotizaciones y presupuestos en facturas en un solo clic.
  • Realiza el seguimiento de pagos en tiempo real, por lo que podrás consultar el estado de cualquier factura desde un computador, teléfono o tableta. También, les envía recordatorios automáticos a los clientes que tienen la factura vencida o adeudada.
  • Ahorrarás tiempo con la facturación automatizada y garantizarás precisión, mientras programas la generación y el envío automático de facturas, de forma individual o en lotes. 
  • Envía facturas a clientes desde cualquier lugar, accediendo a tu cuenta desde cualquier lugar y momento. 

Esperamos que puedas elegir el software de facturación que más se adecúe a las necesidades de tu empresa o emprendimiento. También, te invitamos a conocer los planes que QuickBooks tiene para ti y las herramientas contables que ofrece para pequeñas empresas y negocios en crecimientos.

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