¿Sabías que un sistema de facturación posibilita un mayor control de tu empresa? Esto se debe a que te permite tener los datos de tus facturas de manera organizada y segura. 

Conoce en este artículo qué es un sistema de facturación, sus características y beneficios. Así, tendrás los conocimientos necesarios para poder elegir el sistema de facturación que más se adapte a tu empresa o emprendimiento. 

¿Qué es un sistema de facturación?

Un sistema de facturación es un programa que simplifica el proceso de facturación a clientes y proveedores. Según el Centro Iberoamericano de Administraciones Tributarias, es un programa diseñado para gestionar y controlar procesos de facturación electrónica, tales como el envío y recepción de facturas. 

Existen diversos software de facturación electrónica para pequeñas y medianas empresas conectados con la nube, que te brindan la oportunidad de visibilizar los indicadores más importantes para tu empresa. 

Algunos de estos tienen versiones gratuitas durante 30 días y te ofrecen la instalación de un software directamente en tu computador u otros que permiten generar una facturación electrónica, almacenando tu información en una nube.

Características de los sistemas de facturación 

Los proveedores de los sistemas de facturación deben estar certificados y cumplir con lo que la ley dictamina, dependiendo del país de América Latina en el que te encuentres. Los sistemas de facturación se caracterizan por:

• Funcionar online: son programas que operan en línea y requieren de una plataforma en internet o aplicaciones para simplificar el uso. 
• Ser seguros: deben cumplir con ciertos factores de seguridad para salvaguardar la información privada de los clientes, proveedores y los datos de tu empresa.
• Ser intuitivos: son fáciles de usar por usuarios y contadores.
• Fácil acceso: garantizan la accesibilidad a la información y la transmisión de datos, lo que posibilita la toma de decisiones en materia financiera. 
• La automatización de tareas: sus acciones están automatizadas, con el fin de garantizar la efectividad de la operación. 
• Integrar herramientas: posibilitan la vinculación con otras herramientas útiles, por ejemplo el manejo de facturación e inventario de forma simultánea. 
• Ser multidispositivo: pueden ser usados en diferentes dispositivos electrónicos.
• Brindar información: entregan información inmediata a los usuarios, asegurando su orientación y enseñándoles al manejo adecuado de esta herramienta. 
• Dar asesoría: deben contar con un área de soporte especializada para atender cualquier duda o inconveniente. 
• Fácil actualización: sus nuevas versiones son cada vez más óptimas y fáciles de instalar.

Beneficios de contar con un sistema de facturación en tu negocio

Tener un sistema de facturación trae varios beneficios para tu negocio. Te contamos cuáles son y cómo puede ayudar a crecer tu negocio: 

• Te permite crear una serie de factura correlativa y automática, evitando que tengas que estar pendiente del último número de factura que tu empresa emitió. 
• Facilita la localización y búsqueda de tus facturas, así las tendrás en un mismo lugar y podrás ubicarlas a partir de los criterios de búsqueda que ofrecen los programas de facturación.
• Automatiza tus tareas, porque los software de facturación tienen diversas funcionalidades que simplifican el envío de correos de forma automática a tus diversos clientes, generando facturas periódicas. Esto se traduce en un ahorro de tiempo en el proceso de gestión en la facturación.
• Podrás tener control de cobros y pagos, teniendo siempre presente las fechas de vencimiento de los cobros y prever tus pagos.
• Genera gráficos de facturación, ya que un buen software te brinda recursos visuales para que observes la evolución mensual de tu facturación, de clientes y proveedores. 

Por lo anterior, es posible afirmar que los beneficios consisten en la simplificación de procesos de facturación y te brindan una visión global de tu negocio o emprendimiento.

¿Cómo elegir un software de facturación electrónica? 

Indudablemente elegir un software de facturación es una decisión importante, porque es la herramienta que utilizarás a largo plazo y te facilitará la automatización de una gran cantidad de ideas. 

Un paso previo es conocer las necesidades de tu empresa, tu programa de gestión y probar un demo ¡Ahora sí! traemos para ti 8 claves para que puedas elegir el mejor software de facturación:

1. Debe ser funcional, evita enfocarte en la estética del programa y enfócate en sus funcionalidades, como también en el acceso a un excelente servicio al cliente.
2. Debe ayudar a cumplir con la legislación de tu país y adecuarse fácilmente a los cambios de leyes que se puedan presentar. También, debe posibilitar la personalización de datos como el tipo de IVA, dependiendo de las características de tu negocio o emprendimiento. 
3. Brinda otras operaciones aparte de facturar, por ejemplo, te posibilita hacer presupuestos o albaranes (documento mercantil que acredita la entrega de los pedidos). Recuerda, el software de facturación te debe facilitar la gestión de facturas y extraer datos. 
4. Permite automatizar las tareas, especialmente en los precios de los productos, datos fiscales de los clientes y los datos de tu empresa. Un ejemplo de ello es el envío periódico de facturas a un determinado cliente. 
5. Permite conectar con otros programas, lo cual es una ventaja si tienes un software de facturación en la nube, pues te posibilita la combinación con ERP, CRM y software de control de gastos como el que QuickBooks tiene para ti. Una mayor integración se traduce en disminución de costos y optimización de procesos de trabajo. 
6. Cuenta con gráficos de ingresos y gastos, para que puedas compararlos con años anteriores y acumular datos para conocer a nivel global tu negocio. 
7. Es sencillo de usar y entender, ya que ello te ahorrará tiempo para poder gestionar tu empresa o emprendimiento. 
8. Tiene un buen soporte técnico para resolver tus dudas y adquirir asesoría técnica en el momento que lo requieras. 

QuickBooks Online simplifica tu facturación 

Ahora que sabes qué es un sistema de facturación y cómo elegirlo de forma adecuada, te hablaremos del software de facturación de QuickBooks el cuál te brinda las siguientes ventajas a tu negocio:

• Puedes hacer facturas a clientes personalizadas y que estas representen tu marca. Además, te permitirá convertir cotizaciones y presupuestos en facturas en un solo clic.
• Realiza el seguimiento de pagos en tiempo real, por lo que podrás consultar el estado de cualquier factura desde un computador, teléfono o tableta. También, les envía recordatorios automáticos a los clientes que tienen la factura vencida o adeudada.
• Ahorrarás tiempo con la facturación automatizada y garantizarás precisión, mientras programas la generación y el envío automático de facturas, de forma individual o en lotes. 
• Envía facturas a clientes desde cualquier lugar, accediendo a tu cuenta desde cualquier lugar y momento. 

Esperamos que puedas elegir el software de facturación que más se adecúe a las necesidades de tu empresa o emprendimiento. También, te invitamos a conocer los planes que QuickBooks tiene para ti y las herramientas contables que ofrece para pequeñas empresas y negocios en crecimientos.