¿Para quién son las finanzas en una empresa?
Las finanzas, que es toda esta información de dinero, de absolutamente todo lo que está pasando con el auto de carrera, son útiles para la persona que toma las decisiones en una compañía, ya sea el dueño o director general, pues es quien funge como piloto. Por lo tanto, el piloto del automóvil no es la Secretaría de Hacienda, ni el contador; el piloto del coche es quien emprende o se desempeña como CEO.
“Cuando hablamos de finanzas la gente no tiene claro de qué se habla, esa es la verdad. Las finanzas solo son para la persona que toma las decisiones en términos de a quién le va a vender, a qué precio venderá el producto o servicio o si sube o baja el precio de los mismos. También se utilizan para tomar decisiones respecto a proveedores, por ejemplo: a cuáles comprarles, a cuáles no comprarle o a quién despedir y a quién contratar. Entonces, repito para dejar en claro esto, las finanzas son para el piloto. No para Hacienda, no para el contador y aclaro que los estados financieros son para el banco”, abunda el también Doctor en Finanzas por la Universidad de Tulane.
Las finanzas existen en una empresa, agrega el académico, para tomar decisiones con mayor facilidad, para juzgar lo que está pasando y tomar la mejor opción. La única razón de existir de las finanzas es para proveer con dicha información al piloto (dueño o director de la empresa) y que este tome buenas decisiones.
Necesaria un área de finanzas en una empresa
Para producir información que sea útil para la toma de decisiones, una empresa o PyME necesita contar con cuatro áreas de finanzas básicas
“Retomemos la analogía del tablero para que quede bien claro este tema. Para que el tablero de una empresa trabaje eficientemente deberá de contar con al menos cuatro áreas indispensables.
Si no se cuenta con estas cuatro áreas, que son análisis, contabilidad, fiscal y administración, el área de finanzas de cualquier compañía no es el área de finanzas. Es simplemente algo más. Para las PyME esto puede resultar en todo un reto, pero aunque todo lo haga una persona, que es lo más común, debe de quedar clara la información que se está generando en cada área”, agrega Díaz Ruíz.
Área de análisis
Lo que se hace en esta área es traducir los números a información gráfica para poder realizar conclusiones y así tomar decisiones. ¿Qué es lo que se traduce? Sábanas de números de un estado de resultados, ya sea de flujo de dinero o de un balance o simplemente de las tendencias de un inventario.
“En una empresa de pronto hay tanto número que no sabemos lo que significan, pero hay gente que traduce todos estos números en términos gráficos y hacen conclusiones, que es la palabra mágica del área de análisis. Todo este tipo de análisis debe de ser gráfico para que tenga sentido y que la información, los datos duros, hablen solos. Si se cuenta con un buen análisis se está del otro lado. A veces esto se complica en las PyME, pero ya hay programas que ayudan bastante a realizar esto y créanme que vale cada peso que se le invierta”, acota Pólux Díaz Ruíz.
Área de contabilidad
No es lo mismo hacer la contabilidad que determinar las obligaciones fiscales. El área de contabilidad exclusivamente tiene la función de producir los estados financieros como el de flujo de dinero, el estado de resultados y el balance general mensual, por mencionar algunos.
“En esta área se generan un montón de números que potencialmente pueden ser para el área de análisis, pues es su materia prima. Aquí quiero subrayar una característica muy importante que es la de generar estados financieros veraces y oportunos que serán, literalmente, los que cambien el juego para una empresa”.
Área fiscal
El área de cumplimiento de obligaciones fiscales no es la misma área que la de contabilidad.
Dicha área tiene un objetivo muy concreto que es cumplir con todas las reglas impuestas por el gobierno estatal donde se esté laborando.
Área administrativa
Esta área está exclusivamente pendiente del tesoro de la empresa, por lo que también se le conoce como Tesorería. En esta área se realizan todas las actividades para que pueda entrar y salir dinero. Ojo, el almacén también es un tesoro, así que también hay que contemplar esto. El objetivo de esta área es llevar a cabo todos los procesos que se tienen que hacer, con todo y la documentación correspondiente, para que entre tesoro y salga tesoro. Un ejemplo de esto sería emitir una factura, cobrarla y registrar dicho depósito. También se puede contemplar el recibir una factura a un proveedor, pagarla y registrarla en un software especializado. También aquí entra el determinar la nómina y pagarle a los empleados, en fin, un montón de procesos.
Finanzas, agrega el experto en la materia, es como un banquito de cuatro patas. Si una de estas cuatro áreas falla, la empresa enfrentará un gran problema ya que no se producirá información que sea útil para la toma de decisiones. Es importante tener cuidado para no convertirse en esclavo de todos los procesos que se generan en dichas áreas, pues en lugar de que ayuden a conseguir información financiera se convertirán en pasos burocráticos para cumplir metas no establecidas y al final no servirán de nada.
