Las obligaciones de una persona física con actividad empresarial

Para conocer cuáles son las obligaciones de una persona física con actividad empresarial, primero hay que tener en claro la diferencia entre una persona física y una personal moral. Esto es muy sencillo, las personas físicas son cualquier contribuyente, ya sea profesionista, transportista, comerciante, ganadero, etcétera; a diferencia de una persona moral que puede ser una empresa, asociación civil o una sociedad mercantil cuya razón social es independiente a la o las personas que conformen dicha persona moral.

Características de las personas físicas con actividad empresarial

Entre las principales características de una persona física se encuentran las siguientes:

• Tienen obligaciones al alcanzar la mayoría de edad (en México a los 18 años).
• Poseen un cuerpo material y estado civil, a diferencia de las personas morales.
• Pueden tener nacionalidad mexicana o contar con otra nacionalidad.

Los regímenes de las personas físicas:

• Asalariado: en este régimen se encuentran todas las entidades que trabajan para alguna unidad económica o institucional y perciben salarios y prestaciones que asciendan a 400,000 pesos durante el ejercicio fiscal.
• Por honorarios: bajo este rubro tributan las entidades que prestan sus servicios de manera independiente a empresas, entidades gubernamentales o incluso a otras personas.
• RIF (Incorporación Fiscal): aquí están todos los contribuyentes que tienen actividades comerciales (mercancías o servicios) de manera no profesional y con ingresos inferiores a 2 millones de pesos en el ejercicio.
• Arrendamiento: bajo este esquema se encuentran las personas que obtienen sus ingresos de la renta o alquiler de inmuebles.

Quiénes se encuentran en el régimen de personas físicas con actividad empresarial

En este régimen, con respecto a la Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR) título cuarto, se ubican los contribuyentes que generan ingresos a partir de actividades comerciales, industriales, de autotransporte, agrícolas, de pesca, ganaderas y de servicios sin importar su nivel de ingresos cuyo objetivo es tributar en un régimen fiscal adecuado para ellos. Contribuyen, en este régimen, locales comerciales como pueden ser restaurantes, tiendas de abarrotes, escuelas, etcétera.

En el portal del Servicio de Administración Tributaria (SAT), al dar clic en Inicio > Consultas de orientación > Conoce cuáles son las obligaciones fiscales del Régimen de Actividades Empresariales se encuentra la siguiente información:

Obligaciones y recomendaciones de la persona física con actividad empresarial

Si eres empresario o pertenece a este régimen, tus obligaciones son:

• Inscribirse en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC).
• Mantener actualizada su información ante el RFC. Es importante informar al fisco respecto a cualquier cambio que realices como actualización de domicilio fiscal; para ello puedes solicitar una constancia de situación fiscal para conocer todos los datos necesarios.
• Expedir sus facturas electrónicas (emitir CFDI, presentación de pagos provisionales a personas por la prestación de un servicio personal, por salarios etcétera, porque de no hacerse, no podrá deducir el gasto correspondiente, y solicitar comprobantes a proveedores; esto dependerá de tu actividad empresarial.
• Dar de alta los establecimientos comerciales: no es lo mismo donde operas a donde vives.
• Llevar tu contabilidad. Para ello, es recomendable tener una buena asesoría contable con ayuda de expertos en la materia (contadores o personal administrativo) para que lleve a cabo la contabilidad de los ingresos, egresos e inversiones que realice mensual y anualmente. También puedes contratar QuickBooks, que te permitirá tener un control de la contabilidad de tu empresa, además de tener una mejor herramienta para realizar y dar seguimiento a tus facturas.
• Registrar un nombre comercial, en caso de que sea requerido.
• Presentar sus Declaraciones Mensuales en materia de IVA, ISR, Declaración Anual y Declaraciones Informativas.
• Contar con una cuenta bancaria a nombre del contribuyente (cuenta empresarial para pyme; esto ayudará mucho para tener un control interno y así, cuando llegue el caso de alguna revisión de la autoridad, que exista un orden en los ingresos y gastos.
• Formular su estado de posición financiera y levantar el inventario de existencias, esto es el registro de todas las mercancías (bienes, insumos y productos) que forman parte de la actividad económica de una empresa, al 31 de diciembre de cada año.
• Realizar la retención del ISR cuando pague sueldos o salarios a sus trabajadores, y en su caso, deberá entregar en efectivo las cantidades que resulten a su favor por concepto de subsidio para el empleo.
• Calcular en la Declaración Anual del impuesto sobre la renta, la participación de los trabajadores en las utilidades de la empresa (PTU).

En el mismo portal, aparecen dos preguntas que la mayoría de los contribuyentes se cuestionan:

“¿Qué sanción procede por no presentar mi Declaración Informativa de Operaciones con Terceros?

Procede una multa por un monto de $10,370.00 a $20,740.00 y en caso de que reincidas la multa aumentará al 100% por cada nuevo incumplimiento.

¿Qué plazo tengo para expedir mis facturas?

Debes expedirlas a más tardar dentro de las 24 horas siguientes en la que hayas realizado la operación, acto o actividad”.

Inscribirte en el RFC como persona física

Si apenas está comenzando con alguna empresa o negocio, el primer paso es la inscripción al RFC como persona física. El mismo Portal del SAT le permite la inscripción en el RFC y obtener la Cédula de Identificación Fiscal que contiene la clave del Registro Federal de Contribuyentes; dicho trámite puede ser ejecutado por personas físicas mayores de 18 años y debe ser presentado dentro del mes siguiente al día en que tenga la obligación de presentar declaraciones periódicas, de pago o informativas; propias por cuenta de terceros o cuando tengan que expedir comprobantes fiscales por las actividades que realicen. Asimismo, dicho trámite no tiene costo alguno y se fundamenta legalmente mediante el Código Fiscal de la Federación, artículos 5 y 27, el Reglamento del Código Fiscal de la Federación, artículo 22 y 26; la Resolución Miscelánea Fiscal, reglas 2.4.2., 2.4.6., 2.4.14 y el Código Federal de Procedimientos Civiles, artículo 297.

Algunas de las recomendaciones que los contadores recomiendan son: ubicar el origen del ingreso, porque dependerá de ello el régimen al que se debe inscribirse, ya que de caer en un régimen que no se adapte a la actividad económica se puede llegar a la quiebra de la empresa; también, hay que considerar que este régimen es un poco caro, el mejor o más recomendable es el RIF (Régimen de Incorporación fiscal) sólo si tu actividad no requiere de un título profesional para ejercer.

Beneficios del Régimen de Persona Física con Actividad Empresarial

• Emitir facturas para operar en México
• Fiscalizar tu dinero
• Formalizar tu negocio
• Préstamos bancarios

Qué pasa si no cumples tus obligaciones como persona física

Ahora que ya conoces tus obligaciones como personas físicas con actividad empresarial, se debe mencionar qué pasa si se incumple alguno de los puntos arriba mencionados. En entrevista, una contadora cuya identidad prefirió fuera anónima, comenta al respecto que “cuando te mandan un exhorto al cumplimiento de tus obligaciones, con seguridad puedes ser acreedor a una multa; dicha multa dependerá del tipo de incumplimiento al que hayas faltado. Pero si sigues haciendo caso omiso al exhorto ya viene un proceso de auditoría”. Al cuestionarle qué sería lo peor que pudiera pasarle al contribuyente si no lleva a cabo sus obligaciones fiscales, la contadora asegura que existe la posibilidad de “que le incauten sus bienes y vaya preso”.

Cuando un contribuyente no está cumpliendo con sus obligaciones fiscales, la autoridad fiscal (SAT) tiene la facultad de exhortar a todo aquel que tenga inconsistencias o actividad atípica en la rendición de cuentas ante el mismo sistema. Así pues, una carta invitación, es un comunicado emitido por el SAT para solicitar a los contribuyentes a que comprueben, de manera voluntaria, el cumplimiento de sus obligaciones fiscales o aclarar información que la autoridad observe como atípica en sus operaciones como: no presentar declaraciones, que los ingresos declarados y los depósitos recibidos no cuadren, etcétera.

Por esta razón es importante asesorarte con un contador que lleve un buen manejo de la contabilidad de tu empresa, para evitar malos ratos con el fisco porque las multas van desde los 10 mil a los 30 mil pesos, esta suma puede aumentar exponencialmente si no se cumple con las declaraciones que solicita el Sistema de Administración Tributaria. Si tiene alguna duda, pregunta o queja, en el Portal del SAT, ya sea por vía telefónica, presencial o mediante chat, puedes resolver más dudas.