Plantilla de balance general: Cómo preparar un balance general

El Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) ha formulado determinadas reglas, estándares o procedimientos ampliamente aceptados para que las empresas presenten información contable. Estos se denominan principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA) y son utilizados por las empresas para preparar estados financieros para registrar y comunicar información contable.

De acuerdo con los PCGA, todas las entidades comerciales deben preparar el balance general al final de un período contable junto con los demás estados financieros fundamentales, incluidos los estados de pérdidas y ganancias y del flujo de efectivo.

Estos estados financieros proporcionan información útil para las partes interesadas internas y externas en relación con la solidez financiera, el rendimiento y los cambios en la situación financiera de una entidad comercial. Por lo tanto, un simple balance general ofrece una visión fiel de la situación financiera de tu empresa.

En este artículo, aprenderás a:

¿Qué es un balance general y cómo se prepara?

Un balance general simple es uno de los tres estados financieros fundamentales que ofrecen una instantánea de la situación financiera de tu entidad comercial al final de un período contable. 

Muestra los activos, pasivos y fondos propios de tu empresa en una fecha específica. Es decir, lo que posee tu empresa, la cantidad que debe y la cantidad invertida por los accionistas.

En otras palabras, el balance general de una empresa es un estado financiero que calcula el valor de tu negocio, sus fondos propios, mediante la deducción de la cantidad que tu empresa debe, sus pasivos, de la cantidad que posee, sus activos.

El balance general también es un estado que muestra las fuentes y la aplicación de los fondos.

Esto se debe a que tu negocio requiere activos que tengan una vida más larga, es decir, más de un año. Estos recursos se pueden adquirir a través de fondos proporcionados por ti como propietario o un grupo de propietarios en forma de tus inversiones, por bancos en forma de préstamos o por proveedores en forma de crédito.

Por lo tanto, un balance general simple muestra una lista de recursos (activos) y cómo se financian estos recursos (pasivos). Por lo tanto, un balance general clasificado se prepara registrando las fuentes de los fondos (pasivos + fondos propios) en el lado izquierdo y la aplicación de dichos fondos (activos) en el lado derecho de la cuenta en T.

Esto significa que el dinero invertido en los activos de tu entidad comercial lo proporcionan los propietarios o los acreedores. Por lo tanto, la suma total de los activos debe ser igual a la suma total de los pasivos y el patrimonio neto del propietario.

Resumen: definición de balance general

El balance general es uno de los estados financieros fundamentales que proporciona una visión fiel de la situación financiera de tu entidad empresarial y muestra los activos, los pasivos y el patrimonio neto del propietario en un momento específico.

En otras palabras, el balance general de una empresa es un estado financiero que calcula el valor de tu negocio, sus fondos propios, mediante la deducción de la cantidad que tu empresa debe, sus pasivos, de la cantidad que posee, sus activos.

¿Necesito un balance general?

El balance general de la empresa es uno de los estados financieros más importantes, ya que proporciona información importante a las partes interesadas internas y externas y les ayuda a tomar decisiones financieras fundamentadas.

Hay muchas razones para preparar un balance general, entre ellas:

Toma de decisiones estratégicas

El balance general te proporciona información sobre la situación financiera de tu empresa en una fecha específica, para que puedas tomar decisiones estratégicas importantes.

Por ejemplo, si la suma total de los activos es inferior al total de los pasivos y los fondos propios, significa que debes reducir la cantidad que debes a terceros.

Esto podría incluir aumentar las fuentes de ingresos, aportar más capital o cobrar los pagos de los deudores.

Préstamos y adelantos disponibles

Las cuentas de balance general permiten a los bancos saber si tu negocio es lo suficientemente sólido desde el punto de vista financiero para aceptar préstamos y anticipos.

Al calcular la relación entre deuda y fondos propios, pueden saber si conceder préstamos adicionales a tu negocio sería seguro o arriesgado.

Identificación de las tendencias

Los balances generales de varios períodos contables te ayudan a identificar las tendencias en los distintos elementos que aparecen en los balances generales, de modo que puedas ver cuánto ha crecido tu negocio durante un período determinado.

Situación financiera a corto plazo

Puedes comparar los activos circulantes con los pasivos circulantes y obtener información sobre la salud financiera a corto plazo de tu entidad empresarial.

En consecuencia, puedes saber si tienes fondos suficientes a corto plazo para pagar o cumplir tus obligaciones a corto plazo, como gastos operativos, pagos a proveedores, etc.

¿Cómo funciona un balance general?

Hay dos vistas que pueden ayudarnos a comprender el impacto de los hechos económicos en el balance general de la empresa:

Vista de recursos y reclamaciones

Según esta vista, los activos son recursos que tu entidad empresarial posee en una fecha específica. Estos recursos proporcionan beneficios a tu entidad comercial durante un largo período de tiempo, es decir, más de un año.

Por otro lado, los pasivos son los importes que tu entidad empresarial debe a las partes interesadas externas, como bancos o acreedores, y los fondos propios son el capital que te pertenece como propietario.

Fuentes y uso de los fondos

Según esta perspectiva, los activos son los recursos que adquiere tu entidad comercial para utilizarlos durante un período prolongado, mientras que los pasivos y el patrimonio neto son los fondos a través de los cuales se han adquirido dichos recursos.

Ahora, teniendo en cuenta ambos puntos de vista, llegamos a la siguiente fórmula simple del balance general o ecuación del balance general, en función de la cual se prepara el balance general de la empresa:

Activos = Pasivos + Fondos propios del propietario

Dónde,

Activos = Activos circulantes + Activos no circulantes

Pasivos = Pasivos corrientes + Pasivos no corrientes

Fondos propios del propietario = Capital social + Ganancias acumuladas

De acuerdo con esta ecuación, las siguientes son cuentas de balance general:

• Activos
• Deudas
• Patrimonio neto del propietario

¿Cómo leer un balance general?

Hay ciertos aspectos que debes tener en cuenta para leer correctamente un nuevo balance general.

Son los siguientes:

¿En qué consiste un balance general?

Como se indicó anteriormente, un nuevo balance general se divide en tres partes:

• Activos
• Deudas
• Patrimonio neto del propietario

Los elementos detallados del balance general se detallan a continuación, bajo el encabezamiento Elementos de un balance general.

Ecuación del balance general

El balance general se basa en la fórmula que establece que los activos deben ser iguales a los pasivos más los fondos propios del propietario.

Esto se debe a que los derechos de crédito de los acreedores y los propietarios contra tu entidad comercial deben ser equivalentes al importe que hayas invertido en varios activos comerciales.

En otras palabras, el valor de tu negocio, su patrimonio neto, es la diferencia entre todo lo que posees en forma de activos y la cantidad que debes a terceros en forma de pasivos.

Formato del balance general

Normalmente, tanto el activo como el pasivo del balance general se estructuran en función de la actualidad de los activos y pasivos.

Es decir, en el caso de los activos, los activos más líquidos, como efectivo, inventario, etc., se registran en primer lugar en la parte superior del nuevo balance general, mientras que los menos líquidos, como instalaciones y maquinaria o terrenos y edificios, se registran en la parte inferior.

En el caso de los pasivos, los pasivos a corto plazo, como los acreedores o los préstamos y anticipos a corto plazo, se registran en la parte superior del nuevo balance general, mientras que los pasivos a largo plazo, incluidos los préstamos y anticipos a largo plazo, se muestran en la parte superior del nuevo balance general. abajo.

El papel del balance general en los estados financieros

Cada entidad comercial debe preparar tres estados financieros importantes, cada uno de los cuales tiene su propio propósito:

• Un balance general es un estado financiero que ofrece una instantánea de la situación financiera de tu entidad empresarial en un momento determinado. Revela los recursos que tu entidad empresarial tiene o posee (activos) y los derechos de los acreedores (pasivos) y propietarios (patrimonio neto) sobre dichos recursos. Se trata de un estado financiero que proporciona información útil a las partes interesadas internas y externas sobre el estado financiero de la entidad, lo que les ayuda aún más a tomar decisiones financieras fundamentadas.
• La cuenta de resultados, por otro lado, es un estado financiero que proporciona a los usuarios de dicha declaración información sobre la cantidad de beneficios o pérdidas que tu entidad comercial ha obtenido o incurrido durante un período contable. Además, ayuda a determinar cómo tu entidad comercial generó las pérdidas o ganancias o cómo las generó. Por ejemplo, la cifra de beneficios brutos te ayuda a controlar el coste de los bienes y servicios que proporcionas como entidad empresarial. Del mismo modo, los beneficios de explotación indican tu capacidad como entidad comercial para obtener beneficios antes de tener en cuenta el impacto de las actividades de financiación.
• El estado del flujo de efectivo muestra al usuario los flujos de entrada y salida de efectivo de un período contable de tu entidad comercial. Proporciona información a los usuarios, como inversores, que pueden comprender la capacidad de generación de efectivo de tu entidad comercial y cómo se utiliza el efectivo.

Fórmula y ejemplo del balance general

El balance general se basa en la siguiente ecuación contable, en la que los activos de un lado de la ecuación son iguales a los pasivos y los fondos propios del otro lado.

Tu empresa debe obtener fondos para todo lo que posees, sus activos, y puedes financiar estos activos tomándolos prestados de los acreedores, tomando préstamos de bancos o tomando pasivos, o bien aprovechando estos fondos de inversores o fondos propios.

Por ejemplo, si como empresa tomas un préstamo a siete años para comprar maquinaria y equipo por valor de 10 000 $, según el sistema contable de partida doble, tu cuenta de efectivo aumentará en 10 000 $. Por otro lado, la cuenta de préstamo también aumentaría en $10 000, lo que equilibraría ambos lados del balance general.

Los activos, pasivos y fondos propios se pueden dividir en activos circulantes, pasivos circulantes, activos a largo plazo y pasivos a largo plazo. Ten en cuenta que variarán en función del sector en el que te encuentres y del tipo de negocio.

Elementos del balance general

Hay tres cuentas principales del balance general.

Estos incluyen:

• Activos
• Deudas
• Patrimonio neto del propietario

Cada uno de ellos se desglosa en subelementos:

Activos

Los activos son los recursos que posee tu entidad comercial y que te proporcionan beneficios económicos a largo plazo. Estos se clasifican en activos circulantes y activos no circulantes.

Activos corrientes

Los activos circulantes son los activos que se pueden convertir en efectivo en el plazo de un año o en un ciclo operativo normal de tu entidad comercial, lo que ocurra más tarde. El ciclo operativo es el tiempo que te lleva, como entidad comercial, comprar el inventario producido, vender los productos terminados y recaudar efectivo por los mismos.

Hay una serie de activos circulantes que forman parte del balance general de tu empresa, entre los que se incluyen:

• Contabilidad de caja
• Valores negociables
• Cuentas por cobrar
• Inventarios
• Gastos pagados por anticipado

Activos no corrientes o activos fijos

Los activos no corrientes son los activos que no se pueden convertir fácilmente en efectivo en el curso normal de los negocios. Son activos a largo plazo que se han adquirido para proporcionar bienes o servicios y no están destinados a revenderlos para obtener beneficios.

Los activos no corrientes se pueden subdividir en activos no corrientes tangibles, como planta y maquinaria, propiedades, inversiones a largo plazo, etc., y activos no corrientes intangibles, como fondo de comercio, derechos de autor, etc.

Deudas

Los pasivos son el dinero que, como entidad comercial, debes a tus acreedores, prestamistas y propietarios de acciones frente a los activos de tu entidad comercial. Estos se pueden agrupar en pasivos circulantes y pasivos no circulantes.

Pasivos corrientes

Estos son los pasivos que deben pagarse dentro del ciclo operativo normal de la empresa o en el plazo de un año, lo que sea más largo.

Los pasivos corrientes incluyen:

• Cuentas por pagar
• Gastos devengados
• Parte circulante de la deuda a largo plazo
• Ingresos aplazados

Pasivos no corrientes

Estos son los pasivos que deben pagarse desde hace más de un año, incluidos:

• Préstamos a largo plazo
• Pasivos por impuestos diferidos
• Provisión a largo plazo

Patrimonio neto del propietario

El patrimonio neto del propietario no es más que la cantidad invertida por los inversores en tu entidad comercial, es decir:

Fondos propios del propietario = Capital desembolsado + Ganancias acumuladas

Esto significa que el aumento de los ingresos de tu empresa se traduciría en última instancia en un aumento del capital contable del propietario.

Ejemplo de balance general

El siguiente es un ejemplo de balance general de Star Enterprises Pvt Ltd a 31 de diciembre de 2023:

¿Cómo crear balances generales para tu pequeña empresa?

Hay varias maneras de preparar un nuevo balance general para tu empresa, pero la forma más rápida y fiable de hacerlo es con la ayuda de un software de contabilidad.

Sin embargo, también puedes preparar un nuevo balance general manualmente o usar una plantilla de balance general.

Método 1: preparar el balance general a mano

Preparar un ejemplo de balance general a mano puede ser muy complicado. Sin embargo, si tienes un negocio que opera a muy pequeña escala, preparar el balance general a mano es la forma más adecuada.

Para crear un balance general a mano, organiza las distintas partidas de las que realizas un seguimiento en los tres encabezados principales del balance general: activos, pasivos y fondos propios.

Activos

Los activos se dividen en dos subsecciones, activos circulantes y activos no circulantes. En consecuencia, primero debes registrar todos los activos corrientes, como efectivo, inventarios, deudores, etc.

Una vez que hayas registrado los activos corrientes, tendrás que declarar los activos fijos o no corrientes de tu empresa, como propiedades, planta y equipo, inversiones, etc.

Después de registrar los activos circulantes y no circulantes, debes sumar los importes para determinar el total del lado de los activos del balance general de tu empresa.

Deudas

La siguiente sección del balance general consta de los pasivos que tienes con terceros. En esta sección, debes informar primero de las obligaciones actuales de tu empresa, como las cuentas por pagar, los préstamos a corto plazo, etc.

A continuación, debes registrar todos los pasivos no corrientes de los que realizas un seguimiento, como préstamos bancarios a largo plazo y otros pasivos a largo plazo.

Una vez registrados los pasivos corrientes y no corrientes, debes calcular el total de los pasivos corrientes y los pasivos no corrientes para determinar el importe total de los pasivos.

Patrimonio neto del propietario

Esta es la última sección del balance general de tu empresa en la que debes informar el capital invertido por los inversores y la parte de las ganancias acumuladas de tu entidad empresarial.

A continuación, toma la suma total del capital y las ganancias acumuladas para determinar el importe total de los fondos propios.

Método 2: preparar el balance general mediante una hoja de cálculo

Una plantilla de balance general se realiza de la misma manera que manualmente. La ventaja de preparar una plantilla de balance general en Excel o en una hoja de cálculo es que puedes usar las fórmulas de SUMA y DIFERENCIA para realizar cálculos rápidos y precisos.

Los siguientes son los pasos para preparar un balance general en una hoja de cálculo:

1. Abre Hojas de cálculo de Google y haz clic en la hoja en blanco para iniciar una nueva hoja de cálculo.
2. Cambia el nombre de la hoja de cálculo haciendo clic en el menú desplegable junto al número de hoja mencionado en la parte inferior de la ventana.
3. Asigna un Título a la hoja de cálculo, como "Balance general de Star Enterprises Pvt Ltd a 31 de diciembre de 2019".
4. Coloca Activos como encabezado en la siguiente fila y comienza a registrar tus activos en orden de liquidez. Es el primer registro de activos circulantes seguido de activos fijos. Introduce los importes en la columna contigua a la columna de activos. Una vez hecho esto, calcula el total del activo mediante la función SUMA. Y para calcular los activos fijos netos, usa la función MENOS para deducir la depreciación de los activos fijos brutos. Este es el lado del Debe de tu balance general.
5. Asimismo, registra los pasivos en la columna contigua a la columna de importe de los activos. Registre primero los pasivos circulantes y luego los pasivos no circulantes. Introduce los importes en la columna contigua a la columna de pasivos. Una vez hecho esto, calcula el total del lado del pasivo mediante la función SUMA. Este es el lado del pasivo del balance general.
6. Recuerda que el total del lado del activo debe ser igual al total del lado del pasivo.

Incluso puedes preparar un balance general en una hoja de cálculo en formato vertical donde los activos se registren en la parte superior, mientras que los pasivos se registren en la parte inferior, debajo de los activos. Una vez que la hoja de cálculo esté completa, puedes convertirla en un formato PDF de balance general para poder compartirla con los propietarios u otras partes interesadas de tu negocio.

Método 3: Preparar el balance general mediante QuickBooks

Para preparar un balance general en QuickBooks, debes realizar los siguientes pasos:

1. Vincula tu cuenta bancaria con QuickBooks y clasifica las transacciones para que QuickBooks las registre en el software.
2. Una vez hecho esto, ve a la pestaña "Informes" del panel y haz clic en Informe de balance general.
3. Verás que QuickBooks genera automáticamente un informe de balance general en las secciones Activo, Pasivo y Fondos propios.

Puedes exportar el informe del balance general en formato Excel desde el software de contabilidad QuickBooks Online y, a continuación, convertirlo al formato PDF del balance general.

Informe de balance general de QuickBooks

Para generar un balance general en QuickBooks de manera fácil y precisa, ve a "Informes" > "Balance general" para generar el informe automáticamente.

También puedes personalizar tu balance general en QuickBooks cambiando el período contable, el método contable, añadiendo subcolumnas para compararlas con períodos anteriores y personalizando el encabezado y el pie de página del balance general.

Además de esto, también puedes imprimir y enviar por correo electrónico el informe del balance general directamente desde QuickBooks, e incluso puedes exportar el balance general de un período contable específico en formato Excel.

Restaurar una cuenta de balance general eliminada en QuickBooks

QuickBooks también te permite restaurar una cuenta de balance general que se haya eliminado o que esté inactiva.

A continuación se describen las diferentes formas de restaurar una cuenta eliminada en QuickBooks:

Plan de cuentas

1. Ve a Configuración y selecciona Plan contable
2. Encima de la columna Acción, selecciona Configuración y, luego, "Incluir inactivos".
3. Encuentra la cuenta eliminada
4. En la columna Acción, selecciona "Activar"

Registro de auditorías

1. Ve a Configuración y selecciona "Registro de auditoría".
2. Encuentra la cuenta eliminada
3. En la columna Evento, selecciona el hipervínculo de la cuenta, que te llevará a la pantalla de la cuenta
4. En la parte inferior izquierda, desmarca "Inactivo"
5. Selecciona "Guardar y cerrar"

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