Es posible que como empresario te preguntes cómo hacer una factura y no es para menos, debido a que es la operación más frecuente que tendrás que realizar. Es más, la generación de facturas es una señal de que tu empresa está en la dirección correcta.
Por este motivo, es importante que sepas qué es una factura y lo que significa para tu negocio, cómo hacer una factura para clientes, los tipos de factura que existen y los mejores consejos que QuickBooks tiene para ti en el momento de facturar.
Así, al final de la nota serás un experto en la creación de facturas y podrás manejar de forma eficiente tu negocio.
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento de carácter comercial que registra la información relacionada a una compra o venta de un producto o servicio. De esta forma, tiene una validez fiscal y legal, siendo considerada una prueba física de una operación que se ha realizado entre dos partes y que ha terminado de forma correcta y satisfactoria.
Es decir, la factura demuestra que la operación es válida y que los impuestos se han pagado de forma adecuada.
4 usos esenciales de las facturas
- El vendedor puede presentarla en caso de exigir un pago no realizado.
- Toda empresa o trabajador independiente de cualquier tipo está obligada a emitir facturas.
- Le brinda garantías al cliente, siendo esencial para el momento de solicitar una devolución o reclamación de un producto o servicio pago.
- Es una garantía entre las partes, ante cualquier problema que se pueda presentar.
En este sentido, la factura es un justificante fiscal y, al mismo tiempo, le brinda la posibilidad a los empresarios (pequeños, medianos y grandes) de hacer seguimiento contable de los ingresos y egresos.
¿Cuáles son los tipos de factura?
Una de las cosas más importantes en el momento de saber cómo hacer una factura, son los tipos de factura que existen:
- Factura ordinaria: es la que se entrega en el momento de realizar cualquier compraventa.
- Factura rectificativa: se emite para corregir una factura o agregar algún dato a una factura emitida con anterioridad.
- Factura recapitulativa: es aquella que agrupa diferentes facturas de operaciones de compra o venta que se efectuaron en el pasado. Sirven para contabilizar facturas agrupadas.
- Factura electrónica: conocida como e-factura, es igual a la factura regular, pero su soporte se presenta de forma electrónica. Desde hace algunos años, en países como México y Brasil, se ha extendido el uso de esta factura, que además permite reducir costos, aumentar productividad e inmediatez.
- Factura proforma: es una factura “borrador” que no se registra en cuentas por cobrar por el vendedor, ni cuentas por pagar por parte del comprador. Su funcionalidad es básicamente ser una factura “borrador” para informar al cliente sobre los detalles que incluirá la factura.
Ciertamente, las autoridades en cada país establecen y determinan los tipos de facturación en función de sus requisitos legales. Para poder acceder a esta información te dejamos la lista de las entidades tributarias de algunos países de América Latina:
- Argentina: Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP).
- Guatemala: Superintendencia de Administración Tributaria (SAT).
- Perú: Superintendencia Nacional de Aduanas de Administración Tributaria (SUNAT).
- Colombia: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
- Costa Rica: Ministerio de Hacienda (MH).
- Chile: Servicio de Impuestos Internos (SII).
¿Quién puede emitir una factura?
La normativa estipula que las personas o entidades que ejerzan de forma profesional el comercio deben expedir facturas. En otras palabras, todo comerciante debe facturar. En estos casos, el Banco Interamericano de Desarrollo sostiene que el cliente puede exigir la factura por el pago que realice.
Por otro lado, las personas que no están obligados a facturar son las personas naturales que no son responsables del IVA. En dichos casos, el cliente está en el derecho de exigir en un lugar visible el número que lo identifica ante una entidad pública y que le permite evidenciar si es contribuyente de impuestos. El nombre de este documento de identificación varía en cada país:
- Argentina: Código Único de Identificación Tributaria (CUIT).
- Bolivia, Colombia, Panamá, El Salvador y Guatemala: Número de Identificación Tributaria (NIT).
- Chile: Rol Único Tributario (RUT).
- Paraguay, Perú, Nicaragua y Ecuador: Registro Único de Contribuyentes (RUC).
- Venezuela: Registro de Información Fiscal (RIF).
En dichos casos se debe exhibir en un lugar visible la copia del registro tributario, en la cual figura si la persona está o no obligada a facturar.
¿Cómo se hace una factura para clientes?
Si aún no has adquirido un software y llegaste a esta nota para aprender cómo hacer una factura, te lo vamos a explicar en los siguientes pasos:
- Selecciona la plantilla de facturación con la que te encuentras familiarizado.
- Nombra el título como “factura”. Como se trata de un requisito legal, se debe aclarar que es una factura de compraventa. Esto lo diferencia de cualquier tipo de documento comercial o administrativo.
- Añade la fecha de emisión de la factura.
- Incluye el número de factura, puesto que esto permite que se pueda hacer un seguimiento contable adecuado y es esencial para los libros de registro de las facturas emitidas y recibidas de una empresa.
- Agrega los datos de quien emite la factura, como nombre, apellidos, razón social de la empresa, número de identificación tributaria y domicilio fiscal.
- Añade los datos del cliente, como nombres, apellidos o la razón social, número de identificación tributaria y domicilio fiscal.
- No olvides que debe haber una descripción de los productos con su precio y el porcentaje de IVA.
- Agrega el total de la factura, en el que se incluye el total neto, el importe del IVA y el total bruto.
En el caso de que el producto o servicio que vendas tenga algún tipo de descuento, este debe estar indicado en la factura.
Por otro lado, si deseas simplificar este proceso te damos a conocer nuestro software de facturación electrónica que te permitirá obtener una factura completa y, al mismo tiempo, mantener tus libros contables actualizados.
