¿Conoces qué es una orden de compra? Estos documentos son parte esencial en la dinámica de vendedor-comprador en una empresa. En las siguientes líneas averiguarás qué son y para qué sirven, ya que forman parte de la administración necesaria para mantener al día tu pyme. Además, con la siguiente información podrás cerciorarte de recibir los artículos que compras mediante esta solicitud, que es vital que conozcas. ¡Acompáñanos!

Índice de contenidos:

1.¿Qué es una orden de compra?

2.Cómo hacer una orden de compra

   1.Orden de compra formato

   2.Pasos para realizar plantilla orden de compra

3.Detalles sobre órdenes de compra

4.Características de las órdenes de compra

5.Inconvenientes de las órdenes de compra

6.Actualízate con QuickBooks

Hoy en día, el proceso de compra se ha tornado complejo, la prontitud para responder de inmediato a las demandas del comprador y a sus requerimientos es la clave para preservar la clientela. Una forma de testificar dicha transacción es mediante la orden de compra, aportando mayor ahorro en la economía y la gestión laboral.

¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra es un documento expedido por el comprador para requerir mercancía al vendedor. La solicitud especifica el número de productos que se desean adquirir por un precio estipulado. Además, detalla los términos de pago así como el plazo en tiempo y forma de la entrega.

Con dicho documento, se registran las características de los productos adquiridos y la manera en la que se determina cómo se finaliza la transacción.

Normalmente, la solicitud se envía al proveedor para que proporcione el pedido. En consecuencia, el comprador recibe una copia para la administración interna y realiza el pago por cobrar.

Estas órdenes suelen realizarse de forma física (mediante un papel con las determinaciones anotadas) o virtual (mediante el envío de un correo electrónico o a través de la página web), con la finalidad de que exista un antecedente sobre el pedido y la entrega de la orden y que durante la entrega se respeten las condiciones de la mercancía estipulada.

Todo artículo que adquiere una empresa debe venir acompañado de las órdenes de compra, las cuales vienen seriadas para controlar su uso.

¿Cómo hacer una orden de compra?

Antes de comenzar con esta tarea, es importante hacer una mención en torno a dicho documento, el cual certifica la transacción entre el comprador-vendedor: su validez no sustituye a la factura.

En primera instancia, se identifican las necesidades de la organización y los productos que se van a comprar. Luego, se define el proveedor que se adapte a los requerimientos de la empresa. El vendedor conserva el documento original y el comprador recibe una copia de la orden. Si el proveedor no cuenta con todos los productos requeridos por el cliente, esos suministros quedan en estado pendiente.

De gran conveniencia, el documento es útil para los actores que están involucrados en la transacción: negocio y proveedor. El comprador especifica la cantidad de artículos, el precio que pagará por ellos, el presupuesto destinado a la cotización que declara, así como la previsión de los plazos de pago. Por su parte, el proveedor, administra las distintas órdenes: el tipo de pedido, la clase y hacer una proyección de los cobros. Habrá que mencionar que dicho documento tiene cualidad de poseer efectos legales, por lo que una vez que ambas partes acepten, compromete al vendedor y comprador a concluir la transacción requerida.

Como cualquier clase de documento contable y de ventas, éste se conforma por una serie de datos que tienen que llenarse apropiadamente por el vendedor, en ocasiones se le denomina como “orden de pedido”. Los cuales se presentan a continuación:

1. Orden de compra formato:

• Datos del vendedor y del comprador: es necesario que se anexe el número de identificación del país en el que se realice el acuerdo, este requisito es indispensable e indeclinable. Se pide también el domicilio fiscal, razón social, dirección, correo electrónico, así como el personal que efectúa la orden. Es preciso que ambas partes presenten datos de contacto.
• Lugar y fecha de emisión: el documento requerirá inevitablemente tener el lugar en donde se circunscribe el pedido, sobre todo para determinar el tiempo en el demorara el proveedor en abastecer. La fecha es igualmente esencial para determinar cuándo se expide la orden.
• Referencia del producto: éste incluye el nombre, la cantidad de los artículos pedidos, así como los precios y en caso de existir descuentos o alguna promoción, dependiendo de la época del año en la que se compra, dado que en ocasiones, si se compran varios productos, pueden disminuir el precio, al igual que si se trata de alguna bonificación por ser cliente frecuente, entre otros.

Esta referencia se usa también para delimitar todo el pedido, en caso de que exista algún número de catálogo, o para determinar cuántos productos se necesitan.

• Método de pago: la elección de los plazos y las cantidades que se pagarán serán variables en función de las maneras de saldar la venta.
• Costo total: el proveedor incluirá los posibles gastos de transporte, seguros, además de autorizarlo mediante la firma. Si son diversos productos, se suele poner el precio por unidad y, finalmente, el costo total, desglosado con los impuestos que varían en función del país que lo exporta. Si es requerido, es preciso escribir una línea que describa las características del producto abreviadamente.
• Observaciones: en este campo se anotan los detalles de los artículos.
• Fecha de entrega: el plazo de entrega que recibirá el cliente viene con la orden adjunta, por lo que se requerirá especificar el modo de entrega también, e incluso si existe algún artículo que no se agregó a la entrega, y las razones por las cuales no se ha suministrado.
• Términos de entrega: indica de qué forma se recibirá el artículo, si está empaquetado, si tendrá que recogerlo el comprador, si se paga extra por el envío… toda la logística se concentra en este apartado, por lo que hay que tener cuidado de leer las letras pequeñas, dado que se puede incluir si el proveedor se hace o no responsable, si el producto se daña durante la transportación de un viaje corto o largo, etcétera.

Para concluir con el proceso, el original se manda al proveedor y las copias se destinan al área de contabilidad para registrarse como pago y, usualmente, se envía otra copia de la orden de compra formato al departamento encargado de las compras de la empresa.

2.Pasos para realizar plantilla orden de compra

Para redactar apropiadamente una orden te recomendamos seguir paso a paso la siguiente plantilla orden de compra. Verás que a continuación retomamos algunos puntos esenciales que conforman este tipo de órdenes de compra y que enumeramos en el apartado anterior:

• Escribir el lugar, así como la fecha en dónde se redacta la orden.
• Revisar que los datos del comprador y los datos del vendedor estén correctamente llenados (corresponden a la información de la empresa y la del proveedor, respectivamente).
• En cuanto a la información de los productos, en la primera columna se especifica, en unidades, la cantidad de los artículos. En la segunda columna se describen las características, y en la tercera columna se detalla el precio unitario de cada artículo. Si se requiere, habrá que anotar las observaciones de la mercancía. Se efectúa el procedimiento las veces que se requiera de cada artículo.
• Obtener el subtotal al sumar los costos de cada artículo. Para esto, se calculan los impuestos acordes al país en el que se expide la orden, y se agrega el subtotal y los impuesto para determinar el coste total que pagará el comprador.
• Precisar las condiciones de entrega, fecha, lugar y hora en la que nos comprometemos, como proveedores, a entregar los artículos.
• Especificar las condiciones de pago. Esto se refiere a la clase de pago que se realizará, si se trata en una sola exhibición o si será en plazos, si se requiere dar anticipo o si es necesario liquidar antes de la entrega del producto, así como la estipulación del margen de interés.
• Escribir algunas observaciones, por ejemplo, en caso de que el proveedor no entregue la mercancía en el horario, fecha y lugar estipulados, se cancelará la transacción.
• A la usanza antigua, la firma emulará un apretón de manos con el que se cierra la transacción. Este apartado se complementa con el nombre y el cargo de la persona que autoriza la orden en el negocio.

Es importante destacar que si está más detallada la información, habrá mayor seguridad para ambas partes.

3.Detalles sobre órdenes de compra:

• Legalidad de la orden: cuando el comprador acepta la propuesta del proveedor, su ejecución se traduce en la generación de una orden, lo cual es válido como un contrato para ambas partes. Por lo tanto, es indispensable saber que el documento resguarda al vendedor y al comprador frente a cualquier inconsistencia o eventualidad, en torno a las condiciones establecidas en la orden.
• Digitalización: en la actualidad, los negocios tienen un área de contabilidad que registra los documentos en línea, por lo que es más sencillo utilizar órdenes de compra electrónicas que, mediante la plataforma, reúne los documentos. Se trata de un sistema eficaz para ahorrar papeleo y tiempo.
• Validez: para que la orden tenga validez será necesario que contenga el mayor número de especificaciones posibles, tales como la identificación de ambas partes (proveedor y comprador), cantidad y precio unitario, así como el precio general, la forma de pago, entrega en la que se detalla el lugar y en caso de que el pago sea a plazos, mencionar el número de éstos y la cantidad a pagar por cada uno de ellos.

4.Características de las órdenes de compra:

• Ofrecen menos complicaciones que efectuar un contrato.
• Representan ahorro de tiempo para los profesionales legales, dado que se dirigen al departamento de compras directamente.
• Con ellas se genera una mayor y mejor administración del presupuesto.
• Las órdenes electrónicas aportan gran número de beneficios al ahorrar tiempo y papeleo, además de poseer un registro electrónico de cada uno de los convenios.
• Ofrecen, tanto a proveedores como a compradores, un documento que certifica la transacción efectuada y que sirve como respaldo legal.

5.Inconvenientes de las órdenes de compra:

Si bien, las órdenes de compra en la actualidad son productos idóneos que funcionan para gestionar la contabilidad, pueden causar aprietos si no existe una adecuada administración de las mismas, por lo que deben contemplar los siguientes inconvenientes:

• Si el contenido de la orden está en contra de los términos y condiciones de lo que se planteó con anterioridad.
• Si no existe claridad en la compra realizada y el documento no reúne los requisitos mínimos de especificidad de la orden.
• Si los términos del documento no son los mismos que los que manifiesta la oferta y no declaran cuáles permanecen vigentes y cuáles caducan.
• Si la orden se emplea como una carta de adjudicación y se demanda una firma a la posteridad.

Actualízate con QuickBooks

La forma más sencilla y rápida para generar una orden de compra es a través de un software de contabilidad que te aporte en la gestión administrativa de tu empresa y/u organización. Para esto, la mejor opción es QuickBooks, el software contable y de control de inventarios más efectivo del mercado.

Crea y envía por correo electrónico, órdenes de compra al instante a los proveedores, especifica el formato y las condiciones de pago, si es a plazos, detalla el número de pagos y la cantidad con y sin impuestos.

Con QuickBooks podrás programar el número de órdenes de compra por pedir, y seleccionar la fecha para enviar al proveedor, con lo que podrás mejorar y anticipar el almacenamiento del material que necesita tu organización.

Esta plataforma te ofrece la facilidad de ingresar el número de artículos que planees comprar, así como la cantidad. Cuando el proveedor acepte la orden, y tras aceptar los términos y condiciones, podrás anexar la transacción realizada en el apartado de gastos o facturas de inmediato en la nube.

Administra tus ingresos, egresos, además de gestionar las ventas de tu empresa con un solo software. Envía tus facturas electrónicas y notifica a tus proveedores en función de tus necesidades.

Digitalízate con QuickBooks al actualizar el estatus de las órdenes de compra y actualiza el directorio de tus proveedores, elabora tu factura y programa las órdenes de compra pendientes, finalmente, clasifícalos en egresos y actualiza tu actividades empresariales dondequiera que estés con un clic.