¿Qué es Payroll? Una guía de 2022 para procesar las nóminas

La nómina es el proceso empresarial consistente en pagar a los empleados. La ejecución de la nómina consiste en calcular los ingresos de los empleados y excluir los impuestos sobre la nómina. El término nómina también puede hacer referencia a:

• Los registros financieros de los empleados de una empresa.
• La distribución de los cheques salariales de los empleados.
• Registros anuales de los salarios de los empleados.

Las nóminas pueden ser el mayor gasto general de una empresa. El proceso de nóminas es complicado, pero comprender cada componente puede ayudarte a comprender mejor las finanzas de tu empresa. Además, puede ayudarte a garantizar que cumples con las leyes fiscales y laborales federales y estatales.

Pasos para procesar la nómina

1. Recopilar datos

Cuando contratas a un nuevo empleado, debes seguir los procesos de nómina correctos, empezando por recopilar la información de su nómina. Los empleadores deben retener importes de impuestos gubernamentales y pueden retener dinero para pagar las prestaciones de los empleados.

2. Calcular salario neto

El salario neto del empleado es su salario bruto menos las retenciones fiscales y los pagos de prestaciones. También calcularás las retenciones, como los impuestos sobre el seguro médico, los impuestos sobre el seguro social o cualquier impuesto aplicable a las leyes fiscales de tu país. 

3. Emitir pagos

Debes pagar el salario neto del empleado mediante depósito directo o emitiendo un chequeen papel.

4. Informar de impuestos

Lo más probable es que tengas que enviar una declaración de impuestos sobre la retención de impuestos gubernamentales a la agencia tributaria designada de tu país y al departamento estatal de ingresos fiscales. Tu informe puede incluir elementos como contribuciones para la jubilación, pagos estatales por desempleo, impuestos sobre el seguro médico e impuestos sobre el seguro social para otras entidades.

5. Retener y pagar impuestos

Debes reenviar todos los pagos de impuestos y prestaciones a las autoridades fiscales, las empresas de planes de jubilación y otros proveedores de prestaciones.

Componentes esenciales de la nómina

Hay muchos componentes en el proceso de nóminas. Hemos desglosado cada componente en tres categorías: información de los empleados, sueldos y salarios, y deducciones.

1. Información del empleado

Antes de pagar a los empleados, estos deberán proporcionarte cierta información. En primer lugar, debe rellenar un formulario que te ayudará a recopilar todos los datos personales del empleado. Todos los empleados que se encuentren en la lista de empleados de tu empresa deben rellenar este formulario en cuanto los contrates. Este formulario también incluirá información sobre la retención del impuesto sobre la renta de un empleado (pertinente a las autoridades de cada país). También incluye la información personal de un empleado, como su nombre y dirección. Toda esta información te ayudará a procesar las nóminas y distribuir los cheques salariales de los empleados.

2. Sueldos y salarios

La segunda categoría es el salario de un empleado. Pagas a un empleado un salario anual o un salario por hora. Los empleados asalariados ganan una cantidad fija por período de pago. Los asalariados, o empleados por hora, ganan una tarifa por hora. El recibo de nómina (o recibo de nómina) de un empleado puede mostrar su salario bruto, las horas trabajadas, el pago de horas extra, las contribuciones a prestaciones y los reembolsos, los ingresos adicionales y el salario neto.

Salario bruto

El salario bruto es el importe total en dólares que pagas a un trabajador antes de restar las deducciones. El salario bruto es lo que gana un trabajador "antes de impuestos" o "antes de impuestos".

Horas de empleados

El tiempo de empleado hace referencia al número de horas que un empleado ha trabajado en un período de pago. La mayoría de las empresas requieren que los empleados que trabajan por horas realicen el seguimiento de las horas trabajadas. Sin embargo, algunos empleados asalariados también pueden realizar un seguimiento de las horas trabajadas si reciben un pago por horas extra.

Pago de horas extra

La mayoría de los empleados no exentos tienen derecho al pago de horas extra. En tu país, el gobierno local puede establecer una tarifa de pago de horas extra para un empleado no exento. La tarifa de pago de horas extra se aplica a las horas que trabaja un empleado no exento durante el período (u horas) de trabajo a tiempo completo en una semana laboral. Algunos países gestionan una semana laboral de 38 o 40 horas para un empleado a tiempo completo. Sin embargo, estas horas pueden cambiar en función de tu ubicación. Otro término común para las horas extra es “hora y media”. Por lo general, los empleados exentos no reciben remuneración por horas extra. Las leyes laborales de tu país pueden determinar las tasas de pago de horas extra y los requisitos para tu plantilla.

Contribuciones a prestaciones y reembolsos

Las prestaciones son contribuciones que podrías proporcionar a tus empleados. Los tipos de prestaciones más comunes son el seguro médico, los planes de jubilación y las vacaciones pagadas. Sin embargo, debes deducir muchas de las prestaciones más comunes del salario de un empleado. Después de enviar la documentación, el trabajador puede optar al reembolso de los importes deducidos.

Un ejemplo de contribución a una prestación es el reembolso de un seguro médico por completar una prueba de detección anual. Otro ejemplo son los reembolsos educativos, en los que puedes compensar a un empleado por asistir a clases relacionadas con su trabajo o por obtener un título universitario.

Ingresos adicionales (propinas, comisiones y bonificaciones)

Se pueden aplicar ingresos adicionales a los trabajadores de servicios, vendedores y cualquier persona que reúna los requisitos para recibir bonificaciones. Los tipos más comunes de ingresos adicionales son las propinas, las comisiones obtenidas por las ventas y las bonificaciones. Las leyes locales y estatales pueden gravar algunas formas de compensación adicional con un tipo más alto.

Las propinas son un tipo único de ingresos adicionales. En función del salario mínimo exigido por las leyes de tu estado, las propinas pueden contribuir al pago total por hora de un empleado. Además, las propinas y el pago de los empleados no deben ser inferiores al salario mínimo. El salario mínimo estatal puede diferir del salario mínimo federal 

Salario neto

Después de restar todas las deducciones, el importe restante es el salario neto del empleado. También se denomina “sueldo neto”. El salario neto es la cantidad que reciben los empleados el día de pago.

3. Deducciones

Las deducciones son cualquier importe que se retira del cheque de pago de un empleado para fines fiscales o de otro tipo. Entre las deducciones habituales se incluyen los impuestos sobre la nómina, las retenciones sobre la nómina, los embargos salariales y las deducciones de prestaciones.

Cotizaciones sociales

Los impuestos sobre la nómina son la deducción más común. Estos impuestos se retienen del salario bruto de un empleado. Los impuestos sobre la nómina pueden hacer referencia a los impuestos del seguro social o del seguro médico estatal, según el país en el que te encuentres.  

Retenciones de nómina

Estas deducciones se refieren a los impuestos sobre la renta y el desempleo. Tanto los impuestos sobre la renta como los de desempleo variarán en función de tu ubicación. Puede haber tasas del impuesto sobre la renta federales, estatales y, en ocasiones, locales. 

Embargos salariales

El embargo de salario no es una deducción habitual. Los empleados a los que se les embarga el salario lo hacen en virtud de una orden judicial por un asunto civil o de crédito.

Los tipos de embargos por edad incluyen

• Crédito, facturas médicas o pagos de préstamos personales.
• Deudas de consumidores o pagos de quiebras.
• Pagos de pensión alimenticia o pensión alimenticia.
• Reembolsos de préstamos federales para estudiantes.

El importe a retener dependerá de la orden judicial. Las leyes de tu país determinarán los puntos de referencia para el embargo salarial en función de los ingresos totales de un empleado. 

Deducciones de prestaciones

Las deducciones de prestaciones pueden incluir costes de seguro médico, seguro de vida u otras prestaciones complementarias. A diferencia de las contribuciones de prestaciones, estas prestaciones tienen un coste para los empleados a cambio de un servicio o cobertura.

Normalmente, los empleadores y los empleados pueden pagar una parte del costo mensual del seguro médico. Los planes de jubilación suelen tomar un porcentaje de los ingresos del empleado y colocarlo en una cuenta de jubilación en su nombre.

Los beneficios que retiras antes de las deducciones de impuestos se denominan "impuestos aplazados". Las ventajas sujetas a impuestos se eliminan del salario bruto de un empleado después de deducir los impuestos. Consulta las leyes locales, estatales y federales sobre las prestaciones sujetas a impuestos para asegurarte de que tu empresa cumple las normativas.

Cómo calcular la nómina

Aunque Payroll tiene muchos componentes, no todos se aplican a tu negocio. Ten en cuenta que tu empresa y las leyes locales pueden afectar al cálculo de la nómina.

1. Calcular el salario bruto de tu empleado

Puedes determinar el salario bruto de un empleado mediante su tarifa salarial y los períodos de pago programados. La mayoría de las empresas pagan a los empleados de acuerdo con un calendario. Por lo general, los períodos de pago son semanales, quincenales o mensuales.

Para calcular el salario bruto de un empleado por hora, multiplica las horas trabajadas en el período de pago por la tarifa de pago por hora. La fórmula es la siguiente:

Tasa por hora x total de horas trabajadas en el período de pago = salario bruto

Veamos un ejemplo. Supongamos que un empleado gana 15 $ la hora. Su empleador les paga cada dos semanas. El empleado trabajó 35 horas la primera semana y 30 horas la segunda semana para un total de 65 horas en el período de pago. Por lo tanto, el salario bruto del empleado es de 975 $.

Para calcular el salario bruto de un empleado asalariado, divide su salario anual entre el número de períodos de pago del año. La fórmula es la siguiente:

Salario anual/número de períodos de pago en el año = salario bruto

Veamos un ejemplo. Un empleado gana 60 000 $ al año. La empresa paga a los empleados cada dos semanas durante un total de 26 períodos de pago. Por lo tanto, el salario bruto del empleado es de 2307,69 $.

2. Hacer deducciones antes de impuestos

Después de determinar el salario bruto, tendrás que excluir las deducciones. Estas son deducciones fiscales, pero también pueden aplicarse otras deducciones antes de impuestos.

Algunas deducciones comunes antes de impuestos pueden incluir:

• Planes de jubilación.
• Planes de seguro médico.
• Contribuciones a una cuenta de ahorros para la salud (HSA) o a una cuenta de gastos flexibles (FSA).
• Algunos planes de seguro de vida.

3. Deducir impuestos (desempleo e impuestos sobre la renta)

Una vez que realices las deducciones antes de impuestos, se gravará el pago restante. Supongamos que en nuestro país de ejemplo, la tasa impositiva es del 7,65 %, o del 1,45 % para el seguro médico y del 6,20 % para los impuestos de la Seguridad Social. Las leyes federales, estatales o locales y las selecciones del formulario W-4 de tu empleado determinarán las demás tasas impositivas.

Calcula los impuestos federales sobre la renta: en la mayoría de los casos, pagarás impuestos federales cuando pagues impuestos del seguro social. 

Deduce el impuesto federal sobre las nóminas del salario bruto del empleado. Tu empresa debe igualar la contribución de cada empleado y esos pagos son un gasto de la empresa. La empresa envía las cotizaciones del empleado y de la empresa a la Seguridad Social y al seguro médico. .

Por ejemplo, supongamos que un empleado ganó 1120 $ en salario bruto durante el último período de pago. Para calcular la contribución fiscal a la Seguridad Social del empleado, multiplica 1120 $ por 0,062 para obtener 69,44 $. Para calcular la contribución fiscal del seguro médico del empleado, multiplica 1120 $ por 0,0145 para obtener 16,24 $. En total, la contribución del impuesto federal sobre las nóminas del empleado es de 85,68 $ para el período de pago, que su empleador debe igualar. En este caso, el empleador es responsable de pagar 171,36 $ a la agencia tributaria designada . La mitad es un gasto directo para la empresa. Retienes la otra mitad del cheque de pago del empleado.

Los empleadores no igualan las deducciones del impuesto sobre la renta, pero pagan impuestos federales de desempleo. Para determinar cuánto deben tus empleados de impuestos federales sobre la renta, utiliza la calculadora de retención de impuestos de la agencia tributaria de tu país, si corresponde.

Ten en cuenta que los impuestos que deberán tenerse en cuenta serán específicos y diferentes para cada país. Te recomendamos que investigues y revises los impuestos de tu país para poder procesar correctamente las nóminas de tu empresa, y que uses estos ejemplos solo como referencia. 

4. Hacer deducciones voluntarias

Una vez que hayas realizado las deducciones fiscales y antes de impuestos de un empleado, el siguiente paso es realizar cualquier otra deducción después de impuestos de los salarios restantes. Estos pueden incluir:

• Aportaciones para la jubilación.
• Algunos planes de seguro de vida.
• Algunos planes de seguro por discapacidad a largo plazo.
• Embargos de salarios.
• Cuotas sindicales. 

5. Determinar el beneficio neto del empleado

Después de todos los impuestos y deducciones, el importe restante es el beneficio neto del empleado. El beneficio neto es lo que el empleado se llevará a casa el día de pago.

Mejores prácticas de nóminas

1. Conoce las fechas de presentación de la declaración de impuestos

Debes presentar la declaración de impuestos sobre la nómina en función de las fechas y plazos de tu país. Los demás plazos tributarios dependerán de las leyes estatales y locales. La agencia de ingresos federales designada de tu país debería tener una lista de los formularios y los plazos fiscales importantes para las pequeñas empresas y los trabajadores por cuenta propia. Crea recordatorios para presentar tu declaración de impuestos a lo largo del año. La falta de una fecha límite para la declaración de impuestos podría generar cargos adicionales. 

2. Evita incluir trabajadores autónomos y contratistas independientes en el proceso de nóminas

Normalmente, la ejecución de nóminas solo se aplica a los empleados que pagan. Al procesar la nómina, la carga fiscal se divide por igual entre la empresa y el empleado. Sin embargo, los contratistas independientes y los trabajadores autónomos son responsables de todos sus impuestos y prestaciones.

Como empresa que paga al trabajador autónomo o contratista, estás comprando su servicio. Agrupar a contratistas y trabajadores autónomos en tu proceso de nómina puede complicar tus registros. En su lugar, declara los pagos de contratistas o autónomos como gastos empresariales.

3. Mantener registros precisos de las nóminas

Mantén siempre registros detallados del proceso de nóminas y de los cheques salariales de los empleados. El mantenimiento preciso de registros puede proteger tu negocio en caso de una auditoría fiscal u otras demandas laborales.  

• Nombre legal y número de identificación del empleado 
• Dirección ycódigo postal del empleado
• Fecha de nacimiento y sexo legal del empleado
• Ocupación del empleado
• Hora y día de la semana en que comienza la semana laboral del empleado
• Horas trabajadas cada día
• Total de horas trabajadas en cada semana laboral
• Base de pago (tarifa por hora o semanal, comisión, basada en el servicio o salario)
• Tasa de pago por hora habitual
• Ingresos totales diarios o semanales de horas trabajadas
• Ganancias totales de horas extra por semana laboral
• Todas las deducciones realizadas del salario del empleado
• Total de salarios (salarios brutos y netos) pagados en cada período de pago
• Fechas de pago y fechas de períodos de pago

4. Comprender cómo clasificar a los empleados

Puedes clasificar a los trabajadores como empleados o contratistas. Además, puedes clasificar a los empleados como exentos o no exentos. Es esencial que clasifiques a los empleados y los contratos independientes correctamente. Clasificar correctamente a un empleado ayudará a proteger tu negocio en caso de auditoría o demanda.

Los empleados y los contratistas requieren diferentes formularios fiscales. Para determinar la clasificación, la agencia tributaria de tu país desglosará la relación empleador-empleado en tres categorías: control del comportamiento, control financiero y relación.

La autoridad laboral de tu país también definirá las clasificaciones de empleado frente a contratista. Los empleados tienen derecho a determinadas prestaciones empresariales y disposiciones federales sobre nóminas. Los contratistas independientes normalmente no lo son. 

Si clasificas erróneamente a un empleado como contratista, es posible que tengas que pagar impuestos atrasados a la agencia federal de ingresos fiscales designada de tu país. 

Formas de procesar Payroll

Ahora que comprendes algunos de los entresijos de Payroll, es el momento de ejecutar Payroll. Puedes ejecutar la nómina manualmente, externalizarla a un contable de nóminas o usar un proveedor de servicios de nóminas.

1. Nómina manual

La nómina manual para que lo hagas tú mismo es una opción común para muchas pequeñas empresas. Sin embargo, el proceso puede llevar mucho tiempo. Tendrás que calcular todo a mano, realizar un seguimiento de los registros y declarar tus impuestos. Ejecutar la nómina es complicado y cometer errores puede resultar costoso. Puede que la nómina manual no sea la mejor solución a largo plazo.

2. Subcontratar nóminas

Puedes externalizar las nóminas a un contable o a una empresa de teneduría de libros. Pagar a alguien para que ejecute Payroll puede ahorrarte algo de tiempo. Además, los contables son expertos, por lo que puedes estar tranquilo sabiendo que cuentas con expertos a tu lado. Ten en cuenta que externalizar las nóminas o contratar a un contable interno puede resultar costoso.

3. Software de nóminas

En algunos casos, el software de nóminas es más económico que contratar a un contable y puede ayudarte a ahorrar tiempo al procesar las nóminas. El software de servicio de nóminas adecuado te permitirá acceder a las nóminas y ejecutarlas desde cualquier lugar. Otros beneficios del software de nóminas incluyen

• Registros de nóminas digitalizados y mantenimiento de registros automatizado.
• Deducciones de impuestos automatizadas y alertas para las fechas de presentación.
• Cálculos de salarios automatizados y alertas de días de pago.

Cómo ha afectado el coronavirus (Covid-19) a Payroll

El coronavirus ha afectado a muchas empresas y es posible que también haya afectado a tu proceso de nóminas. Algunos gobiernos han ofrecido diferentes formas de ayudar a las pequeñas empresas de todo el mundo.

Si contrataste a empleados en medio del coronavirus, es posible que tengas derecho a algunas prestaciones en función de la legislación laboral de tu país.

Cómo avanzar en la nómina

Payroll puede ser complicado y llevar mucho tiempo, pero no tienes por qué hacerlo solo. Independientemente de cómo ejecutes las nóminas, comprender los conceptos básicos puede ayudarte a realizar el seguimiento de las finanzas de la empresa. Y aunque la mano de obra puede ser el mayor gasto de cualquier empresa, ejecutar correctamente las nóminas es necesario para tu la salud y el éxito de las pequeñas empresas.