Apprenez comment catégoriser les opérations téléversées dans QuickBooks en ligne.
Passez en revue les catégories pour les opérations téléchargées automatiquement lorsque vous connectez votre banque à QuickBooks en ligne. QuickBooks suggère des catégories en fonction de la façon dont vous catégorisez les opérations similaires.
Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :
- Télécharger les dernières opérations bancaires et de cartes de crédit
- Réviser et catégoriser les opérations téléchargées
Note : QuickBooks en ligne ne télécharge pas les opérations en attente.
Télécharger les dernières opérations bancaires et de cartes de crédit
Pour la plupart des banques, nous essayons d’actualiser les opérations toutes les 24 heures. Vous pouvez également mettre à jour manuellement vos comptes en tout temps :
- Allez à Opérations et sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
- Sélectionnez
Mettre à jour.
Cela met à jour les opérations de tous vos comptes.
Conseil : Si un message demandant une authentification supplémentaire s’affiche, suivez les invites pour poursuivre la mise à jour. Les banques n’appliquent pas toutes cette exigence, mais certaines le font pour une plus grande sécurité.
Si vous avez de la difficulté à télécharger vos opérations, vous pouvez essayer d’autres options.
Note : QuickBooks reconnaît les fournisseurs courants à partir de vos opérations bancaires et ajoute automatiquement de nouveaux fournisseurs à votre compte. Désactivez cette option si vous ne voulez pas ajouter de nouveaux fournisseurs. Dans Opérations bancaires, allez à Paramètres ⚙ et désactivez Ajouter des fournisseurs.
Réviser et catégoriser les opérations téléchargées
- Allez à Opérations et sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
- Sélectionnez l’onglet Pour révision.
- Sélectionnez le compte que vous voulez vérifier.
QuickBooks envoie les opérations téléchargées à l’onglet Pour révision et suggère des catégories pour chaque opération. Passez-les en revue une par une :
- Si l’opération indique Ajouter :
- Sélectionnez Ajouter si la catégorie suggérée est correcte.
- Changez la catégorie en en choisissant une dans la liste déroulante ou en en ajoutant une nouvelle.
- Si l’opération existe déjà dans QuickBooks, vous pourriez avoir la possibilité de l’apparier ou d’afficher plusieurs appariements.
Note : Vous pouvez créer une règle bancaire qui catégorise automatiquement les opérations pour vous. Vous pouvez également désactiver les suggestions si vous voulez catégoriser manuellement vos opérations. Dans Opérations bancaires, allez à Paramètres ⚙ et décochez Activer les suggestions de catégorie.
Choisir la bonne catégorie
Catégoriser les revenus
Montant qui vous a été versé par :
- Ventes
- Paiements des clients
- Remboursements
- Immobilisations corporelles vendues
- Prêts bancaires reçus
- Argent investi
Catégoriser les dépenses
Argent versé à d’autres personnes. Par exemple, l’argent dépensé pour :
- Fournitures de bureau
- Repas
- Paie
- Taxes
- Immobilisations corporelles
Note Si vous vous payez vous-même (appelé « paie du propriétaire »), cette « opération sur capitaux propres » est également considérée comme une dépense pour l’entreprise.
Répartir les opérations entre plusieurs catégories
Vous pouvez répartir les opérations entre plusieurs catégories pour en faciliter le suivi.
- Allez à Opérations et sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
- Dans l’onglet Pour révision, sélectionnez l’opération que vous voulez répartir.
Note : Si l’option est Appariement, changez-la pour Catégoriser. - Sélectionnez Répartir qui ouvre la fenêtre Répartir l’opération.
- Dans la liste déroulante Catégorie▼, sélectionnez les catégories entre lesquelles vous voulez répartir l’opération.
- Saisissez un Montant pour chaque répartition afin que la Différence affiche $ CA0.
- Sélectionnez un nom de fournisseur ou de client pour chaque répartition.
Note : Le nom du champ peut varier en fonction de l’opération. - Sélectionnez Appliquer et accepter.
Exclure les opérations en double
Des doublons peuvent parfois se produire lorsque des opérations sont mises à jour automatiquement à partir de votre banque après que vous les ayez téléversées manuellement. Dans ces cas, vous voudrez peut-être les exclure.
- Allez à Opérations et sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
- Dans l’onglet Pour révision, cochez la case correspondant à chaque opération que vous voulez exclure.
- Sélectionnez Exclure.
Les opérations exclues sont déplacées vers l’onglet Exclues. Elles ne seront pas ajoutées à QuickBooks ni téléchargées de nouveau. Si vous avez exclu une opération par erreur, à partir de l’onglet Exclus ,trouvez l’opération et sélectionnez Annuler.
Catégoriser les opérations personnelles dans un compte d’entreprise
Si vous dépensez de l’argent pour une opération personnelle dans un compte d’entreprise, c’est un retrait de propriétaire. Si vous ajoutez de l’argent personnel à un compte d’entreprise, c’est un investissement de propriétaire.
Afficher les images de chèques
QuickBooks s’est associé à certaines banques pour inclure des images de chèques pour les opérations de chèques.
Note : L’image du chèque se déconnecte lorsque les chèques sont appariés à une facture et convertis en paiement de facture.
Pour afficher les images des chèques :
- Allez à Opérations et sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
- Dans l’onglet Pour révision, sélectionnez l’opération pour laquelle vous voulez afficher l’image du chèque.
Note : Les opérations comportant une image jointe auront un numéro dans la colonne Ajouter une pièce jointe.
- Sélectionnez le nom de l’image, puis affichez l’image du chèque dans la barre latérale Explorer.
Note : Si vos opérations bancaires connectées ne sont pas accompagnées d’images de chèques automatiquement jointes, votre banque n’est pas prise en charge. Cependant, elle pourrait être prise en charge à une date ultérieure puisque nous travaillons à établir des partenariats avec d’autres institutions financières.