Bonjour @Hélène R,
Merci d’avoir contacté la Communauté QuickBooks France.
Pour l'enregistrement des remboursements de note de frais, vous pouvez vous référer à l'étape 3. Je souhaite cependant vous partager la procédure entière pour traiter ces dépenses spécifiques.
Voici comment procéder pour comptabiliser des notes de frais dans QuickBooks :
ÉTAPE 1 - VÉRIFIER QUE LES COMPTES SUIVANTS SONT CRÉÉS DANS LE PLAN COMPTABLE
- 467 => pour les employés - Possibilité de créer un compte pour chaque employé à partir de cette racine,
- 108=> pour l'exploitant,
- 455=> pour les associés - Possibilité de créer un compte pour chaque associé à partir de cette racine.
+ Il faut créer une fiche fournisseur au nom de l'associé, employé ou exploitant.
Le traitement des notes de frais se fait en 2 temps :
ÉTAPE 2 - COMPTABILISATION DES NOTES DE FRAIS
- Utiliser le module Dépenses express si vous avez la version Essential ou Plus.
- Ou utiliser Achat comptant via le bouton +Nouveau en haut à droite
Au moment d'enregistrer la dépense :
- Choisir le fournisseur (ICI, il faut choisir le fournisseur auprès de qui la dépense a été réalisée - Restaurant, EDF, Essence etc.).
- Il faut ensuite sélectionner le compte qui convient (467/108/455) dans le champ Compte de Paiement - C'est cette indication qui permettra de comptabiliser l'avance de frais réalisée par l'associé/employé avec ses deniers personnels.
AUCUN RAPPROCHEMENT AVEC LA BANQUE N EST POSSIBLE ICI : car la dépense a été effectuée avec un compte personnel et non pas le compte d'entreprise connecté dans QuickBooks.
ÉTAPE 3 - REMBOURSEMENT DES NOTES DE FRAIS (directement depuis l'onglet Banque)
Dans la banque, la somme apparait dans la colonne dépense - il s'agit du montant que la société rembourse à l'associé ou à l'employé qui a avancé les frais dans un premier temps (étape 1 susmentionnée).
- Cliquer sur le montant pour afficher le déroulant de la transaction,
- dans le champ Fournisseur/client : renseigner le nom de l'associé/employé (sa fiche aura été créée au préalable en tant que Fournisseur - étape 1),
- renseigner la catégorie comptable (nom du compte 108/455/467) afin que le compte sélectionné dans l'étape 1 puisse réaliser l'écriture inverse,
- choisir comme TVA : Hors champ de TVA,
- Créer.
.
Ce pas à pas est à faire valider par votre Expert-comptable (notamment le choix des comptes comptables).
J'espère que ces informations vous seront utiles.
Je reste disponible pour tout éclaircissement que vous estimeriez nécessaire et vous souhaite en attendant une agréable journée,
À bientôt,
Nawel
Modératrice de la Communauté QuickBooks France