Enregistrer les remboursements de notes de frais

Hélène R · ‎janvier 22, 2021

Bonjour,

Je souhaite enregistrer les remboursements de frais des salariés et des gérants, afin de faire ensuite les rapprochements bancaires dans Quickbooks.

Faut-il les traiter comme les factures fournisseurs? Le salarié fait un récap de ses dépenses, en joignant les justificatifs, les gérants font de même.

Merci d'avance pour vos réponses.

Cordialement,

Hélène

Nawel · ‎janvier 22, 2021

Bonjour @Hélène R,

Merci d’avoir contacté la Communauté QuickBooks France.

Pour l'enregistrement des remboursements de note de frais, vous pouvez vous référer à l'étape 3. Je souhaite cependant vous partager la procédure entière pour traiter ces dépenses spécifiques.

Voici comment procéder pour comptabiliser des notes de frais dans QuickBooks :

ÉTAPE 1 - VÉRIFIER QUE LES COMPTES SUIVANTS SONT CRÉÉS DANS LE PLAN COMPTABLE

467 => pour les employés - Possibilité de créer un compte pour chaque employé à partir de cette racine,
108=> pour l'exploitant,
455=> pour les associés - Possibilité de créer un compte pour chaque associé à partir de cette racine.

+ Il faut créer une fiche fournisseur au nom de l'associé, employé ou exploitant.

Le traitement des notes de frais se fait en 2 temps :

ÉTAPE 2 - COMPTABILISATION DES NOTES DE FRAIS

Utiliser le module Dépenses express si vous avez la version Essential ou Plus.
Ou utiliser Achat comptant via le bouton +Nouveau en haut à droite

Au moment d'enregistrer la dépense :

Choisir le fournisseur (ICI, il faut choisir le fournisseur auprès de qui la dépense a été réalisée - Restaurant, EDF, Essence etc.).
Il faut ensuite sélectionner le compte qui convient (467/108/455) dans le champ Compte de Paiement - C'est cette indication qui permettra de comptabiliser l'avance de frais réalisée par l'associé/employé avec ses deniers personnels.

AUCUN RAPPROCHEMENT AVEC LA BANQUE N EST POSSIBLE ICI : car la dépense a été effectuée avec un compte personnel et non pas le compte d'entreprise connecté dans QuickBooks.

ÉTAPE 3 - REMBOURSEMENT DES NOTES DE FRAIS (directement depuis l'onglet Banque)

Dans la banque, la somme apparait dans la colonne dépense - il s'agit du montant que la société rembourse à l'associé ou à l'employé qui a avancé les frais dans un premier temps (étape 1 susmentionnée).

Cliquer sur le montant pour afficher le déroulant de la transaction,
dans le champ Fournisseur/client : renseigner le nom de l'associé/employé (sa fiche aura été créée au préalable en tant que Fournisseur - étape 1),
renseigner la catégorie comptable (nom du compte 108/455/467) afin que le compte sélectionné dans l'étape 1 puisse réaliser l'écriture inverse,
choisir comme TVA : Hors champ de TVA,
Créer.

.

Ce pas à pas est à faire valider par votre Expert-comptable (notamment le choix des comptes comptables).

J'espère que ces informations vous seront utiles.

Je reste disponible pour tout éclaircissement que vous estimeriez nécessaire et vous souhaite en attendant une agréable journée,

À bientôt,

Nawel

Modératrice de la Communauté QuickBooks France

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Nawel · ‎janvier 22, 2021

Bonjour @Hélène R,

Merci d’avoir contacté la Communauté QuickBooks France.

Pour l'enregistrement des remboursements de note de frais, vous pouvez vous référer à l'étape 3. Je souhaite cependant vous partager la procédure entière pour traiter ces dépenses spécifiques.

Voici comment procéder pour comptabiliser des notes de frais dans QuickBooks :

ÉTAPE 1 - VÉRIFIER QUE LES COMPTES SUIVANTS SONT CRÉÉS DANS LE PLAN COMPTABLE

467 => pour les employés - Possibilité de créer un compte pour chaque employé à partir de cette racine,
108=> pour l'exploitant,
455=> pour les associés - Possibilité de créer un compte pour chaque associé à partir de cette racine.

+ Il faut créer une fiche fournisseur au nom de l'associé, employé ou exploitant.

Le traitement des notes de frais se fait en 2 temps :

ÉTAPE 2 - COMPTABILISATION DES NOTES DE FRAIS

Utiliser le module Dépenses express si vous avez la version Essential ou Plus.
Ou utiliser Achat comptant via le bouton +Nouveau en haut à droite

Au moment d'enregistrer la dépense :

Choisir le fournisseur (ICI, il faut choisir le fournisseur auprès de qui la dépense a été réalisée - Restaurant, EDF, Essence etc.).
Il faut ensuite sélectionner le compte qui convient (467/108/455) dans le champ Compte de Paiement - C'est cette indication qui permettra de comptabiliser l'avance de frais réalisée par l'associé/employé avec ses deniers personnels.

AUCUN RAPPROCHEMENT AVEC LA BANQUE N EST POSSIBLE ICI : car la dépense a été effectuée avec un compte personnel et non pas le compte d'entreprise connecté dans QuickBooks.

ÉTAPE 3 - REMBOURSEMENT DES NOTES DE FRAIS (directement depuis l'onglet Banque)

Dans la banque, la somme apparait dans la colonne dépense - il s'agit du montant que la société rembourse à l'associé ou à l'employé qui a avancé les frais dans un premier temps (étape 1 susmentionnée).

Cliquer sur le montant pour afficher le déroulant de la transaction,
dans le champ Fournisseur/client : renseigner le nom de l'associé/employé (sa fiche aura été créée au préalable en tant que Fournisseur - étape 1),
renseigner la catégorie comptable (nom du compte 108/455/467) afin que le compte sélectionné dans l'étape 1 puisse réaliser l'écriture inverse,
choisir comme TVA : Hors champ de TVA,
Créer.

.

Ce pas à pas est à faire valider par votre Expert-comptable (notamment le choix des comptes comptables).

J'espère que ces informations vous seront utiles.

Je reste disponible pour tout éclaircissement que vous estimeriez nécessaire et vous souhaite en attendant une agréable journée,

À bientôt,

Nawel

Modératrice de la Communauté QuickBooks France

ChrysD · ‎février 02, 2021

Bonjour,

Cela ne fonctionne pas au niveau de l'étape de 3, le compte associé se retrouve avec le double..
Merci pour votre aide.
Mes dépense "notes de frais" sont passées dans le compte 455, comment faire pour régler ce montant et remettre le compte associé à 0 ?

Nawel · ‎février 02, 2021

@ChrysD,

Merci d'avoir à nouveau contacté la Communauté QuickBooks France.

Qu'entendez-vous par "le compte associé se retrouve en double"?

Je vous confirme que toutes les étapes fonctionnent correctement.

Si je reprends plus particulièrement l'étape 3 :

>>> Cela signifie que vous avez déjà comptabilisé la note de frais sur le compte 455 en créant un achat comptant (étape 1 e& 2).

ÉTAPE 3 - REMBOURSEMENT DES NOTES DE FRAIS (directement depuis l'onglet Banque)

Dans la banque, la somme que la société VOUS rembourse apparait dans la colonne "dépensé" - il s'agit du montant que la société rembourse à l'associé ou à l'employé qui a avancé les frais dans un premier temps (étape 1 susmentionnée).

Cliquer sur le montant pour afficher le déroulant de la transaction,
dans le champ Fournisseur/client : renseigner le nom de l'associé/employé (sa fiche aura été créée au préalable en tant que Fournisseur - étape 1),
renseigner la catégorie comptable (nom du compte 455) afin que le compte sélectionné dans l'étape 1 puisse réaliser l'écriture inverse,
choisir comme TVA : Hors champ de TVA,
Créer.

Avez-vous bien le montant remboursé apparaissent dans la colonne DÉPENSÉ en banque sur l'onglet À valider ?

Si votre compte 455 semble être doublé, je vous invite à vérifier dans votre plan comptable si vous n'avez pas par inadvertance créé deux comptes 455 pour la même personne.

Pourriez-vous par ailleurs me faire parvenir une capture d'écran de l'erreur que vous rencontrez ?

Je vous remercie pour votre patience,

Je reste disponible pour tout éclaircissement que vous estimeriez nécessaire et vous souhaite en attendant une agréable fin de journée,

À bientôt,

Nawel

Modératrice de la Communauté QuickBooks France

ChrysD · ‎février 02, 2021

Merci,

Je veux réaliser ma note de frais de janvier.
J'ai rentré les dépenses sur le compte associé 455 avec un repère dans mémo NDF.
J'ai un compte fournisseur à mon nom (en tant qu'associé).
J'ai bien un total de frais "avancés" sur ce compte associé que je souhaite payer avec le compte bancaire par virement.

Donc la dépense n'apparait pas encore en banque, je préfère la passer en compta d'abord.
Si j'applique votre process, le solde du compte associé est doublé. Par exemple environ 500€ à me rembourser, si je passe un achat comptant au profit de l'associé avec ce même compte, il se retrouve en suite à 1000€. Hors je souhaite le tenir à jour pour avoir le montant mensuel chaque mois.
J'ai un autre souci, comment passer le montant d'indemnités kilométriques simplement, la somme correspondante doit elle passer elle aussi en achat comptant sur le compte associé ? j'ai crée un fournisseur spécifique pour les Km...

Merci beaucoup.
Chrys

Nawel · ‎février 03, 2021

Bonjour @ChrysD,

Si vous la passez uniquement en comptabilité je ne peux pas vous garantir le résultat de ce pas à pas.

L'étape 3 fonctionne si vous créez la dépense depuis la banque.

Lorsque vous passez la dépense (étape 1), les comptes imputés sont les suivants :

en crédit : compte 455
en débit : compte de charges 6

L'étape 3 vous permet de passer le flux inverse (le remboursement) :

en crédit : compte 512
en débit : compte 455

Vous pouvez donc passer une écriture de journal de paiement afin de comptabiliser ce remboursement de note de frais et lorsque la transaction bancaire sera visible sur votre compte QuickBooks dans l'onglet Banque - À valider, vous pourrez rapprocher l'écriture de journal en banque.

Voici comment créer une écriture de journal :

Cliquez sur + Nouveau.
Cliquez sur Écriture de journal.
Sur la première ligne, commencez par sélectionner un compte. Selon que vous devez le débiter ou le créditer, entrez le montant dans la colonne appropriée.
Sur la ligne suivante, choisissez l'autre compte vers lequel ou à partir duquel vous transférez les fonds. QuickBooks vous facilite la tâche en entrant dans la colonne opposée le montant que vous avez renseigné.
(Si répartition entre plusieurs comptes) Modifiez le montant en fonction et renseignez les autres lignes au fur et à mesure. QuickBooks calculera automatiquement le montant restant de manière à ce que le montant total de la colonne Débits soit égal à celui de la colonne Crédits. Cela permet de garantir l'équilibre de vos comptes.
(Facultatif) Entrez le motif de l'écriture dans la colonne Description.
Cliquez sur Enregistrer et fermer.

La comptabilisation des indémnités kilométriques se réalise aussi à travers une écriture de journal.

Je vous invite à nouveau à consulter votre Expert-comptable afin de vérifier l'imputation des comptes comptables pour passer ces deux opérations (note de frais / indemnités kilométrique).

J'espère que ces informations vous seront utiles.

Je reste en attendant disponible pour tout éclaircissement que vous estimeriez nécessaire,

Dans l'attente de vous lire, je vous souhaite une agréable journée,

À bientôt,

Nawel

Modératrice de la Communauté QuickBooks France