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Niveau 1

Puis-je générer des factures automatiquement à partir d'un fichier excel que mon équipe remplit pour m'indiquer les produits qu'ils ont vendu à chaque client ?

Nous sommes obligés de passer par ce fichier excel, en effet, nous vendons du service (en l’occurrence des bulletins de paie) et nous travaillons à partir d'un logiciel de paie extrêmement spécifique à notre secteur d'activité.
5 RÉPONSES 5
Niveau 6

Puis-je générer des factures automatiquement à partir d'un fichier excel que mon équipe remplit pour m'indiquer les produits qu'ils ont vendu à chaque client ?

Bonjour contact, 

Merci d'avoir contacté la communauté QuickBooks France. 


Merci @STEVE68 pour ce magnifique listage, qui comporte une variété de solutions intéressantes !

Vu que vous avez fait la majorité du travail, je vais me contenter par apporter quelques précisions qui pourraient être davantage intéressantes pour @contact.


Solution A - Import d'une liste de factures

Je précise qu'il s'agit d'un import d'une liste de factures et non un import de factures.

Un import de factures impliquerai un import de factures au format PDF, alors que l'import d'une liste de factures est un fichier CSV, qui contient les informations des factures.

Voici comment importer une liste de factures : 

  1. Rendez-vous sur la roue dentée
  2. Dans Outils, sélectionnez Importez des données
  3. Sélectionnez Liste de factures

Note : Si vous n'avez pas cette option, alors cela signifie qu'elle n'est pas active. 

Voici comment activer l'option : 

  1. Rendez-vous sur la roue dentée
  2. Dans Votre entreprise, sélectionnez QuickBooks Labs
  3. Cochez Importer vos liste de factures
  4. Retournez dans Importez des données et l'option Liste de factures y sera désormais. 

Pour plus d'informations sur l'import, veuillez consulter l'article ci-dessous : 

https://quickbooksfrance.lc.intuit.com/articles/1888643-importer-plusieurs-factures-a-la-fois?modifi...


Solution B - Reçu de vente

Cette solution devient intéressante uniquement si vous avez la banque connectée dans QuickBooks.

De cette façon, vous pouvez créer des reçus de vente au fur et à mesure que les lignes bancaires vont apparaître, tout en cliquant sur Créer l'opération correspondante.

Si vous n'avez pas la banque connectée, alors vous pouvez créer un reçu de vente ou une facture client en cliquant sur + Nouveau, mais je pense que cela n'est pas vraiment la méthode dont vous cherchez.


Solution C - Employé

Vous pouvez ajouter vos employés dans QuickBooks et leur donner un accès pour qu'ils puissent enregistrer leurs feuilles de temps. 

Cette solution est particulièrement intéressante si vous factures des heures travaillés à vos clients. 

Pour plus d'informations, veuillez consulter les liens ci-dessous : 

https://quickbooksfrance.lc.intuit.com/articles/1772297-comment-creer-une-feuille-de-temps-ponctuell...

https://quickbooksfrance.lc.intuit.com/articles/1768665-comment-creer-une-feuille-de-temps-hebdomada...


J'espère avoir pu répondre à votre question.

N'hésitez pas à revenir sur la communauté si vous avez d'autres questions techniques à propos de QuickBooks.

Je vous souhaite une excellente journée.

Soraia

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Niveau 5

Puis-je générer des factures automatiquement à partir d'un fichier excel que mon équipe remplit pour m'indiquer les produits qu'ils ont vendu à chaque client ?

Bonjour @contact,

en effet une demande surprenante de vouloir "court-circuiter" le module phare de Quickbooks, à savoir la facturation. Mais ok, pas de problème.

  1. Pour m'a part j'ai appris une nouvelle fonctionnalité: Vous pouvez importer un fichier csv avec des factures ici: "Ventes/factures" quand on clique sur le bouton "nouvelle facture" un menu déroulant s'ouvre et offre l'option "importer des factures".
  2. Sinon il y a tj l’alternative de passer par le "reçu de vente"
    Si vous pouvez attendre le paiement de vos clients, passez simplement en "mode reçu de vente". C'est à dire une fois vous trouvez la ligne sur la Banque vous cliquez dessus et vous laissez QB créer automatiquement un reçu de vente qui fera office de facture. Je l'ai testé, il y a toutes les mentions obligatoires, c'est conforme.
  3. Et plus généralement je vous conseille de vous pencher sur le module "employés". On pourrait imaginer une saisie des travaux de bulletin par vos collaborateurs. Ces éléments alimentent ensuite votre facturation. C'est prévu justement pour des entreprises dans les services comme les cabinets comptables.

A+

Steve68

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Niveau 1

Puis-je générer des factures automatiquement à partir d'un fichier excel que mon équipe remplit pour m'indiquer les produits qu'ils ont vendu à chaque client ?

Bonjour !
Merci de prendre le temps de me conseiller !
En fait je ne veux justement pas du tout "court-circuiter" la facturation de Quickbooks je veux me faciliter le travail.
Peut être n'étais-ce pas claire ce que j'expliquais.
Mes collègues me liste dans un tableau excel les choses de la manière suivante :
Client1 : 2 carottes, 3 poireaux
Client 2 : 1 carotte, 2 poireaux, 1 oignon,
Etc etc...
Ils me font passer leur tableau et moi je fais mes factures sur Quicbooks à partir de leur tableau.
Je voulais savoir en fait si je pouvais importer leurs tableaux excel pour que les factures que je fais 1 par 1, se fassent automatiquement grâce aux infos indiqués dans leurs tableaux….

Merci
C.
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Niveau 6

Puis-je générer des factures automatiquement à partir d'un fichier excel que mon équipe remplit pour m'indiquer les produits qu'ils ont vendu à chaque client ?

Bonjour contact,

Vous devez alors procéder à la solution A.

Cela ne signifie pas que vous pourrez importer le tableau Excel tel quel il a été crée par vos collègues de travail.

Il y a une trame à suivre concernant le format du fichier, mais cela vous pourrez le vérifier tout en consultant l'onglet Importer des données, puis Liste de factures.

Cordialement.

Soraia
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Niveau 13

Puis-je générer des factures automatiquement à partir d'un fichier excel que mon équipe remplit pour m'indiquer les produits qu'ils ont vendu à chaque client ?

@contact75 

Comme autre option, demandez à votre équipe d'envoyer les données dans un modèle d'estimation comme celui-ci.

RefNumberCustomerTxnDateExpirationDateStatusAcceptedByAcceptedDateSalesTermLocationClassBillAddrLine1BillAddrLine2BillAddrLine3BillAddrLine4BillAddrCityBillAddrStateBillAddrPostalCodeBillAddrCountryShipAddrLine1ShipAddrLine2ShipAddrLine3ShipAddrLine4ShipAddrCityShipAddrStateShipAddrPostalCodeShipAddrCountryPrivateNoteMsgBillEmailToBePrintedToBeEmailedCurrencyExchangeRateShipAmtShipItemDiscountAmtDiscountRateTaxRateTaxAmtDiscountTaxableLineServiceDateLineItemLineDescLineQtyLineUnitPriceLineAmountLineClassLineTaxable
101Janice Johnson01/10/202031/12/2020Pending  Net 30  110 Main StreetSuite 2000  DallasTX99875         Special HandlingThank you for your order![email address removed]NY     0.02    MP3 PlayerBlue MP3 Player255  TAX
101Janice Johnson01/10/202031/12/2020Pending  Net 30  110 Main StreetSuite 2000  DallasTX99875         Special HandlingThank you for your order![email address removed]NY     0.02    Leather CaseLeather Case210  TAX
103Lisa Smith01/10/202031/12/2020AcceptedLisa10/10/2020Net 30  19 Jerico Drive   BensalemPA84256          We appreciate your business![email address removed]NY          Gift Certificate$50 Gift Certificate150  NON
103Lisa Smith01/10/202031/12/2020AcceptedLisa10/10/2020Net 30  19 Jerico Drive   BensalemPA84256          We appreciate your business![email address removed]NY          Magazine SubscriptionAnnual Magazine Subscription212  NON

 

Vous pouvez les importer en masse à l'aide d'un outil tiers. Une fois les données d'estimation disponibles dans votre QB, vous pouvez valider la facture.

https://transactionpro.grsm.io/qbo