Puis-je générer des factures automatiquement à partir d'un fichier excel que mon équipe remplit pour m'indiquer les produits qu'ils ont vendu à chaque client ?

contact75 · ‎avril 23, 2020

Nous sommes obligés de passer par ce fichier excel, en effet, nous vendons du service (en l’occurrence des bulletins de paie) et nous travaillons à partir d'un logiciel de paie extrêmement spécifique à notre secteur d'activité.

Soraia · ‎avril 23, 2020

Bonjour contact,

Merci d'avoir contacté la communauté QuickBooks France.

Merci @STEVE68 pour ce magnifique listage, qui comporte une variété de solutions intéressantes !

Vu que vous avez fait la majorité du travail, je vais me contenter par apporter quelques précisions qui pourraient être davantage intéressantes pour @contact.

L'Import d'une liste de factures ou de reçus de ventes :

Il est possible de faire l'import de l'un ou l'autre en fonction de votre gestion et de votre comptabilité

Voici comment importer une liste de factures :

Rendez-vous sur la roue dentée.
Dans Outils, sélectionnez Importez des données.
Sélectionnez Factures ventes.

Pour l'importation d'un reçu de vente, il faudra au préalable avoir fait l'activation dans QuickBooks Labs.

Voici comment activer l'option :

Rendez-vous sur la roue dentée.
Dans Votre entreprise, sélectionnez QuickBooks Labs.
Cochez Importer vos liste de factures.

Une fois l'activation faite, vous pourrez procéder à l'importation des reçus de vente via :

Rendez-vous sur la roue dentée.
Dans Outils, sélectionnez Importez des données.
Sélectionnez Reçus de vente.

Pour plus d'informations sur l'import, veuillez consulter l'article ci-dessous :

Comment importer plusieurs factures à la fois ?

En complément d'information, voici un article de notre Communauté sur la différence entre facture et reçu de vente :

Comprendre la différence entre les factures, les reçus de vente, les factures fournisseurs et les re...

J'espère avoir pu répondre à votre question.

N'hésitez pas à revenir sur la communauté si vous avez d'autres questions techniques à propos de QuickBooks.

Je vous souhaite une excellente journée.

Soraia

Voir le post d'origine

Soraia · ‎avril 23, 2020

Bonjour contact,

Merci d'avoir contacté la communauté QuickBooks France.

Merci @STEVE68 pour ce magnifique listage, qui comporte une variété de solutions intéressantes !

Vu que vous avez fait la majorité du travail, je vais me contenter par apporter quelques précisions qui pourraient être davantage intéressantes pour @contact.

L'Import d'une liste de factures ou de reçus de ventes :

Il est possible de faire l'import de l'un ou l'autre en fonction de votre gestion et de votre comptabilité

Voici comment importer une liste de factures :

Rendez-vous sur la roue dentée.
Dans Outils, sélectionnez Importez des données.
Sélectionnez Factures ventes.

Pour l'importation d'un reçu de vente, il faudra au préalable avoir fait l'activation dans QuickBooks Labs.

Voici comment activer l'option :

Rendez-vous sur la roue dentée.
Dans Votre entreprise, sélectionnez QuickBooks Labs.
Cochez Importer vos liste de factures.

Une fois l'activation faite, vous pourrez procéder à l'importation des reçus de vente via :

Rendez-vous sur la roue dentée.
Dans Outils, sélectionnez Importez des données.
Sélectionnez Reçus de vente.

Pour plus d'informations sur l'import, veuillez consulter l'article ci-dessous :

Comment importer plusieurs factures à la fois ?

En complément d'information, voici un article de notre Communauté sur la différence entre facture et reçu de vente :

Comprendre la différence entre les factures, les reçus de vente, les factures fournisseurs et les re...

J'espère avoir pu répondre à votre question.

N'hésitez pas à revenir sur la communauté si vous avez d'autres questions techniques à propos de QuickBooks.

Je vous souhaite une excellente journée.

Soraia

Steve_68 · ‎avril 23, 2020

Bonjour @contact,

en effet une demande surprenante de vouloir "court-circuiter" le module phare de Quickbooks, à savoir la facturation. Mais ok, pas de problème.

Pour m'a part j'ai appris une nouvelle fonctionnalité: Vous pouvez importer un fichier csv avec des factures ici: "Ventes/factures" quand on clique sur le bouton "nouvelle facture" un menu déroulant s'ouvre et offre l'option "importer des factures".
Sinon il y a tj l’alternative de passer par le "reçu de vente"
Si vous pouvez attendre le paiement de vos clients, passez simplement en "mode reçu de vente". C'est à dire une fois vous trouvez la ligne sur la Banque vous cliquez dessus et vous laissez QB créer automatiquement un reçu de vente qui fera office de facture. Je l'ai testé, il y a toutes les mentions obligatoires, c'est conforme.
Et plus généralement je vous conseille de vous pencher sur le module "employés". On pourrait imaginer une saisie des travaux de bulletin par vos collaborateurs. Ces éléments alimentent ensuite votre facturation. C'est prévu justement pour des entreprises dans les services comme les cabinets comptables.

A+

Steve68

contact75 · ‎avril 23, 2020

Bonjour !
Merci de prendre le temps de me conseiller !
En fait je ne veux justement pas du tout "court-circuiter" la facturation de Quickbooks je veux me faciliter le travail.
Peut être n'étais-ce pas claire ce que j'expliquais.
Mes collègues me liste dans un tableau excel les choses de la manière suivante :
Client1 : 2 carottes, 3 poireaux
Client 2 : 1 carotte, 2 poireaux, 1 oignon,
Etc etc...
Ils me font passer leur tableau et moi je fais mes factures sur Quicbooks à partir de leur tableau.
Je voulais savoir en fait si je pouvais importer leurs tableaux excel pour que les factures que je fais 1 par 1, se fassent automatiquement grâce aux infos indiqués dans leurs tableaux….

Merci
C.

Soraia · ‎avril 23, 2020

Bonjour contact,

Vous devez alors procéder à la solution A.

Cela ne signifie pas que vous pourrez importer le tableau Excel tel quel il a été crée par vos collègues de travail.

Il y a une trame à suivre concernant le format du fichier, mais cela vous pourrez le vérifier tout en consultant l'onglet Importer des données, puis Liste de factures.

Cordialement.

Soraia

Fiat Lux - ASIA · ‎avril 23, 2020

@contact75

Comme autre option, demandez à votre équipe d'envoyer les données dans un modèle d'estimation comme celui-ci.

RefNumber

Customer

TxnDate

ExpirationDate

Status

AcceptedBy

AcceptedDate

SalesTerm

Location

Class

BillAddrLine1

BillAddrLine2

BillAddrLine3

BillAddrLine4

BillAddrCity

BillAddrState

BillAddrPostalCode

BillAddrCountry

ShipAddrLine1

ShipAddrLine2

ShipAddrLine3

ShipAddrLine4

ShipAddrCity

ShipAddrState

ShipAddrPostalCode

ShipAddrCountry

PrivateNote

Msg

BillEmail

ToBePrinted

ToBeEmailed

Currency

ExchangeRate

ShipAmt

ShipItem

DiscountAmt

DiscountRate

TaxRate

TaxAmt

DiscountTaxable

LineServiceDate

LineItem

LineDesc

LineQty

LineUnitPrice

LineAmount

LineClass

LineTaxable

101

Janice Johnson

01/10/2020

31/12/2020

Pending

Net 30

110 Main Street

Suite 2000

Dallas

TX

99875

Special Handling

Thank you for your order!

[email address removed]

N

Y

0.02

MP3 Player

Blue MP3 Player

2

55

TAX

101

Janice Johnson

01/10/2020

31/12/2020

Pending

Net 30

110 Main Street

Suite 2000

Dallas

TX

99875

Special Handling

Thank you for your order!

[email address removed]

N

Y

0.02

Leather Case

2

10

TAX

103

Lisa Smith

01/10/2020

31/12/2020

Accepted

Lisa

10/10/2020

Net 30

19 Jerico Drive

Bensalem

PA

84256

We appreciate your business!

[email address removed]

N

Y

Gift Certificate

$50 Gift Certificate

1

50

NON

103

Lisa Smith

01/10/2020

31/12/2020

Accepted

Lisa

10/10/2020

Net 30

19 Jerico Drive

Bensalem

PA

84256

We appreciate your business!

[email address removed]

N

Y

Magazine Subscription

Annual Magazine Subscription

2

12

NON

Vous pouvez les importer en masse à l'aide d'un outil tiers. Une fois les données d'estimation disponibles dans votre QB, vous pouvez valider la facture.

https://transactionpro.grsm.io/qbo

Geoffroy75 · ‎septembre 15, 2022

Bonjour,

Fonctionnalité très intéressante étant donné que nous générons +/- 200 factures par mois c'est un gain de temps précieux. Ma question est la suivante : L'importation de facture via un fichier CSV génère les factures dans quickbooks mais sont-elles envoyées au client ?

Merci pour votre précieuse aide.

Cordialement

Fiat Lux - ASIA · ‎septembre 15, 2022

@Geoffroy75

Il y a une colonne "TobeEmailed" dans le modèle que j'ai mentionné plus tôt. Assurez-vous de mettre "N" pour empêcher QuickBooks en ligne d'envoyer la facture.

Geoffroy75 · ‎septembre 15, 2022

Merci @Fiat Lux - ASIA pour votre rapide retour. Si nous souhaitons automatiser tout le process avec un envoie automatique de la facture, il faudra du coup mettre un Y c'est bien cela ?

Fiat Lux - ASIA · ‎septembre 15, 2022

Oui tu as raison. En option supplémentaire, utilisez la version d'essai d'une application de restauration de sauvegarde pour réduire tout risque. Je ne sais pas s'il prend en charge la version QuickBooks Online France.

https://rewindio.grsm.io/quickbooks

Lucile-H · ‎septembre 15, 2022

Bonjour à vous deux et merci pour votre enthousiasme sur le forum ! 🤗

@Geoffroy75 bienvenu sur la Communauté QuickBooks France ! 🛸

Merci pour votre demande qui pourra aider d'autres utilisateurs.

@Fiat Lux - ASIA merci pour vos informations. Il convient de préciser que Transaction pro est une application payante et Rewind n'est pas référencé comme application partenaire.

@Geoffroy75 sachez que vous pouvez importer vos factures en format CVS depuis notre module d'import de facture. 📥

Pour trouver le fichier type:

Rendez-vous sur Roue dentée ⚙ en haut à droite.
Sélectionnez Importer des données dans la colonne Outils.
Choisissez la pastille Factures clients
Puis Télécharger un exemple.

QuickBooks va générer les factures mais ne les enverra pas de manière automatique.

Pour faire un envoi groupé, vous pouvez suivre ce pas-à-pas: 👣

Assurez-vous dans un premier temps que les factures comportent bien une adresse mail.
Rendez-vous sur Ma compta, puis Opérations bancaires.
Entrez ensuite dans l'onglet Opérations clients.
Vous pouvez grâce au bouton Filtre, vous pouvez choisir de n'afficher que les Factures.
Depuis le module Actions groupées, sélectionnez Envoyer par mail. 📧

Félicitations ! Le tour est joué. 🎉

J’espère que ma réponse vous a été utile.

Je vous souhaite une excellente soirée. 🌓

À bientôt, QuickBooksement vôtre.

Lucile,

Modératrice de la Communauté QuickBooks France

PS : Si ma réponse vous convient, n'hésitez pas à mettre un 👍 BRAVO.