Características
Una de las primeras y más importantes características con las que deben de contar los softwares contables es que se apeguen a los lineamientos que la autoridad fiscal establece. Antes de contratar un servicio de este tipo, debes cerciorarte de su legalidad. En este sentido, entre uno de los principales ejemplos de software contable, tenemos a QuickBooks.
QuickBooks, es el programa líder de los sistemas de contabilidad, ya que cumple con los estándares que dicta la autoridad fiscal para operar y brindar los servicios necesarios. Esto con el fin de que los contribuyentes aceleren y saquen el mayor provecho de los procesos contables.
Este programa ha tenido un desarrollo y evolución, por lo que podemos notar que ha registrado versiones mejoradas desde sus inicios, que datan de 1983, en Estados Unidos.
A lo largo de los años, las modificaciones que ha tenido el programa se han enfocado en brindar un mejor servicio a los contribuyentes. Las divisiones y oficinas que tiene QuickBooks en diversos países alrededor del mundo respaldan las necesidades específicas de cálculo de impuestos de cada región, por lo que México no es la excepción.
Además de cumplir con los lineamientos y directrices legales en los países en los que tiene presencia, QuickBooks cumple con otros requerimientos indispensables para que los procesos contables se puedan satisfacer de manera cabal. Es de recordar que un sistema contable debe contar con la capacidad de procesar diversas transacciones acordes con las ventas y las exigencias dentro del mercado actual.
Al mismo tiempo, tiene que complementarse con las mejores tecnologías que faciliten los procesos como almacenamiento en la nube, interfaces sencillas de manipular y lenguaje amigable para los usuarios. Incluso, debe prever la compatibilidad con los diversos sistemas que usamos en la actualidad.
¿Cuáles son los criterios y características que debe de cumplir un programa contable? A continuación, enlistamos la respuesta:
1.- Simplicidad
Algunos elementos como la interfaz de usuario, los tableros de control y los módulos transaccionales de un sistema de contabilidad tienen que ser amigables e intuitivos para las personas que van a operarlos. Así, cumplirán su objetivo de hacer procesos fáciles y sencillos.
La usabilidad de QuickBooks, al igual que su interfaz y demás criterios, resultan fáciles de operar, pues se puede emplear desde cualquier navegador web y desde cualquier dispositivo que tenga acceso a Internet. En otras palabras, QuickBooks no es exigente con el hardware que utilices.
2.- Procesos contables rápidos
Con la actual dinámica que existe en los negocios y en el mercado, el requerimiento de la emisión y recepción de facturas es esencial. Por lo tanto, un software contable debe de responder a estos servicios y estar disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
En el caso de QuickBooks, estos procesos son de suma importancia, por lo que, en su diseño y adopción, las facturas son emitidas en tiempo real y de manera automática. Además, ofrece mayores ventajas que otros aplicativos, debido a que hace un registro de historial, implementa funcionalidades de consulta y versiones de los archivos de una factura (como los archivos que arroja en formatos PDF y XML).
3.- Operaciones contables en tiempo real
El cálculo de impuestos es de las funciones obligatorias para los softwares contables. Este proceso debe ser inmediato y, sobre todo, en tiempo real, porque de eso dependerá sellar, emitir y obtener cada factura solicitada.
Para el equipo de QuickBooks, que está conformado por especialistas en programación y contabilidad, esta característica está perfeccionada y con la velocidad que los contribuyentes necesitan al momento de utilizarla.
4.- Información clave para las declaraciones mensuales y anuales
Las declaraciones informativas mensuales y anuales son los pilares para el sistema de recaudación fiscal y corresponsable para los contribuyentes, por lo tanto, es una obligación realizarlas con exactitud de causa y con información completa. Nadie quiere problemas con el SAT, y menos por errores que se pueden evitar con el uso de un software.
Ahora, si te preguntas un poco respecto a su funcionamiento, en la plataforma de QuickBooks se crean todos los registros de las facturas y pagos a proveedores. Esto significa que los usuarios pueden contar con todos los datos correspondientes a su contabilidad para realizar las declaraciones en tiempo y forma.
Esto significa un ahorro de muchas horas al final de cada mes, ya que, al hacer cortes o balances generales, la información de tus operaciones es procesada de manera automática y solo basta cotejarla.
5.- Homologación de información entre sistemas
Para que un sistema contable funcione, debe de contar con la información actualizada de los impuestos, gravámenes, categorías, regímenes fiscales, entre otros aspectos, que ayudan a que el software brinde las operaciones y servicios necesarios para el contribuyente.
Imagina que cambia la tasa de un impuesto y el sistema contable que usas no considera este cambio: sería un dolor de cabeza hacer las cuentas de nuevo.
En esa lógica, las diferentes versiones y actualizaciones que ofrece QuickBooks contemplan las novedades y aristas que emiten las autoridades fiscales, por lo que los contribuyentes pueden tener la plena confianza en que su operación está garantizada por la plataforma más actual.
6.- Servicios y valores agregados
Entre los mejores ejemplos de programas contables podemos encontrar no solo a aquellos que organizan y sistematizan las operaciones contables, sino los que también ayudan al negocio a detectar los pagos, las deudas y todo lo relacionado con los proveedores y clientes.
Por ejemplo, ¿qué harías si supieras que puedes tener a la mano un balance general o un reporte de ganancias y pérdidas? Esta información es valiosa para determinar si es momento de solicitar un crédito o hacer una inversión en tu empresa.
Añade gran valor que un programa contable también te ayude a controlar los gastos y visibilizar la rentabilidad del negocio. Esto te permite no solo optimizar tiempo y esfuerzos al llevar la contabilidad, sino que te brinda margen de maniobra para tomar decisiones basadas en los datos que arroja tu negocio. Lo mejor es que todo esto lo hace en tiempo real.
7. Cuentas por pagar
Las cuentas por pagar representan ingresos y posibles ganancias para el negocio, por lo tanto, uno de los principales objetivos de los softwares de contabilidad está relacionado con la capacidad de dar seguimiento de los ingresos y los gastos que se generan en tu organización.
QuickBooks ofrece total visibilidad, tanto de las cuentas por cobrar, como de los gastos que se ejercen con cada actividad. Esta información se vuelve trascendente cuando se hace un balance general de la empresa y se contabilizan las ganancias.
8. Control de gastos
El control de gastos es una estrategia financiera necesaria para cualquier negocio, ya que maximiza los beneficios y evita realizar gastos innecesarios.
Sin embargo, muchas empresas no aplican este tipo de estrategias, lo que complica su estabilidad financiera.
Al no contar con un control de gastos, se pueden generar fugas de recursos, las cuales repercuten directamente en la salud financiera de las organizaciones, es por ello que un sistema contable debe de contar con esta característica.
