Qué es y cómo presentar la contabilidad electrónica SAT

Las personas morales y las personas físicas con actividad empresarial, actividades profesionales con ingresos superiores a dos millones de pesos y arrendamiento tienen la obligación de llevar su contabilidad electrónica y presentarla ante el SAT.

La finalidad de este proceso consiste en evitar la evasión de impuestos, permitiendo al SAT auditar la información que proveen los contribuyentes. Por ello, la contabilidad electrónica puede resultar estresante o intimidante para muchos. Sin embargo, lo cierto es que también te ayudará a mantener tus finanzas actualizadas y en orden. Además, presentarla es muy sencillo.

Si eres una persona obligada a presentar su contabilidad electrónica, aquí te explicamos qué documentos debes enviar al SAT, cómo debes presentarlos, cuándo tienes que enviarlos y a través de qué medio. También te daremos algunos consejos para hacerlo de forma sencilla, evitar o corregir errores y ahorrarte infracciones o multas.

¿Qué es la contabilidad electrónica?

El SAT define a la contabilidad electrónica como “el registro de todas las transacciones en medios electrónicos que realizan los contribuyentes y el envío de archivos en formato XML a través del Buzón Tributario”. Esta información se puede enviar cada mes, cada tres meses, cada seis meses, o cuando es momento de presentar la declaración anual, es decir en el mes de abril.

Para presentar la contabilidad electrónica, el SAT pone a disposición de los contribuyentes una herramienta en línea que les permitirá enviar sus archivos. Es muy sencillo utilizarla, y para ello solo debes entrar a su página con tu e.firma y tu contraseña. Ahí encontrarás la opción de enviar tu catálogo de cuentas, tu balanza de comprobación e información adicional, si te es solicitada. 

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¿Qué información se envía?

Seguramente has notado que, cuando haces facturas electrónicas, siempre se genera un archivo XML junto con una representación impresa. La contabilidad electrónica consiste precisamente en el envío de archivos XML mediante el buzón tributario para que el SAT conozca qué operaciones se están realizando en las empresas.

Los documentos tienes que enviar en ese formato son:

• El catálogo de cuentas, es decir, la información de tus activos, pasivos, capital, ingresos, gastos y cuentas de orden. Se debe enviar el nivel de cuenta mayor y el subsecuente de primer nivel.
• Balanza de comprobación, que es el documento donde se registran los movimientos de todas las cuentas de activo, pasivo y capital. Debe elaborarse una balanza para cada mes, además de una balanza del cierre del ejercicio fiscal, por lo que, en total, se entregan 13 en el año.
• Pólizas contables, es decir, los documentos donde se registran las operaciones de la empresa y que contienen la información necesaria para identificarlos. Las pólizas solo deben enviarse en caso de que el SAT así lo solicite. Esto ocurre cuando un contribuyente es auditado o cuando solicita una devolución o compensación.

¿Quiénes deben presentar su contabilidad electrónica?

Todos los contribuyentes, tanto personas físicas como morales deben enviar su contabilidad electrónica. Se exceptúa solo a aquellos que sean asalariados o se encuentren en el régimen de arrendamiento, servicios profesionales o actividad empresarial cuyos ingresos no excedan los 2 millones de pesos anuales y las personas que estén dentro del Régimen de Incorporación Fiscal (RIF) y registren sus operaciones en la aplicación Mis Cuentas del SAT.

¿Cuándo se envía la contabilidad electrónica?

Las balanzas de comprobación se deben enviar de forma mensual. En el caso de las personas físicas, la entrega debe realizarse a más tardar los primeros cinco días del segundo mes posterior. Por ejemplo: en el caso de que queramos presentar la balanza de marzo, deberemos mandarla en los primeros cinco días de mayo. Mientras tanto, las personas morales tienen hasta los tres días del segundo mes posterior para enviar la balanza.

Recuerda que, además a los envíos mensuales, es necesario mandar una balanza de comprobación ajustada al cierre del ejercicio, coloquialmente conocida como “balanza 13”. De acuerdo con la Regla 2.8.1.7. de la Resolución Miscelánea Fiscal, este documento debe enviarse a más tardar el 20 de abril del año siguiente al ejercicio en cuestión, en el caso de las personas morales. Tratándose de personas físicas, deberá enviarse a más tardar el 22 de mayo del año siguiente al ejercicio.

Por otro lado, el catálogo de cuentas debe enviarse una sola vez junto con la primera balanza de comprobación. Posteriormente, solo deberás volver a enviarlo en caso de realizar algún ajuste. El límite para el envío de la modificación al catálogo de cuentas corresponde al límite para el envío de la balanza del mes en que se haya realizado el ajuste.

A veces el SAT puede otorgar prórrogas en algunos casos, pero debes consultar esta información previamente. Recuerda que siempre es preferible mandar tus archivos a tiempo ya que se pueden poner multas o recargos por no hacerlo en las fechas indicadas.

¿Cómo enviar la información al SAT?

Para enviar tu contabilidad electrónica al SAT solo necesitas contar con tu e.firma (antes firma electrónica) y tener activado el Buzón Tributario.

Desde cualquier equipo de cómputo podrás acceder al portal del SAT. Solo selecciona la opción de Contabilidad electrónica y adjunta los archivos correspondientes. Para finalizar, presiona la opción de enviar para obtener el acuse de que el SAT los ha recibido.

Antes de enviar los archivos recuerda que estos deben tener formato XML. Hay diversos sistemas de contabilidad que pueden ayudarte a crearlos. O bien, si realizas tus documentos a través de Excel, existen algunos convertidores gratuitos.

Recuerda comprimir tus archivos en formato .zip.  A todos los documentos deberás ponerles nombre de acuerdo con el formato solicitado por el SAT. Para empezar, escribe los 12 o 13 caracteres que componen tu RFC. Luego, agrega los 4 dígitos del año del ejercicio fiscal en cuestión y dos números correspondientes al mes del que se envía la información. Al final, deberás agregar una clave que permitirá al SAT identificar de qué documento se trata. Las claves son las siguientes:

• BN, si se trata de una balanza de comprobación.
• BC, si se trata de una balanza complementaria.
• CT, si se trata del catálogo de cuentas.
• PL, si se trata de pólizas.
• XC, si se trata de un auxiliar de cuentas.
• XF, si se trata de un auxiliar de folios.

¿Qué hacer si los archivos tienen errores?

Es necesario distinguir entre dos tipos de errores que se pueden presentar al momento de enviar los archivos. Por un lado, se encuentran los errores informáticos, que pueden ocasionar el rechazo del envío; por otro, están los errores que nosotros cometemos en la contabilidad y debemos subsanar.

De acuerdo con la Resolución Miscelánea Fiscal, los archivos rechazados por errores informáticos deberán ser enviados de nuevo “tantas veces como sea necesario hasta que estos sean aceptados, a más tardar el último día del vencimiento de la obligación que corresponda”.

En caso de que el archivo haya sido rechazado en los últimos dos días previos al plazo del vencimiento, tienes cinco días más para mandarlos, contando a partir de la fecha en que se notificó la no aceptación.

Por otro lado, si encuentras errores u omisiones en tu contabilidad electrónica, tendrás que enviar la información de nuevo. Para hacerlo, cuentas con un periodo de cinco días, a partir de la fecha en que realices la modificación.

Si los archivos no pueden leerse o están dañados, será la autoridad quien te envíe una notificación. También es posible que te pida subir archivos complementarios, como balanzas o declaraciones para subsanar estos errores. Por ello es importante estar al pendiente de tu Buzón Tributario, así como no esperar al último momento para enviar la información.

Sanciones y multas

Por no llevar tu contabilidad electrónica podrías ser acreedor a una multa de los $1,500 a los $15,000 pesos. Por no llevar libros o registros especial y cuenta de inventario de $300 a $7,500 pesos. Por llevar tu contabilidad sin seguir las especificaciones del SAT, de $300 a $7,500 pesos. Al tener registros inexistentes de $330 a $6,070 pesos. Por no presentar estados financieros a tiempo de $12,000 a $120,000 pesos, entre otras multas.

Además, a partir de la información que envíes en tu contabilidad electrónica, el SAT realizará un proceso de auditoría para determinar que los ingresos declarados y que el pago de impuestos correspondientes coincidan con los documentos contables. En caso de que la autoridad encuentre alguna irregularidad en tus cuentas, tendrás que pagar las contribuciones que adeudes, además de una multa equivalente a 20 por ciento de las contribuciones obtenidas.

Por otro lado, recuerda guardar todos tus acuses, ya sea en formato electrónico o, si no son demasiados, también puedes imprimirlos y tener una carpeta con toda esta información, aunque quizá esta segunda opción no sea lo más práctico. Recuerda que el SAT te pide que guardes toda tu documentación de al menos 5 años, en caso de que se requiera hacer una auditoría o resolver algún problema.