¿En qué caso realizar facturas por anticipos y cómo hacerlas?

Es bien sabido que, en términos económicos y comerciales, cuando hablamos de un anticipo, nos referimos a un adelanto del pago total que vamos a dar o a recibir, a cambio de un servicio o producto futuro.

Por lo tanto, al haber una transacción comercial implícita en el trato, la existencia de un comprobante que la respalde es esencial, tanto para el vendedor, como para el comprador.

Cuando entramos al mundo de la contabilidad, damos por hecho que, por mera formalidad y para efectos fiscales, estos comprobantes no consisten, por supuesto, en simples notas de remisión o en escritos sin validez legal; todos, como contribuyentes, tenemos la responsabilidad de emitir facturas ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Y, en el caso del pago por anticipos, la facturación no queda al margen.

Para saber más acerca de este tema, te invitamos a que sigas leyendo, pues en este artículo resolveremos las dudas y confusiones generales que hay en torno a cómo y en qué situaciones se realizan facturas por anticipos. 

Las facturas por anticipos y la versión 3.3

La nueva versión de facturación 3.3 del SAT trajo consigo cambios para realizar ciertos procedimientos y, aunque muchos de ellos, en un principio pueden parecer todo un laberinto fiscal, lo cierto es que el sistema del SAT ya cuenta con una mejor interfaz que hace un poco más sencillo su uso.

Recordemos que, desde el año 2017, se modificó el anexo 20, que habla de los Medios Electrónicos en la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF). Éste establece, en su apartado número, que el contribuyente debía aplicar la guía de llenado de los Comprobantes Fiscales por Internet (CFDI), que el SAT publica en su portal.

De este modo, cuando el contribuyente requiere generar un CFDI versión 3.3, este deberá estar al tanto de las publicaciones más recientes dispuestas por el organismo fiscal mexicano.

Dentro de este nuevo formato, también entraron las facturas por anticipo, y lo hace constar el apéndice número 6 de esta modificación, que se refiere explícitamente al “Procedimiento para la emisión de los CFDI en el caso de anticipos recibidos”.

A partir de entonces, las facturas por anticipo cambiaron en la contabilidad electrónica de la versión 3.3. Así, las facturas dejaron de ser lo que para entonces conocíamos.

¿Cómo generar la factura gratuita por anticipo en la versión 3.3 del SAT?

A estas alturas, es probable que te preguntes: ¿Para qué tendría yo que facturar un adelanto? ¿No sería mejor realizar el CFDI tras recibir el pago total? Sin embargo, por disposición oficial, el SAT también obliga a que los contribuyentes paguen el ISR correspondiente de todas las entradas económicas que tengan, y dado que dichos anticipos forman parte de los ingresos, también son sensibles a la generación del impuesto.

¿En qué caso realizar facturas por anticipos?

Al respecto, el SAT deja en claro dos sencillos puntos:

1.- Es posible realizar facturas por anticipos, cuando desconocemos o no hemos especificado el bien o servicio que el comprador va a adquirir.

2.- O bien, cuando todavía no conocemos el valor total de ese producto o servicio en cuestión.

Hasta aquí muy claro todo. Ahora, conozcamos los casos en los que NO debemos clasificar un ingreso como anticipo:

¿Cuándo no considerar la emisión de facturas por anticipos?

Por ejemplo, cuando alquilamos un departamento, por lo general, nos piden un pago adicional a la renta del primer mes. Este pago es conocido como “depósito garantía”.

Supongamos que la renta mensual nos costará $6,000 pesos; además de dar por adelantado la cantidad correspondiente al primer mes, el arrendador nos pedirá pagar $12,000, ya que los otros $6,000 son los que ha impuesto en el contrato para amortiguar cualquier posible daño al inmueble, o por si acaso el huésped se retrasa con su pago de la renta.

En este caso, hablamos de una garantía o depósito y, aunque “adelanto” es similar a “anticipo”, aquí los conceptos cambian.

El otro caso en el que no debes considerar la emisión de una factura por anticipo es cuando ya tienes el conocimiento del precio final del bien o el servicio a ofrecer, pues cuando el cliente te proporciona un anticipo de un 50 por ciento, por ejemplo, significa que ya conocen el valor de la transacción comercial. La distinción es fácil: a este segundo ejemplo se le conoce como venta en parcialidades. 

Las 3 etapas de la facturación por anticipos en el SAT

A continuación te mostramos las etapas que engloba realizar una factura por anticipo, de la cual se desprenden 3 comprobantes:

1. Emisión de la factura por el anticipo recibido:

En esta etapa se timbra el anticipo. Los datos por llenar en el sistema del SAT son los siguientes:

El tipo de comprobante (en este caso será el “I Ingreso”), la clave (PUE: por sus siglas de “Pago en Una sola Exhibición”), la forma en que se recibió el anticipo (por ejemplo, “Cheque nominativo”) y el valor del anticipo. Supongamos que esta etapa ocurre el 3 de junio.

2. Emisión de la factura por el total:

Es en esta etapa cuando se paga la diferencia y se timbra el total.

Siguiendo con nuestro ejemplo, supongamos que ya es 15 de junio, por lo que ahora deberás considerar el valor total de tu operación menos el valor del anticipo y, además, en la parte de “CFDI relacionado” deberás unir el folio fiscal de la factura anterior, es decir, la del 3 de junio.

Como nota destacada, el SAT añade que, si al realizar la factura:

“[…] no se recibe el pago de la diferencia entre el valor total de la operación y el anticipo recibido en el campo “Forma Pago” de la factura electrónica que se emita por el valor total de la operación, se debe registrar la clave PPD (Pago en parcialidades o diferido), y con posterioridad se debe emitir una factura con el complemento de recepción de pagos por cada pago que se reciba.”

3. Emisión de la factura de egreso:

Ocurre cuando asociamos el folio fiscal del paso 1. Esta factura es utilizada para disminuir el valor del anticipo, con tal de que los ingresos no se dupliquen en el sistema.

Por último, en la misma fecha en que se emite la factura por el total (paso 2), se emite la factura de egreso, en donde se incluye el tipo de comprobante (De egreso, en este caso), se registra el monto descontado como anticipo y, finalmente, en el campo de “CFDI relacionado” deberás unir el folio fiscal de la factura anterior.

¿Cómo registrar una factura por anticipo en QuickBooks?

Si ya te habías aprendido la metodología para realizar facturas por anticipos por medio del sistema del Servicio de Administración Tributaria, ya puedes “saltarte las reglas” y hacer esta misma operación en un dos por tres, mediante el sistema de contabilidad electrónica QuickBooks. Esto se debe a que, como bien mencionado en otros artículos, con este sistema de contabilidad podrás ahorrar hasta 15 horas de trabajo administrativo y contable cada mes, gracias a que te permite centralizar desde la facturación total de la empresa hasta el manejo de inventario y la conciliación bancaria desde un solo lugar.

Si todo esto te parece beneficioso para tu empresa y decides sumarte a los millones de contribuyentes y PyMEs que utilizan QuickBooks Online, verás que solo hay 7 pasos a seguir para registrar una factura por anticipo, a través de la función “Recibir pago”, los cuales te explicamos a continuación:

1.- Confirma que el cliente ya exista en el sistema de QuickBooks. Si no es así, agrégalo en la opción de “Ventas” y luego en “Clientes”.

2.- Completa los campos del cliente y, por último, selecciona “Guardar”.

3.- Selecciona el botón de “Nuevo”.

4.- Luego, da clic en “Recibir pago”.

5.- Lo siguiente será crear una recepción de pago, seleccionando a un cliente y utilizando la flecha desplegable.

6.- Selecciona la factura a clientes dentro de la columna “Cuenta” y luego digita el pago recibido.

7.- Para finalizar verifica que todos los datos estén correctos, si es así, da clic en “Guardar y crear nuevo”.

Registra un pago anticipado con QuickBooks

También es posible registrar el pago anticipado que realizas a un proveedor en QuickBooks. Esta función es de gran utilidad para tener un registro de todos los pagos anticipados que realices, esto gracias a la herramienta denominada “Gasto”, la cual te explicamos a continuación:

1. Primero, al igual que el paso anterior, debes asegurarte de que el proveedor ya exista en el sistema; si no existe y es un proveedor nuevo, dirígete a la opción “Gastos” y, luego, selecciona “Proveedores”.

2. Posteriormente, puedes crear un proveedor desde cero completando toda la información necesaria. Una vez que estás seguro de que todos los datos son correctos, selecciona “Guardar”.

3. Cuando el proveedor ya está debidamente registrado en la plataforma, selecciona la opción “+ Nuevo”.

4. Luego, selecciona el apartado “Gasto”.

5. Como siguiente paso, crea un nuevo gasto para el proveedor. Para esto, debes de seleccionar un beneficiario y una cuenta de pago.

6. En la columna denominada “Categoría”, selecciona la opción cuentas por pagar y ahí ingresa la descripción del pago y el monto.

7. Una vez que todos los datos están correctos, selecciona la opción “Guardar”.

¡Listo! Verás que es más fácil hacer operaciones como éstas a través de un sistema de contabilidad electrónica de cobro como QuickBooks. Si aún no cuentas con él, aquí puedes revisar los planes y beneficios que tenemos para ti.