Facturación en línea: guía completa

Si leíste el manual de llenado de CFDI del SAT, quizá tuviste muchas dudas sobre los “incomprensibles” requisitos para facturar; pero luego de leer este artículo verás que son procesos muy sencillos. En esta breve guía te decimos qué necesitas y cómo empezar a facturar electrónicamente.

Índice de contenidos:

1. Los tres esenciales requisitos para facturar
2. ¿Cuáles son los datos que requiero para facturar electrónicamente?
3. La importancia de contar con un sistema de facturación
4. Conclusiones

El terreno de la facturación siempre ha sido un tanto complejo, no importa si eres un trabajador independiente, emprendedor o persona moral, siempre hay cierto temor al momento de gestionar este instrumento de comprobación fiscal; y si bien, puede ser un poco “enredoso”, lo cierto es que ahora tenemos acceso a más recursos y herramientas que nos permiten llevar una gestión mucho más eficaz. Por ejemplo, hace algunos años, para emitir facturas era necesario presupuestar la impresión de las mismas, además de todos los trámites que se deben hacer ante el SAT.

Por otro lado, la facturación puede verse como un proceso engorroso que puede disminuir los recursos, sobre todo cuando se trata de pequeños emprendimientos, sin embargo, en los últimos años, las autoridades fiscales han trabajado no sólo para mejorar los sistemas de recaudación tributaria, también para ampliar y sociabilizar las múltiples ventajas de la facturación para los negocios, sobre todo para sentar las bases de su crecimiento y el acceso a instrumentos financieros para continuar su desarrollo comercial.

Con la implementación de la facturación electrónica estos procesos se han automatizado, pero también surgen nuevas preguntas, por lo que en este artículo nos enfocaremos en revisar todo los datos, trámites y especificaciones que necesitas conocer para facturar en línea.

Los tres esenciales requisitos para facturar

La información fiscal puede ser muy entreverada, además de tener actualizaciones cada cierto tiempo, por ello muchos contribuyentes prefieren delegar esa tarea a alguien contratando a un contador o un proveedor de factura en línea; sin embargo, es importante que nosotros mismos conozcamos los procedimientos, términos y los elementos que se necesitan para este proceso; no son pocas las historias de terror en las que una persona se desentiende completamente de sus procedimientos contables para luego llevarse “sorpresitas” desagradables.

Para saber cómo facturar, primero hay que revisar qué se necesita. En primera instancia debes:

1. Estar registrado ante el SAT como persona física o moral. Desde este momento, asegúrate de recibir toda la información respecto a la opción que elijas, pues cada una conlleva responsabilidades y beneficios distintos.
2. Contar con una e. Firma y Certificado de Sello Digital (CSD) vigentes, estos son archivos que son identificados con las terminaciones .key y .cer.
3. Contar con un proveedor para la certificación de las facturas electrónicas, es decir, un tercero que timbra la fecha y hora de emisión.

Teniendo estos tres elementos estás listo para comenzar la facturación es importante tomar en cuenta otras precisiones para garantizar la validación de facturas efectiva. Lo primero es tener muy claro el régimen fiscal al que perteneces para saber la naturaleza de los CFDI que vas a generar. Por ejemplo, es muy común la confusión entre recibos de honorarios y facturas; si bien ambos son CFDI que comprueban los ingresos de un contribuyente obedecen a transacciones distintas; la primera es para profesionales independientes que otorgan un servicio, mientras que la segunda es para personas físicas o morales que realizan actividades de comercio. Esta diferencia también se presenta al momento de desglosar el costo de adquisición en el CFDI, en el caso de las personas físicas que ofrecen servicios profesionales, al desglosar el costo total se deben incluir las retenciones que les corresponde tanto del IVA como del ISR; y en las facturas sólo se hace el traslado del IVA.

Finalmente, puede parecer un poco obvio pero hay otros requisitos para facturar que no están relacionados con la autoridad fiscal sino con el equipo técnico en el que emitirá tus facturas: es decir, asegurar una conexión estable a internet, una computadora con procesador adecuado y la suficiente capacidad para almacenar un software de gestión financiera o simplemente toda la información necesaria para generar los CFDI, unidades de almacenamiento seguras (como un disco duro de estado sólido) para el almacenamiento físico de toda la documentación y otro sistema de respaldo cifrado en la nube para reforzar su resguardo.

¿Cuáles son los datos que requiero para una factura en línea?

Ahora que ya tenemos los requerimientos para llevar a cabo la validación de facturas vamos a revisar algunos de los datos esenciales para llenar los comprobantes en la plataforma de captura. En ese sentido, tienes varias opciones para escoger:

• La app Mis Cuentas del SAT, pero sólo está disponible para personas físicas inscritas en el Régimen de Incorporación Fiscal.
• La plataforma gratuita de Facturación en línea del SAT
• Proveedores de servicios de facturación que estén registrados ante el SAT para la validación de facturas.

Dependiendo de la operación comercial que realices irá variando el número y tipo de campos a llenar en tu CFDI, pero existen algunos campos generales que es importante conocer para evitar confusiones y, aunque no seas tú quien directamente haga el comprobante, puedas tener la capacidad de verificar que se haya realizado de la manera adecuada. Entonces, los datos esenciales para realizar un CFDI son:

• RFC del contribuyente que emite y de quien recibirá la factura.
• Nombre completo o razón social del emisor y receptor de la factura
• Régimen fiscal de quien emite la factura.
• Dirección fiscal de quien emite la factura, en el caso de tener varias sucursales o domicilios de trabajo.
• Tipo de comprobante, es decir si se trata de Ingreso, Egreso, Traslado, Recepción de pagos, Nómina o de Retenciones e informes de pagos.
• El uso que se le dará al comprobante, en este rubro es muy importante ser cuidadoso ya que este debe corresponder directamente con el concepto del CFDI. Algunos de los más usuales son Gastos en General, Donativos, Adquisición de mercancías, etcétera. Para facilitar el procedimiento, muchas de las plataformas de captura ya cuentan con el catálogo precargado en un menú desplegable y sólo debes seleccionar la opción pertinente.
• Clave del producto o servicio, este es un código asignado al servicio o al producto consignado en la factura. Es sumamente extenso y se puede consultar en el siguiente link. Con esta función se amplía el número de actividades que se pueden facturar y se actualiza constantemente, por lo que te recomendamos (sobre todo si te dedicas al sector comercial) estar muy al pendiente de sus actualizaciones; por ejemplo, este año se agregaron productos/servicios relacionados con la detección del COVID-19, así como de venta de instrumental médico para su atención.
• Cantidad y Clave de Unidad, que simplemente determina el número de veces o de producto que se dio el servicio/producto consignado en la factura.
• Valor unitario e importe del servicio/producto facturado.
• La descripción del servicio o producto facturado. En el caso de los recibos honorarios es lo que generalmente se denomina Concepto.
• Moneda, Forma de pago (transferencia electrónica, cheque, efectivo, etc.), Método de pago (en parcialidades o en una sola exhibición).
• El desglose de los impuestos (traslados y retenciones) que correspondan a la naturaleza del comprobante.
• Código postal, fecha y hora de emisión del CFDI.
• Folio fiscal y número de serie del CSD.
• Sello digital del CFDI y Sello digital del SAT o la institución autorizada por el SAT para esta función.
• En el caso de la mercancía de importación es necesario contar con número y fecha del documento de aduanas.

Al finalizar el procedimiento de factura, la plataforma te arrojará dos archivos: un PDF y un XML; recuerda que este último es el que tiene mayor valor fiscal y por lo tanto se debe revisar que todos los datos sean correctos, pues el otro sólo es una representación impresa del XML.

La importancia de contar con un sistema de facturación

La factura en línea es un procedimiento que ha facilitado a los profesionales y a las empresas generar de manera mucho más eficiente un comprobante vital para el monitoreo de sus transacciones cotidianas; es importante no sólo por ser un requerimiento fiscal, también porque facilita la relación cliente-proveedor al, de una manera, formalizar el intercambio de productos o servicios por dinero; además de facilitar las declaraciones de impuestos al contener y distribuir la información fiscal a través de las plataformas digitales.

Pero, ciertamente para un contribuyente poco familiarizado con los términos o procedimiento la sola idea de tener que recabar los requisitos para facturar puede resultar un tanto engorroso o confuso.

Tan sólo pensemos en el Catálogo de Servicios y Productos, como ya mencionamos puede llegar a ser extremadamente minucioso, por lo que llegar al código específico que necesitamos para nuestro concepto puede llevarnos a recorrer una gran telaraña de links y links anidados. Y, si elegimos la clave contraria a nuestro concepto o régimen fiscal, corremos riesgo de caer en una discrepancia que puede tener serias consecuencias en una auditoría.

Además, si el crecimiento de tu empresa, negocio o servicios independientes va creciendo y teniendo un mayor número de clientes, por más organizado que seas puede ser muy fácil que la facturación electrónica se te salga de las manos.

Por todo esto, muchas personas prefieren dejar de lidiar con los requisitos para facturar o aprender cómo facturar para acompañarse de sistemas de facturación digital que les permitan tener una mayor organización ya no sólo de sus facturas, sino de toda su contabilidad y ellos simplemente revisar que todo esté marchando bien.

En el caso de buscar un gestor de finanzas y de facturación electrónica es importante revisar que esté dado de alta en la lista de Proveedores autorizados por el SAT o que tenga una interconexión directa con estos organismos para garantizar la gestión adecuada de la contabilidad y que también se mantengan actualizados en todas las modificaciones en las reglamentaciones, procedimientos y requerimientos de la autoridad tributaria.

En ese sentido, un software como QuickBooks resulta fundamental para las operaciones diarias de emprendedores o personas físicas con alta demanda de sus actividades profesionales. Además de contar con una plataforma amigable que puede gestionar fácilmente los requisitos para facturar, te permite generar CFDI desde múltiples dispositivos, programar recordatorios, crear cotizaciones, cancelar facturas, etcétera.

Además, dispone de tres planes que se acomodan a las necesidades de tu negocio y puedes ir ampliándolo conforme éste vaya transformándose, en ese sentido, el software es una especie de compañero financiero durante el proceso de crecimiento de tu PyME. Timbres ilimitados, soporte gratuito de expertos contables acceso a tu espacio contable desde la nube están incluidos en todos los planes de suscripción.

Conclusiones

El 24 de enero del 2021, el Servicio de Administración Tributaria anunció en un boletín de prensa que la recaudación aumentó durante el año a pesar de la pandemia. Al cierre se logró contabilizar 3 billones 338.9 millones de pesos, un aumento nominal del 0.8% en comparación con el 2019, siendo el ISR y el IVA los que tuvieron el mayor incremento real.

Si bien, esto puede estar asociado a determinar políticas públicas, también es el resultado de estrategias que el SAT ha implementado para facilitar los requisitos para facturar, invitando constantemente a la población a darse de alta en alguno de los regímenes disponibles y socializando no sólo las responsabilidades que se tiene como contribuyentes, también los beneficios de los mismos (acceder a créditos, tener saldo a favor, una mayor gestión de los donativos, etcétera).

Poco a poco, parece que las complicaciones para aprender cómo facturar se van diluyendo, sin embargo, también es cierto que muchos de los términos o procedimientos pueden llegar a ser incomprensibles para la mayoría de la población, por eso es necesario que tanto las instituciones gubernamentales como los proveedores de servicios contables generen herramientas para que los contribuyentes, independientemente de si ellos mismos hacen su factura en línea, puedan comprender el funcionamiento, la forma de captura y la gestión de las mismas.

QuickBooks te facilita el acceso a la información contable y financiera de tu empresa de una manera sencilla y cómoda.