Une facture de vente est un document envoyé par une entreprise à un acheteur ou à un client qui contient une liste détaillée des articles ou des services reçus et indique le paiement dû. La facture permet d’établir une obligation de paiement pesant sur l’acheteur. Les factures constituent un aspect essentiel de toute entreprise, notamment pour la comptabilité et la tenue des comptes.
Découvrez ci-dessous les dix renseignements qui doivent figurer sur les factures de votre petite entreprise et comment bien facturer un client.
Suivant : Comment établir une facture de base
Que faut-il mettre sur une facture?
Voici les dix renseignements essentiels qui doivent toujours figurer sur une facture commerciale :
- Identifiant de la facture
- Info sur votre entreprise
- Coordonnées du client
- Liste détaillée des produits ou services
- Taux horaire et heures travaillées
- Taxe de vente
- Montant total dû
- Délai de paiement
- Modalités de paiement
- Bouton de paiement
Consultez ce guide pratique sur la création d’une facture dans QuickBooks, Excel et Word pour vous assurer que vos factures commerciales sont professionnelles et suffisamment détaillées.
Identifiant de la facture
L’identifiant de la facture est un numéro unique attribué à chaque facture pour une identification précise. Il est préférable d’attribuer à chaque facture un numéro individuel et séquentiel par client ou acheteur au début de chaque année civile ou d’imposition. Ce numéro unique vous aidera à rester organisé et facilitera la tenue comptable au moment de la déclaration d’impôts.
Info sur l’entreprise
Le nom et l’adresse de l’entreprise font partie des éléments essentiels qui doivent figurer sur votre facture. Les informations relatives à l’entreprise vous identifient et permettent à votre clientèle de savoir comment vous joindre s’ils ont des questions ou des préoccupations concernant la facture. Les coordonnées qui doivent figurer sur votre facture sont les suivantes :
- Nom de l’entreprise/logo
- Nom
- Numéro de téléphone
- Adresse courriel
- Adresse postale de l’entreprise
Coordonnées du client
Vous devez ajouter toutes les coordonnées du destinataire sur la facture, de la même façon que vous avez ajouté les vôtres. L’adresse de facturation fait référence au domicile physique ou au local commercial où le vendeur envoie la facture ou le reçu.
L’adresse est généralement identique à celle qui figure sur la carte de crédit ou le compte-chèques du client. Il s’agit de l’adresse de livraison à laquelle les biens sont livrés. La facture indique également l’adresse et le nom du vendeur.
Liste détaillée des produits ou services offerts
Les clients veulent toujours savoir ce qu’ils paient. C’est pourquoi vous devez vous efforcer de rédiger des descriptions aussi précises que possible. Dressez la liste des articles que votre client a reçus de votre part en étant aussi précis que possible.
Incluez une liste détaillée des produits ou services que vous avez fournis et des coûts correspondants. Si un client doit communiquer avec vous pour obtenir des précisions parce que ces renseignements ne sont pas clairs, cela pourrait donner une mauvaise image de votre entreprise.
Taux horaire et heures travaillées
Après la description de chaque poste, assurez-vous d’indiquer la quantité (le nombre de pièces ou le nombre d’heures travaillées pour chaque produit ou service) et le coût correspondant (par unité ou par heure). Enfin, indiquez le montant total de chaque poste.
Taxe de vente
En règle générale, toutes les factures au Canada doivent indiquer aux clients le prix des biens ou des services qu’ils achètent et le montant de la taxe applicable qu’ils paient pour ces articles. Le montant de la taxe de vente harmonisée (TVH), de la taxe sur les produits et services (TPS) et de la taxe de vente provinciale (TVP) figurant sur la facture de votre entreprise varie selon le lieu d’activité de votre entreprise.
Lorsque vous facturez la TPS/TVH sur vos produits ou services, suivez les exigences de l’Agence du revenu du Canada en ce qui concerne les renseignements qui doivent figurer sur vos factures.
Montant total dû
Si vous indiquez la liste complète des articles pour chaque produit ou service fourni, vous devez inclure les prix individuels. Le montant dû correspondra à la somme totale de tous les biens et services figurant sur la facture que votre client doit vous payer.
Délai de paiement (généralement net 30 jours)
Il s’agit de l’une des conditions de paiement les plus courantes figurant sur les factures des petites entreprises et des pigistes. Le délai de paiement fait référence au délai imposé au client pour régler sa facture à compter de la date d’émission de la facture.
Le plus souvent, les entreprises choisissent un délai de paiement de 30 jours net pour s’assurer que les clients paient le montant net de leur facture dans les 30 jours qui suivent la réception. Toutefois, vous pouvez choisir le délai de paiement que votre entreprise accordera à vos clients. Certaines entreprises offrent à leurs clients des délais de paiement net de 10, 15, 20, 30, 60 ou 90 jours pour régler leurs factures.
Il est essentiel de faire figurer la mention « Net dans 30 jours » sur la facture pour indiquer clairement la date à laquelle vous devez être payé. La mention précise « Net dans 30 jours » permet également d’éviter toute confusion entraînant des paiements tardifs.
Modalités de paiement
Les conditions de paiement doivent décrire explicitement les directives que vos clients doivent suivre pour effectuer la transaction relative au service ou au produit. Vous devez impérativement indiquer la date d’échéance du paiement, les éventuelles mesures incitatives en cas de paiement anticipé, par exemple une réduction de 2 % du coût total dû ainsi que les conditions applicables en cas de retard de paiement, y compris les frais applicables en cas de dépassement de la date d’échéance nette.
Ces renseignements vous aideront à envoyer des relances ou des avis de retard à vos clients en cas de non-paiement. En fonction du montant, vous pouvez également proposer à vos clients d’échelonner les paiements.
Bouton de paiement
Pour simplifier le processus de paiement, ajoutez un bouton « Payer maintenant » directement sur chaque facture (pouvant inclure les conditions de vente et les modes de paiement), ce qui permet aux clients d’effectuer des paiements par carte de crédit ou Apple Pay à partir du document. Ainsi, l’envoi et la réception des paiements sont un jeu d’enfant, ce qui vous permet de recevoir vos paiements à temps et garantit à votre client un mode de paiement facile, pour une transaction réussie sur toute la ligne.
N’oubliez pas que c’est à vous de choisir votre délai de paiement. Fixez vos conditions et assurez-vous que vos clients les respectent! Le but est de simplifier au maximum la vie de vos clients pour les inciter à revenir et à acheter à nouveau chez vous.
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