Les reçus de vente sont des éléments essentiels aux activités commerciales. En effet, ils sont tellement essentiels que, si vous travaillez dans le domaine de la vente au détail, vous pourriez les tenir pour acquis. Cependant, lorsque vous exploitez une entreprise, il est important d’accorder une attention particulière à vos reçus. Les renseignements qu’ils contiennent, la façon dont vous les créez et la manière dont vous les délivrez peuvent tous avoir une incidence sur votre comptabilité d’entreprise. Un système efficace de création et gestion des reçus vous permettra de prendre en main vos documents financiers et de demeurer conformes aux règles fiscales de l’Agence du revenu du Canada (ARC).
Qu’est-ce qu’un reçu de vente?
Un reçu de vente est un document qui recense une vente. Dans sa forme la plus simple, ce document reconnaît que le vendeur a été payé pour des produits ou services. Le reçu est toujours délivré par le vendeur et remis à l’acheteur.
Les reçus ne sont fournis qu’une fois que les produits ont été transférés ou que les services ont été effectués, et que le client a payé intégralement. Dans certains cas, les entreprises peuvent délivrer des reçus partiels. Cela se produit lorsqu’un client a payé pour un article à prix élevé par versements échelonnés ou lorsqu’un service continu est livré et payé sur une base récurrente. Quand cela se produit, le reçu indique généralement le solde restant.
Quels renseignements doivent figurer sur un reçu de vente?
Les reçus se présentent sous de nombreuses formes différentes. Habituellement, vous êtes libre de concevoir un document qui fonctionne pour votre entreprise. Pour être utiles, vos reçus devraient contenir des renseignements précis sur la transaction. Certains des éléments courants incluent :
- le nom ou le CUP du produit ou service;
- la quantité de chaque produit ou service;
- le prix de vente de chaque produit ou service;
- le montant total de la vente;
- le taux de la taxe de vente et le montant de la taxe;
- le montant total incluant la taxe.
Lorsqu’il est question de taxes, des reçus précis et complets sont nécessaires. Pour vous assurer de respecter les normes de l’ARC, il est utile d’inclure :
- le numéro d’inscription à la TPS/TVH du vendeur;
- le nom de l’entreprise;
- la date, l’heure et l’adresse auxquelles la vente a eu lieu;
- les coordonnées de l’entreprise telles que le numéro de téléphone ou l’adresse courriel, ou bien l’adresse URL du site Web;
- le nom de l’associé aux ventes ayant effectué la vente ou le numéro de poste de la caisse enregistreuse à laquelle la vente a été payée.
D’autres renseignements que vous pourriez ajouter à un reçu comprennent :
des renseignements sur le client, s’ils sont disponibles;
les logos de l’entreprise et autre matériel lié à la marque;
- des coupons à utiliser lors de prochaines visites ou tout autre document de marketing.
Comprendre les reçus pour cadeaux
Bien que la plupart des reçus intègrent un ensemble normalisé de renseignements, les reçus pour cadeaux font exception à la règle. Un reçu pour cadeau contient certains détails de la vente, mais omet presque toujours le prix. De cette façon, le destinataire peut échanger l’article sans voir le prix de vente. Certains reçus pour cadeaux incluent le nom de l’article, d’autres n’incluent qu’un code à barres qui permet à l’entreprise d’avoir accès au document de vente. Si vous délivrez des reçus pour cadeaux, vous devez décider si le reçu est acceptable ou non pour les retours, ou s’il ne peut être utilisé que pour les échanges.
Pourquoi les reçus sont-ils importants?
Tout d’abord, les reçus sont des documents de vente officiels pour votre entreprise. Il est essentiel que vos reçus soient précis, et ce, tant pour les utilisations internes qu’externes. À l’interne, les reçus vous permettent de faire le suivi de vos ventes et du montant des revenus que vous gagnez. Ils vous aident à faire une foule de calculs, du flux de trésorerie jusqu’aux états des résultats. Ces renseignements vous aident à prendre de meilleures décisions d’affaires, depuis les achats quotidiens jusqu’au développement à long terme de votre entreprise.
À l’externe, les reçus jouent un rôle important en matière d’exigences relatives à la tenue de documents financiers de l’ARC. À titre d’entreprise, vous êtes tenus de consigner vos ventes et les taxes que vous facturez à vos clients. Ces renseignements vous aident à produire votre déclaration de revenus et à acquitter vos impôts avec exactitude. Si votre entreprise délivre des reçus conformes aux règlements de l’ARC pour chaque transaction, vous créez automatiquement une trace documentaire. En cas d’audit, cette trace documentaire vous aide à justifier vos chiffres liés aux ventes et aux taxes.
Les reçus détaillés sont également utiles pour vos clients. Ils les aident à justifier les dépenses déductibles, à faire le suivi des coûts d’entreprise et à enregistrer les taxes payées. Cela peut également les aider pour l’impôt.
Quelle est la différence entre une facture et un reçu de vente?
Les factures et les reçus de ventes sont similaires. Ils consignent tous les deux une vente et contiennent plusieurs renseignements similaires. La différence entre les deux est le moment où ils sont délivrés et la manière dont ils sont utilisés pour votre comptabilité.
Un reçu est généralement un document sur lequel une vente réalisée est consignée. Il est délivré après avoir reçu un paiement. Un client a acheté un nombre X de produits à un prix précis, a reçu les produits et a payé intégralement. Il n’y a aucune autre attente d’une partie ou l’autre. Puisque vous avez reçu l’argent, cette vente est enregistrée dans vos documents comptables en tant que revenu et vous pouvez déposer le montant dans votre compte bancaire. À moins de retours ou de remboursements, la vente a été conclue.
Quant à elles, les factures sont des documents sur lesquels une transaction partielle est consignée. Elles sont habituellement émises avant qu’un paiement n’ait été fait et sont utilisées pour faire le suivi de la vente. Les factures sont plus fréquentes dans le secteur des services que dans le secteur de la vente au détail. Imaginez qu’un propriétaire occupant embauche un entrepreneur pour réparer un toit. Ils s’entendent sur un prix. Puis, l’entrepreneur envoie au client une facture indiquant les services à effectuer, le prix et la date d’achèvement des travaux. Une fois les services achevés, le propriétaire paie la facture et reçoit un reçu pour conclure la transaction. D’autres exemples de factures sont vos factures d’électricité et vos relevés de carte de crédit.
Occasionnellement, les magasins de vente au détail émettent des factures aux clients qui ont des comptes de crédit. Cela permet au client d’obtenir le produit d’abord et de le payer plus tard.
Les factures sont généralement enregistrées différemment dans votre système comptable. Au lieu d’enregistrer la vente en tant que revenu, la plupart des entreprises traitent les factures comme des comptes clients. De cette manière, elles sont marquées pour un traitement ultérieur. Ce n’est qu’une fois le paiement effectué que le montant est enregistré comme revenu et déposé à la banque.
Les différents types de reçus pour différents secteurs d’activité
Bien qu’il n’existe aucun format normalisé de reçu, les secteurs d’activité individuels élaborent souvent un format qui devient la norme non officielle. Au Canada, d’importantes différences existent au sein des systèmes de reçus entre la vente de biens et de services, et entre les ventes aux clients et les ventes interentreprises. Hormis cela, de nombreux secteurs d’activité spécialisés ont leurs propres types de reçus particuliers.
1. Reçus de caisse enregistreuse : Ce type de reçu courant est le plus souvent utilisé pour les transactions de vente au détail avec les clients. Le reçu est imprimé automatiquement et se déchire rapidement, de sorte qu’il est utile pour les entreprises effectuant un volume élevé de ventes. Les épiceries utilisent généralement un reçu de caisse enregistreuse, tout comme les stations-service et les magasins spécialisés ayant un emplacement fixe.
2. Reçus manuscrits avec papier carbone : Ces reçus sont populaires pour les services personnels et les ventes impromptues. Par exemple, un propriétaire d’immeuble pourrait préparer un reçu manuscrit avec papier carbone pour confirmer le paiement du loyer d’un locataire. Les entrepreneurs exploitant leur entreprise à partir de kiosques rudimentaires ou temporaires, comme lors d’un salon commercial ou d’un congrès, pourraient également utiliser des reçus avec papier carbone. Les entrepreneurs qui sollicitent de nouvelles affaires sur le terrain, comme les services de paysagement ou les professionnels de toitures, pourraient présenter un reçu avec papier carbone lorsqu’un client paie un dépôt avant que le travail ne soit terminé. En fin de journée, vous pouvez saisir les ventes dans votre système comptable. L’ARC accepte les reçus manuscrits, tant qu’il n’y a pas de raisons de douter de leur authenticité.
3. Factures : Celles-ci sont très fréquentes dans le domaine des ventes interentreprises. Certains acheteurs de biens et certaines entreprises qui paient pour des services exigent qu’on les facture d’une certaine façon, selon leur comptabilité interne. Les factures sont fréquemment imprimées et envoyées par la poste, mais elles sont de plus en plus souvent transmises en ligne. Certains processeurs de paiement en ligne peuvent générer une facture en tant que demande de paiement, tandis que d’autres, en particulier QuickBooks en ligne, vous permettent de concevoir une facture personnalisée pour chaque nouveau client ou un format général que vous pouvez utiliser pour tous vos clients.
4. Bordereaux de marchandises : Ces reçus sont utilisés par les entreprises qui expédient des articles aux clients plutôt que d’effectuer des ventes en personne. Le bordereau de marchandises contient une liste de chaque article qui vous est expédié, ainsi que le prix et les coordonnées de l’entreprise. Selon l’entreprise, il pourrait également inclure une étiquette de retour. Ce bordereau est inclus avec votre livraison.
Comment préparer un reçu de vente
Vous avez de nombreuses options pour préparer vos propres reçus de vente de petite entreprise. La méthode que vous choisissez aura une incidence sur le niveau de personnalisation et de détails que vous pouvez inclure. Il s’agit d’une considération importante. Après tout, les renseignements figurant sur vos reçus permettent de fidéliser les clients et de réaliser de futures ventes.
Si votre entreprise a recours à des associés aux ventes sur le terrain, les reçus manuscrits constituent une option commode. Bien que ces reçus soient longs à remplir, ils sont essentiellement une toile vierge, ce qui signifie que vous avez beaucoup de souplesse lorsque vous énumérez les produits ou services. Pour gagner du temps, il est pratique de trouver des modèles préimprimés qui sont conçus pour votre secteur d’activité. Si vous exploitez une entreprise de soins de pelouses, vous pourriez trouver des modèles de reçus vierges ayant des champs dans lesquels indiquer la superficie du terrain et le prix par mètre carré, ainsi que de l’espace pour y ajouter des services complémentaires comme le désherbage ou le soin des bordures. Si vous exploitez une entreprise de marketing, vous auriez besoin de champs pour décrire le service, indiquer le nombre d’heures et le taux horaire. Lorsque vous ne faites que commencer en affaires, les reçus manuscrits s’adaptent facilement pendant que vous apprenez les fondements, développez votre entreprise et raffinez vos activités. Comme ils ne requièrent qu’un stylo et un carnet de reçus, ils constituent une option économique.
Si votre entreprise produit des reçus occasionnellement, des logiciels de traitement de texte comme Word ou OpenOffice peuvent s’avérer être des solutions commodes. La plupart offrent des modèles de reçus existants, ou sinon, vous pouvez acheter des modèles abordables. Vous pouvez ensuite personnaliser le formulaire selon les besoins uniques de votre entreprise. Il est également possible de créer un nouveau modèle à partir de zéro. Si vous choisissez cette voie, il est pratique d’utiliser des tableaux pour que les renseignements soient organisés et lisibles. Assurez-vous de mettre en évidence les détails importants tels que le nom du client, le sous-total, les taxes et le total global. Cette option vous laisse complètement libre d’ajouter des renseignements comme le numéro d’identification dans les stocks, les services complémentaires, et plus encore.
Les logiciels de traitement de texte sont également utiles si vous expédiez la majorité de vos marchandises. Selon le volume de vos ventes, vous pourriez créer chaque reçu manuellement ou lier votre base de données des ventes au reçu pour extraire les renseignements automatiquement. Vous pouvez ensuite imprimer le bordereau et l’inclure avec l’envoi. Comme les logiciels de traitement de texte simplifient l’exportation des reçus au format PDF, ils fonctionnent bien pour l’envoi de reçus par courriel.
Créer des reçus de vente dans QuickBooks en ligne
QuickBooks en ligne vous permet de créer et d’envoyer par courriel des reçus de vente à partir de n’importe quel appareil connecté à Internet. Cela signifie que vos employés peuvent créer et envoyer des reçus sur place, qu’ils soient sur le terrain ou au bureau. Cette fonction simple et intuitive vous permet également de personnaliser le reçu afin de l’adapter aux produits et services de votre entreprise.
Créer un reçu dans QuickBooks est rapide et simple. Après avoir ouvert une session dans votre compte QuickBooks, ouvrez le menu du signe plus et cliquez sur Clients. Sélectionnez Reçu de vente et un formulaire vierge s’affichera. Saisissez le nom du client ou de l’entreprise dans le formulaire. N’oubliez pas que vous pouvez enregistrer le client plus tard. Vous pourriez également remplir le champ Nom par un texte générique comme « Services effectués ».
Ensuite, saisissez les articles que vous avez vendus. Si vous offrez un ensemble de produits standard, vous pouvez tout simplement enregistrer chaque article sous forme de liste des stocks. Lorsque vous créez un reçu, vous pouvez remplir automatiquement le champ des articles avec les produits que vous avez enregistrés. Cela permet de gagner du temps lorsque vous vendez fréquemment les mêmes articles.
Si vous saisissez de nouveaux articles, QuickBooks facilite l’ajout de renseignements sur le produit ou service, comme le numéro d’identification ou une description. Ajoutez ensuite les prix par unité. Le formulaire calcule automatiquement un sous-total en fonction de vos quantités et prix. Comme QuickBooks connaît votre emplacement et votre secteur d’activité, il ajoute les taxes de vente, s’il y a lieu. Vous pouvez en tout temps ajouter un article, modifier un prix ou mettre à jour une quantité. Le total du reçu est modifié en conséquence. QuickBooks vous donne également l’option d’inclure des pourboires ou des rabais.
Lorsque votre reçu est prêt, vous avez plusieurs façons de procéder. La fonction de prévisualisation vous permet de voir la version finale afin de repérer les problèmes ou d’apporter des modifications. Si vous êtes satisfait, il suffit d’enregistrer le reçu dans la base de données. Vous pouvez ensuite imprimer le document ou l’envoyer par courriel directement au client.
Un des principaux avantages d’utiliser un créateur de reçus comme QuickBooks est qu’il est intégré à votre système de comptabilité. Il sera ainsi plus facile d’uniformiser votre tenue comptable. Lorsque vous créez le reçu, vous pouvez le désigner comme étant un compte de revenus ou un compte client. Les fonds seront alors automatiquement ajoutés à vos dossiers financiers, de sorte qu’il ne sera pas nécessaire de les saisir séparément.
Si votre entreprise réalise beaucoup d’activités commerciales continues, les reçus créés dans QuickBooks vous font gagner du temps. Une fois les renseignements du client saisis, le reçu est enregistré dans le nuage. La prochaine fois que vous irez créer un reçu, ses renseignements s’afficheront automatiquement dans le formulaire. Même si la vente que vous consignez est unique, la copie enregistrée peut être utile si vous devez réexaminer la vente. En stockant vos documents de vente dans le nuage, QuickBooks vous aide à conserver vos données essentielles en toute sécurité et à les rendre pratiquement impossibles à perdre. De plus, tous les documents sont horodatés numériquement, ce qui crée une trace documentaire non modifiable que l’ARC accepte comme documentation de vente. C’est également pratique pour vos clients qui doivent préparer les dépenses qu’ils ont effectuées au cours d’une période imposable donnée.
Gérer les reçus de vente pour votre petite entreprise
En tant que propriétaire de petite entreprise, les reçus de vente vous aident à maintenir des documents financiers exacts. Pour ce faire, un système efficace de gestion des reçus est indispensable. Si vous êtes allé dans un petit restaurant ou un magasin de vente au détail, vous avez peut-être vu des piles de reçus sur un pique-notes à côté de la caisse enregistreuse. Cette méthode permet de conserver les reçus en toute sécurité et au même endroit jusqu’à la fin de la journée. Vous pouvez ensuite en faire le total et les saisir dans vos documents comptables. Vous pourriez également utiliser une boîte à reçus ou un tiroir de votre caisse enregistreuse dans le même but.
Une méthode plus moderne consiste à enregistrer des copies numériques des opérations sur le serveur de votre appareil de point de vente. Lorsque vous êtes prêt à produire vos documents comptables, vous pouvez utiliser ces données pour remplir une feuille de calcul. Il s’agit essentiellement d’une version numérique de la méthode du pique-notes, sauf qu’elle est plus rapide et produit moins de paperasse.
Il n’est pas nécessaire d’attendre la fin du quart de travail pour compter les ventes. Les logiciels comme QuickBooks conservent des renseignements en temps réel dans le nuage, de sorte que vous pouvez consulter un total cumulé chaque fois que vous effectuez une vente. Un logiciel infonuagique vous permet également « d’imprimer le reçu de caisse enregistreuse » à la volée pendant que vos associés aux ventes travaillent encore. Si vos représentants sont toujours sur le terrain, vous pouvez même lancer des prévisions de ventes pour voir comment la journée se présentera . Il suffit d’attribuer à vos représentants l’autorisation de saisir des données et le logiciel affichera automatiquement les champs pour que vous puissiez compter les ventes.
Quelles sont les règles de l’ARC concernant les reçus?
L’ARC considère les reçus comme étant un type de document financier. Cela signifie que vos reçus doivent suivre les mêmes règles que tous les autres documents. Tout d’abord, vous devez conserver vos reçus au Canada. Ils ne peuvent pas être stockés dans un autre pays et accédés depuis le Canada, à moins d’obtenir l’autorisation particulière de l’ARC. Cela est particulièrement important si vous stockez vos reçus dans le nuage sur des serveurs situés à l’extérieur du pays. Si tel est le cas, vous devez vous assurer que le système est en mesure de produire une copie accessible et utilisable en tout temps pour l’ARC.
Après avoir créé un reçu, il est important d’en conserver une copie pendant six ans suivant la fin de l’année d’imposition. Si vous exploitez une entreprise, l’année d’imposition est l’exercice. N’oubliez pas que l’ARC pourrait vous demander de conserver vos documents plus longtemps. Si cela se produit, les agents du fisc vous informeront de la période nécessaire.
L’ARC se préoccupe également de la manière dont vous produisez et stockez vos reçus. Si vous avez remis au client un reçu papier, vous devez conserver une copie papier dans vos dossiers. Puisque le stockage de copies papier peut être difficile, l’ARC vous permet également d’utiliser un logiciel d’imagerie électronique pour stocker des images numériques de vos reçus papier. Il vous suffit de numériser vos reçus et de stocker les fichiers. Si vous choisissez cette méthode de stockage, assurez-vous que les fichiers numériques sont des représentations fidèles des reçus originaux. L’image doit contenir les mêmes renseignements et tous les renseignements doivent être visibles. Cela veut dire que vous devez créer des images claires, de haute résolution et de couleurs authentiques. Si un chiffre est assombri, l’ARC estimera que l’image est inacceptable.
Lorsque vous entreposez des images numériques de reçus papier, l’ARC exige que vous suiviez les normes nationales canadiennes en matière de tenue de dossiers numériques. Ces dernières sont établies et mises à jour par l’Office des normes générales du Canada, et peuvent être modifiées à tout moment.
Si votre entreprise ne délivre que des reçus électroniques, vous êtes tenus de conserver les fichiers électroniques originaux. Cela vaut même si vous avez imprimé des copies papier. Cette règle de l’ARC existe parce que si votre entreprise fait l’objet d’un audit, les agents du fisc doivent pouvoir inspecter le fichier original à l’aide de leurs propres systèmes. Si vous n’avez qu’une copie imprimée, il est impossible de voir si le document a été modifié depuis qu’il a été délivré.
Si vous exercez des activités commerciales au Canada, vous devez inévitablement produire des reçus, que vous exploitiez un tout petit magasin ou une grande société. Ces petits bouts de papier importants constituent des registres de ventes fiables, vous permettant de conserver des dossiers précis, d’effectuer des retours et des remboursements dans l’intérêt des clients, et de conserver des dossiers d’impôt fiables pour l’ARC. En établissant un ensemble de pratiques exemplaires pour la création et la gestion des reçus de votre entreprise, vous vous assurez qu’elle respecte les lois et les normes en matière de conformité. Le logiciel comptable infonuagique QuickBooks automatise le processus, ce qui facilite et accélère l’acceptation de paiements en ligne et la délivrance de reçus.
