Dans quels cas devriez-vous aussi utiliser un modèle de contrat pour DJ? 

En tant que DJ, vous êtes un fournisseur de services professionnels lors d’événements. Il est donc conseillé de vous assurer que les deux parties ont un contrat concernant le jour de l’événement. Vous pouvez rédiger ce contrat avec un modèle de contrat pour DJ professionnel.

Le contrat doit inclure la date et l’heure de l’activité, votre prix (par heure ou par événement) et les modalités de résiliation (conditions d’annulation par l’une ou l’autre des parties). Vous pouvez également y inclure une liste de tâches et de 

responsabilités. La préparation de ce document pour chaque projet facilitera la comptabilisation de vos services et le suivi des comptes clients tout au long du processus de facturation.

Quels types d’éléments doivent figurer sur une facture de DJ?

Il existe de nombreux types de DJ, et la façon de détailler et d’envoyer les factures dépend du type d’événements sur lesquels vous travaillez. Par exemple, le modèle de facture d’un DJ de mariage peut sembler différent de celui d’un DJ de club. En général, les factures de DJ devraient inclure les frais de consultation, de déplacement, d’hébergement, de location et de main-d’œuvre. Ces éléments peuvent varier en fonction de votre contrat. Si vous jouez dans une salle locale, il se peut que les frais de déplacement et d’hébergement ne s’appliquent pas. 

N’oubliez pas d’inclure un numéro de facture unique, votre nom de DJ, le nom de votre entreprise, une adresse et des coordonnées, ainsi que l’information sur le client. Plus vous personnalisez une facture pour un client, plus il sera facile d’utiliser le même modèle pour vos prochains projets. Assurez-vous d’inclure également les détails suivants. 

Frais de consultation 

Avant l’événement, avez-vous rencontré l’hôte ou le promoteur pour discuter des détails? Un organisateur de mariage peut vouloir discuter avec vous des chansons que vous allez faire jouer et des signaux que vous devez reconnaître pour savoir exactement quand il est temps de les jouer. Certains DJ offrent des services de consultation à un coût fixe, mais un coût horaire est plus courant. Au-delà de cette rencontre initiale, vous pourriez facturer des services fournis en dehors de l’événement. Gardez la trace de toutes ces dépenses supplémentaires et ajoutez-les à la facture pour assurer une facturation transparente.

Frais de location 

De nombreux DJ améliorent leurs revenus en louant des systèmes de sonorisation et d’autres équipements de scène, comme du matériel d’éclairage. Si c’est votre cas, vos entreprises de DJ et de location de matériel sont-elles des entités distinctes ou conjointes? Vous pouvez inclure les frais de location sur votre facture de DJ ou utiliser une facture distincte, selon la façon dont vous gérez votre comptabilité. 

Coûts de main-d’œuvre 

Que vous facturiez un coût fixe ou un coût horaire, la catégorie de main-d’œuvre est l’endroit où vous devez inscrire le temps passé sur scène et décrire les services fournis aux clients. Ce coût peut être différent de votre tarif de consultation, surtout si votre performance inclut du matériel pour lequel vous détenez la propriété intellectuelle. Après tout, le métier de DJ est un art.

En plus de facturer vos heures de performance, vous pourriez facturer à vos clients le travail de mise en scène effectué. Aviez-vous besoin d’apporter et de mettre en place votre propre matériel de sonorisation? Avez-vous dû installer vous-même l’éclairage de la scène? Ces questions sont prises en compte dans le coût de main-d’œuvre total. 

Modalités de paiement des factures 

Les informations sur le paiement doivent absolument figurer sur toute facture, y compris une facture de DJ. Ainsi, les clients savent quand et comment ils peuvent vous payer pour vos services de DJ. Les modalités de paiement des factures doivent inclure les éléments suivants :

• Si le paiement est dû à l’avance ou après l’événement
• La date d’échéance du paiement
• Les pénalités pour paiement tardif
• Les modes de paiement acceptés

Le fait d’indiquer clairement cette information sur chaque facture vous permettra de recevoir vos paiements rapidement. Pour en savoir plus sur les modalités de paiement des factures, cliquez ici.

Quels frais de déplacement peuvent être facturés sur une facture de DJ de mariage?

Il est important de discuter avec votre client du remboursement des frais de déplacement avant de signer le contrat de l’événement. Avez-vous payé pour votre vol à travers le pays? Voulez-vous des fonds pour couvrir l’essence nécessaire pour traverser la ville en voiture? Assurez-vous de faire le suivi du montant exact que vous avez dépensé pour vos déplacements et n’oubliez pas de conserver vos reçus.

Dans quelles situations devriez-vous facturer l’hébergement? 

Comme pour les frais de déplacement, les frais d’hébergement ne s’appliquent pas toujours. Toutefois, si vous êtes un DJ qui joue tard le soir dans un club à l’extérieur de la ville, pensez à inclure un séjour à l’hôtel dans votre contrat. Voici un autre exemple : imaginons que vous êtes le DJ d’un mariage dans un petit hôtel-boutique. Si les chambres de l’hôtel sont déjà réservées par les gens venus célébrer le mariage, vous devrez trouver une chambre ailleurs.

Il est toujours judicieux de vous y prendre à l’avance pour réserver vos déplacements et votre hébergement, puis d’inclure ces coûts sur la facture. De cette façon, vous n’avez pas à vous préoccuper de vos plans d’hébergement avant le grand événement. 

Quand devriez-vous envoyer les factures aux clients?

Il y a plusieurs façons d’envoyer une facture, notamment la remettre en mains propres à la fin de l’événement. Toutefois, les promoteurs et les hôtes sont généralement occupés avec des invités, ce qui signifie que ce n’est pas le meilleur moment pour discuter du paiement. Par conséquent, il est conseillé d’envoyer une facture professionnelle à un moment où vous savez que votre client a le temps de consulter le document. Vous pourriez même envisager d’utiliser un logiciel de facturation pour vous aider dans ce processus. 

QuickBooks en ligne facilite l’automatisation du processus de facturation afin que vous puissiez terminer la soirée sur une note positive avec un sourire et une poignée de main, et laisser le logiciel s’occuper du reste.