Modèle de facture gratuit pour services informatiques

À quoi sert une facture pour services de soutien informatique?

Les services de TI travaillent dans divers secteurs d’activités, puisque presque tous les types d’entreprises utilisent la technologie; elles ont donc toutes besoin d’un soutien technique quelconque. Cela signifie que vos modèles de facture doivent être polyvalents pour s’adapter aux différents types d’entreprises avec lesquels vous ferez affaire. 

Vous pouvez utiliser ce modèle de facture pour services informatiques dans les cas suivants : 

• Conception de sites Web/développeur 
• Soutien système 
• Conseil en informatique
• Ingénierie de réseau 
• Soutien technique 
• Réparation de matériel et de système 
• Hébergement et soutien informatique
• Sécurité de réseau 
• Essais de logiciels 
• Services infonuagiques 
• Installation

Les éléments à inscrire sur une facture de services de TI

Frais de consultation

Une personne ou une entreprise peut vouloir s’informer sur les mesures à prendre pour protéger ses renseignements sans vouloir faire appel à un cabinet pour s’occuper de la surveillance quotidienne. Votre temps, c’est de l’argent. Vous devez donc facturer des frais à votre client pour lui faire profiter de vos connaissances spécialisées.

Vous ne savez pas combien facturer? Votre coût horaire dépend de votre niveau d’expérience et d’éducation. PayScale peut vous aider à déterminer un tarif horaire. Vous y trouverez le tarif facturé par d’autres spécialistes de la sécurité des TI ayant des compétences semblables aux vôtres.

Logiciel

Il se peut que vous deviez installer un logiciel sur l’ordinateur de votre client pour assurer la sécurité de ses données en ligne. Certains logiciels facturent des coûts fixes, tandis que d’autres offrent des abonnements qui doivent être renouvelés chaque année. La plupart des logiciels permettent un certain nombre d’utilisateurs avant de facturer des frais supplémentaires.

Sur votre facture de services de sécurité des TI, indiquez toutes les dépenses liées aux logiciels sur des postes distincts. Fournissez le plus de détails possible, y compris les éléments suivants :

• Nom du logiciel
• Marque
• Date de début de l’abonnement
• Date de renouvellement de l’abonnement
• Nombre d’ordinateurs autorisés
• Coût pour ajouter des ordinateurs supplémentaires
• Avantages du logiciel

Main-d’œuvre et heures travaillées

Consultez PayScale pour déterminer le coût moyen des services fournis, puis décidez si vous voulez facturer votre travail par heure ou par tâche. Si vous diagnostiquez un problème, vous pourriez envisager de facturer par heure. L’installation du logiciel peut entraîner des frais fixes. Donnez le plus de détails possible sur la facture. Par exemple, vous pourriez inscrire que vous avez procédé à l’installation du logiciel ABC, et que le coût de main-d’œuvre est de 45 $ par heure.

Maintenance mensuelle 

Une fois que vous avez mis en place des mesures pour protéger les données d’une entreprise ou d’une personne, vous pouvez communiquer avec elles après quelques jours pour qu’elles sachent que vous êtes disponible en cas d’urgence. Sur votre facture de services de sécurité informatique, indiquez qu’il s’agit d’une maintenance mensuelle, ainsi que le montant dû.

Bien qu’il soit toujours agréable de recevoir un paiement immédiat d’un particulier ou d’un client ponctuel, vous pouvez offrir des modalités de paiement différentes aux clients réguliers ou aux petites entreprises qui ont besoin d’une maintenance mensuelle. Les modalités de paiement les plus courantes sont « Net dans 30 jours » et « Net dans 10 jours ». « Net dans 30 jours » signifie que vous vous attendez à recevoir le paiement dans les 30 jours suivant la date de facturation, tandis que « Net dans 10 jours » donne au client 10 jours pour payer à partir de la date de facturation.

De plus, si vous acceptez plusieurs modes de paiement, les clients auront tendance à vous payer plus rapidement.

Voici quelques modes de paiement que vous devriez envisager d’accepter :

• Argent comptant
• Chèques
• Cartes de débit
• Cartes de crédit
• Paiements en ligne
• Paiements mobiles

Quand devriez-vous envoyer les factures aux clients? 

Choisir le bon moment pour envoyer la facture à votre client témoignera de votre professionnalisme. Il est donc important d’envoyer la facture dans un délai qui vous convient à vous et à votre client. 

Plusieurs options s’offrent à vous : vous pouvez envoyer la facture avant la fin des travaux, une fois les travaux terminés ou pendant que les travaux sont en cours. Votre choix dépendra des circonstances du travail que vous devez effectuer. 

Voici quelques exemples pour vous aider à prendre cette décision.

Contrats récurrents 

Il s’agit des cas où vous avez un contrat avec votre client pour effectuer des travaux de maintenance réguliers, par exemple les suivants :

• Vérification du logiciel de sécurité 
• Test des systèmes de sauvegarde
• Installation des mises à jour logicielles
• Gestion du soutien technique général

Vous pouvez envoyer une facture récurrente sur une base mensuelle ou pour la durée du contrat. 

Petits projets ponctuels

Dans ce cas, il est d’usage d’envoyer la facture une fois le projet terminé, normalement dans un délai de 24 à 48 heures après la fin du travail. Cependant, si votre client a besoin de plus de temps, soyez disposé à discuter d’autres options. 

Grands projets ponctuels

Si vous avez un projet plus important qui prendra plus de temps, mais que vous n’avez pas de contrat récurrent avec le client, vous pouvez demander une partie du montant de la facture avant de commencer, puis le solde à la date d’achèvement du projet. Autrement, vous pouvez envoyer des factures pendant toute la durée du projet. 

La méthode de facturation proportionnelle vous oblige, vous et votre client, à établir des jalons précis pour le projet. Ainsi, lorsque la tâche « A » est terminée, le client vous verse une partie du montant total dû, puis lorsque la tâche « B » est terminée, il vous verse une autre partie du montant, et ainsi de suite jusqu’à ce que le projet soit terminé. 

Le logiciel de facturation QuickBooks propose une fonction de facturation automatisée qui envoie automatiquement des factures professionnelles à vos clients afin que vous puissiez vous concentrer sur votre tâche principale. Il suffit de configurer l’échéancier, et le tour est joué. De plus, dès que le paiement est effectué, QuickBooks met automatiquement à jour vos documents comptables pour s’assurer que tous les comptes sont exacts. Téléchargez le modèle de facture et essayez le logiciel de facturation QuickBooks dès aujourd’hui.