Traiter la paie des employés comprend bien d’autres tâches que le dépôt d’une somme d’argent dans un compte bancaire ou la remise d’un chèque de paie à la fin du mois. Les responsabilités relatives à la paie obligent les employeurs à demander certaines retenues de cotisations sociales sur le montant qu’ils paient à leurs employés et à les verser à l’Agence de revenu du Canada (ARC).
Cependant, cela peut s’avérer assez compliqué. Les différences entre les versements de cotisations sociales au niveau fédéral et provincial et entre les obligations de l’employeur et des employés à cet effet peuvent parfois être source de confusion. La première étape pour comprendre ce que sont les cotisations sociales consistent à savoir qu’assister à l’ARC des propriétaires de petites entreprises.
Comprendre les cotisations sociales au Canada
Les cotisations sociales désignent les montants recueillis sur le chèque de paie des employés au cours du processus de traitement de la paie, ainsi que les cotisations patronales, pour le paiement des services publics essentiels. Les cotisations sociales se divisent en quatre catégories :
- les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC),
- les cotisations d’assurance-emploi (AE),
- les retenues d’impôt provincial sur le revenu,
- les retenues d’impôt fédéral sur le revenu.
Les employeurs et les employés paient-ils des cotisations sociales?
Oui, les employeurs et les employés paient des cotisations sociales. Cependant, les employeurs ne payaient pas certaines cotisations sociales et à un taux différent de leurs employés. Ils doivent notamment payer l’équivalent des cotisations des employés destinés au RPC ainsi que des cotisations d’AE. Les cotisations sociales à verser par les employés comprennent les cotisations au RPC, les cotisations d’AE et les retenues d’impôt fédéral et provincial sur le revenu.
Inscription auprès de l’ARC pour le versement des cotisations sociales
Pour la comptabilité de la paie, vous devez enregistrer votre entreprise auprès de l’ARC et ouvrez un compte de retenues sur la paie où effectuez vos paiements directement. Vous devez verser toutes les cotisations sociales à l’ARC. L’inscription de votre entreprise au programme de compte de retenues sur la paie de l’ARC vous permettra d’effectuer les retenues obligatoires sur la paie des employés pour l’AE, le RPC et l’impôt fédéral et provincial sur le revenu et de recevoir des remboursements de retenues salariales.
Inscription pour le versement des cotisations sociales provinciales
Selon le lieu d’établissement de votre entreprise, vous pourriez vous inscrire pour le versement de cotisations sociales provinciales. Seuls les employeurs paient des cotisations sociales provinciales qui dépendent de la rémunération annuelle de leurs employés. Cinq provinces au Canada imposent actuellement des cotisations sociales aux employeurs. Les provinces qui prélèvent de telles cotisations et les types de cotisations sont indiqués ci-dessous :
Le processus d’inscription pour ouvrir un compte de retenues sur la paie varie d’une province à l’autre. Par exemple, le processus d’inscription à suivre par un propriétaire d’entreprise en Ontario vise à ouvrir un compte d’impôt-santé des investisseurs auprès du ministère des Finances de l’Ontario.
Grâce à l’outil de paie QuickBooks, vous pouvez automatiser le paiement des retenues de manière à n’avoir qu’à saisir la cotisation sociale que vous voulez payer, choisir la date de paiement et le paiement. Vous pouvez aussi vous servir d’un outil en ligne comme le calculateur de paie de QuickBooks pour automatiser le calcul de la paie.
Comprendre les cotisations sociales canadiennes
Chaque cotisation sociale contribue à soutenir la provision des divers services et programmes dont les Canadiens reçoivent.
Les retenues d’impôt fédéral et provincial sur le revenu servent à payer les services et les programmes publics ne profitent pas aux provinces et au pays comme l’éducation et les soins de santé gratuits. Quant aux cotisations au RPC et d’AE, les employés qui désirent accéder à un financement durant la retraite ou une période de chômage.
Pour de l’information plus détaillée sur les retenues, consultez notre page sur les retenues salariales.
Comment un employeur calcule-t-il les cotisations sociales?
Des variables particulières au revenu et à la situation de chaque employé entrent dans le calcul de la paie. Cela dit, les cotisations sociales peuvent être calculées à l’aide de cette formule :
cotisations sociales = impôt fédéral sur le revenu + impôt provincial sur le revenu + cotisation à verser au RPC + cotisation d'AE
Pour calculer les cotisations sociales manuellement, il faut calculer le montant dû pour chaque retenue salariale. Une fois le montant établi pour la cotisation à verser au RPC, la cotisation d’AE et l’impôt fédéral et provincial sur le revenu, le calcul des cotisations sociales devient relativement simple.
Calcul des cotisations sociales provinciales
Étant donné la variation du taux d’imposition d’une province à l’autre, le calcul d’une cotisation sociale provinciale ou territoriale dépend du lieu de résidence des employés.
Pour calculer une cotisation sociale provinciale d’employé :
- Déterminez son revenu imposable total. Utiliser ce revenu pour établir le taux d’imposition correspondant provincial .
- Multipliez le revenu imposable de l’employé par le taux d’imposition applicable. Obtenez les crédits d’impôt provinciaux de l’employé pour le montant d’impôt à prélever pour l’année.
- Divisez le résultat de l’étape précédente par le nombre de périodes de paie afin de connaître la cotisation sociale provinciale à retenir pour une période de paie.
Pour plus d’information sur les cotisations sociales et leur calcul, consultez le site Web de l’ARC.
Quelle est la différence entre l’impôt sur le revenu et les cotisations sociales?
La différence entre l’impôt sur le revenu et les cotisations sociales dépend de qui les paies et de ce qu’ils financent. Les cotisations sociales sont à la charge de l’employeur et de l’employé et correspondent à des retenues sur la paie d’un employé. L’impôt sur le revenu, lui, est payé par l’employé et calculé en fonction de son salaire.
Par conséquent, bien que l’impôt sur le revenu et les cotisations sociales semblent identiques, ces dernières ne définissent qu’une partie de l’impôt sur le revenu d’un employé.
Cotisations sociales : non-conformité et déclarations de revenus
Si vous ne payez pas vos cotisations sociales, vous vous exposez à de graves conséquences, car l’ARC prend au sérieux les problèmes de non-conformité.
Si un employeur ne prélève pas les cotisations sociales obligatoires ou ne les verse pas à l’ARC, il risque de devoir payer tout ou partie du montant dû.
En outre, en cas de problème de non-conformité suffisamment sérieux, l’ARC peut intenter une action en justice contre l’employeur, saisir des revenus, dont les montants des salaires, procéder à la vente de biens, etc. Pour assurer la conformité, l’ARC a soumis certains dossiers, qu’elle a adopté, à un contrôle fiscal. Voilà pourquoi il est important d’assurer de toujours traiter la paie correctement.
Le traitement de la paie n’a pas besoin d’être compliqué. Nombre de ressources et d’outils existant, dont Ressources sur la paie de QuickBooks, pour rendre cette opération plus facile à gérer et vous assurer de verser le bon montant à l’ARC.
Bien que la gestion de la paie puisse sembler une tâche complexe, l’utilisation d’un outil comme QuickBooks peut vous aider à la maîtriser plus facilement. En ajoutant le traitement de la paie à QuickBooks en ligne, vous pouvez déjà déclarer et verser vos cotisations sociales.
Questions sur les cotisations sociales
Les employeurs au Canada ont-ils payé leurs cotisations sociales?
Tant que les employeurs que les employés paient des cotisations sociales. Certaines cotisations sociales, comme les cotisations au RPC et d’AE, sont à la charge des employés et des employeurs. D’autres, comme l’impôt-santé des employeurs, s’associent uniquement à la responsabilité des employeurs.
Quelle est la différence entre l’impôt sur le revenu et les cotisations sociales?
Le paiement des cotisations sociales est venu à la fois aux employeurs et aux employés, et est établi en fonction du salaire des employés. Au contraire, l’impôt sur le revenu est payé uniquement par les employés et calculé en fonction du montant d’argent qu’ils touchent de diverses sources.
Comment calculer les cotisations sociales en Ontario?
En Ontario, leur calcul se fait en additionnant les cotisations au RPC, les cotisations d’AE, les retenues d’impôt fédéral et provincial sur le revenu et l’impôt-santé des employeurs. Les cotisations au RPC, les cotisations d’AE et les retenues d’impôt fédéral et provincial sur le revenu sont calculées comme dans chaque province, comme mentionné plus haut.
Par contre, les taux d’imposition varient d’une province à l’autre. Pour déterminer le taux d’imposition en Ontario et les autres taux de retenues salariales, tables de retenues sur la paie de l’ARC.
Comment calculer les cotisations sociales par employé?
Pour le montant des cotisations sociales par employé, ajoutez les cotisations au RPC, les cotisations d’AE et les retenues d’impôt fédéral et provincial sur le revenu par employé. Tous les calculs présentés dans le présent article servent à calculer les cotisations sociales pour un seul employé.
