¿A punto para comenzar con QuickBooks Online? Este tutorial te guiará durante el proceso.
Aprenderás a hacer lo siguiente:
Echa un vistazo al siguiente vídeo, donde se explica cómo comenzar a usar QuickBooks Online.
Puedes acceder a QuickBooks Online en tu ordenador o dispositivo móvil desde cualquier lugar con conexión a Internet. La solución siempre se mantiene actualizada y solo se tarda unos minutos en crear una cuenta y ponerla en funcionamiento.
Para elegir la suscripción a QuickBooks Online, consulta nuestra página de precios de QuickBooks. Puedes adaptar la suscripción posteriormente si lo necesitas. No está sujeta a contrato.
Consejo: Revisa los requisitos del sistema antes de empezar para asegurarte de que tienes todo lo necesario para disfrutar de la mejor experiencia con QuickBooks.
Si ya tienes una cuenta con Intuit para uno de nuestros productos, puedes iniciar sesión con las credenciales correspondientes. En caso contrario, rellena el formulario de registro para crear una cuenta.
Después de iniciar sesión, contesta a unas cuantas preguntas sobre tu negocio. De este modo, podremos configurar el archivo de tu empresa y adaptar el programa a tus necesidades.
A continuación, se mostrará el panel de QuickBooks, que sirve de página de inicio para todas las actividades de QuickBooks. Si buscas una vista rápida del estado de tu empresa, la encontrarás aquí.
El panel muestra información básica sobre el estado actual de los ingresos y los gastos. Estos valores cambian en tiempo real y muestran una visión general actualizada de las finanzas de tu empresa:
Consulta nuestro artículo para obtener más información sobre el panel de inicio.
Ahora puedes empezar a añadir información sobre tu negocio.
Selecciona Configuración ⚙️ y Cuenta y configuración.
Rellena la información en cada sección de la barra de menú izquierda. A medida que avanzas, QuickBooks te hará preguntas sobre lo que necesitas y cómo planeas utilizar las distintas funciones. La información se guarda y los parámetros de configuración se establecen automáticamente. Puedes ajustar dichos parámetros de configuración posteriormente.
El feed bancario es una de las funciones de QuickBooks Online más útiles y que permiten ahorrar tiempo.
Al vincular cuentas bancarias y de tarjetas de crédito a QuickBooks Online, las transacciones recientes se descargan y se clasifican para que las revises. Dispondrás de información actualizada de las ventas y los gastos sin apenas introducir datos.
Si tienes que añadir información anterior, puedes cargar el historial de transacciones manualmente. Esto es obligatorio si quieres incluir información que existía antes de vincular las cuentas bancarias y de tarjetas de crédito a QuickBooks Online.
Para vincular una cuenta bancaria o de tarjeta de crédito:
Consulta nuestra guía para ver las instrucciones paso a paso sobre cómo vincular cuentas a QuickBooks Online.
Si tienes listas de otra empresa o aplicación de contabilidad en QuickBooks, por ejemplo, de proveedores, clientes, inventario o plan contable, puedes importarlas en QuickBooks Online.
Nota: Si ya has importado correctamente las listas de proveedores, clientes e inventario de otra aplicación, puedes saltar a Personalizar la factura.
Consulta nuestra guía para ver las instrucciones paso a paso sobre cómo mover listas a QuickBooks Online.
Configurar la lista de clientes
Si la empresa gestiona transacciones de clientes, te recomendamos que configures la lista de clientes.
Para obtener información sobre cómo importar listas, consulta Cómo importar contactos de clientes o proveedores desde Outlook, Excel o Gmail.
También puedes añadir nuevos clientes a medida que trabajas: por ejemplo, cuando crees una factura para un cliente que aún no está en el sistema.
Consulta el siguiente vídeo para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo configurar listas de clientes.
Configurar la lista de proveedores
Si añades los datos de los proveedores a QuickBooks, será más fácil y más rápido seleccionarlos cuando los necesites más adelante.
Configurar productos y servicios
Los productos y servicios son artículos que suministra tu empresa y que no están en el inventario. Puedes añadir nuevos productos y servicios manualmente o importar información existente de Excel.
Para introducir productos y servicios manualmente, ve a Ventas en el menú de la izquierda y, a continuación, a Productos y servicios. Selecciona Añadir un producto o servicio o Nuevo. Introduce los detalles de cada producto o servicio:
Configurar y hacer el seguimiento del inventario
Si tu empresa gestiona artículos de inventario, puedes habilitar el seguimiento del inventario para llevar un control de los artículos disponibles, enviar alertas cuando haya que reponer las existencias y obtener información clave sobre los productos que compras y vendes.
Nota: El seguimiento del inventario solamente está disponible en ediciones específicas de QuickBooks. Si no ves las funciones que necesitas habilitar, considera la posibilidad de actualizar la suscripción.
Consulta nuestras guías de soporte sobre cómo habilitar el seguimiento del inventario y añadir productos del inventario.
Las facturas son un elemento importante del negocio. El procesamiento de las facturas se lleva a cabo de manera más fluida con facturas personalizadas para clientes individuales.
En el menú de la izquierda, selecciona + Nuevo y, a continuación, elige Factura:
Para personalizar el aspecto de la factura, selecciona Personalizar en la parte inferior de la factura. Puedes editar la plantilla actual o crear un estilo totalmente nuevo.
En la siguiente página, puedes añadir un logotipo, el tipo de letra y el color, o bien importar un estilo personalizado:
Si tienes facturas que quieres importar en QuickBooks, puedes hacerlo por lotes.
Consulta el siguiente vídeo para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo crear, personalizar y enviar facturas.
Añadir los impuestos sobre las ventas a tus facturas y recibos y llevar un control de lo que debes es muy sencillo. En el menú de la izquierda, selecciona Impuestos.
QuickBooks te guía durante el proceso mediante preguntas sobre tu empresa y sobre cómo gestionas actualmente el impuesto sobre las ventas.
Consulta el artículo de soporte para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo configurar códigos de impuesto sobre las ventas.
Puedes añadir usuarios para que te ayuden a gestionar los libros según el nivel de acceso que concedas.
QuickBooks Online tiene cinco tipos de usuario distintos:
Selecciona Configuración ⚙️ y, a continuación, Administrar usuarios. De manera predeterminada, la persona que haya configurado la cuenta de QuickBooks Online será el administrador principal, aunque puedes asignar esa función a otro usuario si lo prefieres.
En la mayoría de los casos, puedes personalizar tanto el usuario como su nivel de acceso. Puedes cambiar o ajustar el acceso que concedes a los usuarios en todo momento.
También tienes acceso al Registro de auditoría. Esta función es útil si deseas ver las acciones que un usuario concreto ha realizado en QuickBooks Online. Selecciona Configuración ⚙️ y, a continuación, Administrar usuarios. Selecciona la flecha hacia abajo junto a un nombre y, a continuación, Ver la actividad del usuario.
Si dispones de un contable, puedes invitarlo para dirigir tu empresa en QuickBooks. El procedimiento es el siguiente:
Echa un vistazo a algunos de los recursos adicionales que ofrecemos sobre QuickBooks Online:
Aprendizaje y soporte de QuickBooks Online: Para obtener acceso a guías de usuario, tutoriales de vídeo y más, visita Aprendizaje y soporte de QuickBooks Online.
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