Las finanzas son el principal pilar de cualquier empresa, pues sustentan el éxito o el fracaso del negocio. Para dar idea de su importancia, tan solo en México, 8 de cada 10 Pequeñas y Medianas Empresas (PyMEs) no superan los dos años de vida, según el Centro para el Desarrollo de la Competitividad Empresarial, y, ¿sabes cuál es la razón de esta temida estadística? Precisamente una mala administración financiera.Debido a esto, cada vez cobra más relevancia el equipo de finanzas de tu empresa, por lo que es necesario que cuente con las características adecuadas para la administración financiera, pues de esta área depende la toma de decisiones, a través del análisis de datos de cada una de las partes de tu empresa.¿Y de qué características hablamos? El equipo laboral dedicado a la administración financiera tiene la facultad de tomar decisiones del área de marketing hasta de tu equipo de ventas, pues debe de estar al tanto de la estrategia y del contexto de cada área, para proporcionar la mejor opción y el mejor impacto. En cualquier caso, las decisiones deberán ser efectivas y ágiles, por lo que el equipo de administración financiera debe estar capacitado para brindar datos financieros, de tus empleados y de las operaciones, y de generar análisis e informes de varios procesos.
Para dejar este proceso claro, imagina a una empresa como el cuerpo del ser humano. Tú eres su proveedor porque le das alimento. El trabajo de tu cuerpo es extraer los nutrientes y calorías (energía) de esos alimentos para mantenerte activo en el día a día. Algo así pasa con una empresa. Ésta necesita de una buena administración y de los recursos para operar de manera efectiva y eficaz, y así dar los resultados esperados ante cualquier situación.
A esto se le llama administración financiera, y si esta área opera mal o toma una decisión errónea, afectará en el rendimiento de la compañía en general.
La administración financiera: definición
El término administración financiera se refiere a un departamento del área de finanzas que se encarga de planear, organizar y administrar la vida financiera de una empresa. En pocas palabras, decide qué se va a hacer con el dinero de una organización, cómo se va a invertir o gastar y cuándo, así como cuánto se necesita para tener más ganancias o crecer la empresa.
Supongamos que una cafetería tiene poco tiempo de haber abierto y necesita saber cómo va a utilizar las ganancias del mes. Como apenas inició en el mercado, tendrá que definir cuánto porcentaje sería el adecuado para invertir en publicidad, en estar en una app de entrega de comida a domicilio, y con ello prever cuántos insumos necesitarán (café, platos, servilletas) y guardar otro porcentaje para crecer el negocio en un futuro, por ejemplo.
Gestión de la administración financiera
Sería la persona de administración financiera (gestor financiero) la que se encargue de definir todo esto con base en los objetivos del negocio. Según Carlos Master Muñoz, gurú de las finanzas, esta persona primero tiene que destinar un porcentaje a pagar deudas (por temas de financiamiento o renta, por ejemplo).
Luego se define otro porcentaje a un fondo de emergencia. La empresa tiene que tener un “guardadito” para imprevistos o malas rachas del negocio. Este monto designado tiene que estar pensado para los gastos de al menos medio año.
Después, un monto se va a la “segura”, es decir, el dinero que sí o sí tienes que dar a largo plazo para mantener a la empresa. Luego puedes hacer dos tipos de inversiones: las activas que significa regresar dinero al negocio para hacerlo crecer, emprender nuevas áreas o en innovaciones; las pasivas que son la bolsa de valores, bienes raíces, etcétera.
Según Economipedia, el gestor financiero también se encarga de conseguir fuentes de financiamiento y cumplir con las obligaciones que se les establezca. Siguiendo con el ejemplo de la cafetería, imagina que ésta pudo haber obtenido un financiamiento gubernamental, entonces el área de administración financiera tendrá que cumplir con los aspectos que establezca su inversionista.
Incrementa tus finanzas
Para incrementar los beneficios de la empresa, la administración financiera también evalúa en qué compras o situaciones se puede ahorrar para maximizar las utilidades de la empresa.
Por ejemplo, esta cafetería podría calcular qué sería más barato, si servir las bebidas en tazas y mejor gastar en jabón a granel y esponja para lavarlas y dejar los envases desechables para los que pidan para llevar, u ofrecer taza de cartón, tapa, porta vasos y popote a cada cliente.
Por todo lo anterior, el área de administración financiera se relaciona con otras (o todas) las áreas de la empresa: compras, marketing, publicidad, contabilidad, sistemas informáticos. Por ejemplo, esta cafetería podría necesitar un sistema de hardware y software de punto de venta para cobrar a los clientes.
En este caso, es el área informática la que tendría que discutir este tema con administración financiera, explicar por qué es necesaria, cómo ayudaría a la cafetería a ser más ágil y rentable. Luego de convencer al gestor financiero, se define un presupuesto y se empieza a buscar un proveedor.
Ya que esta área está encargada de decidir las inversiones de una empresa, también tiene la responsabilidad de ver si dicha decisión rindió frutos o es mejor dejar de invertir. Si la cafetería invirtió en pastelillos que no gustaron a sus comensales, dejará de invertir en producirlos o comprarlos, porque ello representaría pérdidas.
“La administración financiera mejora los controles operativos, tiene el compromiso de mejorar el flujo de los trabajos y los controles financieros. Este enfoque de revisión asegura que el trabajo se realice dentro de las normativas y pautas de la empresa, pudiendo hacer sugerencias para mejorar las operaciones y los controles de negocios de la compañía. Dichas sugerencias pueden señalar objetivos específicos que reduzcan el desperdicio, limite los gastos y mejore la productividad”, según el sitio Web y Empresas.
Puede que estés pensando que la administración financiera es parecida a la contabilidad, pero no. La contabilidad se encarga de hacer los balances de la empresa con la información que las finanzas provee y, con base en ello, la administración financiera toma decisiones. Además, “brinda apoyo a contabilidad, aporta información importante, útil y necesaria para la contabilidad de la empresa”, explica el sitio Web y Empresas.
La base de toda administración financiera
Si analizas bien todas las actividades anteriores, planear es el secreto de todo. Esta área planifica los recursos financieros, las inversiones, el crecimiento de la empresa, los gastos, las ganancias operativas, la rentabilidad y hasta los riesgos.
Es decir, aunque esta área se encarga de reducir los riesgos al máximo, si algo sale mal con las inversiones, siempre debe existir un plan B para evitar pérdidas o las menores pérdidas posibles. “Debe anticiparse a todos aquellos hechos que pudieran afectar la estabilidad económica de la empresa, calculando el costo que desembocará una proyección errónea de las de los costes, las ventas o la falta de liquidez”, dice el sitio Web y Empresas.
Sin embargo, esta planificación puede ser diferente según las estrategias de la empresa. El Centro Europeo de Posgrado identifica dos tipos, una tiene estructura de capital y otra de plan financiero:
- “Gestión financiera estratégica: Esta hace referencia a la planificación, dirección, control del desempeño y la posición de riesgo de la empresa, en especial a la asignación y organización de capital”. Ésta se hace primero.
- “Gestión financiera operativa: Su principal función es asegurar la liquidez financiera, garantizando un rumbo de los procesos de transformación operativa.” Ésta se hace después, pues es el resultado de las operaciones del día a día.
En resumen, el gestor financiero debe planear el crecimiento estratégico de la empresa minimizando los riesgos y maximizando las utilidades.
Principales funciones de la administración financiera
Este proceso cuenta con algunas funciones principales, las cuales nombraremos a continuación:
- Estimar los recursos de capital: Esta es la función primordial, ya que es muy importante conocer la cifra que se necesita para comenzar o mantener las operaciones de tu empresa. También es muy útil para medir la cantidad que se necesitará en cierto periodo ante nuevos proyectos que requieran nuevos fondos o inversiones.
- Adquisición de fondos: Aunque es obvio que la mayor parte de los fondos llega a tu empresa de la venta de sus productos o servicios, no es la única fuente por la que puedes adquirirlos.
Algunas de las otras opciones que puedes considerar son apoyos a empresas por medio del gobierno, pues muchas veces estos planes cuentan con subsidios o préstamos con instituciones bancarias.
Aunque, para algunas empresas ciertas opciones pueden funcionar mejor que otras, es recomendable que tu equipo de administración financiera evalúe los distintos enfoques, el contexto y las mejores opciones de pago o intereses.
- Inversión: Esta función es muy importante para el proceso de crecimiento de la empresa, pues de esta manera puedes acelerar pasivamente los recursos. Al igual que la adquisición de fondos, las opciones de inversión son diversas.
Retos actuales de la administración financiera
En la actualidad, la administración financiera debe de brindar más allá de los ingresos y egresos y de la información contenida solo en el libro mayor. La razón es que las empresas de ahora tienen un conjunto más amplio de intereses y un panorama local y general en constante evolución, que hace que las finanzas sean las portadoras de información relevante para tomar las decisiones del negocio.
Sin embargo, muchos equipos de finanzas se encuentran en constante lucha para alcanzar este propósito, pues todavía existen muchas tareas tradicionales donde se tiene que gastar una gran cantidad de tiempo recopilando la información necesaria. Estos equipos tienen que actuar más rápido y trabajar con información en tiempo real, mantener la privacidad de los datos y la seguridad de la información.
El futuro de la administración financiera
Sin importar tu tipo o tamaño de empresa, una buena administración financiera impacta en el futuro de tu negocio.
“Si no hay control en las finanzas, no hay control en nada, las finanzas son vitales para definir el rumbo de la organización. Si no tienes un buen control de tus finanzas puede haber casos de malversaciones o robos por falta de control interno”, dijo Jesús Escalón, licenciado en contaduría pública y finanzas. Además, esto no permitiría que se cumplan los objetivos de tu empresa.
Por lo anterior, es importante que tu empresa designe a un gestor financiero y que esa persona esté bien capacitada. Hay diferentes recursos que puedes tomar para empezar tu educación financiera: libros, cursos en línea, asesoría con un experto.
Aprovecha los beneficios de QuickBooks
Cuando ya sepas cómo hacer un plan financiero para tu empresa y tú o tu asesor financiero se sientan preparados, apóyate en QuickBooks, un software que hace mucho por tu compañía pues, aunque está tradicionalmente catalogado como un programa de contabilidad, en realidad es una plataforma más completa que te permite conocer tus finanzas con mayor detalle.
Por ejemplo, tiene la función de monitorear tus proyectos, observar su rentabilidad, sus costos para echarlos a andar y prever las ganancias que generarán; también puedes administrar tu flujo de efectivo, pronosticarlo y usar el planificador interactivo; puedes consultar y categorizar tus gastos a tiempo, automatizar su creación importando tu información bancaria y gestionar cuánto debes y cuánto has pagado.
Con toda esta información, QuickBooks te permite hacer reportes de manera fácil para tomar mejores decisiones, pues te permite ver de manera clara pérdidas y ganancias, tu rentabilidad, cuentas por cobrar y toda la información que necesitas sobre tu negocio para hacerlo crecer. Lo mejor de todo esto es que lo puedes realizar con tan solo unos clics y en tiempo real.
QuickBooks es un software en la nube que funciona bajo una suscripción mensual, como Netflix, por lo que puedes consultar tu información y usar sus funciones desde cualquier dispositivo y en cualquier momento. Te invitamos a probarlo y obtener los beneficios de una administración financiera óptima y precisa.
