¿Qué es el monitoreo dentro de una empresa?

En este artículo conoceremos en qué consiste el monitoreo de proyecto dentro de una empresa, sus funciones, características y por qué es importante llevarlo a cabo en nuestra organización. ¡Quédate a leerlo!

¿Qué se hace en el monitoreo de un proyecto?

Para poder conocer y comprender el estatus de un proyecto empresarial en una fase o momento determinado, es necesario llevar a cabo el monitoreo del proyecto, así podrá controlarse el trabajo, esto es un proceso indispensable que nos permite conocer con claridad en dónde estamos parados.

El monitoreo de un proyecto debe ser dirigido y/o controlado por un director de proyecto, el cual maneja la información de cada área integrante de la organización, el cual, al ser conocedor de toda la información de la empresa, será el más indicado para tomar las decisiones pertinentes en cuanto al proyecto.

Este proceso se encarga también de analizar los riesgos que puedan existir dentro de todo el plan, así como de mantener el proyecto en línea con lo planeado. Existen 3 claves para poder llevar a cabo el monitoreo y control de los proyectos:

• La valoración y el monitoreo deben ser estructurados adecuadamente, esta es una característica importantísima para lograr una adecuada implementación.

¿Cuáles son los tipos de monitoreo?

Para poder definir los pasos a seguir del proyecto, es necesario que los gerentes sujeten y sustenten las decisiones con el monitoreo y control del mismo, esto ayudará a evitar crisis y también beneficiará a las oportunidades del plan, además de mejorar el desempeño del mismo.

Como en todo, es necesario que existan diferentes técnicas, en este caso de monitoreo, las cuales se adaptarán a las diferentes áreas y a las necesidades del proyecto, las cuales son las siguientes:

1. Monitoreo del plan del proyecto: Para poder reconocer los factores o hechos clave del proyecto y preservar los resultados en el periodo vaticinado, es necesario hacer uso del método de la ruta crítica o CPM.
2. Monitoreo del presupuesto del proyecto: en cuanto a la repartición de labores del proyecto sobre la base de costo, es necesario que emplee la gestión del valor ganado.
3. Monitoreo del estado del proyecto: este monitoreo nos ayuda a homogeneizar el desarrollo de información, así como a determinar las tareas realizadas, los factores clave, los peligros y el avance en vivo, en tiempo real.

¿Cómo se elabora un  monitoreo de proyectos?

Los planes de monitoreo de proyectos están compuestos por diversos factores como el éxito, calendario, alcance, los medios, el peligro y costos. Este proceso debe llevarse a cabo en la fase de planeación.

Para elaborar el monitoreo deben realizarse los siguientes pasos: 

• Bosquejar el proyecto: se debe asentar el calendario, presupuesto y las líneas que regirán el alcance, esto para poder llevar a cabo la evaluación versus el plan establecido. Esta planeación establecerá las metas y objetivos, los medios y los hechos clave.
• Dividir el proyecto en subtareas o unidades de trabajo: un plan de fragmentación de las tareas del proyecto es realmente útil para que los gerentes que dirigen dicho proyecto, puedan dar un mejor seguimiento a todo el trabajo, entenderlo, visualizarlo, a llevar un mejor rastreo de todos los resultados, así como de su desempeño.
• Ejecutar el plan del proyecto: en este paso debemos realizar el análisis y comunicar para poder identificar las posibles desviaciones. Al realizar el análisis se valorarán las desviaciones, determinar si son aceptables, en dicho caso el monitoreo debe continuar, en caso de que no lo sean, es vital encontrar el origen de estos errores y llevar a cabo el ajuste.

¿Por qué es importante el monitoreo en un proyecto?

El monitoreo nos ayuda a recoger y analizar información sobre nuestro proyecto, lo que nos sirve para dar seguimiento a las metas y objetivos establecidos, con estos recursos se pueden tomar decisiones bien informadas. 

En el monitoreo del proyecto se analiza cómo, cuándo y dónde se realizan las actividades establecidas, también se pone ojo en los responsables y en el número de personas beneficiadas. Este monitoreo se lleva a cabo en la fase de planeación y seguirá vigente durante la implementación.

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