¿Qué es la gestión y administración de una pyme?

Seguramente has notado que las cosas poco a poco mejoran en el ámbito de los negocios tras un año sumamente complicado por la pandemia, así que si estás pensando en arrancar uno o simplemente mejorar la productividad del tuyo, entonces te conviene tomar en cuenta algunos conceptos básicos sobre gestión y administración de pymes. A continuación te explicaremos los conceptos más importantes sobre gestión y administración de pymes. Además, te diremos qué herramientas puedes utilizar para hacer más eficientes tus procesos internos, incrementar la productividad de tu negocio y mantener sanas tus finanzas.

Contenido

• ¿Para qué sirve la gestión y administración de pymes?
• ¿Qué hace el administrador de una pyme?
• ¿Cómo lograr que una empresa sea rentable?
• ¿Qué debes saber para una buena administración de pymes?
• Sé más eficiente con herramientas tecnológicas

Como sabes, existen profesionistas especializados en la administración de empresas que cuentan con formación en contabilidad, economía, desarrollo organizacional, mercadotecnia y estadística, entre otros rubros, que se encargan de dirigir pymes para optimizar su funcionamiento. Es por esto que hay diversas universidades que ofrecen programas de estudio o materias que se pueden escoger dentro del área de la administración de empresas.

Sin embargo, para administrar tu propio negocio no es necesario que cuentes con una especialidad en este tipo de carreras. Actualmente, existen varias herramientas que puedes utilizar para gestionar tu pyme de manera adecuada, y que te ayudarán a aprovechar al máximo los recursos con los que cuentas.

¿Para qué sirve la gestión y administración de pymes?

La gestión y administración de pymes incluye todas las acciones y procesos que se realizan para lograr que una empresa funcione y se desarrolle de manera saludable. Pero para comprender a profundidad estos procesos es importante que sepas distinguir cada término, es decir, en qué consiste la administración y la gestión. Administrar es organizar y distribuir los recursos de una empresa: desde su capital y activos hasta sus pasivos o deudas, pasando por sus recursos humanos. Conoce las mejores prácticas para administrar el flujo de caja en tu pyme aquí. Mientras que gestionar implica poner en marcha un proyecto y verificar que los procesos sean eficientes y adecuados para alcanzar objetivos determinados.

Por eso, uno de los principios básicos de la gestión y administración de pymes es el establecimiento de metas. Al plantearlas, asegúrate de que sean realistas, alcanzables y medibles. También recuerda que debes establecer plazos, así como otros criterios para evaluar su cumplimiento.

Una vez establecidas esas metas y objetivos, las técnicas de gestión y administración te ayudarán a alcanzarlas con base en una planificación que se apoyará de los recursos humanos, económicos y tecnológicos con los que cuentes. Dicho de otro modo, todas las acciones que implementes deben ir enfocadas a cumplir con esos objetivos.

¿Qué hace el administrador de una pyme?

Ser administrador de una pyme implica coordinar distintas áreas a la vez, por lo que es una tarea que consume demasiado tiempo pero que es sumamente satisfactoria. Entre las áreas que conforman un negocio y que deberán ser supervisadas se encuentran: ventas, recursos humanos, servicio al cliente, marketing, desarrollo de producto, nuevos pedidos, mermas, contabilidad, entre muchas otras.

Recuerda que entre más grande sea un negocio, mayor es la cantidad de departamentos que se deberán dirigir así que el reto se multiplica y deberás de apoyarte en diversas herramientas. Hay una parte de la administración que solo se aprende a través de la experiencia que otorga estar al frente de un negocio. Pero hay muchas otras cosas que sí se pueden aprender, como la dirección empresarial, la planificación de procesos de negocio y el control de los recursos.

Esto es muy importante, ya que dicho conocimiento permite que las pymes logren crecer, pero esto no siempre sucede debido a que, muchas veces, las personas que inician un negocio no estudiaron administración y cosas tan sencillas de controlar, como las mermas, a veces terminan por quebrar un negocio. Aunque no se necesita ser un administrador de profesión para comenzar un negocio, es muy recomendable que los emprendedores tomen algún curso para que cuenten con nociones básicas al respecto. Otro punto muy importante que hay que tomar en cuenta es cómo realizar la gestión diaria de tu negocio. Esto implica procesos como control de producción, logística, productos en stock, distribución y almacenamiento, y mermas, entre otros.

Los directores de empresa también deben desarrollar distintas relaciones con proveedores, distribuidores, compañías de almacenamiento e incluso otras compañías que les permitan hacer alianzas para cumplir algunos de sus objetivos.

¿Cómo lograr que una empresa sea rentable?

Otro aspecto fundamental de la administración de pymes es la contabilidad, pues sin un buen manejo de los recursos, las facturas, los impuestos o el pago de nómina, entre otros aspectos, podrían verse dañadas las finanzas de la empresa. Detalles tan mínimos en apariencia podrían llevarla incluso a la quiebra. Al final de cuentas, el objetivo esencial de una buena administración es lograr la rentabilidad de una empresa mediante diversas estrategias. Esto se dice fácil, pero realmente pocas pymes logran ser rentables a lo largo de los años, y un porcentaje mucho menor logra crecer y expandirse.

Al administrar una pyme también se deben tomar decisiones complejas, resolver problemas, tomar riesgos y también tener pensamiento creativo para sobrepasar todos los obstáculos que se presentan al formalizar un negocio.

¿Qué debes saber para una buena administración de pymes?

Una de las maneras en las que podemos tener más claridad de cómo se está administrando una pyme es mediante un plan de negocio establecido, cuyos objetivos sean medibles, como ya mencionamos. Esto te permitirá saber si las diversas áreas de la empresa están cumpliéndolos. Además, toma en consideración los siguientes puntos:

Analiza a tu competencia

Antes de iniciar un negocio estudia el entorno en el que va a posicionarse. ¿Quienes ofrecen los mismos productos que tú? ¿cuál será la ventaja de lo que ofrecerás respecto a tu competencia? ¿cuál es tu público objetivo? Actualmente, la mercadotecnia es una de las claves para el éxito de las pymes. Por ello, invertir en mercadotecnia te permitirá segmentar públicos y enfocar tus recursos para promocionarte con quienes en verdad quieres que conozcan tus productos y servicios.

Planifica

Antes de comenzar operaciones es recomendable que tengamos un plan de negocio para saber qué es lo que queremos lograr y cómo lo haremos. Algo que puede ser sumamente útil en este punto es que establezcas objetivos que quieras que tu empresa alcance a corto, mediano y largo plazo. Recuerda que estas metas deben de ser medibles, específicas y realistas, ya que a veces buscamos objetivos demasiados complejos. Lo que te ayudará a motivarte es el que veas que cumples pequeñas metas para después alcanzar algo más grande.

Cuida tus recursos

Es esencial que llevemos una buena contabilidad desde el día uno, de lo contrario la empresa podría quedarse sin recursos. Sin duda debes evitar pedir préstamos e intentar con otro tipo de financiamiento pensado para pymes.

Piensa en tu cliente

Los negocios necesitan enfocarse en sus clientes para alcanzar el éxito, pregúntate a qué le das prioridad y qué otro buen servicio al cliente recuerdas. Puedes partir de ahí para que la experiencia que tenga tu cliente con tu empresa sea positiva.

Investiga programas de apoyo

En países como México, las pymes son esenciales para la economía, y esta es una de las razones por las cuales existen programas gubernamentales o privados que dan asesorías, financiamiento o apoyo de algún tipo a quienes quieren comenzar con su empresa. Busca y aprovecha estas oportunidades.

Ofrece algo mejor o diferente

La competencia es cada vez es más fuerte. Es por esto que es necesario que ofrezcas un producto de calidad y un buen servicio al cliente que te haga distinguirte de otros.

Administra tu tiempo

Muchas veces le damos más importancia a los recursos que al tiempo, sin embargo, al administrar una pyme, el tiempo que dedicamos en cada actividad es esencial. Aprende a utilizar herramientas que te ayuden a automatizar procesos, cuentas, facturación , entre otros procesos, para que puedas dedicarte a los aspectos más importantes de tu negocio.

Vela por tu equipo

Qué importante es el factor humano en cualquier empresa ya que aunque se cuenten con los mejores procesos, contabilidad y demás, si no cuentas con un buen equipo será casi imposible que tu pyme pueda crecer. Un aspecto fundamental en este punto es que tengas en mente que si haces crecer a tu equipo, es decir, si lo capacitas y brindas un buen clima laboral, se obtendrán mejores resultados, lo que se verá reflejado en productividad.

Sabemos que son tiempos difíciles y que a veces no se cuentan con los recursos necesarios para mantener estos incentivos, pero hay una opción que puedes poner en práctica y que no te costará ni un solo peso: brinda salario emocional a tus colaboradores y verás en ellos un gran cambio. Para hacer esto solo debes de pensar qué les sería útil y haría una diferencia en su día a día. Tal vez una tarde libre si llegan a determinada meta, que no trabajen el día de su cumpleaños o que cuenten con un día al mes para llevar a cabo tareas personales.

Determina procesos y evalúalos

Cuando un negocio es pequeño y apenas comienza es complicado que quien lo dirige se ponga a realizar un mapa de procesos, pero aunque no lo creas este paso más adelante ayudará a que crezcas muchísimo más rápido. Tal vez en un principio definir el quién y el cómo deben realizar ciertos procesos es muy pesado, pero sin duda esto resultará crucial para la óptima gestión y administración de una pyme. Al establecer los pasos, recursos y responsabilidad de cada área lo que ocurrirá es que se podrá mejorar la productividad y la calidad de lo que se hace sin un mayor esfuerzo, sino simplemente realizando ajustes en la operación.

Aprende a controlar tu inventario

Llevar un negocio es algo complejo, lo sabemos, pero uno de los principales dolores de cabeza se da justo en los inventarios, pues es común que ocurran un montón de anomalías si no se cuenta con un verdadero control en estos. El no saber qué productos en stock hay y saber el status de nuevos pedidos hace que las mermas sean importantes, lo que impactará directamente en las finanzas de la pyme.

Recuerda que contar con un inventario bien organizado y que puedes revisar en tiempo real te ayudará inmensamente a presupuestar y sobre todo a tomar decisiones ya que así sabrás si debes de cambiar algo si no se está vendiendo como esperabas. Para esto puedes usar desde un formato de inventarios hasta un programa más completo de administración para tu empresa.

Explota correctamente la información de tu negocio

Para que puedas tomar las decisiones correctas en tu negocio debes de contar con la información necesaria ya que información es poder. Por lo tanto es importante que te apoyes de un software administrativo que sea fácil de usar, como es el caso de QuickBooks, para que cada vez que lo necesites puedas consultar los datos de lo que necesites: contabilidad, inventario o finanzas. Recuerda que de nada sirve que cuentes con un programa carísimo si no te puedes conectar desde cualquier dispositivo electrónico o que este resulte sumamente complejo de operar.

Sé más eficiente con herramientas tecnológicas

Por fortuna, para la gestión y administración de pymes ya no es necesario estar pegado a una calculadora o a hojas contables. Hoy existen varias herramientas que te ayudarán a hacer más eficiente y productiva la organización de tu empresa. Los softwares de gestión son herramientas tecnológicas que te ayudan a organizar, optimizar y automatizar tus procesos internos, y te permiten acceder a la información de tu empresa en tiempo real.

Con un software de gestión podrás agilizar la repartición del trabajo, eliminar tareas repetitivas, monitorear la evolución de los procesos y mantener informado a todo tu equipo sobre los avances de las diferentes áreas. Una gran ventaja de este tipo de herramientas es que con ellas puedes mejorar la comunicación al interior de tu organización, e incluso repartir tareas y conocer su evolución a distancia, gracias a las plataformas digitales. Ya no es necesario que todo tu equipo esté en un solo espacio físico: puedes compartir desde cualquier dispositivo documentos, informes y otro tipo de insumos.

Por otro lado, los sistemas de administración para pymes son aquellos que te ayudan a mantener en orden tu contabilidad y tus finanzas. En ellos podrás ver información sobre tus ingresos, gastos y ventas, inventario, cuentas por cobrar y pagar, e incluso los saldos de tus cuentas bancarias. Algunos softwares también te permiten generar facturas, complementos de pago y reportes desde tus dispositivos con las características necesarias para la certificación del Sistema de Administración Tributaria (SAT). Aquí otra de las ventajas con las que contarás es que en un solo paso podrás cancelar facturas, lo que agradecerás en caso de que tengas que hacer varias ya que esto suele consumir mucho tiempo.

Si piensas utilizar un software de gestión o de administración de pymes, busca una opción que cuente con un interfaz amigable para que puedas utilizar el sistema de forma intuitiva. De este modo, no necesitarás ser un experto en administración de empresas para tener un negocio productivo.

Para mayor eficiencia, prueba QuickBooks

Si quieres dar el primer paso para ser más eficiente en la administración de tu pyme, sin duda te recomendamos probar QuickBooks. QuickBooks  es un software sumamente sencillo de usar que te permite administrar tu pyme desde cualquier dispositivo móvil. Con este sistema podrás emitir facturas y complementos de pago, acceder en tiempo real a información de tus ventas, gastos y ganancias o pérdidas, así como generar reportes, que podrás recibir por correo electrónico para compartirlos con quien gustes.

QuickBooks también te permite almacenar la información de tus clientes para ahorrar tiempo en todos los procesos. Incluso podrás vincular tus cuentas bancarias para verificar que los saldos coincidan con la información que tienes en tus libros contables. Y lo más importante, es que podrás generar los archivos y documentos que el SAT te solicita para el cumplimiento de tus obligaciones fiscales. No esperes más: prueba QuickBooks y verás que es un complemento ideal para la administración de pymes.