El balance general de tu negocio es el estado financiero de tu actividad económica o empresa, el cual está determinado por cierto periodo. Dicho reporte calcula el valor de tu ejercicio (los fondos propios) restando el dinero que la compañía debe (pasivo) de todo lo que posee (activo)
Para calcularlo se usa esta fórmula que es básica en la contabilidad:
Activo – pasivo = fondos propios
Asimismo, el total de los fondos propios incluye los ingresos netos de tu empresa para el año financiero, hasta la fecha actual. En otras palabras, el balance nos sirve para mostrar de manera contable los activos, la cantidad que el negocio posee; los pasivos, las deudas, créditos o financiamientos que debe pagar la empresa; y las diferencias entre ambas, es decir, los fondos propios de la compañía.
Es así como el balance deberá ser realizado por el contador de la empresa, ya que es preciso disponer de conocimiento especializado en contabilidad para poder hacerlo de manera óptima. De este modo, el balance se puede realizar de manera semestral, en los primeros seis meses del año, así como los otros seis restantes a final de ese periodo.
¿Cuál es la utilidad del balance de mi empresa?
Si la compañía es una sociedad anónima, este reporte deberá entregarse a los socios para que tengan conocimiento del estado de las finanzas, así como de la contabilidad de la organización.
Si no sabes dónde hacer el balance general, puedes utilizar herramientas como hojas de cálculo (Excel, Numbers, Sheets, etcétera), o usar programas contables, como QuickBooks, para optimizar tiempo y esfuerzo en los trámites. Con estos recursos ya podrás hacer el balance de situación.
Pasos para hacer un balance general en hojas de cálculo
Antes que nada, debes definir el periodo a calcular, pues en tu documento contable vas a mostrar el activo y el pasivo, así como los fondos propios de la empresa a una fecha determinada. Por lo tanto, el balance lo puedes preparar por ejemplo para el 31 de diciembre del año en curso.
A continuación, la designación del titulo de tu archivo de balance general le puedes poner el nombre empresa y la fecha del periodo.
¿Cómo hacer los registros contables?
Para empezar con los registros contables, debes primero mostrar en la sección de los activos el activo circulante, es decir, el que hace referencia a los activos que puedes convertirse en efectivo, de acuerdo con el rango máximo de un año, partiendo de la fecha del balance general.
Varias de las cuentas del activo corriente pueden ser: cuentas por cobrar, dinero en efectivo, títulos de valores negociables, como los bonos y acciones. Stocks, suministros, gastos pagados con anticipo, como pólizas de seguro, la renta o alquiler, entre otros.
Luego, debe ingresar el activo no corriente, también conocido como activo a largo plazo. Este incorpora al valor de los bienes que emplea tu negocio durante más de un año. Sin embargo, no debes olvidar la liquidación, ya que esta representa los activos intangibles, es decir, son los activos que no son de capital, pero sí son inmateriales como licencias, derechos de autor, marcas registradas, patentes, entre otros.
Posteriormente colocarás el subtotal del activo no corriente y le otorgas el título de “total activo no corriente”. En seguida, sumarás los totales del activo corriente y del activo no corriente, el cual vas a denominar “total activo”.
Con estos datos procedes a elaborar el balance general. Ahora nombrarás la nueva línea “Pasivo”. Aquí van las cifras correspondientes al pasivo corriente, que son aquellas obligaciones con un plazo de desembolso con una duración mayor al periodo de un año a partir de la fecha del Balance general.
Para este caso, las cuentas de pasivo corriente abarcan los documentos a costear a corto plazo; gastos vencidos; cuentas por pagar. Luego ingresarás el subtotal del pasivo corriente el nombre de “total pasivo corriente”.
Entonces, vas a calcular tanto el pasivo a largo plazo, el pasivo fijo, el cual se refiere a los compromisos a pagar por más de un año de plazo; esto engloba hipotecas, bonos por pagar, así como las obligaciones por beneficios.
Ahora sumarás el subtotal del pasivo corriente y el subtotal del pasivo a largo plazo, el cual llamarás “total Pasivo”.
¿Cómo calcular los fondos propios de la empresa?
Ya que tengas calculada la cifra de los fondos propios de tu negocio, que como indicamos antes, se trata de la diferencia entre los activos y los pasivos, esto sería el dinero que la empresa dispondría si vendiera sus activos y pagaría el pasivo.
A continuación, vas a sumar las cuentas de los fondos propios y le nombrarás como “total de fondos propios”. Finalmente sumarás el total de pasivo y el total de los fondos propios y el cual será tu “total pasivo y de fondos propios”.
Con estos pasos el balance deberá cuadrar. Si no es así, deberás revisar las cuentas de tu negocio para identificar las discrepancias.
Cómo ejecutar el reporte de balance general en mi cuenta de QuickBooks
- Ve a Reportes.
- Selecciona Balance general.
Te aconsejamos que, para ver un resumen de nivel superior, ejecuta el reporte resumen de balance general.
¿Cuál es la diferencia entre el reporte de balance general y otros?
Quizá notes que tu reporte de balance general no coincide con el resto de tus reportes, aun después de asegurarte de que todos los filtros son iguales; existen algunas razones por las que esta situación ocurre:
Puede ser que tu reporte de balance general es un reporte acumulativo que acarrea un saldo inicial. Mientras que, en los demás reportes, el rango de fechas que estableces solo se aplica a los ingresos netos y a la cuenta específica que seleccionas dentro del reporte.
Por ejemplo, si tienes 50 pesos de impuesto sobre las ventas correspondientes al mes de marzo y 60 pesos en abril, para la cuenta deuda del impuesto sobre las ventas, el balance general indicará 110 pesos.
Si el rango de fechas para el reporte es abril, aún mostrará el total acumulado de 110 pesos. No obstante, si seleccionas 110 pesos, el reporte detallado de la transacción muestra un saldo inicial de 50 pesos y una transacción de 60 pesos para el mes de abril.
Además, el reporte de ventas por artículo se limitará al rango de fechas que estableciste previamente. Si determinas la fecha del reporte en abril, este reflejará solo abril y mostrará únicamente los 60 pesos.
Comparar tu reporte de balance general con los reportes resumen de antigüedad de C/C y Detalle de antigüedad de C/C.
Si comparas tu reporte de balance general (último año/acumulado) y tus reportes resumen de antigüedad de C/C o Detalle de antigüedad de C/C, debes conocer algunas cuestiones:
Cuando haces la comparación de estos dos reportes, debes especificar el método de antigüedad correcto en el reporte de antigüedad de C/C.
Si estás ejecutando el reporte de balance general para cualquier fecha pasada, debes seleccionar la fecha del reporte para el método de antigüedad en tus reportes de antigüedad de C/C para que el total de cuentas por cobrar coincida tanto en el Balance general como en el reporte de antigüedad de C/C.
Ahora con este balance general podrás conocer en qué situación se encuentran las finanzas de tu empresa.
