La conciliación bancaria es un elemento fundamental en la contabilidad de las empresas. Se trata de un ejercicio que les permite conocer a cabalidad el estado de sus finanzas, detectar errores en la contabilidad y tener certeza de la fidelidad de los registros de sus operaciones.

Sin embargo, a pesar de su utilidad, la conciliación bancaria puede convertirse en un proceso largo, cansado y tedioso, por lo que muchas empresas lo dejan de lado sin darse cuenta de que existen herramientas con las que puede realizarse de forma rápida y sencilla.

Si necesitas corroborar que la información contable de tu empresa sea verídica y coincida con el saldo reflejado por tu banco, aquí te explicamos cómo hacer una conciliación bancaria . Además, te decimos qué herramientas puedes utilizar para realizarla de forma automatizada, ahorrando tiempo y recursos.

¿Qué es una conciliación bancaria?

La conciliación bancaria es el proceso de comparar los movimientos registrados en los libros de tu empresa frente a los asentados en el estado de cuenta que tu banco te envía. El objetivo consiste determinar si la información coincide para llevar un control preciso de tus finanzas. Hacerlo te permitirá constatar que tu contabilidad es fidedigna, o en caso de detectar que existe un error, corregirlo.

Cabe mencionar que este tipo de ejercicio no es obligatorio. Sin embargo, realizar conciliaciones bancarias de forma periódica te proveerá de información útil para la toma de decisiones sobre tu empresa, así como para enfrentar auditorías.

Además, si llevas una administración ordenada, el proceso de conciliación bancaria será muy sencillo, pues el banco ya lleva un registro de las operaciones que has realizado. Si al mismo tiempo tú llevas el registro de las cuentas de tu empresa en libros contables —ya sean físicos o digitales— simplemente deberás comparar que las transacciones y las cantidades coincidan. Recuerda que en empresas pequeñas y medianas, el registro de todos los movimientos, incluso los más pequeños, son indispensables para que se facilite la labor de contabilidad.

Si tienes un contador, él puede utilizar la información de tus movimientos bancarios al momento de realizar la conciliación bancaria de manera más precisa. Así se pueden detectar omisiones o fallos en depósitos que no se recibieron , o al contrario, en pagos que no se han hecho aún.

¿Cómo hacer una conciliación bancaria?

Para realizar una conciliación bancaria basta con tener tres elementos: 1)los libros de contabilidad en los que registras las operaciones de tu empresa; 2) el estado de cuenta que tu banco te envía mensualmente; y 3) un documento de conciliación .

El documento de conciliación es un formato que tú mismo puedes elaborar en Excel. Solo debes crear columnas para registrar las fechas de las transacciones realizadas por la empresa, el concepto de las mismas y los montos consignados tanto en los libros de contabilidad como en el estado de cuenta bancario. El proceso consiste en ir comparando, una por una, todas las operaciones y montos reportados por el banco frente a los asentados en la contabilidad de la empresa. Idealmente, estos deberían de coincidir.

Ejemplo de formato para conciliación bancaria

Además, el formato debe tener una casilla para anotar el saldo de la cuenta bancaria (correspondiente a la suma de las operaciones registradas en el estado de cuenta); y otra casilla para colocar el saldo asentado en los libros de la empresa (como resultado de las operaciones registradas). Y aunque lo ideal es que las cantidades también coincidan, esto no siempre ocurrirá.

Recuerda que los estados bancarios tienen una fecha de corte, y en caso de que realices algún movimiento con posterioridad, este no se verá reflejado en el documento que te envía tu banco, aunque posiblemente sí esté registrado en los libros contables. Por ejemplo, si registraste un cheque que apenas se va a reflejar en tu siguiente corte bancario, esto causará que las cuentas no sean iguales, pues sí aparecerá en los libros, pero no en el estado de cuenta, provocando desajustes.

En caso de tener registrados en los libros movimientos que todavía no están reflejados en tu estado de cuenta, ello causará que los montos no sean idénticos. De ser así, deberás examinar tus documentos y hacer un registro de cuáles son las diferencias para determinar el origen de la discordancia. Es aquí donde el proceso puede volverse tedioso, pues para cuadrar las cifras puede ser necesario revisar documentos de conciliación anteriores en busca de movimientos registrados en el periodo previo.

Además, lo difícil de realizar la conciliación bancaria de forma manual, así sea a través de Excel, radica en que siempre estarás expuesto a errores humanos, tales como la duplicidad de operaciones o la omisión al contabilizar un movimiento. Este tipo de detalles se pueden convertir en un dolor de cabeza para las empresas y los contadores. Sin embargo, ya existen herramientas que permiten facilitar esta labor.

Prueba la conciliación bancaria automatizada

Las herramientas para realizar la conciliación bancaria de manera automatizada reducen el riesgo de cometer errores humanos y facilitan su detección o solución en caso de que persistan. Por ello, también permiten ahorrar tiempo y esfuerzos, e incluso realizar conciliaciones con mayor frecuencia.

Antes, el banco mandaba un registro mensual de los movimientos. Pero actualmente es posible realizar muchas operaciones en línea, a través de los portales bancarios, lo que facilitará el registro de movimientos. Si además utilizas un sistema de contabilidad electrónica, podrás realizar las comparaciones semanalmente, y no mensualmente como se hacía antes.

Aunque existen herramientas como Excel que ya tienen plantillas para tu conciliación bancaria, estas no eliminan la tediosa tarea de capturar datos, con lo que persiste el riesgo de cometer errores. Es por ello que tener un software que refleje tus operaciones prácticamente de manera automática cada vez que realizas un gasto, te ayudará a llevar un control y a resolver tu conciliación bancaria al momento.

Conciliación bancaria a través de QuickBooks

Quickbooks es un software administrativo que te permite registrar todos tus movimientos, incluso los más pequeños, para que siempre tengas un panorama de tus finanzas en tiempo real. Además, con un simple clic podrás realizar la conciliación de tus finanzas con la cuenta de banco que necesites. Y lo mejor es que es posible hacerlo desde cualquier dispositivo.

La herramienta para realizar conciliaciones bancarias automatizadas te permite conectar tu cuenta bancaria con el sistema de QuickBooks y así ahorrar horas de captura de datos.

Al conectar tus cuentas bancarias con QuickBooks, el sistema descargará automáticamente las transacciones que hayas realizado en los 90 días más recientes. Además te ayudará a categorizarlas y registrará por ti el saldo inicial de tu estado de cuenta. Los únicos datos que deberás agregar son el saldo de finalización del estado de cuenta y la fecha de corte. Posteriormente, solo tienes que comparar las operaciones realizadas en tu estado de cuenta con los movimientos registrados en la plataforma de QuickBooks.

Al lado de cada operación aparecerá una casilla que te permitirá comparar las transacciones con la cuenta bancaria, así como los montos respectivos. Sólo deberás revisarlas una por una e ir marcando si coinciden. Si todas coinciden, el sistema te mostrará una notificación en la parte superior derecha de tu pantalla, indicando que la diferencia entre tus cuentas y las del banco es igual a “cero”. Y así de fácil, habrás terminado.

Conciliación bancaria a través de QuickBooks

Un plus de QuickBooks es que genera automáticamente un informe de conciliación que puedes compartir con tu contador. Incluso puedes invitarlo a unirse a QuickBooks, para que de ese modo pueda acceder fácilmente a todas tus transacciones.

Asimismo, la herramienta te permite guardar todos tus registros, ver conciliaciones anteriores , imprimirlas, exportarlas o editarlas.

Con QuickBooks tendrás un panorama de tus finanzas en tiempo real y dispondrás siempre de la información necesaria para tomar decisiones relevantes en tu negocio. Ahorra horas de contabilidad y mantén el control de tus operaciones. ¡ No esperes más!