¿Qué es inversión y qué es gasto? Cuando estamos frente a una PyME o negocio, muchas veces tendemos a pensar que todo es gasto y que hay que tratar de reducir al máximo las erogaciones de dinero. Ahora bien, el tiempo siempre es sabio y en muchas ocasiones, nos demuestra que estábamos equivocados: aquel “gasto”, en realidad hubiese sido una buena inversión. Y es que, cuando pensamos en inversión, conviene no dejarnos llevar por una idea lineal o de un solo factor; todo lo contrario, ya que los gastos e inversiones suelen implicar mucho más que dinero en juego. Ambos elementos afectan la productividad, la eficiencia, los recursos humanos y hasta el clima organizacional.
Software de contabilidad: ¿ahorro o inversión?
¿Te has preguntado de qué herramientas prescinden más las PyMEs, pensando que, con ello se ahorrarán gastos innecesarios? La respuesta es de software y aplicaciones.
Al comienzo, las PyMEs suelen resolver las necesidades y tareas que se van planteando como pueden o como creen que saben hacerlo. En ese momento, en los inicios, todo parece estar bajo control: las ventas son reducidas y los clientes y proveedores son pocos. Sin embargo, apenas el negocio “despega” un poco, también empiezan los problemas, y quizás la dificultad ya no tenga que ver con la falta de dinero, sino con el control del mismo, con el flujo de la caja, la contabilidad y con su correcta inversión.
A veces sucede que esta desorganización impide la mejora continua del negocio e incluso termina provocando más gastos. Las soluciones ya no están “a la altura” de las circunstancias y el crecimiento superó la capacidad de la estructura. Es por eso que, aunque parezca ambicioso, lo mejor es tratar de ordenarse desde el momento cero. ¡Abajo con el mito de los gastos y las inversiones!
En este artículo abordaremos con detalle por qué invertir en un software de contabilidad es la mejor decisión que puedes tomar, desde los inicios de tu proyecto empresarial. Pero no sólo eso: te diremos, de manera tangible, cuánto cuesta adquirirlo y algunos detalles importantes a considerar antes de contratar un servicio de este tipo. Esto te servirá para derribar los típicos prejuicios en torno a la inversión tecnológica que implica el uso de un software de contabilidad, pues muchas empresas dejan de lado esta alternativa porque creen que no será costeable o que, incluso, será innecesario. Acompáñanos.
¿Qué puede hacer un software de contabilidad por tu negocio?
¿Eres de los que creen que una buena alternativa para el ahorro es llevar los registros contables de toda una empresa en Excel? Si es así, lo primero por resaltar es que una hoja de Excel le quedará chica a tu negocio, no importa qué tan pequeño sea, o si apenas comienzas. Confiar los datos más sensibles de tu empresa a un documento virtual y, peor aun, a un documento físico (como es el caso de los cuadernos de contabilidad) no te garantiza orden y seguridad.
En cambio, un software de contabilidad podría ayudarte a concentrar en un solo sitio la data que necesitas, tus comprobantes fiscales, entre otra información, no sólo para realizar tus declaraciones anuales, sino para analizar posteriormente tus números y decidir por el futuro de tu negocio.
Piénsalo así: un software de contabilidad, dependiendo de la gama de opciones que te ofrezca, podrá automatizar procesos que de otro modo tú tendrías que llevar manualmente. Esto conlleva a un ahorro considerable de tiempo. ¿Ejemplos? La conciliación de tus cuentas bancarias, por lo común, es un procedimiento tardado y minucioso. Si tuvieras que cotejar, una por una, las cifras que arroja tu estado de cuenta con las transacciones (entradas y salidas de dinero) de tu empresa, ¿cuánto te llevaría?
Este es tan sólo un ejemplo de lo que un software de contabilidad puede hacer por tu negocio, pero veamos enseguida cuál es su relación costo-beneficio.
Planes en el software de contabilidad de QuickBooks
Si todavía no nos conoces, nos presentamos: QuickBooks es un software de contabilidad reconocido a nivel mundial, y utilizado actualmente por 7 millones de pequeñas y medianas empresas. QuickBooks ayuda a que las PyMEs simplifiquen sus procesos contables y administrativos, mediante funciones automatizadas y herramientas que van, desde la emisión de facturas electrónicas, hasta la creación de reportes simples y complejos, la conciliación bancaria, el control de inventarios y mucho más.
La variedad de opciones no es común en cualquier software de contabilidad; existen programas más básicos, cuya función comienza y termina en la creación y el sellado de CFDI’s; hay otros sistemas que integran algunas opciones más, por ejemplo, la automatización de cobros y que, según como la empresa necesite, deberá ir “desbloqueando” otras funciones de paga adicional. En muchos casos, estos sistemas sí que resultan poco costeables, pues, además, cobran un uso de licencia o limitan su manejo a unos pocos equipos.
Sin embargo, QuickBooks expande sus posibilidades a más funciones, de modo que resulta un software de contabilidad completo, un sistema all in one, y no un simple facturador electrónico o un sistema POS.
Ahora que conoces de qué se trata un software de contabilidad como QuickBooks, procedamos a ver cuáles son sus planes y sus respectivos costos.
Planes básicos
Estos planes son los ideales para quienes recién empiezan y no tienen una estructura de costos compleja. Por ejemplo, QuickBooks cuenta con un plan sencillo para dar los primeros pasos en el mundo de los negocios, con una inversión mensual de 150 pesos mexicanos.
Algunas de las funcionalidades que ofrece son la generación y timbrado de CFDI de manera ilimitada, el registro de los ingresos y egresos, la realización de conciliaciones bancarias. Además, de toda esta información disponible se pueden obtener reportes. Este plan, llamado Simple Start, incluye el acceso al contador y a un usuario más, que puede ser el dueño de la empresa, o bien, otra persona designada a las funciones administrativas.
El precio de este plan es muy accesible y, de hecho, se encuentra en promoción por los últimos días para mantener el valor antes dicho, durante los tres primeros meses.
Y, en caso de que te preguntes si requieres de un equipo de cómputo muy sofisticado para el uso de este software de contabilidad, en absoluto: incluso puedes acceder a él desde dispositivos móviles, como smartphones o tablets, siempre y cuando pertenezcan a los sistemas operativos de Android e iOS.
Planes avanzados
Un segundo “nivel” de plan, que incorpora más funciones es el Essentials, en el caso de QuickBooks. Este plan incorpora a las funciones anteriores la posibilidad de gestionar ventas e impuestos, el monitoreo de facturas por pagar para tener claro de qué dinero debemos disponer; también incluye el manejo de divisas internacionales. Este tipo de plan facilita el acceso a 3 usuarios, además del contador. Este plan tiene un precio de 350 pesos mexicanos mensuales durante los primeros 3 meses y también se encuentra en promoción por algunos días más.
Y un tercer nivel dentro de este software contable es el plan Plus. Este es ideal para las empresas que ya cuentan con una estructura mayor, ya que no solo incluye funcionalidades más complejas, también incorpora 25 accesos, aparte del contador. Además de las funciones del plan Essentials, permite el control del inventario y un monitoreo de la rentabilidad.
2 ventajas claves de este plan es que permite elaborar reportes personalizados, en función de las variables o datos que necesites, y también brinda asistencia durante la configuración. El valor de este plan, que está en una increíble oferta, es de 500 pesos mexicanos por mes. ¡Un precio excelente, pues posee muchas más herramientas para facilitar el trabajo!
Seguridad y permisos
Los softwares contables, como QuickBooks, ofrecen una gran ventaja: se manejan con permisos, de modo que no todos los usuarios tienen acceso a los mismos módulos, sino que se puede restringir la información que ven unos y otros. Esto es muy útil, ya que quizás cierta información es confidencial o no es necesario que la maneje un empleado junior.
Por otro lado, no requiere de la instalación de ningún software adicional, sino que se puede acceder desde cualquier navegador, siempre y cuando tengamos internet. Sin duda, esto resulta muy útil, ya que se puede trabajar desde cualquier computadora. Por ejemplo, durante el período de cuarentena, quienes usaban QuickBooks, pudieron seguir trabajando desde su casa y accediendo a la información, sin necesidad de volver a la oficina. Y, por supuesto, cuenta con toda la ciberseguridad que tu negocio se merece.
