¿Cómo es un formato para presupuesto?

Con presupuesto, podemos referirnos a dos cosas: el cálculo anticipado que le envías a los clientes, o bien, a la relación de ingresos y gastos que realizas para determinar la viabilidad y ejecución de un proyecto.

Entonces, ya sea que hablemos de un presupuesto como cotización de un producto o servicio para tu clientela o de inyectar capital a una meta específica, podríamos decir que, en esencia, ambos sirven como guía o predicción para destinar recursos a un fin determinado.

Pero, al tratarse de un término tan libre y amplio, no existe un formato para presupuesto único y definitivo. Es por eso que, tras algunas búsquedas por internet, podemos encontrarnos una abrumadora cantidad de modelos, y pareciera que cada uno está hecho a capricho. Entonces, ¿cómo debería ser el formato para presupuesto y cuál es el correcto?

En este artículo veremos algunos ejemplos y su estructura básica. Además, en nuestro apartado final encontrarás cómo crear un formato de presupuesto desde un software de contabilidad como QuickBooks. Esta información te servirá si ya cuentas con un plan de renta y estás buscando cómo usar la función, o bien, si consideras armarte de un software para optimizar procesos administrativos en tu empresa.

¿Hay 1 solo formato para presupuesto?

La respuesta corta es que el formato variará de acuerdo a las necesidades de tu empresa y a tu meta específica, por lo tanto no hay una fórmula exacta para elaborarlo. En cambio, lo que sí existe es una serie de elementos en común a considerar, y de éstos hablaremos a continuación.

Además, toma en cuenta que un presupuesto te servirá en cualquier ámbito, no sólo en el empresarial, sin embargo, deberás adaptarlo como según convenga.

Ahora, si te preguntas dónde es mejor realizarlo, la manera más sencilla y básica es a través de Excel o con algún software especializado en administración, como lo es QuickBooks.

Datos necesarios de un formato para presupuesto

Dado que un presupuesto es un plan detallado donde se describe, entre otras opciones, lo que gastas y ganas durante cierto lapso, por ejemplo, de manera anual o mensual, y que te permite saber dónde está el mayor logro de tu negocio o detectar las oportunidades, así como ver si llegaste a tus proyecciones según lo planeado, antes de empezar a diseñar tu formato para presupuesto deberás tener a la mano los siguientes datos:

• Fuentes de ingreso.
• Lista de tus productos y su precio, o el costo de los servicios que ofrezcas.
• Estados de cuenta y recibos de tus gastos fijos como luz, renta o papelería.
• Total del dinero que tienes disponible.
• Lista de gastos y monto calculado de estos gastos.

Otro paso será definir el formato que más se adecúe a lo que buscas para mantener en orden tu presupuesto. Si utilizas una herramienta digital como Excel, hay varias plantillas prediseñadas que podrán servirte como base, para que luego las adaptes. A continuación te mostramos algunos ejemplos:

Formato para presupuesto empresarial

Formato para presupuesto del hogar

Sea cual sea el tipo de presupuesto que quieras crear, te recomendamos hacerlo con una imagen limpia y ordenada, pero si se trata de un presupuesto para clientes, entonces deberás hacer hincapié en que tenga una presentación formal. Lograr una presentación profesional es clave, pues muestra una imagen de tu empresa que inspira confianza y seriedad.

Incluye el logo de la compañía, los datos de contacto y cualquier otra aclaratoria que consideres importante, por ejemplo, si se trata de una cotización de un producto cuyo precio puede variar, entonces puedes agregar una leyenda que ponga en aviso a tu prospecto.

Pablo Álvarez, administrador de empresas por la Universidad del Valle de México, señala que lo mejor es realizar un ejercicio previo del formato para presupuesto en Excel y después, si es necesario, buscar algún software o sistema automatizado que se adapte al formato para presupuesto y que te ayude a consolidar todos tus datos.

¿Das garantías? ¿De cuánto tiempo? ¿Qué otros términos y condiciones crees que son importantes para incluir en tu presupuesto? Conviene que, una vez que decidas cómo será tu modelo, te quedes con una copia que puedas utilizar como machote. En caso de que uses un software de contabilidad como QuickBooks, entonces podrás manejarlo de manera automatizada y será mucho más fácil el procedimiento.

Categorías básicas en un formato para presupuesto

Si el presupuesto en cuestión es interno, es importante que tengas claro que deberás incluir las categorías de ingresos y gastos, pues estas serán tus columnas centrales.

Dentro de la categoría de ingresos pondrás todas las fuentes de entrada de dinero que tengas o que creas que tendrás para que al final puedas hacer un promedio de lo que ganarás en ese periodo, ya sea que pienses en diseñar un formato para presupuesto quincenal, mensual, etcétera.

“Al hacer esta clasificación, es importante que tomes en cuenta las fechas oficiales de descanso o la temporada de vacaciones, es decir, todo lo que pueda afectar o beneficiar a tu negocio y que implique una modificación del ingreso”, señala Pablo Álvarez. También se recomienda añadir una subcategoría de ahorros, donde puedas considerar un monto para emergencias.

La segunda categoría es la de los gastos. Estos se dividen en gastos fijos y gastos variables. Los gastos fijos son todos los que no se modifican, como la renta, el sueldo de los empleados o los pagos de seguros, mientras que los variables pueden ser la gasolina, los préstamos, las compras a proveedores, o los gastos de servicios externos que quizás tuviste que hacer por algún pedido especial.

Usa tu formato para presupuesto

Ahora bien, ya teniendo claro estos datos, puedes empezar a diseñar tu formato para presupuesto, por ejemplo, digamos que tu empresa es de venta de artículos de limpieza y que, además de tener un local, también ofreces ventas online.

En este caso, tu columna de ingresos la puedes clasificar en ventas al contado y otra con ventas a crédito, en el caso de que tengas ventas al mayoreo con grandes empresas. Esas ventas deberás dividirlas en: ventas en el local y ventas por Internet, y hacer una clasificación mensual que luego te dará como resultado el total de los ingresos. Recuerda que las posibilidades de qué agregar a tu presupuesto dependen de qué es lo que quieres medir o calcular específicamente.

Ahora bien, en una segunda hoja puedes poner los gastos y empezar por dividirlos en departamentos. Por ejemplo, el de Recursos Humanos, el de Compras, el de Publicidad, el de Finanzas y el de Producción. Al de Recursos Humanos le pondrás el apartado de nómina y los honorarios o viáticos, mientras que, para el departamento de finanzas pondrás los apartados de gastos operativos, y en compras la adquisición de servicios, bienes, entre otros.

Algo importante en cada presupuesto es también la comparativa entre la cantidad real y el presupuesto, por lo que al final de cada uno de estos apartados puedes agregar una columna de “Presupuesto”, que es tu estimado. Con ello sabrás si el dinero que pensabas gastar o ganar es el correcto o si hay algo que se está saliendo de control.

Es importante que, una vez que tengas tu formato y vayas vaciando los datos mes a mes, revises minuciosamente los montos y cómo se van comportando los gastos en relación a tus ingresos. Considera que este formato para presupuesto es tu mapa y tu soporte para realizar acciones, ya sea para controlar más tu presupuesto o destinar más dinero a las áreas de mayor productividad.

Formato para presupuesto en QuickBooks

Pero, si una hoja de Excel te parece insuficiente o consideras que alenta tus procesos y complica el control de tus cifras, entonces es el momento de adquirir otros programas o softwares que te permitan mayor rapidez de consulta.

Lo mejor, en estos casos es el abanico de opciones que te ofrece QuickBooks, pues además de facturar, controlar tus egresos e ingresos en tiempo real, realizar reportes de forma instantánea, entre otras opciones, puedes crear presupuestos mensuales, trimestrales o anuales, que se alimentarán de los datos previos que hayas ingresado, y que podrás crear desde cero cada vez, o bien, copiar desde otro previo y editar.

Puedes hacer tu presupuesto desde cualquier lugar donde te encuentres, sin necesidad de tener una computadora y esperar a abrir el Excel, pues este sistema opera en la nube. Sólo necesitarás internet y un equipo Android e iOS, o una computadora. ¡Anímate y da el siguiente paso!

En caso de que ya seas usuario de QuickBooks, lo único que necesitarás para crear tu formato de presupuesto es:

• Iniciar sesión con tu usuario y contraseña, y una vez que estés en tu panel de inicio, ve a “Configuración”, “Hacer un presupuesto” y “Agregar presupuesto”.
• Deberás nombrar tu archivo, y luego seleccionar el “Año financiero”, en el que decidas ubicar tu presupuesto.
• Enseguida, deberás indicar el intervalo de tu presupuesto, es decir, si será de 1 mes, 3 meses o de 1 año.
• Verás en el menú desplegable la opción “¿Precompletar los datos?” y ahí deberás decidir si quieres llenarlo de manera automática. En caso contrario, deberás seguir los pasos de forma manual.
• A continuación, puedes elegir la opción de “Subdividir por”, para indicar si tu presupuesto se dividirá por “clase”, “cliente” o “ubicación”.
• Por último, da clic en “Siguiente, selecciona “Guardar” o “Guardar y cerrar”, ¡y listo! Haz finalizado tu configuración del formato para presupuesto en QuickBooks.