Si te preguntas cómo elaborar un presupuesto, debes tomar en cuenta lo que implica este proceso.
Conoce todos los detalles a lo largo del siguiente contenido:
- ¿Qué es un presupuesto básico?
- Características y pasos para elaborar un presupuesto
- Tipos de presupuestos para proyectos
- Presupuesto financiero
- Presupuesto de fabricación
- Cronológico
- Ajustado al mínimo
- Con datos históricos
- Subestimado
- Sobreestimado
- Aspectos clave para elaborar un presupuesto
- Objetivos y metas
- Conocer el entorno
- Plan estructurado
- Áreas de respaldo
- Entrenamiento y capacitación
- Seguimiento y continuidad
- Análisis actual
- Gastos fijos versus gastos variables
- Indicadores
El presupuesto de un proyecto o un negocio vislumbra el estado económico en un futuro considerando diversos escenarios. Para elaborar un presupuesto es importante considerar ciertas variables que influyen en los procesos productivos de la empresa. Ya que se debe diseñar y crear un presupuesto para un proyecto de negocios, una empresa u organización representa un aspecto crítico para su crecimiento. De esto depende su rentabilidad y participación del mercado, en algunos casos: la evolución y desarrollo de las áreas dentro de la organización.
Un documento de este tipo se debe realizar bajo los pasos y aspectos que se determinan en una metodología probada o formulada con la finalidad de conocer el nivel de ingresos y egresos del capital con el que se van a realizar los proyectos que se tienen programados en un periodo determinado. En la elaboración de un presupuesto se priorizan las situaciones adversas que podrían dañar o afectar a la organización como son problemas económicos, nivel y fuentes de financiamiento, procesos de pago y crédito, así como elementos que ayudan a determinar un punto de equilibrio o ganancias, además de contemplar una serie de estrategias que puedan aminorar sus posibles impactos.
El nivel de relevancia de un presupuesto es directamente proporcional a la forma en cómo se enfrentan las circunstancias inciertas que se dan en el entorno y en el interior de la empresa, pero también tiene la capacidad de determinar el rumbo y la dirección de la empresa, plantear y ajustar los objetivo, así como diseñar un mecanismo para alcanzar los objetivos y obtener logros establecidos. Su importancia es tal que un presupuesto puede ser la clave para el éxito o fracaso de una empresa u organización. Es por esto que en este texto te enseñaremos cómo hacer un presupuesto paso a paso.
¿Qué es un presupuesto básico?
Es un concepto que se utiliza en el ámbito de la administración, economía y finanzas modernas; existen múltiples acepciones según el enfoque de cada disciplina, por ejemplo, desde el punto de vista contable, se considera un presupuesto o la reunión de capital final desde los impuestos que se deben pagar en un tiempo determinado. También se define como un análisis integral que involucra todas las aristas de la empresa y que analiza el futuro y presente de sus procesos productivos y financieros, considerando los recursos, como pueden ser el dinero, tiempo, materiales, equipos, infraestructura, entre otros.
En otras palabras, puede calcular la entrada de recursos y su gasto, con base en el proceso productivo, así como el tiempo en que tardará su venta y recuperación de los recursos con los que se pueden producir mayores bienes, cuyo principal objetivo es obtener una rentabilidad o ganancia que favorece a las organizaciones. Un presupuesto es también considerado como un punto de llegada, en el que se pueden observar los flujos productivos de un nuevo periodo, por lo que es importante tener contemplados los aspectos que incidirán en éste, por ejemplo: tecnología, logística y distribución, y otros, dependiendo de los alcances y limitantes de las áreas que componen la unidad económica.
Para algunos autores, el presupuesto puede ser el mejor precedente para establecer los pronósticos financieros, que fungen como una herramienta clave para tener una administración saludable y sostenible. En ese orden de ideas, entre las funciones de un presupuesto se encuentra la de elaborar un panorama de la empresa en un periodo determinado, asimismo ayuda a entender mejor los resultados y a tomar las mejores decisiones para alcanzarlos. De la misma forma sirve para afinar las habilidades para establecer metas de ingresos, costos y ganancias de una empresa.
En síntesis, un presupuesto es la referencia más importante para una organización que busca saber si se alcanzaron los objetivos y metas, con la idea que se tuvieran en cuenta diversos escenarios y contextos que podrían afectarla directa o indirectamente.
Características y pasos para elaborar un presupuesto
Una de sus principales características que tiene un presupuesto es que debe ser sistemático. En ese sentido, hay que tener presente que una empresa o unidad económica no existe de manera aislada, sino que puede ser afectada o influenciada por el entorno o elementos internos determinantes para su funcionamiento. Por otro lado, un presupuesto no puede funcionar si no se plantean objetivos y metas que pueden ser alcanzables, por lo que se deben determinar los procesos, decisiones y políticas, para saber qué se realizará al momento de alcanzarlos y cuáles medidas se deberán tomar en el caso de que no se cumplan los objetivos.
Generalmente, este documento se expresa en términos monetarios, en los que se incluirá un plan de acción con objetivos claros. El dinero representa, de alguna forma, el crecimiento de las organizaciones, así como su tamaño y alcance. Uno de sus componentes clave es el pronóstico, que tiende a analizar y prever situaciones que pasarán en el futuro, por lo que este documento debe de ser realizado por profesionales en diversas áreas como la economía, la contabilidad y las finanzas.
De forma paralela, se debe tener contemplado el aspecto de la ejecución, es decir, considerar los departamentos y áreas de la empresa que van a ejercer el gasto. Por ende, se requiere establecer parámetros de control y monitoreo constante, a fin de saber si se está erogando de manera correcta, o si las decisiones tomadas fueron las mejores.
Una característica importante del presupuesto es que tiene límites y alcances, las cuales se representan en situaciones que impiden el avance de una o varias actividades, según el aprovechamiento de los recursos, sobre todo si son escasos e intervienen en el proceso productivo. Esto ayudará a brindar un panorama objetivo y evitar pérdidas.
Con esta lógica, otro punto que forma parte de las características es la planeación del presupuesto que se concibe como la manera organizada en el que se deberá desarrollar un proyecto o las actividades, medidas y acciones establecidas en éste. Mediante la planeación estratégica, que son todos los procesos que, por su naturaleza creativa e innovadora, se puede facilitar el alcance de los resultados y objetivos establecidos.
Otro elemento importante es la información que nutrirá el presupuesto, ya que, si las variables consideradas reflejan la realidad financiera de la empresa, en su entorno, así como en su planeación o la planeación y en la etapa de ejecución, cuando la información es errónea, los indicadores y la proyección no será la estimada, así como las decisiones no serán certeras ni mucho menos confiables.
Tipos de presupuestos para proyectos
Existe una amplia clasificación de los presupuestos, de acuerdo con sus diferentes características, por ejemplo: por su flexibilidad, es decir que el presupuesto sea rígido o manipulable. También se puede clasificar según el tiempo que abarca, es decir, a corto, mediano o largo plazo. O según su sector de aplicación, ya sea de carácter privado o público.
A continuación, describiremos algunos tipos que destacan por su relevancia:
Presupuesto financiero
Es aquel que analiza datos para la cantidad de ventas proyectadas, precios de venta, compra, cantidades de inventarios, gastos administrativos que conforman una serie de indicadores financieros para determinar el rumbo de la empresa.
Presupuesto de fabricación
Se basa en la información que surge del área o departamento de planeación de fabricación de una empresa que comercializa, generalmente, productos. Para realizar este presupuesto, hay que tener en cuenta los recursos que se van a emplear para el proceso de elaboración, por lo que hay que considerar las limitaciones y alcances, según su capacidad.
Cronológico
En este presupuesto se requiere analizar los tiempos y movimientos de las actividades productivas, administrativas y de ventas, muestra de manera anticipada las debilidades y limitaciones del proceso productivo, por lo que plantea los principales problemas que se deben solucionar.
Ajustado al mínimo
Es aquel en el que se colocan los datos de costos al mayor valor de negociación esperado, los datos de consumo al mayor índice de gasto, precio de ventas a un menor valor de lo real, así como otros indicadores que se reduzcan al mínimo de lo esperado, de tal manera que brinde resultados estrechos y establezca un piso de rentabilidad.
Con datos históricos
Éste toma los datos de los períodos inmediatos anteriores con el objetivo de tener una referencia clara de lo que se puede vender, ajustando indicadores como inflación, arrendamiento o servicios para proyectar un valor alcanzable.
Subestimado
Este tipo de presupuesto se realiza con la idea de obtener un dato que no es real, sino que se encuentre por debajo de lo que realmente la empresa está preparada para entregar. Se realiza para analizar la capacidad de rentabilidad de la empresa de forma económica con un posible desperdicio de recursos.
Sobreestimado
Tiene como principal característica, plantear un escenario sobrepasado, es decir, exige más de lo que se ha logrado hasta el momento o con anterioridad. Esto implica un mejor uso y aprovechamiento de los recursos, así como la implementación de enfoques de austeridad, estrategia y ahorro, mismos que exigen mayores controles y amplio desempeño.
Aspectos clave para elaborar un presupuesto
Para que un documento de presupuestación cumpla su función principal y proyecte de la mejor forma los resultados esperados, es importante cuidar los siguientes aspectos:
Objetivos y metas
Las áreas encargadas de realizar el presupuesto deben de conocer cuáles son los horizontes y la dirección a la que quieren llevar a la organización, además de contar con el plan, ideas o estrategias para alcanzarlos.
Conocer el entorno
Algunas situaciones tanto externas como internas pueden incidir directa o indirectamente en el proceso para alcanzar los objetivos, por lo que se recomienda realizar un monitoreo constante a fin de que se puedan diseñar las estrategias adecuadas.
Plan estructurado
Contar con una estructura organizacional que corresponda y sea congruente con el plan ayudará a alcanzar las metas y establecer objetivos estratégicos.
Áreas de respaldo
Se aconseja desarrollar un manual de organización a nivel administrativo, que incluya un sistema de contabilidad y finanzas, con sus respectivas áreas de responsabilidad, las cuales deberán registrar el seguimiento y los resultados del presupuesto.
Entrenamiento y capacitación
El desarrollo y la capacitación presupuestal en todos los niveles de la empresa permitirá el buen manejo de los recursos, ya que todos los integrantes de la empresa conocerán los objetivos que se quieren alcanzar.
Seguimiento y continuidad
Una vez que se obtienen resultados, es necesario que se analicen a detalle para saber cuáles son los puntos más fuertes y los débiles, a fin de que se hagan los ajustes necesarios y haya mejorías en la organización.
Análisis actual
Para lograr un presupuesto realista y alcanzable es importante que la dirección de la organización realice un diagnóstico de sus ventas de los productos o servicios que ofrece al mercado, esto con el apego estricto a la realidad económica para saber los alcances y el potencial que pueden desarrollar.
En este sentido, se recomienda revisar la misión de las empresas. Diversas empresas confunden este aspecto con la venta, sin embargo, no dan importancia al valor de las experiencias de los usuarios. Por ejemplo, una zapatería no vende sólo zapatos sino confort y placer al caminar. En ese sentido, se pueden añadir términos como elegancia y exclusividad a la misión, según la naturaleza de la empresa.
Gastos fijos versus gastos variables
Un principio fundamental para elaborar toda clase de presupuesto es tomar en cuenta los costos fijos que se refieren a los gastos que son inherentes al proceso de fabricación, y que son independientes a la facturación, como son los siguientes: (arrendamiento de instalaciones y/o equipos, servicios de toda clase como: internet, teléfono, electricidad, salarios y cotizaciones, entre otros).
Por otro lado, los costos variables son los que surgen o varían de acuerdo con los factores de producción como son los mantenimientos a los equipos, el servicio de transporte en temporada alta, pago de licencias y otros servicios.
Indicadores
Un aspecto clave al realizar un presupuesto son los indicadores que podrán medir el rendimiento de la empresa basándose en los objetivos establecidos, además permitirá a los encargados de las finanzas saber si existen desviaciones negativas, o si el negocio va por buen camino.
Un indicador ayudará a identificar el rendimiento de una determinada acción o estrategia, además, contar con una serie de indicadores e inclusive un sistema permitirá a la dirección tomar las medidas necesarias o las decisiones correctas para alcanzar las metas iniciales.
Y, al hablar de indicadores, qué mejor manera de obtenerlos que a través de QuickBooks Online, un software de contabilidad electrónica capaz de proporcionar a las empresas los números necesarios para crear sus presupuestos y otros reportes imprescindibles.
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