¿Qué es un manual de procedimientos?

Un manual de procedimientos es un documento que permite el correcto flujo de trabajo en tu empresa porque brinda información sobre cómo se ejecutan los procesos dentro de la organización. 

En esta nota te contaremos qué es un manual de procedimientos y las ventajas de tenerlo en tu empresa. Además, te explicaremos qué es un manual de procedimientos contables y cómo es útil para disminuir los errores financieros. Así, podrás desarrollarlo en tu organización. 

¿Qué es un manual de procedimientos?

Un manual de procedimientos es un documento guía que versa sobre normativas y pautas de cómo se deben realizar determinados procesos dentro de una empresa. De esta forma, las organizaciones pueden determinar las reglas de las operaciones, estrategias y flujos de trabajo con el objetivo de obtener resultados óptimos. 

Un adecuado flujo de trabajo es esencial para garantizar la eficacia en los procesos y, esto es posible por medio del manual de procedimientos, debido a que viabiliza una comunicación eficiente y el crecimiento de tu empresa. 

Ventajas de tener un manual de procedimientos 

Tener un manual de procedimientos puede ser muy útil para ti y tu equipo de trabajo. Al ser una guía paso a paso que explica los procesos, te posibilita:

• Ahorrar tiempo: al ser un documento de referencias, los trabajadores de tu empresa resolverán de forma eficiente cualquier duda acerca de los procesos. Por ello, es una excelente herramienta para simplificar la capacitación de nuevos empleados.
• Optimizar los procesos: posibilita que las organizaciones conozcan cada proceso que se ejecuta y brinda la oportunidad de volverlos más eficientes.
• Delimitar la responsabilidad: al contener los estándares de los procedimientos, contribuye a la prevención de accidentes. Además, evidencia por escrito la evaluación realizada sobre regulaciones y seguridad. 

Por lo anterior, la implementación de un manual de procedimientos ayuda a que tu empresa cumpla con todas las normativas y fortalezca su imagen profesional. 

Estructura de un manual de procedimientos 

Hay diversos elementos que constituyen un manual de procedimientos y que pueden variar en diferentes organizaciones. Pero, en esta nota te mencionaremos los elementos básicos que debes tener presente:

• Título: el cual se debe ajustar a los procesos que deseas reglamentar.
• Marco normativo: integra las normas de tu empresa y allí podrás alinear el enfoque empresarial. 
• Objetivo del documento: es el motivo principal por el cual se crea el manual del procedimiento y contiene la visión integral de los procesos que lo componen. 
• Alcance: fija los límites de los procesos. 
• Revisiones y responsables: el manual debe ser actualizado de forma constante y, por ello, debe incluir la fecha de redacción y sus últimas versiones. También, debe mencionar los responsables que se encuentren involucrados en la revisión del manual.
• Diagrama de flujo: ilustra el procedimiento y los responsables. Esto simplifica la comprensión del proceso. 
• Descripción de procesos: es la presentación escrita y secuencial de cada una de las operaciones que se ejecutan en un procedimiento. En este se determina cuándo, cómo, dónde y cuánto tiempo toma un procedimiento. También, establece los responsables de ejecutar las actividades. 
• Glosario de términos: es una sección en la que se hace mención sobre conceptos relacionados con el proceso y así, tus trabajadores no se confundirán. 

¿Cómo hacer un manual de procedimientos? 

Los aspectos que se deben tener presentes para hacer un manual de procedimientos son:

• Determina los objetivos: para lo cual debes identificar qué procesos van a aparecer en el documento. Dichos procesos pueden ser de índole administrativo, gerencial, control de riesgos, ejecución de tareas o actividades.
• Describe los procesos y su alcance: te recomendamos tener en cuenta la perspectiva de tus empleados para conocer cada proceso y especificar, a detalle, los pasos a seguir. 
• Identifica las normas y políticas: pues estás aseguran la calidad en los procesos y, por ello, deben ser flexibles para modificarlas en el momento en que se requiera. 
• Establece responsabilidades: para lo cual, se debe determinar los roles de cada departamento y el alcance de cada uno de estos.

Ahora, que tienes todos los pasos claros puedes comenzar a redactar y revisar el manual de procedimientos. Recuerda estar atento a realizar modificaciones, de acuerdo a los cambios que se presenten en los procesos. 

¿Qué es un manual de procedimientos contables?

Por su parte, un manual de procedimientos contables hace referencia a una herramienta que posibilita el control interno y que tiene como función orientar los procedimientos administrativos. Su principal beneficio dentro de una empresa es el de disminuir los errores financieros y mejor toma de decisiones. 

¿Cuáles son los principales objetivos de un manual de procedimientos contables? 

Los principales objetivos de implementar un manual de procedimientos contables son: 

• Ser un patrón de los procesos de la empresa y, por ende, la optimización de estos. 
• Orientar el entrenamiento del personal.
• Simplificar la comunicación e interpretación de las políticas contables. 

Estos objetivos posibilitan la obtención de información certera sobre aspectos financieros, económicos y sociales de tu organización. 

Beneficios de tener un manual de procedimientos contable 

Tener un manual de procedimiento contable contribuye a la gestión administrativa y a la obtención de objetivos organizacionales. Los principales beneficios son:

• Seguridad de los movimientos contables y cumplimiento de la legislación vigente.
• Homogeneidad de los registros contables. 
• Mejor calidad de la información contable de la organización. 
• Es una herramienta de capacitación para el nuevo personal. 
• Brinda conocimiento a la administración de la empresa y a los registros contables.
• Contribuye al control interno de la sociedad para la vigilancia del área contable.
• Es un soporte en las auditorías internas y externas ya que facilitan el entendimiento de los registros de las operaciones de la empresa.

Por lo anterior, es esencial que una empresa cuente con un manual de procedimientos contables. 

Etapas para la realización del manual de procedimientos contables

Si deseas crear un manual de procedimientos contables, se debe tener presente las siguientes etapas: 

1. Reconocimiento contable: en este proceso se integra el balance, las pérdidas y ganancias. Es decir, el estado y cambios del patrimonio neto de las cuentas anuales. Esto, partiendo de los dispuesto por la normativa de cada país.
2. Revelación contable: versa sobre la sintetización y representación de la generación de flujos de recursos en estados financieros de la empresa. En este punto, el software de facturación electrónica será una herramienta de gran ayuda, ya que te permitirá realizar el seguimiento de pagos. 

Software de control de gastos 

Una herramienta que te puede ayudar a la creación de manual de procesos contables es el software de control de gastos, puesto que importa gastos e ingresos, organiza la información de forma sencilla y da a conocer cada deducción que se lleva a cabo dentro de la organización. 

Todo esto, con información integrada y de fácil acceso desde cualquier dispositivo, por lo que podrás vigilar tus finanzas, obtener información valiosa y evaluar el desempeño de tus procesos.

Ahora que ya sabes qué es un manual de procedimientos, cómo hacer uno, las características de los manuales de procedimientos contables y sus beneficios, puedes comenzar a tener una mejor planeación de los procesos de tu negocio.