Seguramente, cuando un cliente te pide un presupuesto, te brillan los ojos de la felicidad: ya pasaste un obstáculo difícil que es dar a conocer tu PyME o marca y superaste ese primer filtro de interés.
Un presupuesto es importante porque allí se definen los famosos “términos y condiciones” del servicio, es decir: se brindan detalles de precios, marcas, formas de pago, descuentos, plazos de entrega, etcétera. Por lo tanto, la excelencia implica que puedas cumplir con tu parte y que, al mismo tiempo, te resulte rentable.
Sin embargo, este no es el único tipo de presupuesto que existe. También existen aquellos que indican determinados movimientos contables y de administración de tu empresa; hay presupuestos sobre el ejercicio pasado de la empresa y otros referidos a las proyecciones futuras; hay algunos orientados al sector público y al privado, entre otros.
La importancia de los presupuestos radica en sus diferentes funciones. Con un presupuesto puedes saber cuánto dinero se va a ganar, o prever en qué destinarás determinados recursos; además, te ayuda a la toma de decisiones estratégicas, a optimizar tus finanzas, a alcanzar objetivos concretos.
Pero es importante distinguir que no existe ni un solo modelo de presupuesto ni una única forma de desarrollarlo. Por eso, hoy te invitamos a conocer cuáles son los tipos de presupuesto que existen y a que sepas cuál de ellos puede servir mejor a tu negocio.
¿Cuáles son los tipos de presupuesto?
Veamos a continuación cómo se clasifican los distintos tipos de presupuesto:
Presupuesto de flujo de caja
Este es uno de los más conocidos y está destinado sobre todo a un control interno del negocio. En él, se registran de manera permanente los ingresos y egresos de la empresa para obtener una visión global de la actividad: se gasta más de lo que ingresa o viceversa.
Para que resulte de utilidad y se pueda utilizar como una herramienta comparativa, lo ideal es establecer un plazo temporal. Es decir, se acuerda hacer un cierre cada 15 días, cada mes, cada dos meses, etc. La frecuencia con la que estos tipos de presupuesto son realizados dependerá de las necesidades y el modelo de negocio.
Dentro de estos tipos de presupuesto debes contar con datos precisos del flujo de entradas, flujo de salidas, flujo neto de efectivo, así como información sobre el efectivo final y el saldo de efectivo excedente. Este es un presupuesto que implica mayor complejidad porque hay que contemplar indicadores variables y otros muy específicos.
Estos tipos de presupuesto son considerados presupuesto de tesorería y son complementarios del presupuesto de ventas. Permiten, en conjunto, que con la información detallada en cada uno se haga una planeación de inversiones, o que, en caso de que arroje un déficit, la empresa pueda encontrar estrategias para corregirlo o recurrir a un financiamiento.
Presupuesto de ventas o de ingresos
Es similar al anterior, aunque mucho más específico y completo, ya que lo que incluye es una descripción de las cantidades correspondientes a ingresos y egresos, identificando no sólo los montos, sino también el destino.
Estos tipos de presupuesto deben realizarse estimando un periodo determinado, de un año, por lo común, pero pueden establecerse en el plazo que más convenga a la empresa.
Es usual que el presupuesto de ventas e ingresos, además de incluir información actual o dentro del plazo elegido, también conlleve información de periodos anteriores y una estimación de ventas futuras para efectos comparativos y de proyección de ventas en el siguiente periodo.
El resultado final también es el estado general de las cuentas de la compañía, y considera cuánto dinero egresa y cuánto queda en el negocio. Quienes más conocen sobre el tema, suelen decir que, con el tiempo estos tipos de presupuesto ayudan a desarrollar algunas estrategias: por ejemplo, cuando queda “mucho dinero” en el negocio (es decir, un gran excedente en los ingresos), se está cometiendo un error en la forma de invertir, ya que el objetivo es que el dinero esté en movimiento de manera continua, ya sea renovando stock, innovando en algún servicio o producto, etcétera.
Sin duda es uno de los tipos de presupuestos de mayor utilidad para la toma de decisiones, pues aporta información de gran valor sobre la rentabilidad de la empresa, erigiéndose como la principal herramienta para su administración y dirección comercial
Presupuesto de gastos o egresos
Este presupuesto forma parte del presupuesto de tesorería y en él se plasman todas las proyecciones de gastos que puede tener la compañía en un determinado período. Debe incluir todos los ítems y de allí su complejidad y también su utilidad.
Es importante que, al realizarlo se tengan en cuenta las diferentes políticas de pago que posee la empresa, pues hay algunas que son capaces de cubrirlos de inmediato, a 30, 60 o incluso a 90 días.
Para llevar a cabo un presupuesto de gastos, debes contemplar lo siguiente:
- Pago de compras o proveedores
- Pago de sueldos
- Suministros
- Publicidad e impuestos.
O, en pocas palabras, todos los gastos fijos y variables, de índole administrativa, productiva o de materias primas.
Presupuesto operativo
Es un presupuesto proyectado a futuro, donde se prevé, en términos económicos, la actividad productiva de la empresa. Gracias a él puedes saber lo que necesitas para la correcta operación de tu negocio y puedes utilizarlo para planificar las operaciones en un periodo, de forma anual, semestral, trimestral o con la periodicidad que precise tu empresa.
En estos tipos de presupuesto se contemplan los de ventas o ingresos, así como el de gastos y compras de ejercicios previos, ya que con esta información es posible analizar la oferta y la demanda, la tendencia del mercado y de qué forma optimizar recursos o reducir gastos.
Es de vital importancia porque de éste dependen otros presupuestos, y es el punto de partida para operar la empresa. Además en él intervienen diversos factores externos no controlables.
Presupuesto de producción
Estos tipos de presupuesto suelen realizarse después de tener el presupuesto de ingresos, ya sea en empresas comerciales o industriales. Sirven como plan financiero en aquellas dedicadas a la manufactura, y es útil para conocer la estimación de lo que deberán producir durante cierto periodo y bajo ciertas consideraciones. Su utilidad radica en crear un equilibrio entre el volumen de producción y lo que se vende. Expresan, por un lado, las unidades que deberán fabricarse y, por el otro, se adecuan a las necesidades del inventario.
En este presupuesto es posible determinar la necesidad total de producción, la totalidad de las unidades generadas, establecer la capacidad de trabajo, definir costos y disponibilidad de insumos, materia prima y mano de obra. Además, lo puedes subdividir en presupuesto de costo de producción o de volumen de producción.
También puede ser un presupuesto externo, solicitado por otra empresa, en donde se detallen los costos por proveer determinado servicio o comprar un producto. Por ejemplo, en el caso de tratarse de un servicio y sus materiales, en él deben detallarse cuáles son los insumos a adquirir y también la mano de obra con el valor correspondiente por hora.
Como puedes ver, estos tipos de presupuesto son de mayor complejidad y exigen gran cantidad de información con datos muy precisos y hasta técnicos.
Presupuesto de compras
El presupuesto de compras, también llamado “de materias primas”, forma parte del presupuesto de producción, pues está contemplado dentro del área de fabricación y se usa en industrias o empresas que manufacturan productos.
Con el presupuesto de compras será posible conocer la cantidad de materias primas o insumos requeridos para poder continuar con la producción de la actividad comercial.
Con él se da seguimiento al volumen de compras de la empresa. Las compras realizadas deben ir de la mano al presupuesto de producción para evitar excedentes o desabasto que comprometa la producción. Asimismo, se complementa con el presupuesto de producción y de ventas, ya que un aumento de ventas implicará aumento de producción y, por ello, mayor requerimiento de materias primas: o a la inversa, una disminución de ventas requerirá un ajuste en el volumen de compras.
En empresas comerciales, un presupuesto de compras contemplaría todo lo que se necesita adquirir para el bien o servicio que ofrezca el negocio. Por ejemplo, una tienda de abarrotes, deberá prever sus compras para poder comercializar los diversos productos que ofrece, y esto, a su vez, está relacionado con el inventario y presupuesto de ventas.
Presupuesto maestro
Pero, si hablamos de complejidad, no podemos dejar de lado el presupuesto maestro. Éste es como la sumatoria de todos los anteriores.
De él se desprende información global y los valores netos totales, de allí que sea una verdadera “joyita” informativa, que ayuda a tomar decisiones o conocer el estado de un negocio, pues toma en cuenta los gastos operativos, activos, capital de trabajo, volumen de ventas, gastos de administración, activos y cualquier tipo de operaciones.
Por ejemplo, a través del presupuesto maestro, uno puede detectar que, si bien los números de la empresa son positivos, quizás no lo sean los de determinada operación, área o gerencia, de modo que es allí en donde hay que calibrar un poco mejor ciertos movimientos.
Dado el volumen de factores e información que lo integra, se emplea con frecuencia al momento de hacer cierres contables o de analizar un largo período.
Es de suma importancia su ejecución, ya que permite estimar los ingresos y egresos totales de la empresa, ya sea a corto o largo plazo; y en base a su comparativa con ejercicios anteriores, establecer planes de acción para inversiones o reestructuraciones operativas. Además, este tipo de presupuesto facilita las previsiones de ventas, aunque hay que tomar en cuenta que, en ese sentido, sólo funge como una estimación, pues no es exacto.
Presupuesto de tesorería
Por último, encontramos el presupuesto de tesorería, que es considerado un presupuesto de gran importancia para el crecimiento financiero de la empresa, porque a través de él se lleva el control, el monitoreo y la previsión de todas las actividades con relación al flujo de efectivo, el control bancario y los valores financieros que la empresa posee.
Eso sí, para poder realizar un presupuesto de tesorería es vital contar antes con el presupuesto de gastos e ingresos.
Aunque en este artículo nos enfocamos en presentarte los tipos de presupuesto que suelen resultar de mayor uso, existen más especies, como el estático o flexible, el público o privado, el presupuesto de corto o largo plazo, entre otras subdivisiones.
En definitiva: al margen del tipo de empresa, los diferentes presupuestos son una herramienta informativa indispensable para una correcta gestión del negocio. No importa cómo decidamos armarlo ni en qué formato, pero lo que sí es importante es que la información sirva para un mejor seguimiento y control. En todos los casos, siempre resulta positivo contar con alguna herramienta profesional como QuickBooks, que te permite tener control de toda tu información financiera de manera muy sencilla.
