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Cómo dar seguimiento al flujo de efectivo en QuickBooks Online

Aprende cómo dar seguimiento al flujo de efectivo en QuickBooks Online.

El flujo de efectivo es la cantidad de entradas y salidas de dinero de tu negocio y cuenta bancaria. En QuickBooks Online puedes usar diferentes reportes y proyecciones para tener una idea clara de las finanzas actuales y futuras de tu negocio. Esto es lo que debes hacer.

Conoce tu situación financiera

Asegúrate de que los datos sean precisos

Cuando tengas que generar reportes del flujo de efectivo, lo primero que debes hacer es asegurarte de que los libros de contabilidad sean precisos. Todos los reportes usarán los datos que tengas en QuickBooks, así que debes cerciorarte de tener un punto de partida limpio.

  1. Asegúrate de haber ingresado todas tus transacciones en QuickBooks.
  2. Concilia tus cuentas en QuickBooks y cerciórate de que coincidan con los estados bancarios y de tarjeta de crédito reales. Si necesitas ayuda para conciliar tu cuenta, te recomendamos comunicarte con tu contador.

Si el reporte de conciliación coincide con el estado de bancario, tienes todo listo para comenzar a ejecutar reportes. Si no coinciden, esta es la manera en que puedes solucionar problemas con el saldo inicial en QuickBooks.

Una proyección de flujo de efectivo te permite determinar el tiempo que puedes mantener tus operaciones comerciales. Después, puedes usar la proyección como una herramienta de planeación para analizar diferentes situaciones en función de algunos ajustes en los ingresos y gastos.

Ejecuta un reporte de pérdidas y ganancias

Ejecuta un reporte de pérdidas y ganancias de los últimos tres meses para conocer tus ingresos y gastos promedio de cada mes.

  1. Ve a Reportes.
  2. Selecciona Pérdidas y ganancias.
  3. Desde el Período del reporte ▼ menú desplegable, selecciona Desde hace 90 días. o selecciona Personalizado e ingresa un intervalo de fechas de tres meses.
  4. Selecciona Ejecutar reporte.

Cuando revises los ingresos, enfócate en las fuentes de ingresos principales. Respecto a los gastos, presta atención a los de nómina, alquiler, seguro y marketing para ver en dónde puedes reducirlos.

Ejecuta un reporte de facturas pendientes

El reporte de facturas pendientes te mostrará todas las facturas sin pagar y los cargos de los estados con los totales de cada cliente.

  1. Ve a Reportes.
  2. En la sección Quién te debe, elige Facturas pendientes.
  3. Selecciona Ejecutar reporte.

Ejecuta un reporte de facturas de proveedores sin pagar

El reporte mostrará las facturas de proveedores sin pagar, las fechas de vencimiento y los días de retraso. También te ayudará a mostrar tu flujo de efectivo a corto plazo.

  1. Ve a Reportes.
  2. En la sección Lo que debes, selecciona Facturas de proveedores sin pagar.
  3. Selecciona un período de reporte en el menú desplegable ▼.
  4. Ingresa tu fecha de vencimiento.
  5. Selecciona Ejecutar reporte.

Optimiza tu flujo de efectivo

Después de revisar el flujo de efectivo actual y crear una proyección, puedes enfocarte en encontrar las mejores formas de administrar el flujo de efectivo. Es probable que tengas que combinar diversos métodos para aumentar el dinero que ingresa y disminuir lo que gastas.

Paso 1: consulta qué clientes te deben

Consulta qué clientes te deben y cuáles son las fechas de vencimiento. El centrarte en garantizar que te paguen puede derivarse en un aumento del efectivo destinado a continuar la operación de tu negocio.

Ejecuta un reporte de facturas pendientes

El reporte de facturas a clientes pendientes te mostrará qué clientes te deben más para, entonces, elegir cómo administrar estas cuentas y aumentar el efectivo disponible.

  1. Ve a Reportes.
  2. En la sección Quién te debe, selecciona Facturas pendientes.
  3. Selecciona Ejecutar reporte.

Ejecuta un reporte detallado del saldo del cliente

Si deseas consultar un desglose detallado de cuánto debe cada cliente y las fechas de vencimiento, ejecuta un reporte detallado del saldo del cliente.

  1. Ve a Reportes.
  2. En la sección Quién te debe, selecciona Detalles del saldo del cliente.
  3. Selecciona Ejecutar reporte.

Si deseas saber con qué clientes debes ponerte en comunicación, selecciona Ordenar y usa la fecha de vencimiento para ver qué clientes tienen las facturas con más retraso.

Paso 2: reduce los gastos fijos

Los gastos mensuales fuertes son los más fáciles de identificar. Disminuirlos puede tener un efecto importante en el efectivo disponible para tu negocio.

Renta: usa el reporte Detalles de transacciones por cuenta para obtener el promedio mensual de los gastos de alquiler.

  1. Ve a Reportes.
  2. En la sección Para mi contador, selecciona Detalles de transacciones por cuenta.
  3. Selecciona Personalizar y, luego, Filtrar.
  4. Elige Cuenta de distribución y, a continuación, selecciona las cuentas de alquiler correspondientes.
  5. Selecciona Ejecutar reporte.

Seguro: usa el reporte Detalles de transacciones por cuenta para ver los gastos de seguro mensuales.

  1. Ve a Reportes.
  2. En la sección Para mi contador, selecciona Detalles de transacciones por cuenta.
  3. Selecciona Personalizar y, luego, Filtrar.
  4. Elige Cuenta de distribución y, a continuación, selecciona las cuentas de seguro correspondientes.
  5. Selecciona Ejecutar reporte.


Paso 3: consulta qué facturas de proveedores están vencidas

Quizás sea más útil comenzar por las facturas de proveedores sin pagar; los proveedores podrían ser flexibles con los plazos u ofrecer planes de pago.

Ejecuta un reporte de facturas de proveedores sin pagar

El reporte mostrará las facturas de proveedores sin pagar, las fechas de vencimiento y los días de retraso. También te ayudará a mostrar tu flujo de efectivo a corto plazo.

  1. Ve a Reportes.
  2. En la sección Lo que debes, selecciona Facturas de proveedores sin pagar.
  3. Selecciona un período de reporte en el menú desplegable ▼.
  4. Ingresa tu fecha de vencimiento.
  5. Puedes personalizar aún más el reporte mediante la función Personalizar y los filtros.
  6. Selecciona Ejecutar reporte.


Ejecuta un reporte de gastos por proveedor

Usa los gastos totales para cada reporte de proveedores si deseas ordenar en función del total de los gastos. Esto te permitirá enfocarte en los proveedores con los que debes ponerte en comunicación.

  1. Ve a Reportes.
  2. En la sección Gastos y proveedores, selecciona Resumen de los gastos por proveedor.
  3. Selecciona un período de reporte en el menú desplegable ▼.
  4. Selecciona Ejecutar reporte.
  5. Seleccionar Ordenar y elige ordenar por total en orden descendente.

Paso 4: reduce las salidas de dinero

Cuanto menos gastes, más durarán tus reservas de efectivo. Analiza, junto con los proveedores, prestamistas o agencias gubernamentales, opciones para diferir pagos o reestructurar plazos y tasas. Utiliza los datos de QuickBooks para determinar con quién debes comunicarte primero.

Identifica con qué prestamistas debes ponerte en comunicación

Utiliza el reporte Detalles de las transacciones por cuenta para identificar a los prestamistas o los titulares de otros pagarés con los que debes ponerte en comunicación respecto al diferimiento del pago de préstamos.

  1. Ve a Reportes.
  2. En la sección Para mi contador , selecciona Detalles de las transacciones por cuenta.
  3. Selecciona Personalizar y, luego, Filtrar.
  4. Elegir Cuenta de distribución y, luego, selecciona Todas las cuentas de pasivos en el menú desplegable ▼.
  5. Elegir Proveedor y, luego, selecciona los proveedores correspondientes en el menú desplegable ▼.
  6. Selecciona Ejecutar reporte.


Paso 5: reduce los gastos opcionales

Son varios los gastos que puedes controlar; identificar aquellos que no sean necesarios en el corto plazo o en ningún momento puede aligerar parte del estrés relacionado con el flujo de efectivo.

Marketing y publicidad

Los presupuestos de marketing suelen tener cierta flexibilidad y, tal vez, puedas ajustarlos para los próximos meses. Si deseas consultar el gasto promedio, usa el reporte Detalles de las transacciones por cuenta.

  1. Ve a Reportes.
  2. En la sección Para mi contador , selecciona Detalles de las transacciones por cuenta.
  3. Selecciona Personalizar y, luego, Filtrar.
  4. Selecciona Cuenta de distribución y, a continuación, las cuentas designadas para marketing y publicidad.
  5. Selecciona Ejecutar reporte.

Suscripciones y membresías

Probablemente tengas suscripciones o membresías que no son necesarias en el corto plazo; el cancelarlas o suspenderlas podría producir ahorros inmediatos. Si deseas dar seguimiento a las cuotas o los gastos de suscripción constantes, usa el reporte Detalles de las transacciones por cuenta.

  1. Ve a Reportes.
  2. En la sección Para mi contador , selecciona Detalles de las transacciones por cuenta.
  3. Selecciona Personalizar y, luego, Filtrar.
  4. Filtrar por Cuotas y suscripciones.
  5. Selecciona Ejecutar reporte.

Comidas y ocio

Intenta recortar gastos por este concepto durante los próximos meses. Usa el reporte Detalles de las transacciones por cuenta para ver los gastos de comidas promedio.

  1. Ve a Reportes.
  2. En la sección Para mi contador , selecciona Detalles de las transacciones por cuenta.
  3. Selecciona Personalizar y, luego, Filtrar.
  4. Selecciona Cuenta de distribución y, luego, las cuentas designadas para viajes, comidas y ocio.
  5. Selecciona Ejecutar reporte.

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