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Introducción a QuickBooks Online

¿Todo listo para comenzar a utilizar QuickBooks Online? Esta es una guía paso a paso de todo el proceso.


Aprenderás a hacer lo siguiente:

  • Registrarte en QuickBooks Online
  • Configurar el archivo de tu empresa
  • Conecta tus cuentas bancarias y de tarjetas de crédito
  • Importar tus listas
  • Crea tus facturas
  • Configurar el impuesto sobre las ventas
  • Administrar usuarios
  • Descubre dónde obtener más ayuda

Mientras tengas conexión a Internet en tu computadora o celular, podrás ingresar a QuickBooks Online desde donde estés; siempre está actualizado y solo toma unos minutos crear una cuenta y poner todo en marcha.

Para elegir tu suscripción a QuickBooks Online, visita la página de precios de QuickBooks. Si necesitas modificar tu suscripción más adelante, puedes hacerlo porque no tienes ningún contrato.

Sugerencia: Antes de comenzar, revisa los requisitos del sistema a fin de asegurarte de contar con todo lo que necesitas para tener la mejor experiencia con QuickBooks.

Si ya tienes una cuenta con Intuit para alguno de nuestros otros productos, puedes iniciar sesión con esas credenciales. Si no es así, llena el formulario de registro para crear una cuenta.
Sign up for QuickBooks

Después de iniciar sesión, responde las preguntas sobre tu empresa. Esto nos ayuda a configurar el archivo de tu empresa y a personalizar el programa para que se adapte mejor a tus necesidades.

Posteriormente, aparecerá el panel de QuickBooks, que funciona como página de inicio para todas las actividades de QuickBooks. Aquí también podrás encontrar un resumen del estado de tu empresa.

El panel muestra información básica sobre el estado actual de tus ingresos y gastos. Estos valores cambian en tiempo real y muestran información general actualizada sobre la situación financiera de tu empresa:
Tell us about your business

Consulta más información sobre el panel de inicio en nuestro artículo.

Ahora puedes empezar a agregar información sobre tu empresa.
Selecciona Configuración ⚙ y, luego, Cuenta y configuración.

Step1_1

Llena la información en cada sección de la barra del menú izquierdo. Conforme vayas avanzando, QuickBooks te hará algunas preguntas sobre qué necesitas hacer y cómo planeas usar las distintas funciones. Tu información se guardará y se configurarán los ajustes automáticamente. Siempre tendrás la opción de cambiar esta configuración después.

La fuente bancaria es una de las funciones más útiles y de las que más ahorran tiempo en QuickBooks Online.

Cuando conectas tus cuentas bancarias y tarjetas de crédito a QuickBooks Online, se descargan las últimas transacciones y se clasifican automáticamente para que las revises. Tendrás la información actualizada sobre las ventas y gastos sin tener que ingresar ningún dato.

Si tienes que agregar información más antigua, puedes cargar las transacciones manualmente. Esto será necesario si quieres incluir información previa a la fecha en que conectaste tus cuentas bancarias y tarjetas de crédito con QuickBooks Online.

Sigue estos pasos para conectar una cuenta bancaria o tarjeta de crédito:

  1. Selecciona Transacciones importadas.
  2. Elige Conectar cuenta.
  3. Selecciona el banco e inicia sesión en tu cuenta.

Step1_1

Sigue las instrucciones paso a paso incluidas en nuestra guía para conectar cuentas a QuickBooks Online.

Si tienes listas actuales de otra empresa de QuickBooks o de otra aplicación contable; por ejemplo, las que se usan para proveedores, clientes, inventario o un plan de cuentas, puedes importarlas a QuickBooks Online.

Si tu empresa maneja transacciones de clientes, te recomendamos configurar tu lista de clientes.

Para agregar clientes uno por uno, ve a Ventas en el menú de la izquierda; después, elige Clientes y, luego, selecciona Agregar clientes de manualmente o Nuevo cliente:
Step1_1

Consulta las instrucciones paso a paso en el siguiente video sobre cómo configurar listas de clientes.



Configura tu lista de proveedores

Si agregas detalles de tus proveedores a QuickBooks, te resultará más rápido y sencillo seleccionarlos después cuando los necesites.

Si no tienes una lista para importar, agrega los proveedores uno por uno; ve a Gastos en el menú de la izquierda; después, selecciona Proveedores y, luego, elige Nuevo proveedor:

Configura y da seguimiento a tu inventario

Si tu empresa maneja artículos de inventario, puedes activar la función de seguimiento de inventario para facilitar el seguimiento de existencias, enviar alertas cuando llegue el momento de reabastecer y ver información sobre lo que compras y lo que vendes.

Nota: el seguimiento del inventario solo está disponible en algunas ediciones de QuickBooks. Si no ves las funciones que se necesitan para habilitarla, considera actualizar tu suscripción.
  1. Selecciona Configuración ⚙ y, luego, Cuenta y configuración.
  2. Selecciona Ventas.
  3. En Productos y servicios, ve a Editar (icono del lápiz) y asegúrate de que las funciones Dar seguimiento a la cantidad y precio/tarifa, y Dar seguimiento a las existencias del inventario estén activadas.
  4. Selecciona Guardar.

Step1_1

Revisa nuestras guías de ayuda sobre cómo activar la función para dar seguimiento a las existencias del inventario y cómo agregar productos de inventario.

Configura productos y servicios

Los productos y servicios son artículos que no están en el inventario que proporciona tu empresa. Puedes agregar productos y servicios nuevos de forma manual o importar la información existente desde Excel.

Para ingresar los productos o servicios de forma manual, ve a Ventas en el menú de la izquierda y selecciona Productos y servicios. Selecciona Agregar un producto o servicio, o Nuevo. Ingresa los detalles correspondientes de cada producto o servicio:
Step1_1

Las facturas constituyen una parte importante de la operación de tu empresa. El proceso de facturación funciona mejor con facturas personalizadas para cada cliente.

En el menú izquierdo, selecciona + Nuevo y, después, elige Factura.

Getting_started_with_QBO_frCA_Step4d_2_070720.png

Para personalizar la apariencia de tu factura, selecciona Personalizar al pie de esta. Puedes editar la plantilla existente o crear un estilo totalmente nuevo.

En la página siguiente, puedes agregar un logotipo, cambiar la fuente y el color o importar un estilo personalizado:Getting_started_with_QBO_frCA_Step4d_3_070720.png

Step1_1

Para personalizar la apariencia de tu factura, selecciona Personalizar al pie de esta. Puedes editar la plantilla existente o crear un estilo totalmente nuevo.Step1_1

Para personalizar la apariencia de tu factura, selecciona Personalizar al pie de esta. Puedes editar la plantilla existente o crear un estilo totalmente nuevo.

En la página siguiente, puedes agregar un logotipo, cambiar la fuente y el color o importar un estilo personalizado:

Getting_started_with_QBO_ptBR_Step5_1_072220.png

Para personalizar la apariencia de tu factura, selecciona Personalizar al pie de esta. Puedes editar la plantilla existente o crear un estilo totalmente nuevo.

En la página siguiente, puedes agregar un logotipo, cambiar la fuente y el color o importar un estilo personalizado:Getting_started_with_QBO_ptBR_Step5_2_072220.png

Step1_1

Para personalizar la apariencia de tu factura, selecciona Personalizar al pie de esta. Puedes editar la plantilla existente o crear un estilo totalmente nuevo.

En la página siguiente, puedes agregar un logotipo, cambiar la fuente y el color o importar un estilo personalizado:Step1_1

Step4d_2

Para personalizar la apariencia de tu factura, selecciona Personalizar al pie de esta. Puedes editar la plantilla existente o crear un estilo totalmente nuevo.

En la página siguiente, puedes agregar un logotipo, cambiar la fuente y el color o importar un estilo personalizado:Step4d_3

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Para personalizar la apariencia de tu factura, selecciona Personalizar al pie de esta. Puedes editar la plantilla existente o crear un estilo totalmente nuevo.

En la página siguiente, puedes agregar un logotipo, cambiar la fuente y el color o importar un estilo personalizado:Step1_1

SG_Invoice_screenshot

Para personalizar la apariencia de tu factura, selecciona Personalizar al pie de esta. Puedes editar la plantilla existente o crear un estilo totalmente nuevo.

En la página siguiente, puedes agregar un logotipo, cambiar la fuente y el color o importar un estilo personalizado:SG_CustomFormStyle

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Para personalizar la apariencia de tu factura, selecciona Personalizar al pie de esta. Puedes editar la plantilla existente o crear un estilo totalmente nuevo.

En la página siguiente, puedes agregar un logotipo, cambiar la fuente y el color o importar un estilo personalizado:Step1_1

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Para personalizar la apariencia de tu factura, selecciona Personalizar al pie de esta. Puedes editar la plantilla existente o crear un estilo totalmente nuevo.

En la página siguiente, puedes agregar un logotipo, cambiar la fuente y el color o importar un estilo personalizado:Step1_1

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Para personalizar la apariencia de tu factura, selecciona Personalizar al pie de esta. Puedes editar la plantilla existente o crear un estilo totalmente nuevo.

En la página siguiente, puedes agregar un logotipo, cambiar la fuente y el color o importar un estilo personalizado:Step1_1

si tienes facturas existentes que te gustaría importar a QuickBooks, puedes hacerlo por lotes.

si tienes facturas existentes que te gustaría importar a QuickBooks, puedes hacerlo por lotes.
Mira el siguiente video, el cual ofrece instrucciones paso a paso sobre cómo crear, personalizar y enviar una factura.

Si tienes facturas existentes que quisieras importar a QuickBooks, puedes hacerlo por lotes.
Consulta en el siguiente video las instrucciones paso a paso para crear y enviar una factura.

Es fácil agregar el IVA a tus facturas y recibos, y dar seguimiento a lo que debes. En el menú izquierdo, selecciona IVA.

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QuickBooks te guiará en el proceso mediante preguntas sobre tu empresa y sobre cómo manejas el impuesto sobre las ventas actualmente.

Es fácil agregar impuestos a tus facturas y recibos, y dar seguimiento a lo que debes. Selecciona Impuestos en el menú izquierdo.


QuickBooks te guiará en el proceso mediante preguntas sobre tu empresa y sobre cómo manejas el impuesto sobre las ventas actualmente.

Es fácil agregar el impuesto sobre las ventas a tus facturas y recibos y dar seguimiento a lo que debes. Selecciona Impuestos en el menú izquierdo.


QuickBooks te guiará en el proceso mediante preguntas sobre tu empresa y sobre cómo manejas el impuesto sobre las ventas actualmente.

Es fácil agregar el IVA a tus facturas y recibos, y dar seguimiento a lo que debes. En el menú izquierdo, selecciona VAT.
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QuickBooks te guiará en el proceso mediante preguntas sobre tu empresa y sobre cómo manejas el impuesto sobre las ventas actualmente.
Lee nuestro artículo de ayuda acerca de los códigos del impuesto sobre las ventas para conocer las instrucciones paso a paso.

Es fácil agregar impuestos a tus facturas y recibos, y dar seguimiento a lo que debes. Selecciona Impuestos en el menú izquierdo.

Step1_1
QuickBooks te guiará en el proceso mediante preguntas sobre tu empresa y sobre cómo manejas el impuesto sobre las ventas actualmente.
Lee nuestro artículo de ayuda acerca de los códigos del impuesto sobre las ventas para conocer las instrucciones paso a paso.

Es fácil agregar impuestos a tus facturas y recibos, y dar seguimiento a lo que debes. Selecciona Impuestos en el menú izquierdo.

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Es fácil agregar impuestos a tus facturas y recibos, y dar seguimiento a lo que debes. Selecciona Impuestos en el menú izquierdo.


QuickBooks te guiará en el proceso mediante preguntas sobre tu empresa y sobre cómo manejas el impuesto sobre las ventas actualmente.
Lee nuestro artículo de ayuda acerca de los códigos del impuesto sobre las ventas para conocer las instrucciones paso a paso.

Es fácil agregar el IVA a tus facturas y recibos, y dar seguimiento a lo que debes.


QuickBooks te guiará en el proceso mediante preguntas sobre tu empresa y sobre cómo manejas el impuesto sobre las ventas actualmente.
Lee nuestro artículo de ayuda sobre códigos del impuesto sobre las ventas y conocerás las instrucciones paso a paso.

Los usuarios que agregas pueden ayudarte a administrar tus libros dependiendo del nivel de acceso que les des.

QuickBooks Online tiene cinco tipos de usuarios:

  • Administrador principal
  • Administrador de la empresa
  • Usuarios estándar
  • Usuarios para reportes solamente
  • Usuarios para seguimiento de horas trabajadas solamente

Selecciona Configuración ⚙️ y, después, Administrar usuarios. La persona que configuró la cuenta de QuickBooks Online será el administrador principal de manera predeterminada, pero puedes asignar esa función a otro usuario si lo prefieres.

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En la mayoría de los casos, puedes personalizar tanto el usuario como su nivel de acceso. En cualquier momento puedes cambiar o ajustar el acceso que les das a los usuarios.

Además, tienes acceso al Registro de auditoría. Esta función es útil si quieres ver lo que ha hecho un usuario específico dentro de QuickBooks Online. Selecciona Configuración ⚙️ y, después, Administrar usuarios. Selecciona la flecha hacia abajo ubicada junto a un nombre y, después, elige Ver la actividad del usuario.

Si tienes contador, puedes invitarlo a que maneje tu empresa de QuickBooks. Estos son los pasos:

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