Saisir des factures à payer et des paiements de factures dans QuickBooks en ligne

Découvrez comment faire le suivi des factures à payer et des paiements de factures.

En plus d’effectuer le suivi des ventes, QuickBooks en ligne facilite l’enregistrement des dépenses d’entreprise. En saisissant vos revenus et vos dépenses, vous aurez un portrait plus complet de votre entreprise et de vos profits.

Si vous prévoyez payer la dépense plus tard, saisissez-la comme une facture à payer. Vous pouvez consigner les factures une à la fois ou en lot pour plusieurs fournisseurs en même temps. Si vous avez déjà payé une dépense d’entreprise, saisissez-la comme une dépense. Ces types d’opérations indiquent à QuickBooks comment tout enregistrer. Voici comment saisir des factures à payer et consigner leur paiement dans QuickBooks.

Apprenez la différence entre les factures, les chèques et les dépenses.

Saisir les factures à payer dans QuickBooks

Voici comment consigner la facture que vous envoie un fournisseur :

1. Ouvrez une nouvelle Facture à payer.
2. Dans la liste déroulante Fournisseur ▼, sélectionnez le fournisseur.
3. Dans la liste déroulante Modalités ▼, sélectionnez les modalités de la facture à payer. Il s’agit du délai dans lequel le fournisseur s’attend à recevoir le paiement.
4. Saisissez la Date de facturation, la Date d’échéance et le Nᵒ de la facture à payer tels qu’ils s’affichent sur cette dernière.
5. Saisissez les détails de la facture à payer dans la section Détails de la catégorie. Dans la liste déroulante Catégorie, sélectionnez le compte de dépenses que vous utilisez pour faire le suivi des opérations de dépenses. Saisissez ensuite une description.

6. Saisissez le Montant et la taxe de vente. Le montant total affiché est basé sur l’option sélectionnée dans le champ Affichage des montants .
7. Si vous envisagez de facturer la dépense à un client, cochez la case Facturable et saisissez son nom dans le champ Client. En savoir plus à propos des dépenses facturables.
8. Lorsque vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Conseil : Si votre entreprise compte plusieurs lieux de travail ou secteurs d’activité, vous pouvez également sélectionner les emplacements à partir de la liste déroulante Lieu ▼. Découvrez comment activer et utiliser le suivi par lieu.

Consigner le paiement des factures

Il y a deux façons d’enregistrer le paiement d’une facture. Suivez les étapes pertinentes ci-dessous.

Si vous avez payé la facture au comptant ou par carte de crédit

Utilisez cette méthode pour consigner les paiements comptant ou par carte de crédit. Enregistrez les paiements séparément chaque fois que vous les faites, ou ils peuvent être enregistrés ensemble.

Note importante : Cette démarche ne vise qu’à enregistrer vos paiements de factures aux fins de comptabilité. Vous devez traiter les paiements conformément aux instructions de votre fournisseur.

1. Ouvert Payer des factures,

Toutes les factures à payer que vous avez saisies dans QuickBooks s’afficheront avec leur solde et leur date d’échéance. Par défaut, les factures des 365 derniers jours s’affichent. Pour modifier la période ou pour voir un bénéficiaire en particulier (p. ex., un fournisseur), appliquez un filtre.

Pour enregistrer le paiement d’une facture :

1. Dans la liste déroulante Compte de paiement, sélectionnez le compte à partir duquel vous avez payé la facture. Par exemple, si vous avez effectué le paiement à partir de votre compte chèques, sélectionnez Compte chèques.
    Conseil : Vous pouvez consigner les paiements effectués pour la même facture à partir de différents comptes (notamment si une partie est payée par chèque et l’autre partie, par carte de crédit), ou enregistrer des paiements distincts à des dates différentes.
2. Si vous sélectionnez un compte chèques ou d’épargne, vous pouvez saisir le Numéro du premier chèque. Cette étape est facultative.
3. Saisissez la Date de paiement.
4. Cochez les cases qui correspondent aux factures pour lesquelles vous avez effectué un paiement.
5. Dans la colonne Paiement, saisissez le montant payé pour chaque facture. Conseil : Si un fournisseur vous a octroyé un crédit, vous pouvez l’inscrire dans la colonne Crédit appliqué.
6. Sélectionnez Enregistrer ou Enregistrer et fermer.

Chaque fois que vous enregistrez un paiement, il s’affiche dans le menu Dépenses. Les factures s’affichent comme payées, et les chèques sont prêts à être imprimés. Pour en savoir plus sur la fonction d’impression de chèques dans QuickBooks en ligne, cliquez ici.

Si vous avez payé la facture par chèque

Ne suivez ces étapes que si vous avez payé par chèque. Cette procédure consigne le paiement d’une façon précise qui assure l’exactitude des données dans QuickBooks :

1. Ouvrez un nouveau Chèque.
2. Dans la liste déroulante Bénéficiaire, sélectionnez le fournisseur que vous avez payé. Une fenêtre contenant toutes les factures à payer en souffrance s’affichera.
3. Sélectionnez Ajouter pour ajouter une facture impayée au chèque. Note : Si vous ne voyez pas cette option, sélectionnez la petite flèche à côté du montant. Si vous détenez un crédit auprès du fournisseur, vous pouvez également l’ajouter à partir de la section Crédits.
4. Dans la liste déroulante Compte bancaire, sélectionnez le compte à partir duquel vous avez payé par chèque.
5. Dans le champ Montant, saisissez le montant du chèque.
6. Dans la section Opérations non réglées, sélectionnez les factures à payer pour lesquelles le chèque a été émis. Conseil : Si le chèque couvrait plusieurs factures, cochez toutes les cases qui correspondent à celles-ci. Vous pouvez répartir le paiement et saisir un montant pour chaque facture dans la colonne Paiement.
7. Sélectionnez Imprimer ou prévisualiser, puis Imprimer la demande de remboursement des dépenses ou Imprimer un chèque.
8. Une fois que vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer et nouveau ou Enregistrer et fermer.